Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, okresie od dnia 24.01.2005 r. do 25.02.2005 r., przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej (zw. dalej SM) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2004 r. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 10 marca 2005 r. przez SM.

Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 kwietnia 2004 r.

        Według rocznego sprawozdania z Rb-28S z wykonania wydatków za 2004 r. Straż Miejska w Szczecinie zrealizowała wydatki budżetowe w dziale 754 - Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdział 75416 - Straż Miejska w wysokości 3.507.070,52 zł, tj. 99,7% (3.519.000 zł) całości zaplanowanych wydatków.

        Podczas kontroli stwierdzono, że nie dokonano aktualizacji funkcjonującej od 28.04.1997 r. dokumentacji dotyczącej zasad prowadzonej rachunkowości oraz procedur kontroli finansowej, pomimo że art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. nakłada na kierownika jednostki taki obowiązek (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zmianami). Wyżej wymienione zasady prowadzenia rachunkowości były sporządzone na podstawie nieaktualnych na dzień prowadzenia kontroli podstaw prawnych, między innymi: ustawy z dnia 05.01.1991 r. - prawo budżetowe (Dz. U. z 1993 r., nr 72, poz. 344), Zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 01.08.1995 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. Min. Fin. z 1995 r., nr 14, poz. 60), pomimo, że od 01.01.1999 r. obowiązywała ustawa o finansach publicznych i od dnia 01.01.2001 r. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych (Dz. U. z 2000 r., nr 122, poz. 1333).

        Kontrola zakładowego planu kont SM wykazała ponadto, że nie było w nim niektórych kont np. 225 - rozrachunki z budżetami, 201- rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz kont pozabilansowych 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych w przyszłych latach, co naruszało przepisy z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r., nr 153 poz. 1752).

        W toku kontroli stwierdzono także, że nie przestrzegano ustalonej Zarządzeniem nr 7/97 z dnia 28.04.1997 r. przez komendanta SM w Szczecinie instrukcji “W sprawie ewidencji, wydawania i rozliczania mandatów karnych” przez osobę prowadzącą. Dotyczyło to: wydawania nowych bloczków mandatowych bez rozliczenia się z poprzednio pobranych, co było niezgodne z § 4 Instrukcji, według którego “strażnikowi wydaje się nowe bloczki mandatów po uprzednim rozliczeniu z poprzednio pobranych”. Odbiór nowych bloczków mandatowych w przypadkach objętych kontrolą nie został osobiście pokwitowany, mimo że w § 4 ww. instrukcji strażnik pobierający mandaty winien podpisywać ich odbiór. Stwierdzone przypadki dotyczyły strażników pracujących na Prawobrzeżu Szczecina, których odbioru bloczków mandatowych zamiast strażników dokonywali kierownicy sekcji. Bloczki mandatowe były rozliczane w terminie do tygodnia od dnia wystawienia mandatu, pomimo że wg § 15 ww. instrukcji powinny być rozliczne w ciągu dwóch dni po wystawieniu mandatu kredytowego. Nie realizowano również procedury kontroli wewnętrznej, wynikającej z § 15, ww. instrukcji wg którego “raz w miesiącu do 2. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni osoba prowadząca gospodarkę mandatową dokonuje kontroli wszystkich bloczków mandatowych będących w posiadaniu strażników bez względu na to, czy strażnik nałożył w tym okresie grzywnę, czy też nie”. Stwierdzono ponadto, że nie sporządzono wydruku niezapłaconych przez okres trzech miesięcy mandatów, mimo że w instrukcji w § 17 instrukcji postanowiono między innymi, że “do 5-go każdego miesiąca osoba rozliczająca mandaty sporządza wydruk nie zapłaconych przez okres trzech miesięcy mandatów, następnie wypisuje tytuły wykonawcze i po podpisaniu przez Naczelnika Wydziału Aktywności Gospodarczej UM kieruje do odpowiednich Urzędów Skarbowych celem ściągnięcia należności w drodze egzekucyjnej”. Tytuły wykonawcze były wystawiane w terminie od tygodnia do czterech tygodni po wymaganej dacie sporządzenia wydruku nie zapłaconych mandatów, co spowodowało wydłużenie terminu ściągalności należności z tytułu mandatów. Wskazane byłoby określenie w instrukcji terminu wystawiania tytułów wykonawczych celem ściągnięcia należności.

        Kontrola wykazała ponadto, że wynagrodzenia pracowników SM naliczane i wypłacane były na podstawie przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.02.2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z 2003 r., nr 33, poz. 264 ze zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 02.03.2004 r. zmieniające ww. rozporządzenie (Dz. U. z 2004 r., nr 47, poz. 448) pomimo, że według § 1 ust. 2 wyżej cytowanego Rozporządzenia z dnia 11.02.2003 r. przepisów tych nie stosuje się do pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego. Zasady wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego reguluje natomiast Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2000 r., nr 61, poz. 708 ze zm.). Nie sporządzono ponadto w oparciu o ww. Rozporządzenie regulaminu wynagradzania, pomimo że obowiązek taki wynikał z art. 77² Kodeksu Pracy.

        Kontrola wydatków SM, dotyczących zakupów wyposażenia oraz usług o wartościach od 3.000 zł do 6.000 euro wykazała, że nie przestrzegano § 9, ust. 4, pkt. Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego według, którego każdorazowo należało sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany został fakt “rozeznania rynku”. Dotyczyło to skontrolowanych przypadków zakupów, np. 80 sztuk latarek za kwotę 9.088 zł (faktura VAT nr 04483/04- A4 z dnia 10.12.2004 r.), 5 sztuk radiotelefonów za kwotę 7.069,90 zł (faktura VAT nr 70/04/12/0256 z 23.12.2004 r.), 7 sztuk monitorów za kwotę 8.871,24 zł (faktura VAT nr VAT 280/2004 z 17.12.2004 r.), usług medycznych za kwotę 6.844 zł. (faktura VAT 1288/2004 z 30.11.2004 r.), usług z zakresu szkolenia za kwotę 12.000 zł (faktura VAT nr 21/12/04 z 23.12.2004 r.).

        W wyniku kontroli dokumentów eksploatacyjnych dotyczących pracy pojazdów służbowych, tj. kart pracy, stwierdzono szereg nieprawidłowości w stosunku do przyjętych zasad określonych w załączniku do Regulaminu Organizacyjnego SM z dnia 03.12.1997 r., w tym: nie ewidencjonowano pracy i przebiegu kilometrów w poszczególnych dniach miesiąca, nie udokumentowano 170 km przebiegu ( karta pracy pojazdu nr 112/IX/2004 i nr 125/X/2004), zamazywano i poprawiano stan licznika (karta pracy nr 105/IX/2004), brak było czytelnych podpisów kierowców (karta pracy nr 122/X2004) oraz wpisów z dwóch miesięcy (karta pracy nr 122/2004/X i 125/2004/X). W przypadku karty pojazdu samochodu osobowego POLONEZ nr rejestracyjny SMB 6167 za miesiąc wrzesień nr 107/204/IX i październik 120/2004/X nie było zapisów dotyczących wykonywanych jazd w poszczególnych dniach miesiąca, znajdowała się jedynie krótka informacja “pojazd w dyspozycji komendanta – patrolowanie miasta”. Prowadzeniem dokumentacji z zakresu eksploatacji pojazdów samochodowych zajmował się inspektor do spraw transportu.

        Kontrolujący mieli zastrzeżenia, co do zasadności zawartej przez Pana Komendanta umowy na czas nieokreślony z p.o. główną księgową o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Z zakresu obowiązków głównej księgowej nie wynikały okoliczności wyjazdów prywatnym samochodem w celach służbowych, w przypadku zachodzącej potrzeby można było skorzystać z pojazdu służbowego będącego w dyspozycji Komendanta. Wydatki z tego tytułu wyniosły w 2004r. ogółem brutto 1.863,71 zł.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Komendantowi Straży Miejskiej: