Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 04.12.2006 r. do 08.12.2006 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Bibliotece Publicznej, ul. J. M. Hoene – Wrońskiego 1 w Szczecinie (zw. dalej MBP) w zakresie wydatkowania środków finansowych z dotacji przeznaczonej na realizację w 2006 roku zadania pn. „Modernizacja Miejskiej Biblioteki Publicznej”.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 13.02.2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.02.2007 r.

            W 2006 r. MBP otrzymała w ramach dotacji środki w kwocie 200.000 zł na zakup sprzętu i oprogramowania komputerowego. Przyznana dotacja z budżetu Miasta ujęta została w planie finansowym MBP na 2006 r. i wykorzystana w całości na ww. cel.

            Kontrola nie stwierdziła nieprawidłowości przy wydatkowaniu środków finansowych z dotacji przeznaczonych na modernizację MBP. Stwierdzono jedynie uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych zasad przy udzielaniu zamówień publicznych, pozostające bez wpływu na jego prawidłowość.

            Kontrola wykazała, że w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki na migrację z wersji Progress Workgroups do wersji Progress Enterpisse oraz dostawy 13 licencji na modułu podstawowe systemu bibliotecznego PROLIB, nie sporządzono protokółu z przeprowadzonego postępowania, pomimo że art. 96 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm., zw. dalej upzp) nakładał taki obowiązek. W dniu 03.03.2006 r. dyrektor MBP udzielił zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki firmie Max Elektronik S.A. na kwotę 123.039,64 zł, która według wyjaśnień Zastępcy dyrektora MBP była jedynym producentem i dostawcą przedmiotowego oprogramowania.

            Kontrola ustaliła, że w umowach zawartych w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego z firmami: ASK Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ATS systemy informatyczne oraz Ośrodka Edukacji Komputerowej i Doskonalenia Zawodowego nie zawarto zapisu dotyczącego konieczności sporządzania protokołu odbioru sprzętu, pomimo że zapis taki był wymagany w projekcie umowy będącej załącznikiem do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Protokół odbioru spośród wyżej wymienionych firm został sporządzony jedynie z firmą ATS Systemy Informatyczne Sp. z o.o., a zdaniem kontroli taki dokument powinien być każdorazowo sporządzany. Jednakże pomimo braku sporządzenia protokołu końcowego przedmiotowe zamówienia zostały przez wykonawców zrealizowane.

            

             Prezydent zalecił Panu dyrektorowi, aby:

1.        Sporządzać protokoły z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z upzp.

2.        Dokonywać odbioru sprzętu pod kątem ilościowym i jakościowym protokołem odbioru.