Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 10-19.04.2006 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 6 w Szczecinie pl. Mariacki 1 w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r. (bez analizy wykonania budżetu) oraz realizacji obowiązków wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia      czerwca 2006 r.  

        Kontrola wykazała - mimo prawidłowo opracowanej dokumentacji, dotyczącej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, w zakresie  procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem zgodnie z art. 35 a ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych zw. dalej u.o.f.p. (j.t. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), nieprawidłowości polegające głównie na nieprzestrzeganiu niektórych postanowień ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwaną dalej ustawą o rachunkowości oraz wprowadzonej przez Pana instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych w szczególności w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji.

        Stwierdzono bowiem, że na żadnym z 42 objętych kontrolą dokumentów na łączną kwotę 200.436,60 zł (tj. 5,51% ogółu wydatków ZSO Nr 6 w wys. 3.638.547,80 zł)  nie było podpisów ani daty osób wykonujących kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, mimo że według obowiązującej ww. instrukcji dowodem dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej winien być podpis sprawdzającego i data. Ustalono ponadto, że na żadnym z ww. dokumentów nie naniesiono dekretacji, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy o rachunkowości, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Większość dokumentów (27 z 32 faktur) na kwotę 80.515,11 zł dotyczących zakupu wyposażenia i (7 z 8 faktur) na kwotę 87.895,50 zł, dotyczących zakupu usług remontowych, wprowadzona była ponadto do ewidencji komputerowej z opóźnieniem, tj. dokumenty wystawiane od stycznia do grudnia księgowane były w miesiącach od września do lutego następnego roku, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco. Wpływ na ww. miała długotrwała choroba ówczesnej głównej księgowej. 

         Kontrola wykazała, że w ZSO Nr 6 nie opracowano dokumentacji dotyczącej zasad  rachunkowości z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10  ustawy o rachunkowości. Zakładowy Plan Kont zawierał wykaz kont syntetycznych i informację do jakich kont syntetycznych prowadzone są konta analityczne, bez ich wyszczególnienia, a w zakresie opracowanych zasad funkcjonowania kont przedstawiono w nim tylko konto 011- Środki trwałe. Nie przedstawiono też zasad funkcjonowania pozostałych kont syntetycznych. Naruszyło to postanowienia art. 10 ustawy o rachunkowości, według którego  zakładowy plan kont winien ustalać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a wg art. 10 ust. 2 ww. ustawy dokumentację, o której mowa powyżej, ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.

        Stwierdzono także, że od 1 stycznia 2005 r. środek specjalny zastąpiono rachunkiem dochodów własnych. Brak było jednak formalnej decyzji dyrektora o utworzeniu rachunku mimo, że przepis art. 18a ust. 5 pkt 1 u.o.f.p. (obecnie art. 22 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) stanowi, że decyzje o jego utworzeniu podejmowali kierownicy jednostek budżetowych.

        Kontrola wykazała, że wystąpiło 5 przypadków dotyczących zakupu wyposażenia i 8 przypadków zakupu  usług remontowych na kwoty powyżej 3.000 zł, do których nie było dołączonych notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 6.000 euro, co było niezgodne z przepisami § 9 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, według których każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której zostanie udokumentowany fakt dokonania analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        Stwierdzono ponadto jeden przypadek zaewidencjonowania wydatków dotyczących zakupu usług remontowych (f-ra VAT nr 33/2005 z dnia 21.06.2005 r. na kwotę 11.276,03 zł za malowanie i wymianę wykładziny PCV w sali lekcyjnej) w paragrafie 43012 – zakup usług pozostałych – naprawy, awarie, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 209, poz. 2132 ze zm.), według którego usługi remontowe zaliczane są do paragrafu 4270 – zakup usług remontowych.

        Kontrola wykazała, że nie wywiązał się Pan z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych, a od czerwca 2005 r. półrocznych, informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 (obecnie 289/05 z dnia 10.06.2005 r.) Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według wyjaśnień dyrektora  w ZSO Nr 6 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Uaktualnienie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości w ZSO nr 6 z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy o rachunkowości, w szczególności dotyczącej ewidencji komputerowej, uaktualnienie zakładowego planu kont i zasad prowadzonej na nich ewidencji oraz dokumentacji dotyczącej utworzenia rachunku dochodów własnych.

2.      Przestrzeganie zasad kontroli, obiegu dokumentów finansowo - księgowych ustalonych ustawą o rachunkowości i instrukcji ZSO Nr 6, w szczególności w zakresie kontroli bieżącej i dekretacji i terminowości.

3.      Sporządzanie notatek służbowych w przypadkach udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro.

4.      Składanie do wydziału nadzorującego półrocznych informacji wynikających z Zarządzenia 289/05 z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.