Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 14 grudnia 2006 r. do 24 stycznia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 9 w Szczecinie przy ul. K. Napierskiego 13, zwanym dalej PP nr 9,
w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2005 r. (bez procedur ustawy – Prawo Zamówień Publicznych).

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 marca 2007 r.  

            W 2005 r. PP nr 9 uzyskało przychody w wysokości 1.613.799,82 zł, tj. 100 % zaplanowanych, w tym dotacja budżetowa stanowiła 975.000 zł. Koszty przedszkola wyniosły 1.605.120,09 zł, co stanowiło 100,27 % zaplanowanej kwoty.

            Kontrola wykazała uchybienia polegające między innymi na nienaliczaniu odsetek od zaległych należności przedszkola, braku szczegółowego opisu stosowanego w PP nr 9 systemu informatycznego oraz dokonywaniu dekretacji i kontroli dokumentów księgowych niezgodnie z przepisami w zakresie rachunkowości,  jak również braku pism informujących o wysokości przyznanego wynagrodzenia.  

            Kontrola wykazała, że w PP nr 9 ówczesna główna księgowa (zw. dalej główną księgową) nie naliczyła i nie ujęła w ewidencji odsetek od zaległych należności z tytułu opłat za przedszkole w 2005 r. i wynajmu w łącznej kwocie 973,65 zł, co było niezgodne z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

            Ustalono ponadto, że na 2 poleceniach księgowania (na 3 skontrolowane) na łączną kwotę 121.438,50 zł główna księgowa dokonywała poprawy błędów poprzez skreślanie kwoty i poprawianie wcześniej napisanej liczby, nie wpisując daty naniesienia poprawek, co niezgodne było z art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), według którego błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej oraz nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

            W toku kontroli stwierdzono również uchybienia w ewidencji dotyczącej gospodarki magazynowej. Ustalono bowiem, że w 4 przypadkach (na 13 skontrolowanych) niezgodne były daty przyjęcia towarów do magazynu wynikające z dokumentów księgowych i kartotek magazynowych. Według wyjaśnień osoby odpowiedzialnej za ww. wskazania tj. kierownika gospodarczego niezgodność dat była związana z tym, że faktury wystawiane były okresowo, stąd w kartotekach widniała data wystawienia faktury, a na fakturze data stanowiąca początek okresu, którego ona dotyczyła. 

            Stwierdzono ponadto, że prowadzona przez główną księgową ewidencja syntetyczna na koncie 020 – „Wartości niematerialne i prawne” była niezgodna z ewidencją analityczną w księdze inwentarzowej PP nr 9 o kwotę 3.675 zł wg stanu na dzień 31.12.05 r., podczas gdy wg art. 16 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

            Kontrola w zakresie wydatków dokonywanych w PP nr 9 wykazała, że spośród 37 objętych badaniem dokumentów księgowych na łączną kwotę 65.049,25 zł, żaden nie zawierał opisu, że dokonano sprawdzenia pod względem merytorycznym. Stwierdzono również, że na 19 dokumentach księgowych (na 37 skontrolowanych) na łączną kwotę 23.638,64 zł nie wskazano sposobu ujęcia ich w księgach rachunkowych, w tym w 17 przypadkach na łączną kwotę 10.226,60 zł, w związku z uregulowaniem zobowiązania gotówką, zostało zadekretowanych zbiorczo na raporcie kasowym zamiast na poszczególnych dokumentach. Kontrola wykazała ponadto, że na żadnym z 35 skontrolowanych dokumentów nie było podpisu osoby odpowiedzialnej za dokonanie dekretacji, w tym w 30 przypadkach dodatkowo nie było daty jej dokonania. Stwierdzono także, że na 16 raportach kasowych (na 16 skontrolowanych) nie było podpisu osoby sprawdzającej, a na 3 poleceniach księgowania  (na 3 skontrolowane) na łączną kwotę 124.888,50 zł nie było daty wystawienia dowodu ani podpisów, stwierdzających fakt dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.

            Powyższe stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 4 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

            Kontrola wykazała ponadto, że przy zakupie środków trwałych, wyposażenia oraz usług na kwotę powyżej 3000 zł, w 3 przypadkach (na 3 skontrolowane) nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku (zakup zestawu komputerowego, krzeseł, usługa montażu wykładziny PCV). Było to niezgodne z § 9 ust. 4 pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, wg którego udzielając zamówienia każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową,
w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a notatka powinna również zawierać  informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie powyższej dokumentacji była Dyrektor PP nr 9.

            W trakcie kontroli ustalono, że regulamin wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami, zatrudnionych w PP nr 9 nie został zaktualizowany. Stwierdzono bowiem, że ww. regulamin wynagradzania zawierał tabele: stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników oraz stawek dodatku funkcyjnego, opracowane w oparciu o rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 1997 r. w sprawie wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, natomiast w okresie objętym kontrolą powyższe zagadnienia regulowały: rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.).

            W wyniku kontroli 9 akt osobowych stwierdzono uchybienia polegające na zawyżeniu kategorii zaszeregowania (2 przypadki – woźna oddziałowa, robotnik do prac lekkich) i nieprawidłowym naliczeniu premii (1 przypadek – specjalista ds. zaopatrzenia), co zostało jednak skorygowane w momencie wyrównania. Ustalono ponadto, że w aktach osobowych pracowników nie było pism informujących o stawce wynagrodzenia zasadniczego (3 przypadki – nauczyciele, pomoc kuchenna) oraz o dodatku funkcyjnym (3 przypadki – główna księgowa,  nauczyciel, kierownik gospodarczy).

            Ustalono też, że powierzono głównej księgowej uprawnienia dotyczące zarówno zatwierdzania jak i rejestrowania operacji finansowych tj. realizacji poleceń przelewu oraz czeków gotówkowych, co zdaniem kontrolującego mogłoby umożliwiać dokonywanie nadużyć finansowych. W PP nr 9 nie wskazano osoby odpowiedzialnej za realizację kontroli funkcjonalnej pod względem merytorycznym.

            W uchwalonym przez Radę Pedagogiczną w dniu 27.08.03r. statucie PP nr 9 zapisano przez omyłkę, że przedszkole jest jednostką budżetową, pomimo że faktycznie gospodarka finansowa była prowadzona w formie zakładu budżetowego.

Kontrola wykazała ponadto, że w Zakładowym Planie Kont PP nr 9 nie ujęty został szczegółowy opis systemu informatycznego, mimo że według art. 10 ust. 1 uor jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Wg art. 10 ust. 2 uor kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuję ww. dokumentację.

            Stwierdzono także, że plan finansowy PP nr 9 po korekcie na 2005 r. i sprawozdania Rb-N i Rb-30 zostały podpisane przez wicedyrektor PP nr 9, mimo że nie posiadała odpowiedniego pełnomocnictwa. Według zakresu obowiązków wicedyrektora do jego obowiązków należało m.in. zastępstwo dyrektora w czasie jego nieobecności, ale tylko w zakresie pracy opiekuńczo – wychowawczo – dydaktycznej, natomiast dopiero w dniu 2.01.07 r. Dyrektor PP nr 9 udzieliła pełnomocnictwa wicedyrektorowi do podejmowania decyzji finansowych podczas nieobecności spowodowanej urlopem i zwolnieniem lekarskim.

            Ustalono ponadto, że plan finansowy PP nr 9 na rok 2005 nie był potwierdzony datą wpływu przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta, co według wyjaśnień obecnej głównej księgowej wynikało z niedopatrzenia, ponieważ plan finansowy został dostarczony bezpośrednio do inspektora ekonomiczno – finansowego nadzorującego działalność przedszkola.

            Kontrola wykazała, że Dyrektor PP nr 9 wywiązywała się ponadto z obowiązku przekazywania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z  Zarządzenia Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 kwietnia 2004 r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu" (obecnie Zarządzenie Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r.). Uchybieniem był jednak brak potwierdzenia o dostarczeniu na 3 z 4 ww. informacji.

 

Prezydent Miasta zalecił Dyrektor PP nr 9:

1.      Uzupełnienie statutu i Zakładowego Planu Kont zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2.      Aktualizację regulaminu wynagradzania pracowników PP nr 9 i przestrzeganie obowiązujących w nich zapisów oraz każdorazowe umieszczanie w aktach osobowych pracowników pism, dotyczących zmian w warunkach wynagradzania.

3.      Każdorazowe dekretowanie i sprawdzanie pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym dokumentów księgowych oraz dokonywanie na nich poprawy błędów zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości.

4.      Podjęcie działań w celu wyegzekwowania odsetek od powstałych zaległości z tytułu najmu i odpłatności za przedszkole.

5.      Każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł.

6.      Rozważenie możliwości rozdzielenia pomiędzy różne osoby uprawnień związanych z  zatwierdzaniem i rejestrowaniem operacji finansowych oraz wskazania osoby odpowiedzialnej za dokonywanie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych.