Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Miejskim Zakładzie Komunikacyjnym w Szczecinie ul. Klonowica 5 (zwanym dalej MZK), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania całości budżetu w 2005 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

            Ustalenia stanu faktycznego przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 stycznia 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lutego 2007 r.

            W badanym zakresie nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w opracowanych przez Dyrektora MZK procedurach kontroli finansowej oraz zasadach polityki rachunkowości. Drobne niedociągnięcia natury formalnej nie miały natomiast wpływu na prawidłowe działanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej.

            Stwierdzono, iż procedury kontroli finansowej zostały opracowane zgodnie z przepisami art. 35 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm., obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych - Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm. zw. dalej uofp), gdyż zawierały zasady: przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, dokonywania wydatków, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. Drobne niedociągnięcie dotyczyło jedynie braku regulacji w ww. procedurach, zasad zwrotu środków publicznych przekazywanych przez Gminę Miasto Szczecin, które zgodnie z art. 47 ust. 3 uofp, Dyrektor MZK powinien ująć w ww. dokumentacji.

            Przyjęta przez Dyrektora MZK polityka rachunkowości,  w zarządzeniach:
Nr 8/GK/2005 z dnia 25.03.2005 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości, Nr 4/GK/2002 z dnia 9.05.2002 r. w sprawie wprowadzenia w życie znowelizowanej Instrukcji gospodarki kasowej, Nr 22/DO/2000 z dnia 12.07.2000 r. w sprawie wprowadzenia znowelizowanej Instrukcji inwentaryzacji, opracowana została zgodnie z przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor.

            Ustalono, że obieg dokumentów stanowiący załącznik do zarządzenia nr 11/DO/2004 nie uwzględniał zmian dokonanych w zarządzeniach zmieniających zakładowy Regulamin Organizacyjny.

            W obiegu dokumentów nie naniesiono bowiem następujących zmian symboliki:

- likwidacji Biura Prawnego (DP), którego zadania w zakresie prowadzenia dokumentacji dotyczącej obsługi prawnej pracodawcy przejął Dział Organizacji i Zarządzania (DO), który zastąpiono nazwą „Dział Organizacyjno-Prawny” (DO)

- w pionie zastępcy dyrektora ds. finansowych - głównego księgowego skreślono zapis dotyczący „Działu Administracyjno-Socjalnego” (GA) wprowadzono zapis dotyczący „Sekcji Płac” (GP).

            Kontrola dokumentów dotyczących wydatków MZK za 2005 r. na kwotę 2.871.798 zł (5,19% ogółu wydatków w wys. 55.364.897 zł) nie wykazała uchybień. Dowody księgowe były bowiem kompletne, poprawne oraz zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, a ewidencja księgowa była prowadzona prawidłowo, przejrzyście i starannie.

            Drobna uwaga dotyczyła jedynie faktu, że na 5. z 64. faktur (faktury VAT Nr: FV/000009/1/05 na kwotę 16.407,54, WO-25/0105/O na kwotę 42.694,05 zł, 32599/11/SRZ/05 na kwotę 18.055,88, 754/05/ZPCH na kwotę 23.503,79 zł oraz WO-764/1105/O na kwotę 31.996,92 zł) poprawki naniesiono korektorem (dotyczy podziału na poszczególne konta), mimo że wg art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można też poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

            Zarządzeniem Nr 13/DO/2005  z dnia 21.04.2005 r. w sprawie nowelizacji zakładowego Regulaminu organizacyjnego Dyrektor MZK wprowadził ww. regulamin (w postaci załącznika do zarządzenia nr 13/DO/2005 ) w życie. Powyższy regulamin został podpisany przez Dyrektora MZK,  nie został jednak zatwierdzony przez Prezydenta Miasta, co było niezgodne z zapisem  części I. – „Postanowienia ogólne” ww. regulaminu § 4., w którym zapisano: „Regulamin organizacyjny MZK zatwierdza Prezydent Miasta na wniosek dyrektora”.

           Obecny główny księgowy zatrudniony od 1.04.2005 r., spełniał wymogi określone w  art. 35 ust. 2 uofp (obecnie art. 45 ust. 2 pkt 4 uofp), dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor MZK wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Powyższe informacje były sporządzane i zostały przesłane do wydziału nadzorującego.

 

    Uwzględniając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MZK uaktualnienie obiegu dokumentów MZK oraz przedłożenie do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta regulaminu wewnętrznego MZK.