Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 08 grudnia 2005 r. do 06 stycznia 2006 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Współczesnym w Szczecinie  (zw. Teatrem) w zakresie stanu gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2004r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w  wystąpieniu pokontrolnym z dnia    stycznia  2006 r.  

        Podstawowym zadaniem Teatru była działalność w sferze kultury artystycznej poprzez realizację spektakli teatralnych, ich prezentację oraz podejmowanie przedsięwzięć im towarzyszących w oparciu o stały zespół aktorski.

Teatr mógł prowadzić również działalność gospodarczą w zakresie działalności handlowej i gastronomicznej, a także wynajmu własnych składników majątkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W badanym okresie przychody Teatru  wynosiły 4.795.354 zł i pochodziły głównie (w 86,1%) z dotacji z budżetu Miasta. Koszty stanowiły kwotę 4.759.317 zł, z czego kwota 3.462.610 zł, tj. 72,7% ogółu kosztów, dotyczyła wynagrodzenia wraz z narzutami.

        Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w niektórych kontrolowanych zagadnieniach dotyczących działalności Teatru.

        Wysokość przychodów własnych uzyskanych przez Teatr w 2004 r. wynosiła 586.438 zł, co stanowiło 12% osiągniętych przychodów. Jednym ze źródeł przychodów własnych była sprzedaż biletów. Z tego tytułu uzyskano kwotę 351.631,87 zł. Kontrola prowadzonej dokumentacji związanej ze sprzedażą biletów wykazała, że w Teatrze, w opracowanej instrukcji kasowej, nie uregulowano  zagadnienia dotyczącego zasad prowadzenia stosowanej dokumentacji, terminów rozliczania i systemu kontroli kasy biletowej.

         Kontrola stwierdziła, że Dyrektor Teatru nie ustalił polityki rachunkowości, w tym nie zaktualizował (od 1996 r.) zakładowego planu kont. Dokumentacja Teatru nie zawierała bowiem opisu przyjętych zasad rachunkowości dot. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz metody ustalania wyniku finansowego. Nie ujęto w niej także wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu użytkowanego programu komputerowego SFINKS, zawierającego wykaz procedur i funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, mimo że wg art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002, Nr 76, poz. 694 ze zm.), Teatr powinien posiadać dokumentację zawierającą ww. dane a według  art. 10 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości dokumentację, o której mowa powyżej, ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki.

        W wyniku kontroli wydatków w zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że nie dokonano zmiany załączonej do regulaminu wynagradzania zakładowej tabeli kategorii zaszeregowania i stawek wynagrodzenia zasadniczego, obowiązującej od 01.01.2003 r., opracowanej na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23.04.1999 r., mimo wejścia w życie nowego Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 16.10.2001 r., dotyczącego zmian w zakresie stawek wynagrodzenia zasadniczego. (Dz. U. Nr 127, poz. 1395). Do regulaminu wynagradzania wprowadzono od 01.09.2003 r. na niektórych stanowiskach (administracji) „dodatki za odpowiedzialność materialną lub finansową i inne czynności” mimo, że Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31.03.1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151, ze zm.), regulujące zagadnienie przysługujących pracownikom dodatków związanych z wykonywaniem pracy nie zawiera dodatku za odpowiedzialność materialną.   

         Kontrola akt osobowych (8 szt.) stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń i odpowiednich dodatków wykazała, że w dwóch przypadkach niewłaściwie naliczono dodatek za wysługę lat. Pracownikowi artystycznemu M. G. zgodnie ze świadectwami pracy dodatek w wysokości 18% winien być naliczany od stycznia 2004 r. a nie jak ustalono od m-ca marca 2004 r. (różnica 16 zł miesięcznie, niedopłata 32 zł). Pracownikowi artystycznemu G. F. prawo do stawki 6%, zgodnie ze stażem pracy w Teatrze, przysługiwało od m-ca września 2004 r., podczas gdy wg ww. stawki naliczono dodatek już od m-ca sierpnia (różnica 14 zł nadpłata). Wynagrodzenia naliczała, z wykorzystaniem programu komputerowego UNIKAP, specjalista ds. płac kadr i księgowości. 

        Kontrola przekazywania środków na fundusz świadczeń socjalnych wykazała, że do 31 maja 2004 r. nie przelano na rachunek środków socjalnych żadnej kwoty. Dokonano jedynie a konto środków socjalnych wypłaty z kasy Teatru zapomóg
w łącznej kwocie 3.003,66 zł, nie dokonując refundacji środków. Roczny odpis wynosił kwotę 56.319,97 zł. Pierwszego przelewu środków pieniężnych na rachunek środków świadczeń socjalnych dokonano w dniu 19 lipca 2004 r. w wysokości 28.000 zł. Natomiast według art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.), równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3. Stwierdzono ponadto, że do 30 września nie dokonano dodatkowych przelewów środków poza wskazanym wyżej, lecz wypłacono a konto środków socjalnych z kasy łączną kwotę 36.203,66 zł (pożyczki, zapomogi) nie dokonując refundacji.

        Kontrola ewidencji majątku trwałego wykazała, że mimo posiadania i wykorzystywania przy prowadzeniu ewidencji księgowej komputerowego programu finansowo – księgowego „SFINKS”, zakupionego na początku lat dziewięćdziesiątych, nie wprowadzono go do ewidencji na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne. Według art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2003 r., Nr 155, poz. 148, ze zm.) do obowiązków głównego księgowego należało między innymi prowadzenie rachunkowości jednostki, dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

        Kontrola ewidencji kosztów wykazała nieprawidłowości w ich kwalifikowaniu, stwierdzono bowiem, że do kosztów remontowych (konto 427-00), dotyczących remontu lokalu przy ul. Bogusława na ogólną kwotę 55.367,68 zł, zaliczono wydatki związane z zakupem materiałów na 35.283,90 zł, które należało księgować na koncie 411-00 zużycie materiałów. Stwierdzone nieprawidłowości były efektem braku szczegółowego ustalenia zasad księgowania na poszczególnych kontach ujętych w zakładowym planie kont. Według zakresu czynności głównej księgowej do niej należało między innymi zorganizowanie, sporządzanie i kontrolowanie dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych.

        W wyniku kontroli płatności gotówkowych stwierdzono, że wypłaty gotówki z kasy dokonywane były na podstawie dowodów KW wystawianych przez osobę dokonującą wypłaty, tj. Spec. ds. fin. księgowych, na których nie było podpisów osoby sprawdzającej i zatwierdzającej, co było niezgodne z obowiązującą w Teatrze instrukcją kasową, wg której „źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty główny księgowy i dyrektor naczelny.”

        W wyniku kontroli wydatków związanych z czynszami stwierdzono, że Teatr zawarł z Wspólną Organizacją „Interoceanmetal”  z siedzibą w Szczecinie ul. Cyryla i Metodego 9 pięć umów na wynajem lokali mieszkalnych dla pracowników artystycznych. W trzech przypadkach dokonywał podnajmu tych lokali dla zatrudnionych w Teatrze pracowników artystycznych. Stwierdzono także, że mimo pokrywania przez podnajemców pełnych płatności za korzystanie z lokali mieszkalnych, Teatr z tytułu zawartych umów ponosił pewne skutki finansowe, które nie były refakturowane. Zgodnie bowiem z zawartymi umowami Teatr zobowiązany był do zapłaty czynszu z „góry”, tj. do 10. każdego miesiąca a od podnajemców pobierał opłaty z dołu potrącając z miesięcznego wynagrodzenia. Teatr ponadto zobowiązany był przy każdej zawartej umowie do wpłaty kaucji w wysokości sześciokrotnego miesięcznego czynszu.    

        Stwierdzono również jeden przypadek podnajmu lokalu, pracownikowi artystycznemu M. D. bez obowiązku uiszczania opłaty od 01.08.1998 r. (czynsz 550 zł). Za 2004 r. Teatr w związku z powyższym wydatkował łącznie 6.600 zł. Opłacanie czynszu w pełnej wysokości było niezgodne z ustaleniami w wydanym zarządzeniu dyrektora Teatru nr 26/04  z 01.09.2004 r. w sprawie zasad przyznawania dofinansowania do czynszu mieszkań dla pracowników Teatru, na podstawie którego kwota dofinansowania od 01.09.2004 r. mogła wynosić 75% kwoty 400 zł (bazowej), tj. 300 zł.

        W wyniku kontroli stanu należności na koniec 2004 r. stwierdzono trzy przypadki nie wyegzekwowania należności na łączną kwotę 6.699,72 zł, mimo wydanego nakazu bądź otrzymanego wyroku sądowego i upływu odległego  terminu płatności (należności z 2000 r. i 2001 r.). Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, czyn polegający na: „nie pobraniu albo nie dochodzeniu należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych...” stanowił naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114). Stwierdzono ponadto, że terminy płatności zobowiązań wykazanych na dzień 31.12.2004 r. były przekraczane, co stwarzało podstawę wystąpienia wierzycieli o odsetki.

        Przeprowadzona kontrola postępowania o udzielenie zamówienia przez Teatr Współczesny, którego przedmiotem był samochód osobowo-dostawczy o wartości 121.312 zł wykazała bowiem nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji. Postępowanie prowadzono w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, ze zm.). W przedstawionej dokumentacji z postępowania nie było pisemnego potwierdzenia do ilu i do kogo przekazano zaproszenia do negocjacji mimo, że art. 63 ust. 1 ww. ustawy – Prawo Zamówień Publicznych stanowił, że „zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenia do negocjacji”, przy czym zgodnie z art. 28 ww. ustawy przy zamówieniach do 60.000 euro, przekazanie zaproszenia mogło nastąpić, zgodnie z wyborem zamawiającego pismem, faksem lub drogą telefoniczną. Nie było również dokumentu wskazującego kiedy i z kim przeprowadzano negocjacje. Nie było też kopii zaproszeń do składania ofert mimo, że obowiązek taki wynikał z art. 59 ust. 1 i 2 w zw. z art. 65 ww. ustawy, stanowiący, że zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, z którymi prowadził negocjacje. Działaniem tym naruszono zasadę wynikającą z art. 9 ust. 1 ww. ustawy, według którego postępowanie o udzielenie zamówienia, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.    

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecono:

 

1.      Opracowanie zasad rachunkowości Teatru z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy o rachunkowości, w szczególności dotyczącej ewidencji komputerowej, uaktualnienie zakładowego planu kont oraz zasad prowadzonej na nich ewidencji, uzupełnienie instrukcji kasowej w zakresie zasad funkcjonowania, stosowanej dokumentacji, terminów rozliczania i systemu kontroli kas biletowych, a także przestrzeganie ustaleń w zakresie kontroli przy wypłatach gotówki z kasy.

2.      Wprowadzić do ewidencji księgowej komputerowy program finansowo – księgowy  „SFINKS” . 

3.      Przestrzeganie przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury oraz bieżąco aktualizować regulamin wynagradzania w oparciu o ustalenia wynikające, w szczególności związanych z opracowywanymi nowymi tabelami miesięcznych stawek wynagrodzeń zasadniczych, dodatku funkcyjnego i dodatku stażowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4.      Przestrzeganie obowiązującego regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników Teatru, w szczególności w zakresie przyznania kategorii zaszeregowania i ustalania stawek wynagrodzenia, a także w zakresie wymaganych kwalifikacji zgodnie z tabelami zaszeregowania stanowisk.

5.      Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w szczególności w zakresie terminów przekazywania  środków na rachunek bankowy funduszu socjalnego.

6.      Poczynić starania w celu wyegzekwowania przeterminowanych należności z tytułu sprzedaży usług, a w przypadkach powstawania zobowiązań, przestrzegać terminów płatności, aby nie stwarzać podstaw do naliczenia i poniesienia strat z tytułu odsetek. 

7.      Ograniczenie wynajmu lokali mieszkalnych dla pracowników artystycznych do przypadków niezbędnych, tj. jedynie dla artystów doangażowanych na podstawie zawartych umów. Przestrzeganie zasad przyznawania dofinansowania do czynszu mieszkań dla zatrudnionych pracowników, zgodnie z wydanym w tym zakresie zarządzeniem.  

8.      Przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji.