Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

    W dniach 15 - 21 grudnia 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził w Biurze ds. Organizacji Pozarządowych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej BOP) kontrolę doraźną w zakresie organizacji okolicznościowego Koncertu Wigilijnego, dedykowanego kombatantom, który odbył się 14 grudnia 2005 r. w Filharmonii Szczecińskiej.

            W sprawozdaniu z kontroli z dnia 21 grudnia 2005 r. ujęto, co następuje:

            W dniu 14 grudnia 2005 r. o godzinie 17:00 w Filharmonii Szczecińskiej odbył się firmowany przez Prezydenta Miasta Szczecin okolicznościowy Koncert Wigilijny dla środowisk kombatanckich, na który zamiast oczekiwanych kilkuset gości przybyło zaledwie kilkadziesiąt osób.

            W toku kontroli ustalono, że w treści zaproszeń, które w dniu 28 listopada 2005 r. BOP wysłało do 31. organizacji kombatanckich zapisano między innymi, cyt. „Szanowni Państwo z okazji Świąt Bożego Narodzenia oraz Nowego Roku mam zaszczyt zaprosić przedstawicieli Państwa organizacji, na organizowany dla środowisk wszystkich kombatantów okolicznościowy Koncert Wigilijny, który odbędzie się 14 grudnia o godzinie 17:00 w sali Filharmonii Szczecińskiej. ... „

Zdaniem kontrolującego fragment treści zapisu w brzmieniu „przedstawicieli Państwa organizacji” - mógł wprowadzić ewentualnych zainteresowanych w błąd i doprowadzić do oddelegowania jednej lub kilku osób do uczestnictwa w imprezie w charakterze reprezentanta całej organizacji.

Kierownik BOP nie podzielił obaw kontrolującego, twierdząc, że cyt. „zaproszono przedstawicieli ponieważ organizacje kombatanckie liczą od kilkudziesięciu do kilku tysięcy członków. BOP jest w stałym kontakcie ze środowiskiem, któremu było wiadomym, że do wypełnienia jest 420 miejsc w Filharmonii. Rozmowy pracowników ustne i telefoniczne potwierdzały fakt znacznego zainteresowania koncertem. ...”

            Kontrola wykazała, że wszystkie zaproszenia zostały wysłane do organizacji kombatanckich listem zwykłym i w związku z tym w BOP brak jest potwierdzenia ich odbioru. W BOP brak jest również potwierdzenia odbioru zaproszeń, które zostały wysłane:

-         w dniu 24.11.2005 r. do Biura Prezydenta Miasta dla Prezydenta Miasta Mariana Jurczyka oraz Zastępcy Prezydenta Miasta Anny Nowak,

-         w dniu 28.11.2005 r. do Sekretariatu Biura Rady Miasta dla Radnych,

-         w dniu 13.12.2005 r. do Sekretariatów Zastępców Prezydenta Miasta, do Kancelarii Głównej UM dla Dyrektorów/Kierowników Wydziałów/Biur. Łącznie było to kolejnych 60 zaproszeń.

Kierownik BOP wyjaśnił, że zaproszenia na tego typu przedsięwzięcia zawsze wysyłane są w formie listów zwykłych, zgodnie z zaleceniem Sekretarza Miasta dotyczącym redukcji wydatków na przesyłki pocztowe (pismo: BOI-III/KK/0114/3/6/03 z dn. 28.07.2003 r.).

W ww. piśmie BOI zapisano, cyt. „W związku z 90% wykorzystaniem środków budżetowych przeznaczonych na wysyłkę korespondencji urzędowej zobowiązuję wszystkich Dyrektorów Wydziałów i Kierowników Biur do rzetelnego przeanalizowania wysyłanej korespondencji. Proszę o sprawdzenie celowości wysyłania listów poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i w miarę możliwości zastąpienia ich innym rodzajem wysyłki (np. listami zwykłymi).”

W toku kontroli ustalono, że ww. pismo Sekretarza, na które powołuje się Kierownik BOP dotyczyło sytuacji doraźnej odnoszącej się do 2003 r.

O randze przesyłki decyduje nadawca, to on podejmuje decyzje o tym, czy list ma mieć formę listu zwykłego , czy np. listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

 Kierownik BOP stwierdził, cyt. „BOP nie było w stanie oszacować jaka będzie ostateczna frekwencja na koncercie. Ze względu na bardzo niewielki budżet BOP wszystkie wydatki dokonywane są z niezwykłym pietyzmem. Gdyby było wiadome, że frekwencja będzie niższa od zakładanej, mając na uwadze efektywność realizowania zadań publicznych odstąpilibyśmy od realizacji koncertu. Ponieważ przyjście na koncert było czynnością dobrowolną, niepowiązaną z żadną formą zobowiązania po stronie zapraszanych, trudno było przewidzieć ostateczną ilość kombatantów – uczestników koncertu.”

            Zdaniem kontrolującego z uwagi na fakt, że wysłane zaproszenia związane były z zaciągnięciem przez Gminę Miasto Szczecin zobowiązania finansowego, kierownik BOP jako dysponent części budżetu miasta nie dochował należytej staranności w respektowaniu zasady, o której mowa w art.28. ust 3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 ze zm.), wg której wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1)     w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

2)     w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3)     w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Zasadnym zatem wydaje się, aby przesyłki te były potwierdzone. BOP odpowiednio wcześniej powinno było posiąść informacje o ilości skutecznie dostarczonych zaproszeń i dodatkowo dokonać wstępnego rozeznania wśród organizacji kombatanckich, co do przewidywanej frekwencji na Koncercie. Nie doszłoby wówczas do sytuacji, gdzie zaangażowane środki finansowe w łącznej kwocie 24.500 zł nie były adekwatne (były zbyt wysokie w przeliczeniu na osobę) do skali przedsięwzięcia (obecność ok. 30 – 40 osób).

Ustalono, że w UM Szczecin nie istnieją procedury zatwierdzania tekstów, które są oficjalnie wygłaszane w ramach imprez, którym patronuje Prezydent  Miasta. Biuro Prezydenta Miasta otrzymuje jedynie na żądanie ramowy scenariusz na bazie, którego przygotowuje notatkę dla Pana Prezydenta. Tak było również w tym przypadku.

Ustalono ponadto, że BOP w listopadzie br. uzgodniło z BPM jedynie sam pomysł (ideę) zorganizowania w terminie 14.12.2005 r. o godz. 17:00 Koncertu Wigilijnego dla środowisk kombatanckich.

Kierownik BOP stwierdził, cyt. „treści wypowiedziane przez prowadzącego p. (wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy z dnia 6.09.2001 r.
o dostępie do informacji publicznej Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.) zostały uzgodnione w części dotyczącej oficjalnych wystąpień oraz powitania ważnych gości koncertu. Pozostałe treści wypowiedziane przez prowadzącego miały dotyczyć wyłącznie utworów granych na koncercie. Niefortunna wypowiedź p. (wyłączenie)  dot. osobistej dedykacji jednego z utworów jest tylko i wyłącznie własną inicjatywą prowadzącego, absolutnie nie uzgodnioną z BOP. Przed koncertem p. (wyłączenie) został przeze mnie osobiście poinformowany i poinstruowany o organizatorze i gościach koncertu, treściach, które winien wygłosić. Dyktowałem, a prowadzący notował co ma mówić.”

W dniu 05.12.05 r. BOP wystawiło Zlecenie – Zamówienie nr BOP/S/ID/3026/75/05 – Rejestr Centralny nr 5472/2005, w którym jako   zleceniodawca określone zostało Biuro ds. Organizacji Pozarządowych - Gmina Miasto Szczecin, a jako zleceniobiorca - Filharmonia Szczecińska. Z treści zlecenia wynikało, że Gmina Miasto Szczecin zakupi w terminie 14.12.2005 r. usługę w zakresie kultury i sztuki w formie uroczystego Koncertu Wigilijnego w Filharmonii Szczecińskiej dla szczecińskich organizacji kombatanckich. W ww. zleceniu – zamówieniu zawarto między innymi informację, że zleceniodawca dokona zapłaty: przelewem w ciągu 14 dni po otrzymaniu faktury VAT. Finansowanie zaplanowano w dziale 750 rozdz. 75085 paragraf 4300.

            Kontrola wykazała, że kwota 23.000,00 zł jaką zaproponowała Filharmonia za ww. Koncert nie odstawała od przyjętego cennika. Złożyły się na nią: wykonanie ok. 15 utworów różnych kompozytorów przez muzyków w ilości ok.35 osób w czasie ok. 1 godziny 15 minut, obecność konferansjera, dyrygent, obsługa szatni (5 osób), strażnik, osoba do posprzątania w holu (po poczęstunku). W 2005 r. na zlecenie Gminy Miasto Szczecin poza Koncertem Wigilijnym dla środowisk kombatanckich odbył się jeszcze koncert okolicznościowy z okazji Dnia Pracownika Socjalnego. Koszt tego koncertu wyniósł 15.000 zł, lecz w programie znalazło się tylko 9 utworów (czyli o 6 mniej niż w przypadku Koncertu Wigilijnego dla kombatantów), koncert trwał o ok. 20 minut krócej, nie angażowano konferansjera, strażnika., osoby do posprzątania.

Uwagi kontroli dotyczą formy zaciągnięcia zobowiązania finansowego przez BOP, a co za tym idzie przez Gminę Miasto Szczecin wobec Filharmonii Szczecińskiej. Niewystarczające bowiem jest oparcie tego zobowiązania jedynie na jednostronnie podpisanym przez zamawiającego zleceniu, które nie gwarantuje zabezpieczenia interesów Gminy w sytuacji nieprawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

Kierownik BOP stwierdził, że cyt. „dotychczas na tego typu przedsięwzięcia wystawiano jedynie zlecenia (organizacja walnego, organizacja koncertów dla kombatantów). Była to bardzo prosta jak dla Filharmonii forma usługi (standardowa). Nigdy do tej pory forma zlecenia nie była przedmiotem reklamacji ze strony Urzędu”.

Brak dostatecznego zabezpieczenia zdaniem kontrolującego świadczy o niewystarczającej dbałości o publiczne środki finansowe przez Kierownika BOP jako dysponenta części budżetu Miasta. W tej sytuacji wskazane było zawarcie umowy, która pozwoliłaby skonkretyzować przedmiot usługi (jasno i przejrzyście określić przedmiot zamówienia) oraz odpowiedzialność stron. W odniesieniu do niefortunnej wypowiedzi konferansjera jaka miała miejsce podczas Koncertu Wigilijnego,  Gmina Miasto Szczecin mogłaby np. skutecznie obniżyć wynagrodzenie dla zleceniobiorcy.

            W dniu 05.12.2005 r. Główny specjalista w BOP sporządziła notatkę służbową na okoliczność zakupu usługi z zakresu kultury i sztuki, w której określono, że przedmiotem zamówienia jest zakup usługi z zakresu kultury i sztuki w formie uroczystego Koncertu Wigilijnego w Filharmonii Szczecińskiej dla szczecińskich organizacji kombatanckich. Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na kwotę 23 000 zł (usługi artystyczne zwolnione z opłat VAT), co w oparciu o kurs euro określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 marca 2004r. (4,0468) daje równowartość 5 683,50 euro. Zamówienie zostało udzielone wykonawcy: Filharmonii Szczecińskiej pl. Armii Krajowej 1.  Jako podstawę prawną udzielenia zamówienia podano art. 4, pkt 8, ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz 177).  W uzasadnieniu podano, że przy udzielaniu zamówienia zastosowano paragraf 9 ust 1 pkt. 4 ppkt. a, d, e Rozdziału III Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w  Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego. Podano również, że Filharmonia Szczecińska jest jedynym wykonawcą koncertów filharmonicznych w Filharmonii, w związku z czym otrzymała zlecenie na realizację usługi z zakresu kultury i sztuki w formie uroczystego Koncertu Wigilijnego w Filharmonii Szczecińskiej dla szczecińskich organizacji kombatanckich.

            Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w sposobie wyboru wykonawcy usługi. Stwierdzono jedynie, że w uzasadnieniu nieprawidłowo podano odniesienie do przepisów ww. Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 kwietnia 2004 r. – prawidłowe odniesienie to: § 9 ust. 1 pkt 2 oraz  § 9 ust. 4 pkt 4 lit. a, d, e.

W dniu 13.12.05 r. BOP wystawiło Zlecenie – Zamówienie nr BOP/S/ID/3026/78/05 – Rejestr Centralny nr 5782/2005, w którym jako   zleceniodawca określone zostało Biuro ds. Organizacji Pozarządowych - Gmina Miasto Szczecin, a jako zleceniobiorca – Firma Gastronomiczno – Handlowa (wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy z dnia 6.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.) w Szczecinie. Z treści zlecenia wynikało, że Gmina Miasto Szczecin zakupi w terminie 14.12.2005 r. godz. 18:00 usługę cateringową (kawa, herbata, soki, ciasteczka, owoce) w  związku z realizacją zadania w zakresie kultury i sztuki w formie uroczystego Koncertu Wigilijnego dla szczecińskich organizacji kombatanckich. W ww. zleceniu zamieszczono między innymi podstawę prawną, tj. art. 4 pkt 8 ustawy  Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177). Określono również wartość zlecenia na kwotę 1.500 zł brutto płatną przelewem w ciągu 14 dni po otrzymaniu faktury VAT. Finansowanie zaplanowano w dziale 750 rozdz. 75095 paragraf 4300.

            Ustalono, że kwota 1.500,00 zł była ceną usługi cateringowej w zakresie jaki został określony przez BOP dla ilości około 200 - 250 osób. Z informacji uzyskanych od Kierownika BOP wynika, że mimo niskiej frekwencji na Koncercie prawie cały poczęstunek został skonsumowany. Kontrolujący jednak nie miał możliwości sprawdzenia tych informacji.

            Stwierdzono ponadto, że nie było podstaw do zastosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, jak również nie było podstaw obligujących do sporządzenia notatki służbowej uzasadniającej wybór wykonawcy usługi.

Efektem ww. kontroli było opracowanie przez Kierownika BOP wewnętrznej procedury dotyczącej organizacji oficjalnych spotkań z udziałem władz Miasta, do stosowania przez wszystkich pracowników Biura.