Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

    We wrześniu br. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 1 w Szczecinie, ul. Ofiar Oświęcimia 14, w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem oraz przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nienależytym ustalaniem i egzekwowaniem świadczeń z tytułu umów najmu, nierzetelnym prowadzeniem ewidencji magazynowej oraz nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dot. prawa budowlanego i zamówień publicznych.

Kontrola prawidłowości rozliczeń z najemcami powierzchni wewnątrz budynku szkolnego wykazała, że umowy w których rozliczenie czynszu następowało w oparciu o wystawioną przez najemcę kwartalną specyfikację sprzedaży lub ekspozycji (konieczną do wystawienia przez wynajmującego faktury VAT) nie zawierały postanowień dyscyplinujących najemcę do ich terminowego przesyłania, przez co obciążenie najemcy czynszem następowało, w niektórych przypadkach, ze znacznym (np. rocznym – III kwartał 2004 r.) opóźnieniem, bez możliwości egzekwowania od najemcy w tym przypadku odsetek od nieterminowej płatności.

Przy umowie najmu powierzchni reklamowej wewnątrz budynku nie prowadzono również ewidencji dni ekspozycji reklamy, co uniemożliwiało weryfikację danych podanych w tym względzie przez najemcę z faktycznym wykorzystaniem powierzchni reklamowej (np. danych wynikających z pisma najemcy z dnia 26.08.2005 r. informujące o braku wykorzystania powierzchni w I kwartale 2004 r.).

Ustalono również, że pomimo występujących opóźnień w zapłacie czynszu najmu, najemcy nie obciążano odsetkami z tytułu nieterminowej płatności, co naruszyło obowiązek wynikający z przepisu  § 7 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) wg którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Umowa najmu powierzchni reklamowej - tablic wolnostojących na zewnątrz budynku nie zawierała natomiast postanowień uprawniających wynajmującego do naliczania trzykrotnej wysokości czynszu za bezumowne korzystanie z nieruchomości, pomimo że uchwały nr 520/02 z dnia 19.03.2002 r. jak i nr 411/2000 z dnia 11.07.2000 r. (w brzmieniu po zmianie wprowadzonej uchwałą nr 64/01 z dnia 16.01.2001 r.) Zarządu Miasta Szczecina w sprawie udostępniania nieruchomości komunalnych w celu umieszczenia reklam,  przewidywały obowiązek naliczania czynszu w ww. wysokości w przypadku bezumownego korzystania z nieruchomości po wygaśnięciu umowy z powodu upływu czasu na jaki została zawarta. Z uwagi na to, że przepisy ww. uchwał nie stanowiły prawa powszechnie obowiązującego a zatem wiążącego prawnie najemcę, nie wprowadzenie do umowy ww. postanowień (umowy zawierane na czas określony – 1 rok) spowodowało, że po wygaśnięciu stosunku najmu na skutek wypowiedzenia umowy, pomimo dalszego, prawie dwuletniego bezumownego wykorzystywania terenu, najemcę obciążono jedynie czynszem w wysokości ustalonej postanowieniami nie obowiązującej już umowy.

Za nieprawidłowe należy również uznać zbiorcze obciążenie ww. najemcy czynszem w wysokości 4350 zł. za wykorzystanie nieruchomości w 2004 r. oraz I półroczu 2005 r. dopiero w dniu 19.05.2005 r. podczas gdy w sytuacji braku umowy najmu (dzierżawy) obowiązywał miesięczny (art. 669 § 2 ustawy z dnia 23.04.1963 r. Kodeksu cywilny – Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) lub półroczny (art. 699 kodeksu cywilnego) termin płatności czynszu (należności za bezumowne korzystanie).

            Do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano większości zaleceń kontroli stanu technicznego w ramach przeglądu pięcioletniego budynków ZSO nr 1 (czerwiec 2000 r.), w zakresie dot. m.in. izolacji ścian podziemia, ocieplenia pokrycia dachu na budynku głównym, remontu elewacji, kapitalnego remontu kuchni (w tym wymiany systemu wentylacji). Przyczyną niezrealizowania ww. zaleceń był brak – w planach finansowym ZSO nr 1 - dostatecznych środków na ww. remonty. Pomimo upływu pięcioletniego okresu nie zrealizowano również zalecenia pilnego zabezpieczenia przed uderzeniem i oznaczenia krawędzi (stropu) nad zejściem do poziomu (-1) budynku głównego, pomimo że wykonanie ww. zalecenia nie wiązało się z koniecznością poniesienia znacznych, przewyższających możliwości finansowe jednostki, kosztów.

W książce obiektu budowlanego nie dokonano natomiast wpisu dot. kontroli przeprowadzonej w dniu 02.02.2004 r. oraz zaleceń wynikających z protokołu tejże kontroli, co było niezgodne z przepis § 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120,  poz. 1134), wg którego wpisy do książki powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu.

        Kontrola ustaliła również, że pomimo upływu terminu przeprowadzenia następnej kontroli przeglądu przewodów kominowych (luty 2005 r.), do dnia zakończenia kontroli nie zlecono ponownie jej przeprowadzenia.

Kontrola 10. losowo wybranych do analizy dowodów przyjęcia towaru (faktur VAT – czerwiec 2005 r.) wykazała jeden przypadek nieprawidłowego ujęcia zakupionego towaru w ewidencji ilościowo – wartościowej (karcie asortymentowej – magazyn środków czystości) oraz braku podpisu osoby przyjmującej towar (magazyn żywnościowy), co naruszało przepis art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu oraz osoby której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów.

Ustalono również, że nie wywiązywano się z obowiązku terminowego przesyłania do WOś UM Szczecin kwartalnych a następnie półrocznych informacji dot. transakcji podejrzanych (w terminie 30 dni od ostatniego dnia kwartału), gdyż  nie przekazano informacji dot. IV kwartału 2004 r. a informację dot. I półrocza 2005 r. przekazano dopiero w trakcie kontroli (pismo z dnia 30.08.2005 r.).

W wyniku kontroli ustalono także, że w przypadku dokonania zakupu na kwotę przekraczającą 3000 zł. brutto (faktura Vat nr 31/2004 r. z dnia 1.10.2004 r. – zakup usług remontowych) nie sporządzono notatki służbowej dokumentującej fakt dokonania analizy rynku (bądź odstąpienia od tej analizy) co naruszyło przepis § 9 ust. 4 pkt 2 oraz pkt 5 w zw. z § 9 ust. 4 pkt 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych (zw. dalej zarządzeniem w sprawie zamówień publicznych) wg których przy udzielaniu zamówień, których wartość przekracza kwotę 3000 zł. brutto, każdorazowo należy sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku (porównania ofert co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców) bądź odstąpienia od dokonania analizy z przyczyn podanych w zarządzeniu.

W związku z ww. uchybieniami, stosownie do §37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent zalecił Dyrektorowi ZSO nr 1, aby:

-                     podjął starania o renegocjację warunków umów z kontrahentami ZSO nr 1 rozliczającymi się w oparciu o przedstawione specyfikacje sprzedaży (ekspozycji) w celu wprowadzenia przepisów dyscyplinujących najemców do terminowego przesyłania tychże specyfikacji (np. poprzez ustanowienie odsetek, kar umownych itp.),

-                     na bieżąco prowadził ewidencję dni ekspozycji przy umowie na wynajem powierzchni reklamowej wewnątrz budynku,

-                     egzekwował należne odsetki od nieterminowych płatności czynszu zgodnie z odrębnymi przepisami,

-                     zlecił przeprowadzenie okresowej 5.-letniej kontroli ogólnobudowlanej budynków ZSO nr 1, po czym podjął starania o umieszczenie prac remontowych wymagających natychmiastowej realizacji (wg zaleceń kontroli) w projekcie planu wydatków budżetowych na 2006 r.,

-                     wykonał zalecenie zabezpieczenia i oznaczenia przed uderzeniem krawędzi nad zejściem do poziomu (-1),

-                     zlecił kontrolę przewodów kominowych oraz przestrzegał terminowości przeprowadzania kontroli, zgodnie z terminem następnego badania wskazanym w protokołach kontroli,

-                     przeprowadzał okresowe kontrole zgodności ujęcia zakupionych towarów z prowadzoną w magazynie środków czystości ewidencją ilościowo – wartościową,

-                     przestrzegał obowiązków związanych z terminowym dokonywaniem wpisów w książce obiektu budowlanego, informowaniem wydziału nadzorującego w sprawach dot. transakcji podejrzanych oraz obowiązków wynikających z zarządzenia w sprawie zamówień publicznych.