Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

    Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 12 w Szczecinie zw. w dalszej treści Szkołą w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2004.

    W wystąpieniu pokontrolnym z dnia    .10.2005 r., przedstawiono ocenę badanego obszaru wskazując na wystąpienie poniżej opisanych nieprawidłowości.

    Wydatki szkoły zrealizowane w 2004 r. po uwzględnieniu zmian do planu  wyniosły ogółem kwotę 2.226.075 zł, co stanowiło 109,8 % środków określonych  pierwotnie  w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.027.782 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 2.141.598 zł (96,2 % ogółu), w tym na szkoły podstawowe (rozdział 80101) kwotę 2.057.327 zł, przedszkola (rozdział 80 104) kwotę 60.372 zł oraz świetlice szkolne (rozdział 85401) kwotę 79.417 zł.

    W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących rachunkowości, zamówień publicznych, nie przeprowadzaniem inwentaryzacji majątku szkoły, nieprawidłowym ustalaniem i egzekwowaniem świadczeń z tyt. umów najmu.

    W toku kontroli ustalono, że nie została rozliczona inwentaryzacja zdawczo – odbiorcza składników majątku (protokół zdawczo – odbiorczy z dnia 10.09.2004 r., spisany pomiędzy – byłym dyrektorem szkoły a dyrektorem przyjmującym) przeprowadzona w dniach 30 i 31.08.2004 r., wg stanu na dzień 31.08.2004 r. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29. 09.1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.), zw. dalej ustawą o rachunkowości, który stanowił, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tym samym zarówno dyrektor szkoły jak i była dyrektor szkoły nie wywiązała się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji za co wg art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiadała.

    W odniesieniu do ww. inwentaryzacji  kontrola wykazała różnicę w kwocie 2.248,29 zł pomiędzy stanem wyposażenia ujętym w ww. protokole zdawczo – odbiorczym w kwocie 162.801,47 zł a saldem Wn konta 013 Pozostałe środki trwałe, które wg zestawienia obrotów i sald wynosiło 165.049, 76 zł. W szkole poza arkuszami spisów  inwentaryzacyjnych brak było pełnej dokumentacji z jej przeprowadzenia, w tym m. innymi zarządzenia dyrektora jak i instrukcji dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji oraz dokumentu z jej rozliczenia.

    Kontrola wykazała, że rzeczywisty stan majątku szkoły nie został ustalony na przestrzeni kilkunastu lat – poprzedni spis  majątku miał miejsce w 1994 r. i nie został rozliczony. Tym samym naruszone zostały przepisy art. 26 ust. 3 pkt. 3 cyt. ustawy o rachunkowości, wg których termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4. lat.

    Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl przepisów zawartych w art. 18 pkt. 1 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114) zw. dalej ustawą o odpowiedzialności.

    Inną stwierdzoną nieprawidłowością dot. gospodarki składnikami majątkowymi był brak aktualnej ewidencji księgowej analitycznej, tj. ksiąg inwentarzowych na: Pozostałe środki trwałe – brak zapisów od 1996 r. , Środki trwałe – brak zapisów od 1992 r. Naruszyło to przepis art. 13 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości, wg których księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald tworzą wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) oraz przepis art. 17 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m. innymi dla środków trwałych.           

    Stwierdzono ponadto, że dane wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb – 32, nie wynikały z ewidencji księgowej (dla środków specjalnych nie prowadzone były karty wydatków, karty dochodów). Różnice dotyczyły, przychodów ujętych w § 075 – dochody z najmu i dzierżawy, gdzie wykazano kwotę 38.734,94 zł, natomiast saldo Ma konta 750 „Przychody i koszty finansowe” na dzień 31.12.2004 r. wg zestawienia obrotów i sald wynosiło kwotę 38.955,51 zł, tj. wyższą o 220,57 zł od wykazanej w sprawozdaniu Rb – 32. Różnice dotyczyły również przychodów w  § 083 – wpływy z usług (z tyt. odpłatności za obiady), gdzie wykazano kwotę 52.404,69 zł natomiast saldo Ma konta 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” (w szkole na tym koncie prowadzona była ewidencja przychodów z tyt. odpłatności za obiady), na dzień 31.12.2004 r. wg zestawienia obrotów i sald wynosiło kwotę 52.712,41 zł, tj. wyższą o 307,72 zł od wykazanej w ww. sprawozdaniu. Powyższe było niezgodne z przepisem § 10 ust. 1 - 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13.03.2001 r., w sprawie sprawozdawczości budżetowej  ... (Dz. U.  Nr 24, poz. 279 ze zm.), wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Nieprawidłowości te ponadto naruszyły przepis § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont ...(Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) zw. dalej Rozporządzeniem z dnia 18.12.2001 r., wg którego jednostki winny prowadzić rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu.

    Nieprawidłowości dot. też sposobu prowadzenia rachunkowości przez gł. księgowego stwierdzono bowiem, że ewidencja syntetyczna w księdze głównej (dot. konta budżetowego, konta specjalnego) nie zawierała obrotów i sald kont za każdy m-c, konta te prowadzone były w ujęciu narastającym. Po zakończeniu zapisów każdego m-ca pozostawione były ponadto nie wypełnione wiersze a zestawienia obrotów i sald były prowadzone przez gł. księgowego zapisami ołówkiem i nie zawierały obrotów oraz sald za okres sprawozdawczy, co było niezgodne z przepisem art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wg którego księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów. Powyższe niezgodne było ponadto z  przepisami art. 23 ust. 1 i 5 cyt. ustawy, wg których zapisy w księgach rachunkowych winny być dokonane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany a zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w  sposób zapewniający ich trwałość.

    Innymi nieprawidłowościami z zakresu prowadzenia rachunkowości był brak zaprowadzonej ewidencji analitycznej na kontrahentów, brak ewidencji analitycznej przychodów z tyt. odpłatności za obiady, brak kart wynagrodzeń, co było niezgodne
z przepisami art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wg  których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m. innymi dla rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami.

    Nieprawidłowością dot. prowadzenia rachunkowości był również brak oznaczeń na dowodach księgowych dotyczących ich dekretacji, numeru identyfikacyjnego, co było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o rachunkowości, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

    Kontrola ustaliła, że mimo zakupu dwóch programów komputerowych do ewidencji księgowej, tj. „Rewizor 2”– dnia 14.03.2000 r. za kwotę 1.220 zł oraz pakiet programów komputerowych Vulcan – dnia 17.05.2005 r. za łączną kwotę 2.600 zł r., nie zostały one wdrożone do użytkowania a ewidencja prowadzona była w formie ręcznej.  Na wystąpienie powyższych nieprawidłowości wpływ miało nie opracowanie przez dyrektor szkoły jak i poprzednią dyrektor szkoły przyjętych zasad rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, co było niezgodne z przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości, wg których jednostka powinna posiadać opracowane stosowane zasady rachunkowości. Na wystąpienie powyższych nieprawidłowości wpływ  miało ponadto nie opracowanie procedur kontroli wewnętrznej dot. procesów zw. z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, które wg przepisów art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) zw. dalej ustawą o finansach publicznych, kierownik jednostki był zobowiązany do ustalenia ww. procedur kontroli finansowej.

    Ustalono również, że przedłożony do kontroli Regulamin dot. zasad prowadzenia kasy (obowiązujący od dnia 19.11.1997 r. podpisany przez byłego dyrektora oraz sekretarza – kasjera szkoły) ani inny dokument, nie określał m. innymi powierzenia czynności kasjera sam. ref. ds. admin., który od 1996 r. zbierał od osób wpłacających gotówkę za obiady oraz od 2001 r. obsługiwał kasę fiskalną. W złożonych wyjaśnieniach dyrektor szkoły stwierdziła, że zarządzenia upoważniające ww. pracownika do pobierania odpłatności za obiady i obsługi kasy fiskalnej zostaną zaprowadzone w najbliższym czasie.

    Kontrola ustaliła również inne nieprawidłowości dot. gospodarki środkami pieniężnymi szkoły. Stwierdzono dokonywanie wypłat gotówki z kasy szkoły na podstawie dowodów księgowych – list płac bez podpisów osoby sporządzającej i dat, nie sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno –rachunkowym oraz nie zatwierdzonych do wypłaty, za wyjątkiem list płac za okres od 01.09.2004 r. do 31.12.2004 r. - zatwierdzonych przez dyrektora szkoły. Natomiast listy płac dot. wypłat  bezgotówkowych nie zawierały żadnych podpisów. Powyższe naruszało przepisy art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wg których  dowody księgowe powinny być rzetelne, t. j. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne zawierające m. innymi stwierdzenie ich sprawdzenia. Przyczyną powyższych nieprawidłowości m. innymi było nie opracowanie procedur kontroli wew. dot. procesów zw. z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Sprzeczne to było również z postanowieniami Regulaminu dot. zasad prowadzenia kasy z dnia 19.11.1997 r., wg którego wypłata gotówki z kasy może być dokonana na podstawie m. innymi list płac zatwierdzonych do wypłaty, poprawnie sporządzonych i opisanych dokumentów, zaakceptowanych przez uprawnione osoby.                        

    W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji umów najmu pomieszczeń z 12. kontrahentami na łączną kwotę 13.959,77 zł u 10. najemców wystąpiło szereg przypadków nie  dokonywania przez nich wpłat, jak i realizowania wpłat z opóźnieniem na łączną kwotę  4.427,90 zł (od 01.01.2003 r. do 31. 08.2005 r.), w tym za rok 2003 (dotyczy najemcy Sp. z o. o. Coca – Cola) na kwotę 633,68 zł z tego zaległa należność 583,44 zł i odsetki na kwotę 50,24 zł; za rok 2004 na kwotę 1.847,67 zł z tego zaległa należność na kwotę 1.619,68 zł i odsetki na kwotę 227,99 zł ; za okres od 01.01.2005 r. do 31.08. 2005 r. na kwotę 1.946,55 zł z tego zaległa należność na kwotę 1.660,55 zł i odsetki na kwotę 286,00 zł.

    Kontrola prawidłowości rozliczeń z najemcą Sp. z o. o. Coca – Cola wykazała ponadto, że f-ry wystawiane były przez szkołę  na podstawie pisemnych informacji najemcy przekazywanych do szkoły o ilości produktów sprzedanych z automatu, przy 8% prowizji od utargu proponowanej szkole, pomimo że w § 6 umowy najmu z dnia 01.01.2003 r. postanowiono, że za powierzchnię wynajętą w celu zainstalowania maszyny najemca zapłaci wynajmującemu czynsz w wys. 41 zł netto/miesiąc/automat. W wyniku i na wniosek kontroli, 4. najemców - wg dowodów wpłat z dnia 16.09.2005 r., dokonało zaległych wpłat na kwotę łączną 1.152,62 zł. Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 ust. 2 Rozporządzenia z dnia 18.12.2001 r., który stanowił, że odsetki od należności  i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Zaniechanie prawidłowego ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem obowiązującego obecnie przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy do odpowiedzialności, według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych było niepobranie lub niedochodzenie należności jednostki samorządu terytorialnego albo pobranie lub dochodzenie tej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia.           

    Kontrola wykazała, że przy zawieraniu umowy z dnia 16.01.2004 r., dotyczącej sprzedaży ciepła i świadczenia usług przesyłowych, nie przeprowadzone, zostało postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, co było niezgodne z przepisem art. 28 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, oraz  przepisem  art. 12 a obowiązującej do dnia 02.03.2004 r., ustawy z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych ( j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664, ze zm.), wg którego zamówienie publiczne mogło być udzielone dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie.

    Kontrola ustaliła, że dyrektor szkoły wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dot. transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi szkoły:

1.      Wyegzekwować od najemców zaległe należności oraz odsetki od nieterminowych płatności czynszu. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać i ewidencjonować odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.

2.      Ustalić rzeczywisty stan majątku i dokumentacji szkoły. Przeprowadzić inwentaryzację majątku szkoły, zaprowadzić ewidencje księgową analityczną na środki trwałe, pozostałe środki trwałe.

3.      Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco wg przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz zasad szczególnych określonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

4.      Sporządzać sprawozdania finansowe rzetelnie i prawidłowo przy uwzględnieniu zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniu z danymi ewidencji księgowej.

5.      Wyegzekwować od gł. księgowego usunięcie nieprawidłowości ujętych w wystąpieniu oraz uporządkowanie ksiąg, ewidencji  zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6.      Sprawdzać i zatwierdzać pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym dokumenty dot. wydatków jednostki. Rozchód gotówki z kasy każdorazowo winien być udokumentowany zatwierdzonym dokumentem księgowym.

7.      Przy udzielaniu zamówień publicznych stosować zasady określone przepisami obowiązującego prawa.

8.      Opracować zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w szkole.

9.      Ustalić pisemne procedury kontroli finansowej, dotyczącej procesów zw. z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem oraz udzielaniem zamówień publicznych zgodnie z przepisami art. 35 a ustawy o finansach publicznych.

10.  Zaprowadzić i wdrożyć nowy regulamin zasad prowadzenia kasy względnie dokonać uaktualnienia  dotychczasowego regulaminu m. innymi o zagadnienia zw. z osobą kasjera, z gosp. i dokumentacją kasową oraz zasadami sporządzania dokumentów kasowych.

 

Z uwagi na ww. nieprawidłowości Prezydent Miasta Szczecin w dniu 18 listopada 2005 roku skierował do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Szczecinie zawiadomienie o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez byłą i obecną Dyrektor Szkoły.