Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

Nr kontroli: Z/27/06

Gospodarka finansowo – księgowa za 2005 r.

Miejska Biblioteka Publiczna, ul. J. M. Hojne – Wrońskiego 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 04.12.2006 r. do 08.12.2006 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej, ul. J. M. Hoene – Wrońskiego 1 w Szczecinie (zw. dalej MBP) w zakresie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2005 r.
            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 27.02.2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2007 r.
            W 2005 r. sieć MBP obejmowała 35 filii bibliotecznych działających na terenie Szczecina. W badanym okresie przychody MBP wyniosły 5.138.507 zł, z czego dotacje z budżetu Gminy Miasta Szczecin na bieżącą działalność wyniosły 4.600.000 zł (89,5  % przychodów ogółem) oraz z Ministerstwa Kultury wyniosły 134.295 zł (2,6 % przychodów ogółem). Koszty stanowiły kwotę 5.035.471 zł, na którą składały się przede wszystkim wynagrodzenia osobowe pracowników MBP na sumę 2.602.203 zł (51,7 % kosztów ogółem).
            W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na występowaniu przypadków nieprzestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości, zatrudnieniu pracownika na stanowisku starszego bibliotekarza bez wymaganych kwalifikacji w zakresie wykształcenia, a także na nieprzestrzeganiu niektórych zasad przy udzielaniu zamówień publicznych.
            Kontrola ustaliła, że MBP nie posiadała aktualnej dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości. W planie kont nie ujęto kont : 203-rozrachunki z dostawcami i odbiorcami ZFŚS, 227- pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, 235 – zaliczki (Fundusz Socjalny), 243 – ZFŚS inne rozrachunki, 249 – zaliczki na koszty komornicze, 751 – koszty finansowe, podczas gdy na kontach tych dokonywano ewidencji księgowej, co było sprzeczne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont.
            Kontrola przychodów wykazała uchybienia przy prowadzeniu kwitariuszy przychodowych, na których ewidencjonowano opłaty za przetrzymywanie, zniszczenia i zagubienie książek. Stwierdzono bowiem przypadki nieodnotowywania w księdze druków ścisłego zarachowania zwrotu wykorzystanych kwitariuszy. Ponadto ustalono, że nie było osoby odpowiedzialnej za prowadzenie i rozliczanie kwitariuszy. W ocenie kontroli aby zapewnić prawidłowy nadzór nad pobieraniem powyższych opłat należałoby opracować procedury, które regulowałyby szczegółowo gospodarowanie kwitariuszami z uwzględnieniem m.in.: osób za to odpowiedzialnych, zasad przeprowadzanych kontroli, terminów rozliczania się pracowników filii z pobranych bloczków kwitariuszy.
            Kontrola wykazała, że ówczesna główna księgowa błędnie naliczyła wartość umorzenia systemu alarmowego przyjętego na stan MBP dokumentem OT nr 60/05 o wartości początkowej 5.086,41 zł. W 2005 r. dokonano naliczenia w oparciu o przyjętą w MBP metodę amortyzacji liniowej i przy obowiązującej rocznej stopie amortyzacyjnej 10 %, umorzenia systemu alarmowego na kwotę 254,32 zł, podczas gdy wartość umorzenia tego środka trwałego powinna wynieść 296,70 zł. Skutkiem powyższego było nieujęcie kwoty 42.38 zł w kosztach amortyzacji środków trwałych, co miało wpływ na wynik finansowy MBP za 2005 r.
            W toku kontroli stwierdzono, że ówczesna główna księgowa dnia 31.12.2004 r. wyksięgowała kwotę 34.226,33 zł z przychodów MBP uzyskanych z opłat z tytułu kar i zagubionych książek, a w roku 2005 ponownie zaksięgowała powyższą sumę w przychodach MBP. Wyksięgowanie powyższej kwoty z konta 760 - pozostałe przychody operacyjne w powiązaniu z kontem 240 – pozostałe rozrachunki, spowodowało obniżenie wyniku finansowego i zwiększenie zobowiązań ujętych w sprawozdaniu jak i bilansie MBP za 2004 r., pomimo że kwota 34.226,33 zł była już na rachunku bankowym MBP.  Stanowiło to naruszenie przepisu art. 24 ust 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
             Kontrola ustaliła, że dyrektor MBP nie rozliczył się w terminie siedmiodniowym z pobranej zaliczki, pomimo że obowiązek taki wynikał z Zarządzenia nr 01/01 z dnia 02.01.2002 r. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów księgowych. W dniu 13.10.2005 r. dyrektor MBP pobrał zaliczkę w kwocie 700 zł w związku z wyjazdem na kongres do Krakowa w dniach 19-21.10.2005 r., a rozliczył się dopiero 30.12.2005 r.
            W wyniku kontroli ustalono, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego bibliotekarza udokumentowane w aktach wykształcenie nieodpowiadało wymaganiom przewidzianym przepisami aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 marca 1999 r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzania tych kwalifikacji (Dz. U. Nr 41,  poz. 419). Pracownik posiadał bowiem wykształcenie wyższe w zakresie fizyki (specjalność nauczycielska), podczas gdy na zajmowanym stanowisku wymagane było wykształcenie wyższe bibliotekarskie, wyższe odpowiadające profilowi biblioteki, wykonywanej specjalności lub studium bibliotekarskie.
            Kontrola ustaliła, że w 2005 r. dyrektor MBP wypłacił pracownikom MBP dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych dla zdrowia tj. pracy przy komputerze, łącznie na kwotę 17.703,59 zł, pomimo że rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23.04.1999 r. (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.) w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania), nie zaliczało tej pracy jako szkodliwej. Dopiero w kwietniu 2006 r. dyrektor MBP włączył dodatek za tą pracę do wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10.11.2004 r. (Dz. U. Nr 255, poz. 2561) zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania.
            Kontrola wykazała, że do oferty złożonej  przez firmę RUCH S. A. na dostawę prasy załączona została niepotwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę  kserokopia pełnomocnictwa oraz kserokopia (fax) potwierdzenia wpłaty wadium, podczas gdy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wymagała aby dokumenty załączone do oferty przedstawione były w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego dyrektor MBP wybrał w dniu 3.03.2005 r. ofertę powyższej firmy. Ruch S. A. był jedynym wykonawcą który złożył swoją ofertę do powyższego przetargu. Powyższe uchybienia nie miały jednak wpływu na prawidłowość  tego postępowania.
            W wyniku kontroli ustalono, że w przypadku sporządzonych protokołów z  dwóch postępowań na kompleksowe utrzymanie czystości (ZP/2/2005) oraz na zakup książek i zbiorów specjalnych (ZP/5/2005) nie uwzględniały faktu wniesienia protestu oraz odrzucenia ofert, pomimo że § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7.04.2004 r. (Dz. U. Nr 71, poz. 646) nakładał na zamawiającego taki obowiązek. Ponadto protokół postępowania ZP/5/2005 nie został przez dyrektora MBP lub osobę upoważnioną podpisany zgodnie z załącznikiem nr 2 do powyższego rozporządzenia.
           
             Prezydent zalecił Dyrektorowi MBP:
1.        Uaktualnić zakładowy plan kont.
2.        Prowadzić rzetelnie księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.
3.        Terminowo rozliczać pracowników MBP z pobranych zaliczek.
4.        Doprowadzić do zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa dot. wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia, osoby zatrudnionej na stanowisku starszego bibliotekarza.
5.        Opracować i przestrzegać procedury pobierania i rozliczania kwitariuszy przychodowych.
6.        Sporządzać protokoły z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/04/11, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/04/11 12:39:06
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2007/04/11 12:39:06 nowa pozycja