Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego przeprowadził w dniach od 10.08 2004 r . do 17.09.2004 r. , z przerwą w dniach 18.08.2004 r. oraz od 06.09. do 09.09.2004 r. kontrolę w Ośrodku Szkolno Wychowawczym Nr 1 w Szczecinie zw. w dalszej treści Ośrodkiem, w zakresie prawidłowości dysponowania środkami budżetowymi przyznanymi przez organ prowadzący oraz pozyskanymi przez ośrodek za rok 2003 r. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 listopada 2004 r. przedstawiono ocenę badanych obszarów, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
        Wydatki ośrodka zrealizowane w 2003 r. po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem kwotę 2.370.934 zł, co stanowiło 103,5 % środków określonych pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.290.951 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na : zadania działu z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 869.136 zł (37,9 % ogółu), w tym na gimnazja specjalne (rozdział 80111) kwotę 549.640 zł, szkoły zawodowe specjalne (rozdział 80134) kwotę 319.496 zł, na zadania działu z zakresu edukacyjnej opieki wychowawczej (dział 854) w tym na ośrodki szkolno wychowawcze w wysokości 1.486.429 zł, oraz na pozostałą działalność (rozdział 85446) kwotę 4.316 zł i (rozdział 85495) kwotę 11.053 zł.
        W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji 3. umów najmu pomieszczeń na łączną kwotę 33.609,49 zł, wystąpiły 3 przypadki dokonywania przez najemców wpłat z opóźnieniem, co było niezgodne z ustaleniami § § 3, 15 i 16 umów najmu, wg których czynsz winien być płatny do 10. każdego m-ca. W każdym z 3. przypadków nie naliczano odsetek ustawowych, co było niezgodne z ustaleniami § § 3 oraz 15 i 16 umów, wg których zwłoka z tytułu nieterminowego uregulowania czynszu powoduje naliczenie odsetek ustawowych. Dopiero podczas kontroli, tj. w dniach 08.09. i 11.09.2004 r, zostało sporządzone za okres od 01.01. 2003 r. do 09.09.2004, a w przypadku umowy z f-mą H. U. MARFI za okres od 01.01.2003 r. do 13.09.2004 r. zestawienie odsetek na łączną kwotę 225,09 zł. Kwota ta została wpłacona przez najemców do kasy ośrodka dnia 09.09.04 i 13.09.04 - dowód wpłaty nr 24761, 24756-7.Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. , w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ...(Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Sprzeczne to było ponadto z ustaleniami § 7 Zarządzenia nr 2/02 dyrektora ośrodka w sprawie przyjętych z-d rachunkowości, według którego zdarzenia gospodarcze ewidencjonuje się wg daty ich zaistnienia, nie później niż do końca m-ca, którego dotyczą. 
        Zaniechanie prawidłowego ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem przepisu art. 138 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, ze zm.), według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz ustalenie jej w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego wyliczenia.
        W ocenie kontroli ze Specyfikacji istotnych warunków ogłoszonego dnia 21.11.2002 r. przetargu nieograniczonego do 30.000 EURO na dostawę m. innymi pieczywa, mięsa, wynikało iż zamierzano dokonać wyboru jednego dostawcy, w konsekwencji dokonano wyboru kilku podmiotów. Specyfikacja w treści m. innymi nie zawierała określenia przedmiotu zamówienia, istotnych dla zamawiającego postanowień, które będą ujęte w umowie, opisu sposobu obliczania ceny oferty, co było niezgodne z przepisem § 35 ustawy z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (t. J. Dz. U. z 2002 r. nr 72, poz. 664, ze zm.) zwanej dalej uozp. Sposób opracowania specyfikacji uniemożliwiał rzetelne porównanie ofert, gdyż dokument ten nie precyzował przedmiotu zamówienia w sposób określający rodzaj i ilość zamówienia. Naruszony został przepis art. 17 uozp, wg którego przedmiotu zamówienia publicznego, warunków stawianych dostawcom nie można określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
        W konsekwencji przeprowadzonego przetargu ośrodek zawarł dnia 21.11.2002 r.,5 umów (na okres jednego roku) na dostawę: pieczywa, artykułów spożywczych, mięsa i wędlin, art. chemicznych-środków czystości oraz art. papierniczych. W tych umowach nie zawarto ceny ani warunków ich zmian. 
        W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 22. pracowników ośrodka, na łączną kwotę 480.971,80 zł stanowiącą 33,1 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 1.451.218 zł, stwierdzono 1 przypadek nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej 1.548 zł (brutto). Nadpłata wynikała z przyznania od dnia 01.09.1988 r. dodatku z tytułu prowadzenia księgowości Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej. Na tą nadpłatę złożył się, bezzasadnie naliczony dodatek w kwocie 43 zł brutto miesięcznie (od 01.08.2001 r. do 31.07.2004 r. w kwocie łącznej 1.548 zł). Sprzeczne to było z ustaleniami Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin, który nie normuje przyznania ww. dodatku. 
        Nieprawidłowości stwierdzono też, w zakresie nie obejmowania gospodarką magazynową niektórych materiałów budowlanych kupowanych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez konserwatorów ośrodka. Dotyczyło to sytuacji, gdzie do remontu łazienki dla prac. administracji, m. innymi zostały wbudowane materiały na kwotę 4.277,97 zł. Na dowodach źródłowych tj. fakturach na zakup tych materiałów, konserwatorzy dokonywali adnotacji dotyczących otrzymania towaru, w których brak było dat na dowód przejęcia odpowiedzialności materialnej. Powyższe było niezgodne z ustaleniami Zarządzenia nr 2/2002 (podpisane przez dyrektora ośrodka) w sprawie przyjętych z-d rachunkowości, w którym m. innymi określono, że można nie obejmować gosp. mag. następujących zakupów : materiałów do bezpośredniego zużycia np. paliwa do samochodu, leków, odzieży dla wychowanków. Powyższe było też niezgodne z Rozdziałem VIII "Dokumentacja i ewidencja obrotu materiałów" Instrukcji gospodarki magazynowej obowiązującej od 01.01.2002 r. (podpisana przez dyrektora ośrodka), wg której m. innymi wszystkie obroty materiałów winny odbywać się na podstawie odpowiednich prawidłowo sporządzonych i podpisanych dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych. Do dokumentów wewnętrznych należą dokumenty "Magazyn przyjmie", "Magazyn wyda", z których “Magazyn przyjmie” nie był stosowany w ośrodku.
        W wyniku kontroli ustalono, że nie dokonywano rozliczania materiałów zużytych do remontów pomieszczeń wykonywanych przez konserwatorów, w tym remontu magazynu spożywczego, do którego w ośrodku zostało sporządzone częściowe rozliczenie materiałów o wartości 618,76 zł. 
        W toku kontroli stwierdzono również, że Zarządzenie dyrektora ośrodka, nr 2/02 z 12.03.2002 r. , w sprawie przyjętych zasad rachunkowości nie zawierało wszystkich elementów wymaganych przepisami art.10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr 121, poz. 591 ze zm.). Dotyczyło to np. braku wykazu użytkowanych programów komputerowych. 
        Stwierdzono ponadto brak zaprowadzonego rejestru "umów".

1. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać
   i ewidencjonować odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.
2. Wystąpił o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia w kwocie 1.548,00 zł (brutto). Dokonał korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
3. Przestrzegał obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników.
4. Rozliczył materiały budowlane, które zostały wykorzystane przez konserwatorów do remontów pomieszczeń ośrodka.
5. Przy udzielaniu zamówień publicznych stosował zasady określone przepisami uozp.
6. Zaprowadził rejestr umów.
7. Uaktualnił regulaminy wewnętrzne ośrodka wg obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie.