Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę sprawdzającą P/12/05 w Gimnazjum Nr 30 w Szczecinie zw. w dalszej treści „Szkołą”            w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli P/5/03 - gospodarka finansowo – księgowa za 2002 r., przeprowadzonej przez WKiAW w dniach od 27.11.2003 r. do 30.12.2003 r.

        W Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r. zalecono wówczas:

-         dostosować się do wymogów art. 13 i 18 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), sporządzać zestawienie obrotów i sald. Zdyscyplinować osobę odpowiedzialną do przestrzegania wymienionych przepisów,

-         przestrzegać przepisu art. 21 ustawy o rachunkowości, wg którego dowód księgowy powinien m. innymi zawierać oznaczenia dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, tj. kont na jakich dokument ma być zaksięgowany, daty zaksięgowania,

-         opracować zasady rachunkowości szkoły, w oparciu o art. 10 ustawy o rachunkowości,

-         przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników,

-         wystąpić o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia  w kwocie 104,60 zł oraz w kwocie 54,90 zł,

-         opracować procedury kontroli finansowej zgodnie z art. 35 a ustawy z dnia 26.11.1998 r. , o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148),

-         dokonać uzgodnień ewidencji księgowej analitycznej i syntetycznej dotyczącej środków trwałych.

        

W odpowiedź na Wystąpienie pokontrolne dyrektor szkoły w kwietniu 2004 r. poinformowała o podjęciu nw. działań :

1.      Zdyscyplinowano gł. księgową do przestrzegania przepisów art. 13 i 18 ustawy o rachunkowości. Sporządzono zestawienie obrotów i sald za 2002 r.

2.      Uzupełniono dowody księgowe o oznaczenia wynikające z art. 21 ustawy            o rachunkowości i zobowiązano gł. księgową do ich przestrzegania.

3.      Polecono gł. księgowej opracowanie zasad rachunkowości szkoły zgodnie z art. 10 ustawy.

4.      Zobowiązano osoby odpowiadające za ustalanie i naliczanie wynagrodzeń dla pracowników do ścisłego przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji.

5.      Wystąpiono o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia - nota nr 1/2004 w kwocie 104,60 zł i nota nr 2//2004 w kwocie 54,90 zł.

6.      Opracowano procedury kontroli finansowej zgodnie z art. 35 a ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych.

7.      Dokonano przeksięgowań dotyczących sprzętu komputerowego przekazanego nieodpłatnie szkole dnia 01.09.2000 r. przez MEN. Wyksięgowano z konta 011-środki trwałe kwotę 29.919 zł i zaksięgowano na koncie 013-pozostałe środki trwałe w kwocie 29.094,88 zł. Wpisano sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie do ksiąg inwentarzowych.

 

Ad.1 W toku sprawdzania akt osobowych  gł. księgowego stwierdzono brak pisma dyscyplinującego ww. do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). W dniu 24.05.2005 r.  - gł. księgowy stwierdziła, że „ Pani Dyrektor M. K. przeprowadziła ze mną rozmowę dyscyplinującą mnie do przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości”.

Do prowadzonej za 2002 r. odręcznie ewidencji księgowej w formie ”Księgi handlowej dziennik główny ”, zostało wyprowadzone Zestawienie obrotów i sald za okres od 01.01.2002 r. do 31.12.2002 r.

Powyższe świadczyło o wykonaniu zalecenia Nr 1 zawartego w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r.

 

Ad. 2   Badaniem objęto dowody księgowe  m-ca listopada 2002 r., co stanowiło 8,3% ilości dokumentów za okres od 01.01.02 do 31.12.2002 r . Stwierdzono, że na odwrotnych stronach faktur znajdowały się m. innymi adnotacje (podpis gł. księgowego) z zakresu: oznaczeń kont na jakich operacja gospodarcza została zaksięgowana, numeru i daty, wg których dokument był zaksięgowany.

Powyższe świadczyło o wykonaniu zalecenia Nr 2 zawartego w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r.

 

Ad. 3, 6 W wyniku przeprowadzonej kontroli finansowej za 2002 r., wprowadzone zostały zasady rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej. W sprawie uwag co do faktu, że zarządzenia wewnętrzne byłego dyrektora dot. stosowanych zasad rachunkowości nie były rejestrowane w Księdze zarządzeń ustalono, że w okresie od 01.04.2004 r. do 31.09.2004 r., obowiązującymi w szkole zarządzeniami były następujące dokumenty: Zasady rachunkowości przyjęte w Gimnazjum nr 30 (01.04.2004 r), Zarządzenie dyrektora w sprawie procedur kontroli finansowej i gospodarowania środkami pieniężnymi (01.04.2004 r.), Regulaminu kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych w Gimnazjum nr 30 (brak daty), Instrukcja dot. przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych (01.12.2003 r), Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów (01.09.1999 r.)

 Powyższe świadczyło o wykonaniu zaleceń Nr 3 i 6 zawartych w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r.

 

Ad. 4, 5 W wyniku sprawdzania teczek akt osobowych gł. księgowej oraz specjalisty ds. administracji stwierdzono, że w teczkach tych osób brak było pism zobowiązujących ww. do przestrzegania obowiązujących przepisów, regulacji dot. ustalania i naliczania wynagrodzeń. Według wyjaśnień ww. , osoby te w formie ustnej zostały zobowiązane przez dyrektora do przestrzegania przepisów, regulacji w sprawie ustalania i naliczania wynagrodzeń.

Według Noty księgowej nr 1 z dnia 25.03.2004 r. oraz Lp. 11 Listy płac z dnia 04.05.2004 r. „Nauczyciele z góry, nauczyciele – Gimnazjum”  dyrektorowi szkoły została potrącona kwota 104,60 zł z tytułu nadpłaty dodatku opiekuna stażu.

Według Noty księgowej nr 2 z dnia 25.03.2004 r., Poleceniem przelewu z dnia 10.04.3004 r. , M. M. - nauczyciel, na rachunek bankowy szkoły wpłaciła  kwotę 54,90 zł z tytułu nadpłaty dodatku za wysługę lat.

Powyższe świadczyło o wykonaniu zaleceń nr 4 i 5 zawartych w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r.

 

Ad. 7 Według PK nr 12/2003 z dnia 31.12.2003 r. m. innymi dokonano przeksięgowania składników majątkowych, w tym sprzętu komputerowego przekazanego przez MEN  dnia 01.09.2000 r. w kwocie 29.094,88 zł, z konta 011 - Środki trwałe na konto 013 - Pozostałe środki trwałe. Wartość składników majątkowych wg nw. urządzeń księgowych - na dzień 31.12.2003 r. wynosiła:

-         Zestawienie obrotów i sald; saldo Wn konta 011 – 14.880,36 zł, saldo Wn konta 013 – 69.325,93 zł, saldo Wn konta 020 – 1.920 zł,

-         Ewidencja analityczna środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych – 16.800,36 zł,

-         Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych w księgach inwentarzowych od nr I do IV wynosiła łącznie kwotę 69.325,93 zł. 

Powyższe świadczyło o wykonaniu zalecenia nr 7 zawartego w Wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.03.2004 r.