Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 25 listopada do 1 grudnia 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przy ul. Mariackiej 25 (zw. dalej ZBiLK), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 20 grudnia 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową ZBiLK.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 grudnia 2005 r. skierowanym do Dyrektora ZBiLK.

        Podczas kontroli stwierdzono, że w ZBiLK zasady polityki rachunkowości opracowane zostały wg art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor, jednakże zakładowy plan kont stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 15 z dnia 2 stycznia 2002 r. nie został poddany aktualizacji i uzupełniony o konta wykazane w zestawieniu obrotów i sald. Obowiązek aktualizowania ww. dokumentacji spoczywa wg art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki. Ustalono także, że w jednostce nie było załącznika nr 2 do ww. zarządzenia dopuszczającego do pracy w dziale księgowości programy komputerowe, a wg art. 10 ust.1 pkt 3 lit. c) uor, jednostka przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera powinna określić datę rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych. W odniesieniu natomiast do funkcjonującego w jednostce systemu finansowo – księgowego wykazano jedynie drobne uchybienie formalne. Obowiązująca
w jednostce instrukcja obiegi i kontroli dokumentów, instrukcja udzielania zamówień publicznych, instrukcja inwentaryzacyjna i regulamin ZBiLK nie uwzględniały bowiem zagadnień dotyczących zwrotu środków publicznych. Było to niezgodne z przepisem
art. 35 a ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i ten element. Ww. instrukcja obiegu i kontroli dokumentów zobowiązywała m.in. kierowników działów – koordynatorów – do przeprowadzania kontroli merytorycznej dowodów księgowych podczas gdy takiej kontroli dokonywali pracownicy wieloosobowego stanowiska pracy ds. eksploatacji i wieloosobowego stanowiska pracy ds. technicznych odpowiedzialni za podległe rejony oraz pracownicy  posiadający stosowne uprawnienia gazowe, elektryczne itp. Ustalono również, że w § 21 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 56 z dnia 11 września 2004 r.,  osobą odpowiedzialną za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dowodów księgowych –  w przypadku rozliczeń podatkowych z budżetem i innych rozliczeń publiczno-prawnych oraz poleceń księgowań – jest z-ca głównego księgowego, pomimo że stanowiska takiego nie było faktycznie w strukturze organizacyjnej ZBiLK.

        Kontrola wydatków ZBiLK za 2004 r. w §§ 426, 427 i 430 – badaniu poddano 190 faktur VAT -  w wys. 5.426.657 zł (6 % ogółu wydatków w wys. 95.733.295 zł) wykazała, że ponad połowa faktur na łączną kwotę 2.839.155 zł nie miała dekretacji wskazującej miesiąc i sposób ujęcia dowodu w księgach. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

        Zastępca Dyrektora ds. ekonomicznych – główna księgowa spełniała wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Zakład wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  ZBiLK nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Pani Dyrektor ZBiLK, aby:

1.      Ustaliła pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczące procesu  związanego ze zwrotem środków publicznych zgodnie z art. 35a uofp.

2.      Dokonała zmian w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów dostosowując ją do regulaminu ZBiLK.

3.      Poddała aktualizacji zakładowy plan kont oraz odszukała załącznik  nr 2 do Zarządzenia nr 15 z dnia 2 stycznia 2002 r. lub wprowadziła ponownie załącznik do zarządzenia określający datę rozpoczęcia eksploatacji programów komputerowych, za pomocą których prowadzone są księgi rachunkowe.