Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 14.10.2015 –10.11.2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 62 (zw. dalej PP - 62) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2014 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 23.02.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. w PP – 62 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

• nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat,
• niewłaściwego ewidencjonowania operacji gospodarczych,
• zawierania umów na okres wykraczający poza rok budżetowy,
• zaciągania zobowiązań wykraczających poza rok budżetowy,
• braku kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej wyciągów bankowych,
• nieopiniowania zawieranych umów pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM,
• niewłaściwego prowadzenia akt osobowych,
• niewywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych,
• nieujęcia w zasadach rachunkowości wszystkich stosowanych w praktyce programów
• nieprzestrzegania wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
• realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
• rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
• terminowości regulowania zobowiązań,
• wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów PP - 62 w 2014 r. wyniosło 79 419,47 zł, co stanowiło 115 % planowanej kwoty w wysokości 69 020 zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat (§0690 – 79 140,16 zł), pozostałych odsetek (§ 0920 – 130,00 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 0970 – 149,31 zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - § 0690 w miesiącu wrześniu 2014 r.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 25. usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (25 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

 1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd PP - 62 w 2014 r. wyniosło 133 776,36 zł, co stanowiło 98,7 % planowanej kwoty w wysokości 135 500,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat, dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§ 0750 – 9 505,02 zł), wpływy z usług (§ 0830 – 122 331,47 zł), pozostałe odsetki (§ 0920 – 624,87 zł), otrzymane spadki, zapisy, darowizny (§ 0960 – 715,00 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 0970 – 600,00 zł). 

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§ 0750), wpływy z usług (§ 0830), a także rozrachunki z najemcą za cały 2014 r. oraz rozrachunki z 25. usługobiorcami (25 umów) za miesiąc wrzesień 2014 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku płatności wynikających z umowy najmu lokalu stwierdzono, że były one regulowane po terminie wskazanym w umowie (opóźnienia wyniosły od 12 do 49 dni), a ówczesny główny księgowy nie naliczył za okres od września do grudnia 2014 roku i nie obciążył najemcy odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność ówczesny główny księgowy PP – 62.

Do umowy dot. najmu lokalu zawartej w dniu 04.01.2013 r. nie został sporządzony protokół zdawczo – odbiorczy, było to niezgodne z § 8 ust. 1 ww. umowy, według którego przekazanie przedmiotu najmu przed i po zakończeniu obowiązywania umowy nastąpi komisyjnie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach. 

Za okres od stycznia do sierpnia 2014 r. główny księgowy naliczał i obciążał najemcę odsetkami za nieterminowe regulowanie płatności w prawidłowej wysokości.

Od odpłatności związanych z pobytem dzieci w przedszkolu wniesionych po terminie główny księgowy naliczał na bieżąco ustawowe odsetki.

WKiAW mimo nieprawidłowości dotyczących; nienaliczenia odsetek od płatności uregulowanych po terminie, na koniec 2014 roku oraz braku protokołu zdawczo – odbiorczego pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności wymagalne w łącznej kwocie 545,42 zł (§ 0690 – opłaty z tytułu pobytu dzieci w przedszkolu).

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 4.820,62 zł tytułem płatności za przedszkole, w tym: 6,90 zł tytułem odsetek od należności niezapłaconych w terminie.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności w kwocie 11.921,23 zł (w tym: ww. należności wymagalne w wysokości 11.833,23 zł oraz pozostałe należności w wysokości 88,00 zł tytułem kaucji).

Należność w wysokości 7.114,34 zł (tytułem opłat za wyżywienie) zostały zgłoszone do radcy prawnego UM.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Kwota 4.813,72 zł, tytułem należności (odpłatności za przedszkole), została uregulowana w styczniu 2015 r. wraz z odsetkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

 3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 44. dowody księgowe na kwotę 135 707,50 zł, co stanowiło 11,5 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1.177.433,24 zł (środki budżetowe na kwotę 1 043 656,88 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 133 776,36 zł).

W 1. przypadku (na 44. skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP - 62 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatek dotyczący odprowadzenia ścieków na kwotę 4.262,60 zł ujęty zostały w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j. t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

Stwierdzono, że w 4. przypadkach na 10 poddanych kontroli, umowy kosztowe i aneksy do umów nie zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, co było niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ponadto wszystkie ww. umowy nie były zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

Dodatkowo w przypadku umowy o świadczenie usług internetowych stwierdzono, że została ona zawarta na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor PP - 62 nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązań pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Wyciągi bankowe nie zawierały ponadto potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie (44) faktury poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z uchybieniami).

 3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 44. dowody księgowe na kwotę ogółem 135 707,50 zł, tj. 11,5 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.177.433,24 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

We wszystkich ww. przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług.

 3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2014 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 73 827,06 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 48.750,32 zł, składki ZUS w kwocie 9.161,67 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 15.915,07 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 20. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (25 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 179.868,64 zł, tj. 26,6 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 677.194,88 zł (zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010 i § 4040).

W części B akt osobowych pracowników przechowywane były w dokumentacji oryginały dokumentów, tj. zaświadczeń o ukończeniu szkoleń w dziedzinie bhp, dyplomy ukończenia studiów, a także dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Ponadto część A akt zawierała nieponumerowane i nie ujęte w wykazach do akt dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika w PP – 62, tj. m.in. zaświadczenia o ukończeniu szkoleń, dokumenty związane z przyznaniem nagród, orzeczenia lekarskie. Było to niezgodne z zapisami  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie akt,  według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Akta osobowe pracownika winny być prowadzone z podziałem na trzy części, które obejmują: w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracyoraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Natomiast dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki.

Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń zgodnie ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie prowadzenia akt osobowych pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 51 974,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2014 r.,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 156 019,12 zł, według deklaracji ZUS P DRA za miesiące od maja do grudnia 2014 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za 12 miesięcy 2014 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za ww. miesiące 2014 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

WKiAW pozytywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w jednostce.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 79 419,47 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 1 043 656,88 zł, (zobowiązania niewymagalne – 73 827,06 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 133 776,36 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. – należności na kwotę ogółem 11.921,23 (z tytułu dostaw towarów i usług).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdań Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 6 zmian do planu dochodów na kwotę ogółem  3.300,00 zł oraz 27 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 116.527,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2014 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusz spisu z natury oraz protokół z kasy.

Dyrektor nie wydał zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w 2014 roku, tym samym nie powołał komisji inwentaryzacyjnej. Ponadto dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczeń członków komisji inwentaryzacyjnej.

Za powyższe odpowiedzialny był dyrektor PP - 62, który zgodnie z zapisami § 5 obowiązującej w PP - 62 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, odpowiadał za prawidłową realizację inwentaryzacji, a do jego obowiązków należało m.in. powołanie komisji inwentaryzacyjnej w drodze zarządzenia wewnętrznego w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji oraz sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym PP – 62 posiadało rachunki bankowe.

 Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień formalnych w zakresie sporządzenia dokumentacji w trakcie procesu inwentaryzacji  pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna z uchybieniami).

 8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar (ocena pozytywna).

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia i regulaminy:

1. Zasady (polityka) rachunkowości w PP - 62 w Szczecinie – zarządzenie nr 6/2014.
2. Instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów w PP – 62 w Szczecinie – zarządzenie nr 19 z dnia 31.12.2010 r. z załącznikiem nr 1 (tabela osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności kontrolne i zatwierdzenie dokumentów księgowych).
3. Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w PP – 62 w Szczecinie z załącznikami.
4. Instrukcję dotycząca gospodarki kasowej w PP – 62 w Szczecinie, obowiązująca od dnia 01 stycznia 2011 r.
   1. Instrukcję inwentaryzacyjną PP – 62 w Szczecinie.
5. Regulamin kontroli zarządczej w PP – 62  - zarządzenie nr 19/2010 z dnia 31.12.2010 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej.
6. Instrukcję udzielania zamówień publicznych w PP – 62 w Szczecinie z dnia 31.12.2010 r. oraz zarządzenie nr 9/2014 z dnia 22.04.2014 r. aktualizujące powyższą instrukcję.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W Wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych - Opis systemu komputerowego rachunkowości stanowiący część Zasad rachunkowości ujęto wykaz programów użytkowanych w PP – 62, który nie obejmował programów: Lista Odpłatności stosowanego do naliczania odpłatności za przedszkole oraz Płatnik, stosowanego do rozliczeń z ZUS. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.  

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP – 62 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami).

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

1. występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
2. kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.

W 2014 r. w PP - 62 kontrolę zewnętrzną  w zakresie przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne i zdrowotne w stosunku do pomieszczeń i sprzętu przeprowadził Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny.

Dyrektor PP – 62  nie przekazał informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 01.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r.– pismem z dnia 07.01.2015 r.

WKiAW pomimo uchybień w zakresie przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta (ocena pozytywna z uchybieniami).

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności,
2. ewidencjonowanie operacji gospodarczych przy wykorzystaniu poprawnych paragrafów;
3. każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
4. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym;
5. przestrzegania zapisów zawartych w umowach najmu pomieszczeń w zakresie sporządzania protokołów zdawczo – odbiorczych;
6. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne;
7. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych;
8. przeprowadzanie formalnych czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi, tj. powoływanie komisji inwentaryzacyjnej w drodze zarządzenia wewnętrznego oraz pobieranie oświadczeń od jej członków;
9. uzupełnienie dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości, tj. wykazu programów o wszystkie stosowane w praktyce w PP – 62 programy wraz z określenie ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji;
10. bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03.