Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2015 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Prezydenta Miasta UM Szczecin Pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej BPM) w zakresie prawidłowości zawierania umów i dokonywania wydatków.          

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2015 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola pozytywnie oceniła prawidłowość zawierania umów i dokonywania wydatków przez BPM (ocena pozytywna).

            II. Oceny cząstkowe

          1. Zawieranie umów:

            W roku 2014 BPM zawarło łącznie 92 umowy/porozumienia, które skutkowały powstaniem zobowiązań na łączną kwotę 741.718,73 zł.

            Kontroli poddano 10 umów na łączną kwotę 140.048,05 zł, w tym: 4 umowy na wykonywanie tłumaczeń z języków obcych na język polski i odwrotnie, umowę na zakup sprzętu fotograficznego, dwie umowy na obsługę techniczną wskazanych imprez, umowę na zakup i dostawę sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, umowę na zakup usługi gastronomicznej oraz umowę na czarter jednostki Odra Queen wraz z przygotowaniem i podaniem posiłku.

            Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

            Ustalono, że w przypadku 6 umów (których wartość nie przekraczała kwoty 25.000 zł) BPM zastosowało formularz „zamówienie – umowa” stanowiący załącznik nr 11 do załącznika nr 2 do zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej Zarządzeniem nr 380/12). Według § 27 ust. 1 Zarządzenia nr 380/12 stosowanie ww. formularza dopuszczalne było tylko i wyłącznie jeżeli zobowiązanie nie przekraczało kwoty 25.000 zł brutto. Powyższy formularz nie wymagał podpisu Zleceniobiorcy, ani przeprowadzenia przez radcę prawnego kontroli formalno - prawnej. Pozostałe 4 objęte kontrolą umowy zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich, co było zgodne z ww. § 27 ust. 1 Zarządzenia nr 380/12.

            W toku kontroli stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe było zgodne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.2013.594 j.t.) według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

            BPM przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączało do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe wypełniało obowiązek wynikający z § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Zarządzenia nr 380/12.

            Wartość 8 z 10 poddanych kontroli umów przekraczała 3.000,00 zł. BPM w 6 przypadkach przed zawarciem ww. umów dokonało analizy rynku oraz sporządziło notatkę służbową dokumentującą fakt jej przeprowadzenia, co wyczerpywało dyspozycję § 11 ust. 1 – 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych. W pozostałych 2 przypadkach umowy zostały zawarte w wyniku przeprowadzenia procedury przetargu nieograniczonego (postępowanie nr: BZP/160/13, nr ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych 255217 - 2013).

            WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna).

         2. Realizacja umów

            Do każdej z 10 poddanych kontroli umów załączono dokumentację potwierdzającą realizację przedmiotu umowy. W przypadku 8 umów były to zatwierdzone przez Zleceniodawcę do wypłaty faktury VAT.  W przypadku 2 pozostałych umów (zakup sprzętu fotograficznego, zakup i dostawa sprzętu do tłumaczeń symultanicznych) były to protokoły odbiorcze w treści których wskazano, że przedmiot zamówienia przyjęto po względem jakościowym i ilościowym.

            Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

            W toku kontroli ustalono, że Wykonawcy w pełni wywiązali się z obowiązków wykazanych w poddanych kontroli umowach w tym m. in.:  dostarczono zamówiony sprzęt do tłumaczeń symultanicznych, wykonywano tłumaczenia z języków obcych na język polski i odwrotnie, zapewniono techniczną obsługę wskazanych imprez.

            WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna).

            III. Uwagi i zalecenia

      Zaleceń pokontrolnychnie wydano.