Kontrole przeprowadzone przez wkiaw w 2006 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie od 23.02 do 01.03.2006 r. kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Mistrzostwa Sportowego w Szczecinie przy ul. Mazurskiej 40 zw. dalej Zespołem Szkół, którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej w aspekcie przestrzegania przyjętych przez zespół szkól procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2005 r., jak również opracowania zasad rachunkowości oraz stosowanie  Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym przez Wicedyrektora Zespołu Szkół w dniu 15.03.2006 r.

        Ocena wynikająca z kontroli przedstawiona została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 kwietnia 2006 r.

        W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem przepisów dot. rachunkowości, nieprzestrzeganiem instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, nie stosowaniem systemu kontroli finansowej, niedostosowaniem dokumentacji przyjętych w Zespole Szkół zasad rachunkowości do obowiązujących przepisów.

        W okresie objętym kontrolą z tytułu umów zlecenia Zespół Szkół  wypłacił wynagrodzenie w łącznej kwocie 22.287,00 zł brutto na podstawie rozliczeń nie objętych kontrolą bieżącą: niesprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym; w niektórych przypadkach nie zatwierdzonych do wypłaty; bez podpisu osoby wystawiającej rachunek; wg rachunków wystawianych przez zleceniobiorców tj. pracowników innych szkół jak i pracowników zespołu szkół, w których brak było danych tych osób, ich podpisu.  Sprzeczne to było z Procedurami kontroli finansowej obowiązującymi w Zespole Szkół od dnia 09.10.2002 r. wprowadzonymi przez Dyrektora Zespołu Szkół zarządzeniem nr 36/02 z dnia 09.10.2002 r, wg których osoby dokonujące kontroli bieżącej stwierdzają prawidłowość dokonywanych operacji finansowo-gospodarczych w toku ich wykonywania pod  względem legalności, gospodarności, merytorycznym, formalnym i rachunkowym, to jest zgodnie z obowiązującymi normami i wzorcami. Naruszało to również przepis art. 35a obowiązującej do dnia 31.12.2005 r. ustawy z dnia z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) zw. dalej ustawą o finansach publicznych oraz z art. 47 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, wg których
m. innymi kierownik jednostki winien zapewnić przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej.

        Dyrektor Zespołu Szkół nie powierzyła w ramach bieżącej kontroli finansowej głównemu księgowemu zakresem czynności, czy innym imiennym upoważnieniem obowiązków dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, wstępnej kontroli kompletności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Naruszało to przepis art. 45 ust. 1 uofp, który stanowił, że gł. księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

        W opracowanej dokumentacji dot. kontroli finansowej Dyrektor Zespołu Szkół nie wskazała osób, którym powierzyła określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Stwierdzono brak    przyjęcia w formie pisemnej obowiązków przez pracowników, względnie pomimo wskazań zakresem czynności obowiązki nie były wykonywane. Sytuacja ta dotyczyła:  gł. księgowej, u której w zakresie obowiązków nie wykazano czynności jaką wykonywała, tj. sprawdzenie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, zatwierdzanie do wypłaty; uprawnienia dot. sprawdzania dokumentów regulował Rozdział IV Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - zał. nr 1 do zarz. Nr 35/02 z dnia 03.09.2002 r., „każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być również sprawdzony przez gł. księgowego pod względem formalnym i rachunkowym w formie podpisanej klauzuli „sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia...podpis”;
 – wicedyrektora, w którego zakresie odpowiedzialności wskazano, że wicedyrektor „odpowiada za dokumentację finansową SMS wynikającą z realizacji preliminarza sprawdzając ją pod względem merytorycznym”, w rzeczywistości sprawdzania dowodów księgowych (dot. wydatków sportowych) pod względem merytorycznym dokonywała sama Dyrektor Zespołu Szkół, a wicedyrektor je opisywał.

        Nieprawidłowości dot. też sposobu prowadzenia rachunkowości przez gł. Księgowego, stwierdzono bowiem, że ewidencja syntetyczna w księdze głównej (dot. konta budżetowego, konta rachunku dochodów własnych) zawierała zapisy obrotów  dokonywane ołówkiem z wykazywanymi obrotami w skali m-ca, często z pominięciem obrotów w ujęciu narastającym. Po zakończeniu zapisów każdego m-ca pozostawione były ponadto nie wypełnione wiersze, dokonywano nieformalnych poprawek księgowań. Zestawienie obrotów i sald  do księgi głównej nie było prowadzone w trakcie roku 2005, a zostało sporządzone w lutym 2006 r. w formie wydruku komputerowego na podstawie dokumentów księgowych przy współudziale pracowników administracji. Niezgodne to było z przepisem art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów. Powyższe  niezgodne było ponadto z  przepisami art. 23 ust. 1 i 5 uor, wg których zapisy w księgach rachunkowych winny być dokonane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, a zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w  sposób zapewniający ich trwałość.

Nieprawidłowością dot. prowadzenia rachunkowości był również brak oznaczeń na dowodach księgowych dotyczących ich dekretacji, co było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

        Nieprawidłowości stwierdzono w obowiązującej w Zespole Szkół od dnia 1 stycznia 2002 r. dokumentacji przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości, która nie była dostosowana do przepisów uor. Nie określono w nich bowiem  roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, wykazu ksiąg rachunkowych, metod ustalania wyniku finansowego, co było sprzeczne z postanowieniami art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane.

        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że Dyrektor Zespołu Szkół nie wywiązała się z obowiązku aktualizacji planu kont, ponieważ nie ujęto w nim kont pozabilansowych: 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, na których prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz lat przyszłych, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 uor, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki. Obowiązek stosowania m. innymi ww. kont ponadto wynikał  z zapisów załącznika nr 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...(Dz. U.  Nr 153, poz. 1752 ze zm.).

        Główna księgowa spełniała wymogi określone w  art. 45 ust. 2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Kontrola wykazała, że przy zawieraniu umowy nr 3300/04 z dnia 19.03.2004 r., dotyczącej sprzedaży ciepła i świadczenia usług przesyłowych, nie przeprowadzone zostało postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, co było niezgodne
z przepisem art. 35 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem były usługi, dostawy lub roboty budowlane na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, oraz  przepisem  art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), wg którego zamówienia udzielone są wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie  z przepisami ustawy.

        Kontrola ustaliła, że z uwagi na nie przekazanie przez Zespół Szkół w 2005 r., do UM informacji dot. transakcji podejrzanych za I półrocze 2005 r. Dyrektor Zespołu Szkół nie wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dot. transakcji podejrzanych, w związku z poprzednio obowiązującym Zarządzeniem Nr 149/04 oraz obecnie obowiązującym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektor Zespołu Szkół:

    3.      Każdorazowo sprawdzać pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, zatwierdzać (przez uprawnione osoby) jak i dekretować dokumenty dot. wydatków Zespołu Szkół.