Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W listopadzie 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szczecińskim Parku Naukowo – Technologicznym Sp. z o.o. (zw. dalej „SPNT’ lub „spółką”) w zakresie wybranych aspektów funkcjonowania spółki. W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

 

            W zakresie objętym kontrolą stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na ponoszeniu strat od początku działalności Spółki, naruszeniu  prowadzonej działalności nielegalnego oprogramowania komputerowego oraz niedociągnięcia dotyczące głównie polityki rachunkowo – księgowej SPNT.

            Kontrola wykazała, że w SPNT nie przeprowadzono prawidłowo żadnego spośród trzech objętych badaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, tj. na „Budowę innowacyjnej struktury edukacyjnej do prowadzenia szkoleń i kursów dla bezrobotnych oraz pracowników małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP)”, na „Dostawę infrastruktury informatycznej do prowadzenia rozproszonej działalności gospodarczej w dziedzinie informatyki w Euroregionie Pomerania” oraz na „Studium wykonalności dla projektu inwestycyjnego infrastruktury Szczecińskiego Parku Naukowo-Technologicznego”.

W postępowaniu przetargowym na „Budowę innowacyjnej struktury edukacyjnej do prowadzenia szkoleń i kursów dla bezrobotnych oraz pracowników małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP)” na kwotę 93 tys. EURO (bez VAT), SPNT rozpatrzył i nie odrzucił protestu na zapisy SIWZ pomimo, że protest wpłynął po terminie określonym w art. 180 ust. 2 ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm) zw. dalej PZP, tj. po upływie 7 – dniowego terminu zawitego od otrzymania przez wykonawcę SIWZ.  Ww. protest wniesiono ponadto jedynie faxem, co było niezgodne z art. 180 ust. 1 ustawy PZP, wg którego powinien być wniesiony pisemnie (do formy wniesienia protestu nie mają zastosowania przepisy art. 27 i 28 PZP). Nieodrzucenie protestu złożonego zarówno po terminie jak i w niewłaściwej formie, stanowiło naruszenie  przepisu art. 180 ust. 5 PZP. W ogłoszeniu o zamówieniu nie zawarto natomiast opisu warunków udziału w postępowaniu ani opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, co naruszyło przepis art. 41 pkt 7 PZP, wg którego ogłoszenie powinno zawierać ww. dane.

        W prowadzonym przetargu na dostawę „Infrastruktury informatycznej do prowadzenia rozproszonej działalności gospodarczej w dziedzinie informatyki w Euroregionie Pomerania” na kwotę 150.352,70 EURO, rozstrzygnięto z kolei postępowanie i nie wezwano wykonawców, którzy złożyli oferty o uzupełnienie ich o aktualną informację z KRK w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 PZP, przez co naruszono przepis art. 26 ust. 3 PZP wg którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, do uzupełnienia tych dokumentów w określonym terminie, jeżeli ich nieuzupełnienie skutkowałoby unieważnieniem postępowania. Nie odrzucono również oferty jednego z oferentów pomimo, że jego oferta nie zawierała kwoty należnej z tytułu stosowanych podatków, opłat celnych i importowych według stanu na 30 dzień przed terminem składania ofert, a taki wymóg wynikał z pkt 3.4 SIWZ. Było to niezgodne z  art. 89 ust. 1 pkt 2 PZP wg którego zamawiający odrzuca ofertę jeśli jej treść nie odpowiada treści SIWZ.

        Nieprawidłowości dotyczyły też postępowania na „Studium wykonalności dla projektu inwestycyjnego infrastruktury Szczecińskiego Parku Naukowo-Technologicznego”, w wyniku którego zawarto umowę na kwotę 39.650 zł. Przy prowadzeniu procedury przetargu nieograniczonego nie wykluczono bowiem, a następnie nie odrzucono ofert dwóch wykonawców pomimo, że przedstawione przez oferentów zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wystawione były wcześniej niż 6 tygodni przed terminem składania ofert. Wymóg przedłożenia ww. zaświadczeń z datą wystawienia do 6 tygodni przed terminem składania ofert określony był w pkt 9.4 i 9.5 SIWZ. Powyższe postępowanie Spółki stanowiło naruszenie art. 24 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 2 i 5 PZP, wg których zamawiający wyklucza z postępowania wykonawcę który nie przedłożył dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i odrzuca ofertę której treść nie odpowiada SIWZ oraz została złożona przez oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

        Za nieprawidłowe należy również uznać przeprowadzenie przez SPNT, po unieważnieniu ww. przetargu nieograniczonego, postępowania z zastosowaniem trybu negocjacji bez ogłoszenia, pomimo braku przesłanek do zastosowania tego trybu określonych w art. 62 ust. 1 PZP. W prowadzonym bowiem uprzednio przetargu nieograniczonym złożone zostały 4 oferty i żadnej nie odrzucono (art. 61 ust. 1 pkt 1), przedmiotem zamówienia była usługa (a nie rzecz) polegająca na opracowaniu studium wykonalności (art. 62 ust. 1 pkt 3) a zamawiający mógł dochować terminów udzielenia zamówienia w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem (art. 62 ust. 1 pkt 4).

W trakcie prowadzonego postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia naruszono również zasadę równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1 PZP), poprzez zróżnicowanie wymagań stawianych wykonawcom uczestniczącym w unieważnionym przetargu nieograniczonym a wykonawcom zaproszonym do negocjacji, w przedmiocie żądania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu (w tym m.in. zaświadczeń z Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Krajowego Rejestru Karnego). Nie odrzucono również oferty złożonej przez jednego z oferentów pomimo, że formularz cenowy i oświadczenie z dnia 17.03.2005 r. (dot. potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu) nie były podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu oferenta, co naruszyło przepis art. 89 ust. 1 pkt 2 PZP w zw. z pkt. 8 tiret trzecie SIWZ.

        W toku kontroli stwierdzono ponadto, że SPNT nie przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych za rok 2004, do czego był zobowiązany przepisem art. 98 PZP, wg którego zamawiający sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu w terminie do dnia 1 marca każdego roku sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.

Kontrola wykazała, że SPNT wykorzystywał do prowadzonej działalności nielegalne (brak licencji) oprogramowanie komputerowe o łącznej wartości na dzień zakończenia kontroli - 46.535,00 zł, co stanowiło naruszenie autorskich praw majątkowych twórcy oprogramowania w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz. U. z 2000 r., Nr 80, poz. 904 ze zm.). Stwierdzono ponadto, że w trakcie trwania kontroli, z dwóch komputerów (jeszcze nie sprawdzonych) usunięto dotychczas wykorzystywane oprogramowanie, tj. Microsoft Office Professional Edition 2003.  na które również nie przedstawiono licencji na używanie. Podkreślenia wymaga fakt, że używanie nielicencjonowanego oprogramowania naraża Spółkę na odpowiedzialność cywilną w postaci żądania przez twórcę oprogramowania lub właściwą organizację zbiorowego zarządzania prawami autorskimi - potrójnej wysokości stosownego wynagrodzenia (art. 79 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

        Uwagi kontroli dotyczyły też do sposobu ewidencji sprzętu komputerowego znajdującego się na stanie Spółki. Ustalono bowiem, że na podstawie ewidencji środków trwałych, specyfikacji przyjętego towaru oraz dokumentów OT można zweryfikować pod względem ilościowym i jakościowym jedynie sprzęt zakupiony w ramach  Phare CBC 2004, tj. 20 komputerów NTT, 20 monitorów LCD Samsung, 10 skanerów HP SJ2400 oraz 10 drukarek HP LJ1010. Powyższy sprzęt - pod względem ilościowym i jakościowym - był zgodny z przedstawionymi dokumentami. Stwierdzono jednak, że ww.  dokumenty te były wewnętrznie sprzeczne pod względem pogrupowania sprzętu w zestawy komputerowe. Nie można było na ich podstawie jednoznacznie określić elementów składowych zestawu na danym stanowisku komputerowym, a w następstwie tego także jego wartości księgowej. Wartość księgową sprzętu przyjęto ponadto – niezgodnie ze stanem faktycznym - jednakowo dla wszystkich zestawów, podczas gdy poszczególne zestawy różniły się między sobą (np. niektóre zestawy zawierały  drukarkę laserową a inne nie). 
        Z dokumentów przedstawionych przez Spółkę nie wynikało też, czy posiada ona na stanie - i jeśli tak - to w jakiej konfiguracji 10 komputerów, 11 monitorów (w tym 1 wymieniony w OT jako składnik stanowiska do testowania oprogramowania), 5 drukarek, oraz sprzęt peryferyjny taki jak: słuchawki z mikrofonem, kamery internetowe ujawnione w trakcie kontroli.

Ustalono, że od początku swojej działalności Spółka ponosiła straty. Na koniec 2004 r. wyniosły one ogółem 1.570,80 tys. zł. Ujemny wynik spowodowany był m.in. brakiem rozwiniętej działalności podstawowej. Największa wartość sprzedaży w 2004 r. Spółki pochodziła z  przychodów z najmu pomieszczeń w inkubatorze przedsiębiorczości w łącznej kwocie 145,5 tys. zł (tj. 69 % ogółu przychodów). Pozostałe usługi statutowe charakteryzowały się natomiast niewielką (31 %) sprzedażą (w tym 11% - za usługi informatyczne). Warunkiem funkcjonowania SPNT były w zasadzie dofinansowania Spółki przez Miasto Szczecin, w formie podnoszenia kapitału zakładowego w wys. 300 tys. zł (2003 r.), 690 tys. zł (2004 r.) oraz 900 tys. zł (2005 r.).

Pomimo tego, stwierdzono w Spółce przypadki nierzetelnego rozliczania umów. Kontrola wykazała bowiem, że SPNT wypłacił wykonawcy zewnętrznemu - na podstawie umów DZ/2005/01/0001 oraz DZ/2005/01/0002 z dnia 01.01.2005 r. – wynagrodzenie umowne w kwocie 15 tys. zł, mimo że wartość tego wynagrodzenia w rażącym stopniu odbiegała od wartości finalnego produktu otrzymanego w wyniku realizacji umowy. Wykonawca stworzył bowiem jedynie 9 podstron html. do portalu www.spnt.pl poświęconych zagadnieniom testowania funkcjonalnego, testowania niefunkcjonalnego i testowania aplikacji rozproszonych oraz 3 prezentacje dot. zagadnień testowania aplikacji, podczas gdy ww. umowy obejmowały opracowanie portalu internetowego „Centrum Testowania Oprogramowania”. Ustalono ponadto, że stworzenie stron www. opisujących możliwości testowania przez SPNT oprogramowania, było przedmiotem umowy o dzieło nr DZ/2004/01/0001 z dnia 02.01.2004 r., co wskazuje na nieuzasadnione dwukrotne wydatkowanie kwot pieniężnych na tożsamy w rezultacie produkt.

        Nie dochowano też należytej staranności przy rozliczaniu czynszu od podmiotów wynajmujących od SPNT pomieszczeń i garaży. Ustalono bowiem, że 9 spośród 15. objętych kontrolą podmiotów wynajmujących pomieszczenia biurowe i magazynowe w nieruchomości położonej przy ul. Mickiewicza 32, oraz każdy z 6. objętych kontrolą podmiotów wynajmujących garaże, płaciło stawki czynszu niższe od minimalnych, ustalonych decyzją nr 13/2002 Prezesa Zarządu Spółki z dnia 5 sierpnia 2002 r. Powyższe spowodowało zaniżenie wpływów Spółki z tytułu najmu - w okresie od sierpnia 2002 r. do października 2005 r. -  łącznie o kwotę 17.583,02 zł.

        Stwierdzono ponadto niedociągnięcia przy rozliczaniu kosztów używania przez pracowników do celów służbowych samochodów osobowych. Polegały one na pojedynczych przypadkach (siedem w okresie od czerwca 2003 r. do października 2005 r.)  wpisywania przez pracowników na oświadczeniach o „Używaniu pojazdów do celów służbowych” większej ilości dni obecności w pracy, niż wynikało to ze stanu rzeczywistego.

        Do czasu zakończenia kontroli nie opracowano też w SPNT zasad rachunkowości, co naruszyło przepis art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), wg którego jednostka powinna posiadać taką dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Z katalogu zasad ujętych w art. 10 ust. 1, Spółka posiadała jedynie zakładowy plan kont, wprowadzony do stosowania od dnia 29.12.2000 r. przez ówczesnego Prezesa Zarządu Spółki. Ww. plan kont nie został jednak przez Prezesa Spółki - do czasu zakończenia kontroli - uaktualniony i dostosowany, do zmienionych przepisów ustawy o rachunkowości, pomimo że przepis  art. 10 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości obliguje kierownika jednostki do ustalania i aktualizowania ww. dokumentacji.

         W toku kontroli ustalono, że Spółka nie posiadała Biuletynu informacji Publicznej, co było niezgodne z art. 4 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.), wg którego osoby prawne, w których jednostki samorządu terytorialnego mają pozycję dominującą są obowiązane do udostępniania informacji publicznej.  Według art. 8 ust. 2 ustawy, informacje publiczne są udostępniane przez ww. podmioty w Biuletynie Informacji Publicznej.

       Stwierdzono też jeden przypadek, spośród 11 objętych kontrolą umów o pracę, w którym w umowie nie określono rodzaju wykonywanej pracy, co naruszyło postanowienia art. 29 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.).

 

        W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Prezesowi Zarządu SPNT, aby:

1.      Opracował i wdrożył do stosowania politykę rachunkowości Spółki;

2.      Podjął negocjacje z najemcami w celu zmiany stawek czynszu najmowanych pomieszczeń do minimalnego poziomu ustalonego w decyzji Prezesa Zarządu Spółki; przy zawieraniu nowych umów najmu przestrzegać stawek wynikających z ww. decyzji;

3.      Przestrzegał przepisów PZP w zakresie uchybień podniesionych powyżej a w szczególności w odniesieniu do przesłanek stosowania poszczególnych trybów udzielania zamówienia publicznego;

4.      Przestrzegał obowiązku instalowania jedynie legalnie zakupionego oprogramowania komputerowego.