Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 5 do 9 września 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 2 w Szczecinie przy ul. Portowej 21 (zw. dalej Zespołem Szkół), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 września 2005 r. przez Zastępcę Dyrektora i Główną Księgową Zespołu Szkół.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 września 2005 r. skierowanym do Dyrektora Zespołu Szkół.

        Ustalenia kontroli odnoszące się do funkcjonujących w Zespole Szkół procedur finansowo – księgowych wskazują, że procedury te nie były w pełni dostosowane do obowiązujących przepisów prawa ani standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Wprowadzona przez Dyrektora Zespołu Szkół z dniem 10 października 2003 r. instrukcja kontroli wewnętrznej oraz schemat obiegu dokumentów nie uwzględniał bowiem procedur dotyczących badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy.

        Brak przyjęcia procedur udzielania zamówień publicznych był przyczyną  nie stosowania niektórych uregulowań ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. Nr 19, poz.177 ze zm.), zw. dalej pzp, dotyczących m.in. prowadzenia postępowania, sporządzania protokółu postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informację o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty.

        Nieprawidłowości stwierdzono także we wprowadzonej przez Dyrektora Zespołu Szkół Zarządzeniem nr 1/2003 i obowiązującej w Zespole Szkół od dnia 2 stycznia 2003 r. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, które nie uwzględniały obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w nich bowiem systemu przetwarzania danych, nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów, co naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane.

        W toku kontroli ustalono, że główna księgowa nie archiwizowała danych ewidencji księgowej, nie drukowała i nie przenosiła na inny komputerowy nośnik ksiąg rachunkowych,  co było niezgodne z  art. 13 ust.6 uor , wg którego księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji.

        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że ujęto w nim konto pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” a nie ujęto konta pozabilansowego 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, na którym prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych jednostki lat przyszłych, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 uor, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki. Stwierdzono również, że w ewidencji księgowej główna księgowa nie prowadziła kont pozabilansowych 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153 poz. 1752), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Kontrola wydatków Zespołu Szkół za 2004 r. w §§  4210, 4240, 4260, 6050 w wys. 377.800,00 zł (10,36 % ogółu wydatków budżetowych w wys. 3. 645.601,00 zł) wykazała, że przy zawieraniu umowy sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych z Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin, sprzedaży gazu ziemnego z Wielkopolską Spółką Gazownictwa w Poznaniu - Zakład Gazowniczy Szczecin nie przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia co było niezgodne z art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

        W toku kontroli ustalono również, że kierownik gospodarczy nie przestrzegał niektórych zasad wprowadzonych Zarządzeniem Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, zw. dalej upzp. Stwierdzono, że notatki urzędowe z udzielonego zamówienia do kwoty 6.000 euro nie zawierały informacji dotyczącej szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt 2 Załącznika nr 1 do upzp, wg którego notatka służbowa powinna również zawierać informację dotyczącą szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        W toku kontroli ustalono, że obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Zespołu Szkół powierzono głównej księgowej, pomimo że – wg stanu na dzień zakończenia kontroli – nie posiadała ona kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 4 uofp. Zaznaczyć należy jednak, że główna księgowa podjęła naukę w Policealnym Studium Zawodowym „Legitime” o kierunku rachunkowość i finanse, w związku z czym wymagane wykształcenie nabędzie w czerwcu 2006 r.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Zespołu Szkół wywiązała się  z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina
w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  Zespole Szkół nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół, aby:

1.      Uzupełniła dokumentację dotyczącą procedur kontroli finansowej i zasad prowadzonej rachunkowości o obowiązujące przepisy prawa i standardy kontroli finansowej MF (pomocne mogą być wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jsfp ze strony www.mf.gov.pl/ koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego/inne dokumenty)

2.      Nałożyła na główną księgową (np. poprzez umieszczenie takiego zapisu w zakresie czynności) obowiązek analizy przepisów dotyczących rachunkowości jednostki budżetowej oraz inicjowanie zmian w dokumentacji dotyczącej procedur kontroli i systemu rachunkowości Zespołu Szkół,

3.      Wyegzekwowała od głównej księgowej usunięcie uchybień wskazanych w wystąpieniu oraz uporządkowanie ksiąg, ewidencji i dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4.    Bezwzględnie przestrzegać przy przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówień przepisów wynikających z ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.