Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę Z/4/05 w Gimnazjum Nr 30 w Szczecinie zw. w dalszej treści Szkołą w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2004.

W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02.08.2005 r. przedstawiono ocenę badanych zagadnień wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.

        Wydatki szkoły zrealizowane w 2004 r. po uwzględnieniu zmian do planu  wyniosły ogółem kwotę 460.279 zł, co stanowiło 95,1 % środków określonych  pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w wysokości 437.723 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania działu z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 456.676 zł (99,2 % ogółu), w tym na gimnazja (rozdział 80110) kwotę 455.365 zł.

        W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dotyczących rachunkowości, zamówień publicznych oraz wydanych przez szkołę zarządzeń  wewnętrznych, jak również z nie dokonaniem  terminowego rozliczenia inwentaryzacji majątku.

        W toku kontroli ustalono, że przeprowadzona w terminie od 16.12.2003 r. do 16.01.2004 r. , wg stanu na dzień 31.12.2003 r., pierwsza w szkole od dnia jej powołania, tj. 01.09.1999 r. pełna inwentaryzacja składników majątku, została rozliczona dopiero w wyniku niniejszej kontroli w dniu 24.05.2005 r. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29. 09.1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.), który stanowił, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tym samym była dyrektor szkoły nie wywiązała się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji za co wg art. 4 ust. 5 cyt. ustawy o rachunkowości odpowiadała.

W odniesieniu do ww. inwentaryzacji, poza brakiem dokumentu z terminowego jej rozliczenia, kontrola wykazała szereg nieprawidłowości wynikających m. innymi z nieprzestrzegania Instrukcji dot. przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych obowiązującej w szkole od 01.12.2003 r. Stwierdzono bowiem, że na arkuszach spisowych brak było podpisów przewodniczącego oraz członków Komisji inwentaryzacyjnej. Brak było również dokumentu z czynności wydania za pokwitowaniem arkuszy spisowych przewodniczącemu Komisji, co było niezgodne z zapisami: § 9 pkt. 2 i 10 ww. instrukcji, wg których arkusze spisowe na których ujęto wyniki inwentaryzacji winny zawierać co najmniej ” podpis przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, podpisy członków zespołów spisowych” ; § 3 pkt. 1, 2 i 3 ww. instrukcji, wg którego gł. księgowy był odpowiedzialny za: przygotowanie odpowiedniej ilości arkuszy spisowych, zestawień zbiorczych, ostemplowanie, ponumerowanie i podpisanie przez przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej arkuszy oraz wydanie za pokwitowaniem arkuszy spisowych przewodniczącemu zespołu w dniu rozpoczęcia prac spisowych. Powyższe było również sprzeczne z zapisami § 15 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, podpisanej przez byłego dyrektora, w której postanowiono, że drukami ścisłego zarachowania są m. innymi arkusze spisu z natury w momencie ich wydania.

        Kontrola wykazała, że rzeczywisty stan majątku szkoły został ustalony dopiero dnia 31.12.2004 r., tj. po upływie 5. lat od daty powołania szkoły (01.09.1999 r.).  Stan ten ustalony został w wyniku inwentaryzacji składników majątku dokonanej na podstawie zarządzenia dyrektora nr 03/04/05 z dnia 21.12.2004 r. wg stanu na dzień 31.12.2004; w terminie od 22.12.2004 r. do 15.01.2005 r. Tym samym naruszone zostały przepisy art. 26 ust. 3 pkt. 3 cyt. ustawy o rachunkowości, wg których termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4. lat.

        W wyniku kontroli prowadzonych przez szkołę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ustalono, że zamawiający dokonywał wydatkowania środków finansowych w łącznej wysokości 1.099 zł brutto, bez przeprowadzania analizy rynku, do czego był zobowiązany Zarządzeniem nr 158/03 Prezydenta Miasta z dnia 31.03.2003 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych. Według § 14  ust. 8 – 10 Załącznika nr 1 Zarządzenia nr 158/03, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego dostawcy / wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia. Nieprawidłowości dotyczyły zakupienia: szafy do przechowywania akt osobowych, wg f-ry nr FO1-271/M/04 z dnia 16.02.2004 r. na kwotę 600 zł, wystawionej przez FABER Sp. z o. o.; telefaksu, wg f-ry nr 30330002 z dnia 17.01.2004 r. na kwotę 499 zł, wystawionej przez MEDIA MARKT Sp. z o. o. Stwierdzono, że w 5. przypadkach na kwotę 1.993,98 zł nie przestrzegano również zasad określonych w pkt. 15 Rozdziału II obowiązujących w szkole od dnia 01.10.2004 r. „Zasad (Polityki) rachunkowości oraz kontroli finansowej w Gimnazjum Nr 30”, wg których zakupy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o dużej wartości powyżej 1.000 zł podlegały akceptacji i wyboru oferty zakupu przez gł. księgowego i dyrektora, przy pozostałych zakupach środków trwałych poniżej 1.000 zł (wyposażenia, materiałów, usług) wyboru oferty winien dokonać specj. ds. administracji w porozumieniu z dyrektorem dokonującym akceptacji zamówienia i oferty. Nieprawidłowości dotyczyły podpisania z R. W. umów o dzieło nr 1/04 z dnia 03.12.2004 r. na kwotę 250 zł (brutto) i nr 1/05 z dnia 23.02.2005 r. na kwotę 600 zł (brutto) na wykonanie odnowienia pomieszczeń szkoły; dokonanie zakupu materiałów do remontu pomieszczeń w 2004 r. na łączną kwotę  654,31 zł, a w 2005 r. na łączną kwotę 489,67.

        Kontrola wykazała, że dowody księgowe szkoły, w toku ich zatwierdzania do wypłaty przez dyrektora i gł. księgowego nie miały adnotacji określającej daty ich zatwierdzenia do wypłaty, a wg przepisu art. 22 ust. 1 cyt. ustawy o rachunkowości, który stanowił że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 powinny takie adnotacje posiadać. Niezgodne to było ponadto z ustaleniami pkt. 7 i 10 Rozdziału V obowiązującego w szkole Regulaminu kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych, wg których zapisy w księgach rachunkowych winny być prowadzone na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, a podstawą zapisu w księgach winien być dowód księgowy stwierdzający m. innymi fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Pieczątka zawierająca m. innymi ww. wskazania stosowana w szkole w okresie poddanym kontroli, nie zawierała daty zatwierdzenia dokumentu do wypłaty. Wyżej wymieniona  pieczątka została zmieniona od dnia 14.02.2005 r.  i obecnie zawiera m. innymi ww. datę.   

         Kontrola wykazała, że na dowodach stanowiących podstawę wypłaty gotówki z kasy szkoły (9 przypadków na kwotę 1.652,57 zł) nie była zamieszczana adnotacja   „Wypłacono gotówką...dnia...podpis kasjera”, mimo, że zgodnie z postanowieniami § 10 załącznika nr 1 do Zasad rachunkowości, tj. Instrukcji kasowej - zasad obrotu gotówkowego obowiązujących w szkole od dnia 01.10.2004 r., a wprowadzonych Zarządzeniem nr 02/04/05 z dnia 01.12.2004 r. , podpisanym  przez byłego dyrektora postanowiono, że na dowodach stanowiących podstawę wypłaty, kasjer winien zamieścić klauzulę „Wypłacono gotówką...dnia...podpis”. Pieczątka zawierająca ww. treść została zakupiona przez szkołę dopiero podczas niniejszej kontroli.

        Inną nieprawidłowością z zakresu gosp. kasowej szkoły było nieterminowe rozliczenie 2. zaliczek w łącznej kwocie 10.310 zł udzielonych dnia 26.07.2004 r.  A.  J. - nauczycielowi - kierownikowi obozu rekreacyjno - sportowego w Kościelisku-Zakopanem, który odbył się w terminie od 28.07.2004 r. do 10.08.2004 r. Zaliczki te zostały rozliczone dopiero dnia 23.09.2004 r.  Sprzeczne to było z przepisem art. 17 i 18 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.12.2000 r., w sprawie szczególnych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych... (Dz. U. Nr 122  poz. 1333), który stanowił, że zaliczki na wydatki do rozliczenia powinny być rozliczane nie później niż w terminie 14 dni po wykonaniu zadania.

         Nieprawidłowości stwierdzono również, w zakresie nie dokonywania rozliczania zakupionych przez szkołę materiałów na kwotę 654,31 zł w 2004 r. i 489,67 zł w 2005 r., zużytych do remontu pomieszczeń wykonywanych przez wykonawcę R. W. Dopiero podczas kontroli, tj. dnia 18.05.2005 r. zostały sporządzone przez ww. wykonawcę, rozliczenia materiałów wykorzystanych do remontu pomieszczeń. 

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi szkoły aby:

1.      Przy udzielaniu zamówień publicznych stosować zasady określone przepisami Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Sz-na z dnia 27.04.2004 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Sz-n ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej.

2.      Przestrzegać przepisów art. 21 i 22 cytowanej ustawy o rachunkowości, wg których dowody księgowe m. innymi powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

3.      Zobowiązać kasjera do zamieszczania na dowodach stanowiących podstawę wypłaty gotówki z kasy adnotacji „Wypłacono gotówką...dnia...podpis...”.

4.      Egzekwować od pracowników, którym udzielono zaliczek terminowe ich rozliczanie.