Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 19 czerwca do 28 lipca 2006 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 47 w Szczecinie przy ul. Tomaszowskiej 2A, zwanym dalej PP nr 47, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2005 r., z uwagi na stwierdzone nieprawidłowości rozszerzonej o lata 1999-2004 oraz I-szy kwartał 2006 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 września 2006 r.  

        Przedszkole prowadzi działalność w formie zakładu budżetowego, co zostało uregulowane w statucie. Źródłami przychodów przedszkola są: wpływy z odpłatności za świadczone usługi i dotacje z budżetu miasta. Uzyskane przychody przeznaczane są na: pokrycie kosztów utrzymania przedszkola, świadczenia opiekuńczo – wychowawczo – dydaktyczne, wyżywienie dzieci i inne wydatki związane z działalnością przedszkola. 
        W 2005 r. PP nr 47 zaplanowało i uzyskało dochody w wysokości 900.548,24 zł, w tym dotacja budżetowa stanowiła 570.000 zł, a koszty  wyniosły 893.339,20 zł.

        W wyniku kontroli ustalono, że do sprawozdania Rb - 30 z wykonania planów finansowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 r. nie dołączono zestawienia obrotów i sald, które umożliwiałoby porównanie danych ujętych w sprawozdaniu, z saldami na kontach dotyczących poszczególnych pozycji uzyskanych przychodów i rozchodów.
Brak ww. zestawienia był efektem nie prowadzenia przez główną księgową ewidencji w księdze głównej, a także ewidencji analitycznej na kartach przychodów i wydatków. 
        Tym samym główna księgowa nie przestrzegała art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.  Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej ustawą o rachunkowości, który stanowił, że na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald.

        Stwierdzono ponadto, że przedstawiony plan kont zawierał jedynie wykaz kont syntetycznych oraz zestawienie kont analitycznych do zespołu 4 i 7. Nie było w nim przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Natomiast zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości w zakresie dokumentacji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a wg art. 10 ust. 2 ww. ustawy dokumentację, o której mowa powyżej, ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.

        Kontrola wykazała, że ewidencja prowadzona była na luźnych kartach, gdzie  zapisy wyszczególniane były jedynie w postaci wykazanych kwot na poszczególnych kontach przychodów i rozchodów, oddzielnie w każdym miesiącu (styczeń-grudzień 2005r.). W efekcie księgowa nie wywiązywała się z obowiązków głównego księgowego wynikających z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), do których należało prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Konsekwencją powyższego było nieprzestrzeganie art. 4 ust. 1-3 ustawy  o rachunkowości, według których jednostki obowiązane są m.in. stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy; zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną; rachunkowość jednostki powinna obejmować między innymi: przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym.

Odpowiedzialność za niewłaściwe prowadzenie księgowości w PP nr 47 przez główną księgową ponosi Dyrektor Przedszkola, co reguluje art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, według którego m.in. kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości  zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

        Kontrola obrotów za 2005 r. na koncie bankowym, w konfrontacji z dokumentami źródłowymi stanowiącymi podstawę tych obrotów, potwierdziła wcześniej stwierdzone przez Dyrektor PP nr 47 fałszowanie poleceń przelewu dotyczących poborów głównej księgowej. 
        W okresie tym stwierdzono bowiem 12 przypadków dokonywania przelewów z konta bankowego kwot niezgodnych z listami płac. W wyniku tych czynności główna księgowa przelała na swoje konto osobowe nie przysługującą jej kwotę wynagrodzeń o łącznej wysokości 32.261,33 zł. W złożonym w dniu 31.03.2006 r. przez główna księgową wyjaśnieniu, oświadczyła, że ponosi pełną odpowiedzialność za popełnione czyny, które powstały bez wiedzy i świadomości dyrektora Przedszkola. Według wyjaśnienia główna księgowa wykorzystywała podpisane wcześniej przez Dyrektora przelewy a później pod pretekstem, że błędnie został wypisany dawała następny przelew do podpisywania.

        W związku z stwierdzonymi nieprawidłowościami, rozszerzono kontrolę o lata 1999-2004  oraz I-szy kwartał 2006 r., która potwierdziła występowanie analogicznych przypadków.

        W I-szym kwartale 2006 r.  stwierdzono 3 przypadki dokonywania przelewów z konta bankowego kwot niezgodnych z listami płac. W wyniku tych czynności główna księgowa przelała na swoje konto osobowe nie przysługującą jej kwotę wynagrodzeń
o łącznej wysokości 4.763,34 zł. W celu uniemożliwienia wykrycia tego procederu główna księgowa zastępowała strony z nienależnie przelanymi kwotami w oryginalnych wyciągach bankowych, stronami, na których znajdowały się ślady wymazywania oraz dodrukowana (inną czcionką) treść operacji, występujących w tym dniu na koncie (zgodnie z raportem obrotów), z pominięciem operacji dotyczących zawyżonych kwot poborów lub ze zmienioną kwotą tych poborów (zgodną z listą płac).

W latach 1999-2004 główna księgowa dokonywała również przelewów z konta bankowego kwot niezgodnych z listami płac. Aby proceder został niezauważony, główna księgowa  w niektórych przypadkach nie zamieszczała dokumentów dotyczących tych operacji w dokumentacji jednostki lub dokonywała poprawek kwot występujących na tych dokumentach za pomocą korektora. Z tego powodu wystąpiła konieczność uzyskania brakujących dokumentów z Banku. Ze względu na długi okres oczekiwania na dokumenty z Banku, zobowiązano Dyrektor do udokumentowania przelewów, w których zachodzi podejrzenie dokonania nadpłaty.     

Z tytułu nieprawidłowo przelanych wynagrodzeń przez główną księgową, kwota zagarniętych środków pieniężnych w latach 1999 – 2004 wyniosła:

1999 r. (6 przypadków)      – 4.000 zł

                                               – 6.000 zł (podejrzenie dokonania nadpłaty)

2000 r. (10 przypadków)    – 9.719,56 zł

                                               – 5.377,54 zł (podejrzenie dokonania nadpłaty) 

2001 r. (15 przypadków)    – 21.855,55 zł

2002 r. (20 przypadków)    – 44.182,17 zł

2003 r. (14 przypadków)    – 23.886,50 zł

2004 r. (14 przypadków)    – 25.089,26 zł

Łączna kwota zagarniętych środków pieniężnych w latach 1999-2006 przez główną księgową wyniosła 177.135,25 zł, w tym 11.377,54 zł co do których zachodzi podejrzenie dokonania nadpłaty.

Główna księgowa przyznała się do zagarnięcia wyżej wspomnianych środków i zobowiązała się do ich  zwrotu. W związku z tym do zakończenia kontroli dokonała wpłaty na konto PP nr 47 części zagarniętej kwoty: 31.03.2006 r. kwotę 2.000 zł, 21.04.2006 r. kwotę 2.000 zł, 19.05.2006 r. kwotę 500 zł oraz 26.06.2006 r. kwotę 1.100 zł. Do zwrotu z tego tytułu pozostała kwota 171.535,25 zł. W dniu 3 kwietnia 2006 r. zawiadomiono Prokuraturę Rejonową Szczecin – Zachód o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa przez główną księgową.

            Kontrola potwierdziła wcześniej wykryty przez Dyrektor PP nr 47 przypadek dysponowania przez główną księgową środkami z konta bankowego PP nr 47 do regulowania prywatnych zobowiązań. Główna księgowa dokonała, bowiem trzykrotnie zapłaty czesnego w kwocie 1.550 zł na rzecz Uniwersytetu Szczecińskiego. W związku z tym kwota zagarniętych środków pieniężnych wyniosła 4.650 zł.

            W wyniku kontroli stwierdzono dokonywanie nieuzasadnionych przelewów z konta podstawowego na konto Rady Rodziców. Kontrola ewidencji opłat za zajęcia dodatkowe i Radę Rodziców wykazała 9 takich przypadków w latach 2003-2005 na łączną kwotę 13.944,10 zł. Według wyjaśnień Dyrektor PP nr 47, główna księgowa nie dokonywała wpłat na konto Rady Rodziców otrzymywanych od dyrektora kwot, pochodzących ze zbiórki składek na Radę Rodziców i opłat za zajęcia dodatkowe. W celu ukrycia tego faktu i uzupełnienia stanu na koncie Rady Rodziców dokonywała przelewu z konta podstawowego, w wysokości przywłaszczonych przez siebie kwot.   

           Kontrola wynagrodzeń wykazała pewne uchybienia, dotyczące przestrzegania zasad ustalania stawek osobistego zaszeregowania obowiązujących w odpowiednich kategoriach zaszeregowania pracowników nie będących nauczycielami. W jednym przypadku stwierdzono bowiem przyznanie wyższej stawki osobistego zaszeregowania w przyznanej kategorii niż wynika to z obowiązującej tabeli stawek (główna księgowa). Ponadto ujawniono w jednym przypadku przyjęcie do naliczenia niewłaściwej stawki wynagrodzenia zasadniczego, tj. wyższej niż przyznana (główna księgowa).

            Kontrola wykazała również, iż na fakturach dotyczących zobowiązań regulowanych przelewem środków pieniężnych z konta podstawowego jednostki, nie było podpisów osób dokonujących kontroli pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenia do zapłaty przez dyrektora. Nie było również naniesionej dekretacji dotyczącej ewidencji na kontach syntetycznych. Sprzeczne to było z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Nie przestrzegano także opracowanych i obowiązujących w PP nr 47 procedur wewnętrznej kontroli finansowej, według których rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych musi być odpowiednio udokumentowany, a kontrolę realizuje się przez sprawdzenie dokumentu pod względem: merytorycznym, formalnym i rachunkowym, natomiast dowody podlegające kontroli muszą być zaopatrzone w datę i podpis osoby kontrolującej.

            W toku kontroli stwierdzono również nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.). Ujawniono bowiem  przypadek wypłaty udzielonej pożyczki na kwotę 1.000 zł ze środków budżetowych bez wcześniejszego utworzenia funduszu oraz 2 przypadki, w których faktury na kwotę 8.480,56 zł zapłacone zostały ze środków konta podstawowego, natomiast wydatki te powinny być finansowane ze środków funduszu socjalnego (paczki świąteczne dla pracowników). W przypadkach tych nie dokonano refundacji ze środków socjalnych. Było to niezgodne z  art. 3 ust. 2 ww. ustawy, wg którego „pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno – prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art.. 20,21 i 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.” 

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika
Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Dyrektor PP nr 47 zalecono:

1.      Dokonanie ewidencji księgowej za 2006 r. zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

2.      Uzupełnienie zakładowego planu kont o przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

3.      Wyegzekwowanie nieprawnie pobranych środków pieniężnych przez główna księgową z tytułu wypłacania nienależnych wynagrodzeń a także dokonywania nieuzasadnionych przelewów z konta podstawowego na konto Rady Rodziców, jak i dysponowania środkami z konta bankowego PP nr 47 do regulowania prywatnych zobowiązań. Dokonanie uzupełnienia zawiadomienia organów ścigania o wszystkie przypadki dotyczące zagarniętych przez główna księgową środków pieniężnych. 

4.      Udokumentowanie przypadków, co do których zachodzi podejrzenie zagarnięcia środków pieniężnych w latach 1999 i 2000.

5.      Przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących wynagradzania pracowników PP nr 47, w szczególności w zakresie naliczania wynagrodzeń i  ustalania stawek osobistego zaszeregowania obowiązujących w odpowiednich kategoriach zaszeregowania pracowników nie będących nauczycielami.

6.      Przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

7.      Każdorazowe sprawdzanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zatwierdzanie (przez uprawnione osoby) jak i dekretowanie dokumentów dotyczących wydatków przedszkola.