Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: P/3/05

Gospodarka finansowo-księgowa za 2004 r.

Straż Miejska ul. Felczaka 9 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, okresie od dnia 24.01.2005 r. do 25.02.2005 r., przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej (zw. dalej SM) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2004 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 10 marca 2005 r. przez SM.
Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 kwietnia 2004 r.
        Według rocznego sprawozdania z Rb-28S z wykonania wydatków za 2004 r. Straż Miejska w Szczecinie zrealizowała wydatki budżetowe w dziale 754 - Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdział 75416 - Straż Miejska w wysokości 3.507.070,52 zł, tj. 99,7% (3.519.000 zł) całości zaplanowanych wydatków.
        Podczas kontroli stwierdzono, że nie dokonano aktualizacji funkcjonującej od 28.04.1997 r. dokumentacji dotyczącej zasad prowadzonej rachunkowości oraz procedur kontroli finansowej, pomimo że art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. nakłada na kierownika jednostki taki obowiązek (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zmianami). Wyżej wymienione zasady prowadzenia rachunkowości były sporządzone na podstawie nieaktualnych na dzień prowadzenia kontroli podstaw prawnych, między innymi: ustawy z dnia 05.01.1991 r. - prawo budżetowe (Dz. U. z 1993 r., nr 72, poz. 344), Zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 01.08.1995 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. Min. Fin. z 1995 r., nr 14, poz. 60), pomimo, że od 01.01.1999 r. obowiązywała ustawa o finansach publicznych i od dnia 01.01.2001 r. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych (Dz. U. z 2000 r., nr 122, poz. 1333).
        Kontrola zakładowego planu kont SM wykazała ponadto, że nie było w nim niektórych kont np. 225 - rozrachunki z budżetami, 201- rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz kont pozabilansowych 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych w przyszłych latach, co naruszało przepisy z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r., nr 153 poz. 1752).
        W toku kontroli stwierdzono także, że nie przestrzegano ustalonej Zarządzeniem nr 7/97 z dnia 28.04.1997 r. przez komendanta SM w Szczecinie instrukcji “W sprawie ewidencji, wydawania i rozliczania mandatów karnych” przez osobę prowadzącą. Dotyczyło to: wydawania nowych bloczków mandatowych bez rozliczenia się z poprzednio pobranych, co było niezgodne z § 4 Instrukcji, według którego “strażnikowi wydaje się nowe bloczki mandatów po uprzednim rozliczeniu z poprzednio pobranych”. Odbiór nowych bloczków mandatowych w przypadkach objętych kontrolą nie został osobiście pokwitowany, mimo że w § 4 ww. instrukcji strażnik pobierający mandaty winien podpisywać ich odbiór. Stwierdzone przypadki dotyczyły strażników pracujących na Prawobrzeżu Szczecina, których odbioru bloczków mandatowych zamiast strażników dokonywali kierownicy sekcji. Bloczki mandatowe były rozliczane w terminie do tygodnia od dnia wystawienia mandatu, pomimo że wg § 15 ww. instrukcji powinny być rozliczne w ciągu dwóch dni po wystawieniu mandatu kredytowego. Nie realizowano również procedury kontroli wewnętrznej, wynikającej z § 15, ww. instrukcji wg którego “raz w miesiącu do 2. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni osoba prowadząca gospodarkę mandatową dokonuje kontroli wszystkich bloczków mandatowych będących w posiadaniu strażników bez względu na to, czy strażnik nałożył w tym okresie grzywnę, czy też nie”. Stwierdzono ponadto, że nie sporządzono wydruku niezapłaconych przez okres trzech miesięcy mandatów, mimo że w instrukcji w § 17 instrukcji postanowiono między innymi, że “do 5-go każdego miesiąca osoba rozliczająca mandaty sporządza wydruk nie zapłaconych przez okres trzech miesięcy mandatów, następnie wypisuje tytuły wykonawcze i po podpisaniu przez Naczelnika Wydziału Aktywności Gospodarczej UM kieruje do odpowiednich Urzędów Skarbowych celem ściągnięcia należności w drodze egzekucyjnej”. Tytuły wykonawcze były wystawiane w terminie od tygodnia do czterech tygodni po wymaganej dacie sporządzenia wydruku nie zapłaconych mandatów, co spowodowało wydłużenie terminu ściągalności należności z tytułu mandatów. Wskazane byłoby określenie w instrukcji terminu wystawiania tytułów wykonawczych celem ściągnięcia należności.
        Kontrola wykazała ponadto, że wynagrodzenia pracowników SM naliczane i wypłacane były na podstawie przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.02.2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z 2003 r., nr 33, poz. 264 ze zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 02.03.2004 r. zmieniające ww. rozporządzenie (Dz. U. z 2004 r., nr 47, poz. 448) pomimo, że według § 1 ust. 2 wyżej cytowanego Rozporządzenia z dnia 11.02.2003 r. przepisów tych nie stosuje się do pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego. Zasady wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego reguluje natomiast Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2000 r., nr 61, poz. 708 ze zm.). Nie sporządzono ponadto w oparciu o ww. Rozporządzenie regulaminu wynagradzania, pomimo że obowiązek taki wynikał z art. 772 Kodeksu Pracy.
        Kontrola wydatków SM, dotyczących zakupów wyposażenia oraz usług o wartościach od 3.000 zł do 6.000 euro wykazała, że nie przestrzegano § 9, ust. 4, pkt. Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego według, którego każdorazowo należało sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany został fakt “rozeznania rynku”. Dotyczyło to skontrolowanych przypadków zakupów, np. 80 sztuk latarek za kwotę 9.088 zł (faktura VAT nr 04483/04- A4 z dnia 10.12.2004 r.), 5 sztuk radiotelefonów za kwotę 7.069,90 zł (faktura VAT nr 70/04/12/0256 z 23.12.2004 r.), 7 sztuk monitorów za kwotę 8.871,24 zł (faktura VAT nr VAT 280/2004 z 17.12.2004 r.), usług medycznych za kwotę 6.844 zł. (faktura VAT 1288/2004 z 30.11.2004 r.), usług z zakresu szkolenia za kwotę 12.000 zł (faktura VAT nr 21/12/04 z 23.12.2004 r.).
        W wyniku kontroli dokumentów eksploatacyjnych dotyczących pracy pojazdów służbowych, tj. kart pracy, stwierdzono szereg nieprawidłowości w stosunku do przyjętych zasad określonych w załączniku do Regulaminu Organizacyjnego SM z dnia 03.12.1997 r., w tym: nie ewidencjonowano pracy i przebiegu kilometrów w poszczególnych dniach miesiąca, nie udokumentowano 170 km przebiegu ( karta pracy pojazdu nr 112/IX/2004 i nr 125/X/2004), zamazywano i poprawiano stan licznika (karta pracy nr 105/IX/2004), brak było czytelnych podpisów kierowców (karta pracy nr 122/X2004) oraz wpisów z dwóch miesięcy (karta pracy nr 122/2004/X i 125/2004/X). W przypadku karty pojazdu samochodu osobowego POLONEZ nr rejestracyjny SMB 6167 za miesiąc wrzesień nr 107/204/IX i październik 120/2004/X nie było zapisów dotyczących wykonywanych jazd w poszczególnych dniach miesiąca, znajdowała się jedynie krótka informacja “pojazd w dyspozycji komendanta – patrolowanie miasta”. Prowadzeniem dokumentacji z zakresu eksploatacji pojazdów samochodowych zajmował się inspektor do spraw transportu.
        Kontrolujący mieli zastrzeżenia, co do zasadności zawartej przez Pana Komendanta umowy na czas nieokreślony z p.o. główną księgową o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Z zakresu obowiązków głównej księgowej nie wynikały okoliczności wyjazdów prywatnym samochodem w celach służbowych, w przypadku zachodzącej potrzeby można było skorzystać z pojazdu służbowego będącego w dyspozycji Komendanta. Wydatki z tego tytułu wyniosły w 2004r. ogółem brutto 1.863,71 zł.
 
W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Komendantowi Straży Miejskiej:
  1. Uaktualnić dokumentację dotyczącą zasad prowadzenia rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem zakładowego planu kont.
  2. Szczegółowo uregulować i przestrzegać procedur postępowania w sprawie ewidencji, wydawania i rozliczania mandatów karnych, dostosowując je do istniejącej struktury organizacyjnej Straży Miejskiej.
  3. Opracować regulamin wynagradzania pracowników Straży Miejskiej na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach budżetowych z uwzględnieniem tabeli stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników oraz tabeli punktowych rozpiętości dla poszczególnych kategorii zaszeregowania wraz z miesięcznymi stawkami wynagrodzenia.
  4. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych i Zarządzenia Miasta Szczecina z 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.
  5. Bezwzględnie przestrzegać ustalonych zasad prowadzonej dokumentacji dotyczącej eksploatacji pojazdów, wprowadzając jednocześnie w kartach pracy pojazdu element kontroli wykonanych kilometrów przez strażników w danym dniu.
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2005/09/26, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2005/09/26 11:06:06
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2005/09/26 11:06:06 nowa pozycja