Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 21 lutego 2005 r. do 25 lutego 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Zachodniopomorskim Związku Towarzystw Krzewienia Kultury Fizycznej w Szczecinie przy ul. Garncarskiej 5 (zw. dalej ZZTKKF) w zakresie wydatkowania środków finansowych z budżetu Miasta na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu przez ZZTKKF.

            W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 maja 2005 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.

            W 2004 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła z ZZTKKF trzy kontrakty na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej na łączną kwotę 49 tys. zł. Ustalono, że do podpisanego przez Prezesa ZZTKKF rozliczenia kontraktu Nr WOiKF-IV/35/2004 z dnia 30 kwietnia 2004 r. polegającego na organizacji szkolenia w piłce nożnej dziewcząt II ligi oraz udział w zawodach zgodnie z terminarzem rozgrywek, dołączono 25 delegacji sędziowskich na kwotę 848,40 zł, które nie były przedmiotem kontraktu, ponieważ dotyczyły rozgrywek w klasie TKKF I ligi i super ligi organizowanych w ramach rekreacyjnej ligi piłki nożnej. Uczestnikami tych rozgrywek były drużyny Politechnika, Drink Team, Genial Bravo, Zakłady Gazownicze, AZS Akademia Rolnicza, Drobnica Port, Zakłady Mięsne AGRYF, SDP Redl a nie drużyna kobiet TKKF Szczecin. Wiceprezes ZZTKKF zeznał, iż zespół piłki nożnej kobiet TKKF Szczecin nie ma nic wspólnego z rozgrywkami rekreacyjnej ligi piłki nożnej prowadzonych w ramach działalności statutowej „Towarzystwa”, a Kierownik Biura TKKF złożyła ustne oświadczenie, „że w wyniku przeoczenia dołączyła delegacje sędziowskie w ilości 25. sztuk, które nie były przedmiotem tego kontraktu”. Powyższe było niezgodne z §1 ust.1 kontraktu wg, którego przedmiotem kontraktu była realizacja przez "Towarzystwo", w ramach działalności statutowej zadania polegającego na organizacji szkolenia w piłce nożnej dziewcząt II ligi oraz udział w zawodach.

            W efekcie kontroli ustalono, że umowa o dzieło nr 7/2004 z dnia 01.05.2004 r. na kwotę 4.050 zł stanowiąca element rozliczenia kontraktu, posiadała w opisie umowy zmianę polegającą na naniesieniu korektora pod którym odczytano pierwotny zapis, świadczący o tym, iż faktycznie realizacja umowy o dzieło w zakresie prowadzenia zajęć, treningów oraz opieki nad zespołem II ligi piłki nożnej kobiet, nastąpiła pod koniec 2003 r. oraz w I kwartale 2004 r. czyli, że nie mogła być przedłożona do rozliczenia ww. kontraktu. Powyższe było niezgodne z §2 ust.1 kontraktu, wg którego kontrakt zawarto na czas określony, tj. od dnia 01.05.2004 r. do dnia 31.12.2004 r. Jak zeznał Wiceprezes ZZTKKF „zmiana została naniesiona z powodu wpłynięcia dotacji z Urzędu Miejskiego w miesiącu maju 2004 r.” We wniosku o zawarcie kontraktu Nr WOiKF-IV/35/2004 Członek Zarządu ZZTKKF oświadczył, że przyjmuje na siebie odpowiedzialność merytoryczną za realizację zadania oraz gwarantuje pozyskanie pozostałej ilości środków niezbędnych do realizacji zadania.

      W umowie o dzieło nr 22/2004, na kwotę 720 zł stanowiącej element rozliczenia kontraktu, stwierdzono, że data zawarcia umowy w zakresie prowadzenia treningów piłki nożnej kobiet, opieki nad zespołem II ligi piłki nożnej kobiet, tj. 30.04.2004 r. została przerobiona na datę 01.07.2004 r. O zmianie daty świadczy również niezmieniony zapis w dalszej części umowy, gdzie w miejscu oznaczonym tytułem „RACHUNEK” widoczny był zapis „dla Zachodniopomorskiego Związku TKKF do umowy 30.04.2004”. Powyższe było niezgodne z treścią art.22 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. ( Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej ustawą o rachunkowości). Zważywszy na fakt, że stosownie do §2 ust.1 kontraktu, kontrakt zawarto na czas określony, tj. od dnia 01.05.2004 r. do dnia 31.12.2004 r. uznać należy, że data została celowo przerobiona po to, aby dzień zawarcia umowy przypadł w okresie trwania kontraktu. Wiceprezes ZZTKKF zeznał, „że umowa  o dzieło  została zawarta dnia 30.04.2004 r. na miesiąc maj, jak wynika to z umowy a  także, że  zmiana  daty  zawarcia  umowy  nastąpiła  z  powodu  wypłacenia  należności w miesiącu lipcu 2004 roku”. Z ewidencji prowadzonej przez ZZTKKF, w kartotece 23100086 przy dacie operacji 31.05.2004 r widnieje kwota 610,60 zł świadcząca o wypłaceniu należności za wykonaną pracę w miesiącu maju 2004 r.

        Kontrola ujawniła dokonanie zmiany w opisie rachunku nr 100/04 z dnia 31.05.2004 r. na kwotę 2.750 zł wystawionego przez Arcybiskupie Wyższe Seminarium Duchowne w Szczecinie za wynajem hali, stanowiący element podpisanego przez Pana  rozliczenia kontraktu, polegającej na naniesieniu korektora, pod którym odczytano pierwotny zapis, świadczący o tym, że rzeczywiście ZZTKKF wynajmował halę sportową  pod koniec 2003 r. i w I kwartale 2004 r. czyli, że rachunek nie mógł być przedłożony do rozliczenia ww. kontraktu. Powyższe było niezgodne z §2 ust.1 kontraktu, wg którego kontrakt zawarto na czas określony, tj. od dnia 01.05.2004 r. do dnia 31.12.2004 r. Wiceprezes ZZTKKF zeznał, „że wcześniej nie było możliwości  uregulowania rachunku, dlatego został on wystawiony w miesiącu maju 2004 roku. Zmiana została naniesiona z powodu wpłynięcia dotacji z Urzędu Miejskiego dopiero w miesiącu maju 2004 r.”. We wniosku o zawarcie kontraktu Nr WOiKF-IV/35/2004 Członek Zarządu ZZTKKF oświadczył, że przyjmuje na siebie odpowiedzialność merytoryczną za realizację zadania oraz gwarantuje pozyskanie pozostałej ilości środków niezbędnych do realizacji zadania.

        W trakcie kontroli dokumentacji dotyczącej rozliczenia kontraktu Nr WOiKF-IV/39/2004 z dnia 21 maja 2004 r. w sprawie organizacji imprez sportowo-rekreacyjnych w ramach programów „Sport Wszystkich Dzieci", „Sport w Rodzinie", „Sport w Promocji Zdrowia" oraz organizacji rozgrywek halowych, turniejów i szkoleń stwierdzono wykazanie umowy o dzieło nr 6/2004  z dnia 02.04.2004 r. na kwotę 743,93 zł. w zakresie wykonania banerów reklamowych oraz montażu i demontażu sprzętu nagłaśniającego, w której przerobiono datę jej zawarcia na dzień 02.05.2004 r. W dalszej części umowy o dzieło w miejscu oznaczonym tytułem „RACHUNEK” widoczny był zapis „dla ZZTKKF- Zarząd w Szczecinie do umowy 02.04.2004”. Powyższe było niezgodne z treścią cytowanego powyżej art.22 ustawy o rachunkowości, wg którego taki dokument nie mógł stanowić podstawy do rozliczenia wydatku. Zmiana daty to świadome działanie mające na celu rozliczenie ww. umowy w okresie trwania kontraktu, ponieważ wg §2 ust.1 kontrakt zawarto na czas określony, tj. od dnia 1.05.2004 r. do dnia 31.12.2004 r.

            Ustalono, że listy wypłat ekwiwalentów sędziowskich nr 2/2004 na kwotę 500 zł i nr 3/2004 na kwotę 375 zł stanowiące załączniki do rozliczenia ww. kontraktu posiadały przerobioną datę organizacji imprezy z 16.05.2004 r. na 26.05.2004 r. Powyższe było sprzeczne z treścią cytowanego powyżej art.22 ustawy o rachunkowości, wg którego takie dokumenty nie mogły stanowić podstawy do rozliczenia wydatku.

        W prowadzonej przez ZZTKKF ewidencji o nazwie - „ Ekwiwalenty Sędziowskie Urząd Miejski”, pod pozycją 5 i 6, przy dacie 16.05.2004 widoczny był numer ewidencyjny 2/2004 i 3/2004, co dowodzi, iż pierwotna data organizacji imprezy przypadała na dzień 16.05.2004 r.

        Stwierdzono ponadto, że na listach wypłat ekwiwalentów sędziowskich nr 2/2004 z przerobioną datą z 16.05.2004 r. na 26.05.2004 r. i 01/SA/2004 datowaną na dzień 26.05.2004 r. wpisani zostali tacy sami sędziowie. W przypadku przerobienia daty
z 16.05.2004 r. na datę 26.05.2004 r. wymienieni sędziowie wystąpili na obu listach wypłat ekwiwalentów sędziowskich  rozliczonych  do imprezy o nazwie „Sportowy Turniej Miast i Gmin 2004” co oznaczało, że pobrali podwójne wynagrodzenie. Taki przypadek nie miał jednak miejsca, gdyż ww. sędziowie uczestniczyli w dwu różnych imprezach zorganizowanych przez ZZTKKF, a mianowicie  w „Sportowym Turnieju Miast i Gmin” organizowanym w dniu 26.05.2004 r. - kontrakt Nr WOiKF-IV/39/2004  i „Integracja i Rekreacja Razem” organizowanym w dniu 16.05.2004 r. - kontrakt Nr WOiKF-IV/69/2004.

        W liście wypłat ekwiwalentów sędziowskich nr 6/B/2004 z dnia 06.06.2004 r. na kwotę 625 zł stanowiącej załącznik do ww. rozliczenia kontraktu, w miejscu przeznaczonym na wpisanie nazwy imprezy naniesiono korektor, na którym zapisano „Grand Prix w Tenisie Stołowym – Szczecin Politechnika Szczecińska”, co świadczyło o przerobieniu nazwy imprezy celem dostosowania listy do wymagań §1 ust.2 kontraktu, wg którego cel i sposób realizacji zadania oraz szczegółowy opis przedmiotu umowy zawarty został w załączniku nr 1 do umowy, a mianowicie zgodnie z kalendarzem imprez  ZZTKKF w 2004 r. organizację imprezy o nazwie „Grand Prix w Tenisie Stołowym”. Powyższe było sprzeczne z treścią  cytowanego powyżej art.22 ustawy o rachunkowości, wg którego taki dokument nie mógł stanowić podstawy do rozliczenia wydatku.        
            Do podpisanego przez Prezesa ZZTKKF rozliczenia kontraktu Nr WOiKF-IV/69/2004 z dnia 31 maja 2004 r., którego zadaniem była organizacja imprez sportowo-rekreacyjnych w ramach programu „Rekreacja i Integracja Razem", dołączono umowę o dzieło nr 20/2004 na kwotę 500 zł. w zakresie obsługi technicznej imprezy, w której stwierdzono, że data jej zawarcia, tj. 01.07.2004 r. została przerobiona na datę 01.05.2004 r. O zmianie daty świadczy również niezmieniony zapis w dalszej części umowy, gdzie w miejscu oznaczonym tytułem „RACHUNEK” widoczny był zapis  „dla ZZTKKF - Zarząd do umowy 01.07.2004”. Powyższe było niezgodne z treścią cytowanego powyżej art.22 ustawy o rachunkowości, wg którego taki dokument nie mógł stanowić podstawy do rozliczenia wydatku. Mając na uwadze fakt, że według §1 ust.2 kontrakt zawarto na okres miesięcy maj i czerwiec 2004 r. uznać należy, że data a w szczególności miesiąc została celowo przerobiona po to, aby termin zawarcia umowy przypadł w okresie trwania kontraktu.

        W toku kontroli ustalono ponadto, że impreza pod nazwą „Urodziny Szczecina”, odbywała się w Parku Kasprowicza dnia 17.07.2004 r., czyli w okresie, który nie dotyczył kontraktu.

        W wyniku kontroli ustalono ponadto, że na rachunku nr 6/04 na kwotę 800 zł. wystawionym przez TKKF Ognisko Orkan za obsługę techniczną imprezy „Urodziny Szczecina”, która odbyła się w dniu 17.07.2004 r., przerobiono datę z 17.07.2004 r. na 17.06.2004 r celem dopasowania rachunku do rozliczenia kontraktu, a na fakturze VAT nr 174/2004 na kwotę 166 zł z dnia 16.07.2004 r. wystawioną przez Sklep EMI za zakup słodyczy przeznaczonych na nagrody dla uczestników imprezy „Urodziny Szczecina”, dopisano datę 27.06.2004 r., aby przedłożyć fakturę do rozliczenia kontraktu. Powyższe pozostawało w sprzeczności z cytowanym wyżej art. 22 ustawy o rachunkowości, wg którego takie dokumenty nie mogły stanowić podstawy do rozliczenia wydatku oraz z §1 ust.2 kontraktu, wg którego termin realizacji programu to okres  miesięcy maj i czerwiec 2004 r.

        Zakwestionowana przez kontrolę dokumentacja w postaci umów o dzieło, list wypłat ekwiwalentów sędziowskich, faktur VAT, rachunków, przedstawiona do rozliczenia przez ZZTKKF opiewa na kwotę 12.078,33 zł (co stanowi 24,64 % przyznanych dotacji).

        Na podstawie art.2 ust.1 pkt.7 ustawy o rachunkowości przepisy ustawy stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jednostek nie wymienionych w pkt 1-6, w tym przypadku ZZTKKF, jeżeli otrzymują one  na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacja lub subwencja zostaje im przyznana.