Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Miejskim Zakładzie Gospodarki Odpadami w Szczecinie przy ul. Piotra Skargi 20 (zw. dalej MZGO), którą objęto zagadnienie dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 7 lutego 2006 r. przez Dyrektora MZGO.

        Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 marca 2006 r. skierowanym do Dyrektora MZGO.

        Kontrola wykazała, niedociągnięcia polegające głównie na niedostosowaniu dokumentacji przyjętych w MZGO zasad rachunkowości oraz  procedur kontroli finansowo księgowej do obowiązujących przepisów prawa. Nieprawidłowości stwierdzono w obowiązującej w MZGO dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, która nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w niej, bowiem m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń. W odniesieniu natomiast do mikrokomputerowego systemu finansowo-księgowego ww. dokumentacja nie określała daty jego wprowadzenia  do eksploatacji. Naruszyło to postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. Obowiązek aktualizowania ww. dokumentacji spoczywał wg art. 10 ust. 2 uor, na Dyrektorze MZGO jako kierowniku jednostki. Ustalono także, że w jednostce nie było załącznika nr 3b do zasad rachunkowości zawierającego informacje o programie komputerowym firmy Mikrolpan, służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wg oświadczenia p.o. głównej księgowej - w MZGO w związku z przeprowadzoną kontrolą trwa aktualizacja zasad polityki rachunkowości.

        Wprowadzona przez Dyrektora MZGO instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie uwzględniała szczegółowych uregulowań opisujących sposób przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finanansowch i dokonywania wydatków, zwrotu środków publicznych, a wg art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104) zw. dalej uofp, kontrola finansowa obejmuje ww. procedury. Ponadto  ww. instrukcja nie uwzględniała zmian wprowadzonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U, Nr 19, poz.177 ze zm.).  Stwierdzono także odstępstwa od standardów kontroli finansowej, bowiem w zakładzie m.in. nie były pisemnie zidentyfikowane zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej jednostki, nie ma dokumentacji będącej wynikiem identyfikowania ryzyka, nie poddano analizie obszarów działalności i nie zidentyfikowano czynników sprzyjających występowaniu szkodliwych wpływów, mimo że wg art. 47 ust. 3 uofp, procedury kontroli finansowej ustala kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp. Wg oświadczenia p.o. głównej księgowej w MZGO w związku z przeprowadzoną kontrolą trwa aktualizacja instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

        Kontrola dokumentów dotyczących wydatków MZGO za 2004 r. w §§ 426, 427 i 430 – 50 faktur VAT -  na kwotę 467.358,1 zł, co stanowiło 5,55% ogółu wydatków w wys.  8.423.466,59 zł wykazała, że żadne z ww. faktur nie miały nadanej klasyfikacji budżetowej co było niezgodne z art. 16 ust. 1 pkt 1 i 2 uofp, wg którego wydatki publiczne klasyfikuje się według działów, rozdziałów i paragrafów.

        p.o. Główna księgowa MZGO spełniała wymogi określone w  art. 45 ust. 2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Zakład wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w  MZGO nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

Z uwagi na ww. nieprawidłowości Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi MZGO:

1.      Dokonać aktualizacji procedur kontroli finansowo księgowej ( instrukcji obiegu i kontroli dokumentów) uwzględniając standardy kontroli finansowej zgodnie z ustawą o finansach publicznych.

2.      Dokonać aktualizacji zasad polityki rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości.

3.      Spowodować aby osoby odpowiedzialne z Działu Ewidencji i Analiz dokonywały klasyfikacji budżetowej na dowodach księgowych.