Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            W sierpniu 2006r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego przy ulicy Klonowica 5 w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM) dotyczącą realizacji zadania przez firmę zewnętrzną w ramach umowy ZDiTM-37/2005 oraz sposób sprawowania bezpośredniego nadzoru przez ZDiTM.

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 22.09.2006r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.11.2006r.

            W dniu 06.07.2005r. zawarto pomiędzy Gminą Miasto Szczecin – Zarząd Dróg i Transportu Miejskiego a firmą zewnętrzną umowę nr ZDiTM-37/2005 dot. świadczenia usług składowania materiałów drogowych pochodzących z odzysku - branża drogowa i mostowa na placu składowym w Szczecinie przy ulicy Narzędziowej 37 (zwanej dalej umową).

            W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości w realizacji przez ZDiTM i firmę zewnętrzną niektórych postanowień ww. umowy. Polegały one głównie na występowaniu przypadków świadczących o nieodpowiednim składowaniu materiałów drogowych, w tym braku zabezpieczenia składowanego materiału przed zniszczeniem lub uszkodzeniem, nierzetelnym prowadzeniu księgowości materiałowej oraz nieaktualizowaniu treści zawartej umowy do stanu rzeczywistego.

            W toku kontroli stwierdzono, że kamień brukowy składowany na dwóch placach składowych, nie został we właściwy sposób zabezpieczony przed zniszczeniem. Przedmiotowy materiał częściowo znajdował się na drodze dojazdowej i był wbity w ziemię przez pojazdy samochodowe. Ponadto na jednym z placów składowych - kamień brukowy był wymieszany z ziemią i uszkodzonymi płytami betonowymi. Powyższe stanowiło naruszenie § 1 ust. 3 pkt 3.2 umowy, wg którego zakres zamówienia obejmował utrzymywanie porządku na placu składowym i zabezpieczenie składowanego materiału przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem.

            Kontrola negatywnie ocenia prowadzenie przez firmę zewnętrzną księgowości materiałowej wydawanych i przyjmowanych materiałów z/do depozytu miejskiego. Wystawione i przedłożone kontroli dokumenty WZ (wydanie materiałów z magazynu) o nr 95/2006, 96/2006, 99/2006 z dnia 28.04.2006r., 101/2006 z dnia 11.05.2006r., 146/2006 z dnia 19.05.2006r., 124/2006 z dnia 30.05.2006r., 152/2006 z dnia 30.06.2006r. nie zawierały potwierdzenia odbioru materiału z depozytu miejskiego (brak podpisu osoby odbierającej). Ustalono także, iż w niektórych przypadkach materiał był wydawany lub przyjmowany z/do depozytu miejskiego bez wystawiania dokumentu WZ/PZ. Taka sytuacja miała miejsce w przypadku częściowego wydania/przyjęcia materiałów w ramach danego zlecenia. Dokumenty PZ/WZ wystawiane były dopiero w momencie całkowitego wydania/przyjęcia materiału w ilości określonej przez  Dyrektora ZDiTM w formie dyspozycji pisemnej. Taki sposób wystawiania dokumentów PZ/WZ był powodem nieprawidłowego nadawania numeracji - przez system komputerowy - na dokumentach magazynowych, biorąc pod uwagę datę ich wystawienia (brak narastania numeracji). Dokumenty magazynowe będące wewnętrznymi dokumentami księgowymi nie zawierały ponadto zapisów dotyczących: adresu oraz pełnej nazwy firmy upoważnionej do odbioru materiałów z depozytu miejskiego; numeru identyfikacyjnego (dot. 41 dokumentów) - co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. - Dz. U. z 2002r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.

            Kontrola wykazała ponadto, że w dokumentach „Towary – Spis z natury” (zestawienie stanu materiałów depozytu) sporządzanych w ostatnim dniu miesiąca przez firmę zewnętrzną występują znaczące różnice w ilości materiałów w porównaniu z wystawionymi dokumentami WZ/PZ: w zestawieniu z dnia 29.09.2005r. różnica w ilości kostki kamiennej h-18 cm wynosiła 77.1 Mg (tony); w zestawieniu z dnia 31.10.2005r. różnica w ilości kostki kamiennej h-18 cm wynosiła 2.9 Mg; w zestawieniu z dnia 28.02.2006r. różnica w ilości krawężnika kamiennego wynosiła 24.29 Mg; w zestawieniu z dnia 31.03.2006r. różnica w ilości płyt kamiennych wynosiła 2.62 Mg, a w przypadku krawężnika kamiennego 38.3 Mg. Rozbieżności w ilości materiałów powstają pomimo, iż dokument „Towary – Spis z natury” powinien uwzględniać wszystkie wystawione dokumenty WZ/PZ w danym miesiącu. Ustalono też, iż dokument WZ z dnia 19.04.2006r. miał nadany numer 3/2006, który znacząco odbiegał od pierwszego numeru nadanego w miesiącu kwietniu tj. 89/2006 z dnia 05.04.2006r. Podobna sytuacja miała miejsce  w przypadku dokumentu WZ nr 4/2006 z dnia 09.06.2006r. W ocenie kontroli oprogramowanie stosowane przez ww. przedsiębiorcę do ewidencji magazynowej jest systemem zawodnym i nie pozwala na prawidłowe ustalenie faktycznego stanu magazynowego depozytu miejskiego.

            Ustalono ponadto, iż  od momentu podpisania przedmiotowej umowy do dnia 31.08.2006r. ZDiTM nieegzekwował od firmy zewnętrznej przekazywania  comiesięcznych sprawozdań informacyjnych o stanie materiałów, uwzględniających dane określone w § 1 ust. 3 pkt 3.4 umowy. Pracownik ZDiTM odpowiedzialny za bieżącą kontrolę stanu materiałów depozytu miejskiego, nie podjął działań w celu ustalenia czy przedsiębiorca wogóle sporządza przedmiotowe sprawozdania.

Stwierdzono również, iż inwentaryzacja roczna (§ 1 ust. 3 pkt 3.6 umowy) została przeprowadzona jedynie na podstawie prowadzonej przez firmę zewnętrzną comiesięcznej ewidencji (porównanie danych wygenerowanych z systemu komputerowego). Przedsiębiorca nie przeprowadził inwentaryzacji drogą spisu z natury, co uniemożliwiło ustalenie stanu rzeczywistego inwentaryzowanych materiałów znajdujących się w depozycie miejskim. W ocenie kontroli przyczyną powyższego mogło być nieuregulowanie sposobu przeprowadzania inwentaryzacji w treści  ww. umowy.

            W toku kontroli stwierdzono, że w  52. przypadkach zlecenie przyjęcia/wydania materiałów z/do depozytu miejskiego odbyło się wyłącznie na podstawie zgłoszenia telefonicznego osoby odpowiedzialnej ze strony ZDiTM, bez potwierdzenia pisemnego tej dyspozycji przez Dyrektora ZDiTM – co naruszyło przepis pkt 1 załącznika nr 1 do umowy. Ponadto podczas kontroli przedłożonych dokumentów ustalono, iż w 4. przypadkach wydano więcej materiałów lub wydano dodatkowo inny materiał z magazynu depozytowego niż określono w dyspozycji pisemnej Dyrektora ZDiTM.

          Kontrola wykazała też, że zmiana zapisów umowy w § 9 oraz w pkt 1 załącznika do umowy dot. osoby odpowiedzialnej za realizację umowy ze strony ZDiTM, została dokonana w formie ustnej informacji, przekazanej przedstawicielowi firmy zewnętrznej przez Kierownika Działu Utrzymania Pasa Ruchu Drogowego ZDiTM. Powyższe stanowiło naruszenie przepisu art. 77 § 1ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), wg którego uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia - w związku z art. 139 § 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), wg którego umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:     

 

1.      dokonanie aktualizacji treści umowy nr ZDiTM-37/2005 z dnia 06.07.2005r. (w formie pisemnej),

2.      uszczegółowienie zapisu umowy § 1 ust. 3 pkt 3.6 dot. sposobu przeprowadzania inwentaryzacji rocznych przez firmę zewnętrzną, - który pozwoli na ustalenie stanu rzeczywistego inwentaryzowanych materiałów,

3.      nałożenie na firmę zewnętrzną obowiązku przekazywania do ZDiTM comiesięcznych sprawozdań informacyjnych o stanie materiałów depozytu miejskiego, zawierających dane określone w § 1 ust. 3 pkt 3.4 umowy nr ZDiTM-37/2005,

4.      rozważyć możliwość przeprowadzania – co najmniej dwa razy w miesiącu – bieżących kontroli placów składowych oraz stanu materiałów znajdujących się w depozycie miejskim  (potwierdzonych dokumentacją pisemną), lub podjęcie innych działań w tym zakresie, które pozwolą na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych uchybień.

5.      każdorazowe przestrzeganie formy pisemnej dot. zlecenia przyjęcia i wydania materiałów drogowych do/z depozytu miejskiego – zgodnie z pkt.1 Załącznika nr 1 do umowy,

6.      wyegzekwować od firmy zewnętrznej:

a.      prawidłowe prowadzenie księgowości materiałowej w sposób pozwalający na wyeliminowanie w przyszłości wskazanych uchybień,

b.      każdorazowe wystawianie dokumentów magazynowych WZ/PZ na wydany/przyjęty materiał z/do depozytu miejskiego,

c.      odpowiednie zabezpieczenie składowanych materiałów znajdujących się w depozycie miejskim – przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem,

d.      uporządkowanie placu składowego depozytu miejskiego, na którym składowany jest kamień brukowy.