Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2015 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Komunikacji Społecznej i Marketingowej Urzędu Miasta Szczecin Pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej BKSiM) w zakresie prawidłowości zawierania umów i dokonywania wydatków.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2015 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień, oceniła prawidłowość zawierania umów i dokonywania wydatków przez BKSiM  (ocena pozytywnaz uchybieniami).

            II. Oceny cząstkowe

        1. Zawieranie umów:

      W roku 2014 BKSiM zawarło łącznie 398 umów/porozumień, które skutkowały powstaniem zobowiązań na łączną kwotę 5.064.230,31 zł.

Kontroli poddano 14 umów na łączną kwotę 16.560,00 zł, w tym:

• 12 umów dotyczyło wykonania dokumentacji zdjęciowej ze wskazanych wydarzeń (wszystkie zostały zawarte z tym samym wykonawcą) – o łącznej wartości 10.400,00 zł,
• 1 umowa dotyczyła prowadzenia serwisu www.szczecin.eu w języku angielskim – o wartości 5.280,00 zł,    
• 1 umowa dotyczyła wykonania tłumaczenia na język angielski przekazanych treści serwisu www.szczecin.eu – o wartości 880,00 zł.

            Kontrola wykazała, że w przypadku 4 z 14 poddanych kontroli umów Karty informacyjne zawierały rozbieżne informacje w zakresie terminu wykonania przedmiotu umowy. Ustalono,że w 1 przypadku rozbieżność terminów wynikała z informacji od Wydziału Księgowości w zakresie terminu ostatecznych płatności za faktury z 2014 r., w pozostałych 3 przypadkach natomiast przyczyną powyższego były omyłki pisarskie.

            W toku kontroli ustalono, że wszystkie objęte kontrolą umowy zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe było zgodne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

            BKSiM przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączało do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe wypełniało obowiązek wynikający z § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Zarządzenia nr 380/12.

            Wartość 1 z 14 poddanych kontroli umów przekraczała 3.000,00 zł. BKSiM przed zawarciem ww. umowy dokonało analizy rynku oraz sporządziło notatkę służbową dokumentującą fakt jej przeprowadzenia. Powyższe wyczerpywało dyspozycję § 11 ust. 1 – 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych.

            WKiAW, pomimo wykazach uchybień, pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

           2. Realizacja umów

            Do każdej z 14 poddanych kontroli umów załączono dokumentację potwierdzającą realizację przedmiotu umowy. W przypadku 12. umów dot. przygotowania dokumentacji zdjęciowej oraz umowy dot. wykonania tłumaczenia na język angielski przekazanych treści serwisu www.szczecin.eu. były to protokoły odbiorcze oraz wystawione przez wykonawcę rachunki, które zawierały wskazanie, że pracę będącą przedmiotem umowy w określonym dniu przyjął przedstawiciel wykonawcy. W przypadku umowy dot. prowadzenia serwisu www.szczecin.eu w języku angielskim potwierdzeniem realizacji przedmiotu umowy były przedstawiane przez wykonawcę sprawozdania w formie raportów miesięcznych przesyłanych do 10 dnia każdego miesiąca.

            W toku kontroli ustalono, że w przypadku 6. z 12. umów dot. przygotowania dokumentacji zdjęciowej odbiór przedmiotu umowy nastąpił po upływie ustalonego umownie terminu.

            Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że: odbioru przedmiotu umowy nr CRU/14/0000535 dokonano w dn. 24.01.2014 r. tj.  2 dni po terminie wskazanym w umowie, odbioru przedmiotu umowy nr CRU/14/0000536 dokonano w dn. 24.01.2014 r. tj. 2 dni po terminie wskazanym w karcie informacyjnej do umowy (w umowie nie określono terminu realizacji), odbioru przedmiotu umowy nr CRU/14/0001810 dokonano w dn. 16.05.2014 r. tj. 10 dni po terminie wskazanym w umowie, odbioru przedmiotu umowy nr  CRU/14/0003298 dokonano w dn. 18.09.2014 r. tj. 20 dni po terminie wskazanym w umowie, odbioru przedmiotu umowy nr  CRU/14/0003463 dokonano w dn. 18.09.2014 r. tj. 13 dni po terminie wskazanym w umowie, odbioru przedmiotu umowy nr  CRU/14/0003520 dokonano w dn. 22.09.2014 r. tj. 2 dni po terminie wskazanym w umowie.

            W żadnym z ww. przypadków BKSiM nie naliczyło kar o których mowa w § 6 ust. 1 ww. umów tj.: „w razie gdy wykonawca opóźni się z wykonaniem przedmiotu umowy Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 7% wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia”. Łączna wartość kar wynikająca z powyższych opóźnień wynieść powinna 2.835,00 zł. WKiAW nie podzielił przy argumentacji Dyrektora BKSiM zawartej w piśmie z dnia 16.02.2015 r. (znak: BKSiM-II.1712.01.2015.TJ), w którym wskazano na szkodę jako obligatoryjną przesłankę roszczenia o zapłatę kary umownej. Wskazać bowiem należy, że w orzecznictwie sądowym ugruntowane jest stanowisko zawarte w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 06 listopada 2003 r.(7 sędziów – zasada prawa), według którego zastrzeżenie kary umownej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nie zwalnia dłużnika z obowiązku jej zapłaty w razie wykazania, że wierzyciel nie poniósł szkody.

            WKiAW wskazał ponadto, że w sytuacji gdy system organizacji pracy w BKSiM powodował, iż sprawdzenie wykonania przedmiotu umowy tj. np. 10 bądź 30 zdjęć (jak w przypadku ww. umów) zajmowało „pewien okres czasu” (ww. wyjaśnienia z dn. 16.02.2015 r.), po czym następował dopiero faktyczny odbiór przedmiotu umowy protokołem odbioru, należało rozważyć dokumentowanie faktu wywiązania się przez wykonawcę ze swoich obowiązków w terminie umownym innym dokumentem (np. protokół przekazania).

            W toku kontroli ustalono, że Wykonawcy w pełni wywiązali się z obowiązków wykazanych w poddanych kontroli umowach w tym m. in.: przekazano do BKSiM dokumentację fotograficzną ze wszystkich wskazanych imprez, wykonywano tłumaczenia treści serwisu www.szczecin.eu, a także prowadzono go w języku angielskim.

            WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił w przypadku nieterminowej realizacji przedmiotu umowy naliczać – stosownie do postanowień umownych - kary umowne.