Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 14 do 27 września 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym dla Dzieci Niesłyszących w Szczecinie przy ul. Szpitalnej 15 (zw. dalej Ośrodkiem), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 października 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową Ośrodka.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 listopada 2005 r. skierowanym do Dyrektora Ośrodka.

        W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nienależytym opracowaniem w Ośrodku zasad rachunkowości i procedur kontroli finansowej.

        Kontrola wykazała, że zasady rachunkowości nie były w pełni dostosowane do obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w nich bowiem metod ustalania wyniku finansowego, zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. W odniesieniu natomiast do procedur kontroli finansowej stwierdzono, że nie uwzględniały one zagadnień w zakresie pobierania i gromadzenia środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy.

        Za nieprawidłowe należy również uznać wprowadzone przez byłą Dyrektor Ośrodka  procedury kontroli finansowej stanowiące Załącznik Nr 1 do Zarządzenia z dnia 26 listopada 2003 r. odnoszące się do zaciągania zobowiązań w drodze umów poprzedzonych procedurą zamówienia publicznego oraz instrukcję udzielania zamówień publicznych z dnia 31 czerwca 2004 r. bowiem opracowana była na podstawie ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz.U. z 2002 r., Nr 72, poz. 664 ze zm.)zw. dalej uozp, podczas gdy od dnia 2 marca 2004 r. obowiązuje ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz.177 ze zm.) zw. dalej uzp.

        Uwagi kontroli dotyczyły także sposobu prowadzenia ewidencji księgowej i ksiąg rachunkowych. Stwierdzono bowiem, że w ewidencji księgowej główna księgowa nie prowadziła kont pozabilansowych 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, co było niezgodne z przepisem § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Wbrew przepisowi art. 18 ust. 1 uor, główna księgowa nie sporządzała także zestawień obrotów i sald na koniec okresów sprawozdawczych a księga główna nie była oznaczona nazwą jednostki, rokiem obrotowym, okresem sprawozdawczym ani datą sporządzenia, co naruszyło przepis art. 13 ust. 4 uor, wg którego księga główna powinna zawierać te oznaczenia.

        Kontrola wydatków Ośrodka za 2004 r. w §§ 4220, 4260 w wys. 384.600 zł (13,33 % ogółu wydatków budżetowych w wys. 2.885.855 zł ) wykazała, że przy zawieraniu umowy sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych ze Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin, sprzedaży ciepła i świadczenia usług przesyłowych ze Szczecińską Energetyką Cieplną Sp. z o.o., dostarczenia wody i odprowadzania ścieków z Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Spółka z.o.o. Szczecin oraz zakupie żywności nie przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co było niezgodne z art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

        Stwierdzono ponadto, że obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Ośrodka powierzone zostały głównej księgowej, pomimo że – wg stanu na dzień zakończenia kontroli – nie posiadała ona kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku zgodnie art. 35 ust. 2 pkt 4 uofp. Zaznaczyć należy jednak, że główna księgowa podjęła naukę w Ośrodku Kształcenia Ustawicznego „Prymus” o kierunku rachunkowość, w związku z czym wymagane wykształcenie nabędzie w styczniu 2006 r.

        Jednostka wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji do Wydziału Oświaty i Kultury Fizycznej dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w Ośrodku nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Ośrodka, aby: