Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: P/28/05

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Zespół Szkół Nr 2 w Szczecinie, ul. Portowa 21

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        W dniach od 5 do 9 września 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 2 w Szczecinie przy ul. Portowej 21 (zw. dalej Zespołem Szkół), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 16 września 2005 r. przez Zastępcę Dyrektora i Główną Księgową Zespołu Szkół.
        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 września 2005 r. skierowanym do Dyrektora Zespołu Szkół.
        Ustalenia kontroli odnoszące się do funkcjonujących w Zespole Szkół procedur finansowo – księgowych wskazują, że procedury te nie były w pełni dostosowane do obowiązujących przepisów prawa ani standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Wprowadzona przez Dyrektora Zespołu Szkół z dniem 10 października 2003 r. instrukcja kontroli wewnętrznej oraz schemat obiegu dokumentów nie uwzględniał bowiem procedur dotyczących badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy.
        Brak przyjęcia procedur udzielania zamówień publicznych był przyczyną  nie stosowania niektórych uregulowań ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. Nr 19, poz.177 ze zm.), zw. dalej pzp, dotyczących m.in. prowadzenia postępowania, sporządzania protokółu postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informację o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty.
        Nieprawidłowości stwierdzono także we wprowadzonej przez Dyrektora Zespołu Szkół Zarządzeniem nr 1/2003 i obowiązującej w Zespole Szkół od dnia 2 stycznia 2003 r. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, które nie uwzględniały obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w nich bowiem systemu przetwarzania danych, nie określono wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów, co naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane.
        W toku kontroli ustalono, że główna księgowa nie archiwizowała danych ewidencji księgowej, nie drukowała i nie przenosiła na inny komputerowy nośnik ksiąg rachunkowych,  co było niezgodne z  art. 13 ust.6 uor , wg którego księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji.
        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że ujęto w nim konto pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” a nie ujęto konta pozabilansowego 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, na którym prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych jednostki lat przyszłych, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 uor, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki. Stwierdzono również, że w ewidencji księgowej główna księgowa nie prowadziła kont pozabilansowych 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153 poz. 1752), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
Kontrola wydatków Zespołu Szkół za 2004 r. w §§  4210, 4240, 4260, 6050 w wys. 377.800,00 zł (10,36 % ogółu wydatków budżetowych w wys. 3. 645.601,00 zł) wykazała, że przy zawieraniu umowy sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych z Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin, sprzedaży gazu ziemnego z Wielkopolską Spółką Gazownictwa w Poznaniu - Zakład Gazowniczy Szczecin nie przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia co było niezgodne z art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.
        W toku kontroli ustalono również, że kierownik gospodarczy nie przestrzegał niektórych zasad wprowadzonych Zarządzeniem Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, zw. dalej upzp. Stwierdzono, że notatki urzędowe z udzielonego zamówienia do kwoty 6.000 euro nie zawierały informacji dotyczącej szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt 2 Załącznika nr 1 do upzp, wg którego notatka służbowa powinna również zawierać informację dotyczącą szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
        W toku kontroli ustalono, że obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Zespołu Szkół powierzono głównej księgowej, pomimo że – wg stanu na dzień zakończenia kontroli – nie posiadała ona kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 4 uofp. Zaznaczyć należy jednak, że główna księgowa podjęła naukę w Policealnym Studium Zawodowym „Legitime” o kierunku rachunkowość i finanse, w związku z czym wymagane wykształcenie nabędzie w czerwcu 2006 r.
        Kontrola wykazała, że Dyrektor Zespołu Szkół wywiązała się  z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina
w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  Zespole Szkół nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół, aby:
1.      Uzupełniła dokumentację dotyczącą procedur kontroli finansowej i zasad prowadzonej rachunkowości o obowiązujące przepisy prawa i standardy kontroli finansowej MF (pomocne mogą być wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jsfp ze strony www.mf.gov.pl/ koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego/inne dokumenty)
2.      Nałożyła na główną księgową (np. poprzez umieszczenie takiego zapisu w zakresie czynności) obowiązek analizy przepisów dotyczących rachunkowości jednostki budżetowej oraz inicjowanie zmian w dokumentacji dotyczącej procedur kontroli i systemu rachunkowości Zespołu Szkół,
3.      Wyegzekwowała od głównej księgowej usunięcie uchybień wskazanych w wystąpieniu oraz uporządkowanie ksiąg, ewidencji i dokumentacji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4.    Bezwzględnie przestrzegać przy przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówień przepisów wynikających z ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.
 
 

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2005/12/30, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2005/12/30 10:18:03
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2005/12/30 10:18:03 nowa pozycja