Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 15.06.2015 –08.07.2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 37 (zw. dalej PP 37) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2014 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym  z dnia 04.08.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z uchybieniami).

Wykonanie dochodów PP 37 w 2014 r. wyniosło 129 414,30 zł, co stanowiło 91,1 % planowanej kwoty w wysokości 142 100,00zł. Zaplanowane wydatki PP 37 w wysokości 853 046,00 zł zrealizowane zostały w 98,4 %, tj. w kwocie 839 104,34 zł (środki budżetowe na kwotę 756 830,54 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 82 273,80 zł).

Pozytywna ocena dotyczyła:

1. dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
2. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
3. rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
4. prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
5. dokumentacji finansowo – księgowej,
6. dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
7. terminowości regulowania zobowiązań,
8. wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim procesu inwentaryzacji, dokumentowania czynności kontrolnych w zakresie ponoszonych wydatków, prowadzenia akt osobowych, a także kompletności procedur opisujących zasady rachunkowości w jednostce.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów PP 37 w 2014 r. wyniosło 47 140,50 zł, co stanowiło 102,7 % planowanej kwoty w wysokości 45 900 zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat (§0690 – 47 042,50 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 0970 – 98,00zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - §0690 w miesiącu wrześniu 2014 r. W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 25. usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (25 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd PP 37 w 2014 r. wyniosło 82 273,80 zł, co stanowiło 89,7 % planowanej kwoty w wysokości 96 200,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§0750 – 8 656,12 zł), wpływy z usług (§0830 – 72 851,00 zł), pozostałe odsetki (§0920 – 99,09 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§0970 – 667,59 zł). 

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§0750), wpływy z usług (§0830), a także rozrachunki z 4. najemcami (4 umowy) za cały 2014 r. oraz rozrachunki z 25. usługobiorcami (25 umów) za miesiąc wrzesień 2014 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należnościoraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W przypadku płatności wynikających z umowy najmu lokalu mieszkalnego stwierdzono, że były one regulowane po terminie wskazanym ww. umowie (opóźnienia wyniosły od 4 do 7 dni), a główny księgowy nie naliczył na koniec kwartałów 2014 roku i nie obciążył najemcy odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według któregoodsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Przyczyną powyższego było błędne wskazywanie przez głównego księgowego terminu płatności w notach księgowych wystawianych co miesiąc najemcy. W umowie wskazano termin płatności do 10-tego, natomiast w ww. notach wskazana była data do 15-tego każdego miesiąca.

Za wystawianie not i nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność główny księgowy PP 37.

Do 3. umów zawartych w dniu 01.10.2014 r., dotyczących najmu pomieszczeń w celu prowadzenia zajęć edukacyjnych nie zostały sporządzone protokoły zdawczo – odbiorcze, było to niezgodne z § 9 ust. 1 ww. umów, według którego przekazanie przedmiotu najmu przed i po zakończeniu obowiązywania umowy nastąpi komisyjnie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Ponadto ww. umowy zawierały w swoich preambułach wskazanego głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących PP 37. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał dyrektor, a główny księgowy winien jedynie kontrasygnować umowy na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia ich w planie finansowym przedszkola.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach.

Odsetki z tytułu nieterminowego uregulowania płatności za najem lokalu mieszkalnego zostały naliczone przez głównego księgowego i w kwocie 14,64 zł wpłacone do kasy PP 37 w trakcie kontroli.

 W przypadku pozostałych umów najmu płatności dokonywane były w terminach wskazanych w umowach.

Od odpłatności związanych z pobytem dzieci w przedszkolu wniesionych po terminie starszy intendent naliczał na bieżąco ustawowe odsetki.

WKiAW mimo uchybień dotyczących; nienaliczenia odsetek od płatności  uregulowanych po terminie, na koniec 2014 roku oraz braku protokołów zdawczo – odbiorczych pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

  2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, które sporządzone zostały według stanu na 31.12.2014 r., nie zostały wykazane żadne należności.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Na koniec 2014 r. w jednostce nie wystąpiły żadne należności wymagalne i niewymagalne.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę 112 875,58 zł, co stanowiło 13,5 % wydatków jednostki na łączną kwotę 839 104,34 zł (środki budżetowe na kwotę 756 830,54 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 82 273,80 zł).

W przypadku 2. umów kosztowych (umowa na remont oraz umowa o świadczenie usług na rzecz PP 37) stwierdzono, że nie zostały zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

We wszystkich zbadanych przypadkach na pieczątce zatwierdzającej wydatek do zapłaty na dowodach księgowych (fakturach, rachunkach) główny księgowy nie wskazywał źródła finansowania wydatku, działu, rozdziału, paragrafu, w którym wydatek został ujęty, a także daty zatwierdzenia. Wzór pieczęci zatwierdzającej wydatek został przyjęty w obowiązującej w PP 37 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie (33) faktury poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Umowy dotyczące ponoszonych w 2014 r. w PP 37 wydatków zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Dokumentacja dotycząca przeprowadzonych w PP 37 remontów zawierała wszelkie dokumenty wymagane zapisami umowy.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z uchybieniami).

3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 33. dowody księgowe na kwotę ogółem 112 875,58 zł, tj. 13,5 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 839 104,34 zł.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

We wszystkich ww. przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług.

3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2014 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 43 083,73 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 34 699,10 zł, składki ZUS w kwocie 6 613,12 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług 771,51 zł.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 17. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (35,3 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 182 363,19 zł, tj. 38,3 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 476 664,45 zł (zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010 i § 4040).

Osobą odpowiedzialną w PP 37 za prowadzenie akt osobowych był dyrektor, a za naliczanie wynagrodzeń – główny księgowy.

Stwierdzono, że w 1. przypadku dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej z 56-dniowym opóźnieniem. Według zestawienia okresów zatrudnienia potwierdzonych dokumentami w aktach osobowych, pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej z okazji 35 – lecia pracy zawodowej w dniu 03 listopada 2014 r., a wypłaty dokonano w dniu 29 grudnia 2014 r. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami: § 8 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz. U. z 2013, poz. 1050),zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie wynagradzania, według którego nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody. Przyczyną powyższego było nie przekazanie przez dyrektora głównemu księgowemu zaświadczenia z Urzędu Pracy, potwierdzającego okres pobierania przez pracownika zasiłku dla bezrobotnych.

W części B akt osobowych pracowników przechowywane były w dokumentacji oryginały dokumentów, tj. zaświadczeń o ukończeniu szkoleń w dziedzinie bhp, co było niezgodne z § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki. Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi. Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych oraz prawidłowość naliczania wynagrodzeń, poprawność sporządzanej dokumentacji, jej kompletność oraz zgodność z dokumentacją pracowniczą, stanowiącą podstawę naliczeń i ewidencji (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 37 473,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2014 r.,
2.  składek ZUS na kwotę ogółem 87 645,15 zł, według deklaracji ZUS P DRA za miesiące od lipca do grudnia 2014 r.

Uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za 12 miesięcy 2014 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami. Deklaracje ZUS P DRA za ww. miesiące 2014 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej z powyższych deklaracji.

WKiAW pozytywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w jednostce.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 47 140,50 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 756 830,54 zł, (zobowiązania niewymagalne – 38 159,65 zł),

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 82 273,80 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. – brak należności.

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdań Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 3. zmiany do planu dochodów na kwotę ogółem  4 200,00 zł oraz 28. zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 117 369,00 zł.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

   W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały  w sprawozdaniach Rb-28S.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 4 arkusze spisu z natury oraz protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji. Osobą odpowiedzialną w PP - 37 za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencję księgową majątku i uzgadnianie jego wartości był w 2014 r. główny księgowy.

W składzie komisji, powołanej zarządzeniem dyrektora PP 37 nr 4/14 z dnia 29.12.2014 r., przeprowadzającej inwentaryzację magazynu żywnościowego oraz kasy, była osoba zatrudniona na stanowisku starszego intendenta, pełniąca funkcję kasjera i jednocześnie będąca osobą materialnie odpowiedzialną za ww. magazyn. Ponadto dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczenia osoby odpowiedzialnej materialnie.

Za powyższe odpowiedzialny był dyrektor PP 37, który zgodnie z zapisami §6 obowiązującej w PP 37 „Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie”, odpowiadał za prawidłowy i terminowy przebieg procesu inwentaryzacji, a do jego obowiązków należało m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej, ustalenie składu komisji zapewniającej sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji oraz sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku, w którym PP 37 posiadało rachunki bankowe.

 Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień formalnych w zakresie sporządzenia dokumentacji w trakcie procesu inwentaryzacji  pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna z uchybieniami).

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych zadekretowane były zbiorczo, a zaewidencjonowane pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane oraz z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 

W księgach inwentarzowych prowadzonych ręcznie, dokonywano poprawek w treści zapisów w sposób nieczytelny poprzez skreślania i zamazywania korektorem, powyższe nie było opatrzone datą dokonania poprawki, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Za prowadzenie ksiąg inwentarzowych w okresie objętym kontrolą odpowiadał główny księgowy. 

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencji dowodów księgowych pozytywnie ocenił ww. obszar (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 1/2012 z dnia 30.09.2012 r. Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 37 w Szczecinie – Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości PP 37 wraz z załącznikami:

- nr 1 – Wycena aktywów i pasywów;

- nr 2 – Zakładowy Plan Kont, który zawierał wykaz kont  syntetycznych, kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej;

- nr 3 - Instrukcja inwentaryzacyjna;

- nr 4 - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentacji;

- nr 5 - Instrukcja kasowa;

- nr 6 - Instrukcja magazynowa;

- nr 7 - Procedury kontroli wewnętrznej;

- nr 8 - Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, wraz z dokumentem  „Dopuszczenie przez dyrektora PP 37 w Szczecinie aktualnej wersji oprogramowania wykorzystywanego w księgowości”.

1. Zarządzenie nr 10/2009 w sprawie procedur kontroli finansowej (załączniki: nr 1 – Procedury kontroli finansowej w PP 37 i nr 2 – Struktura organizacyjna w PP 37).
2. Regulamin kontroli zarządczej PP 37.
3. Zarządzenie nr 02/2014 w sprawie uaktualnienia Regulaminu postępowania w sprawach zamówień publicznych.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Osobą odpowiedzialną w PP 37 za powyższą dokumentację był w 2014 r. dyrektor jednostki.

„Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów”stanowiący załącznik nr 8 do „Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości PP 37”, w którym ujęto wykaz programów użytkowanych w PP 37, nie obejmował programów: Lista Odpłatności stosowanego do naliczania odpłatności za przedszkole oraz Płatnik, stosowanego do rozliczeń z ZUS. Powyższe było niezgodne z  art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 37 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami).

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

1. występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
2. kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.

W 2014 r. w PP 37 kontrole zewnętrzne przeprowadziło:

- Kuratorium Oświaty w Szczecinie w zakresie ewaluacji problemowej,

- Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w zakresie  przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne i zdrowotne w stosunku do pomieszczeń i sprzętu;

     - Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w zakresie spełniania wymagań dotyczących bezpieczeństwa żywności;

     - Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie prawidłowości i rzetelności obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

 W zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin: nr 579/09w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzyi nr 399/03w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 04.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r.– pismem z dnia 05.01.2015 r. O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce dyrektor PP 37 poinformował WKiAW.

WKiAW pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe regulowanie należności PP 37,
2. przestrzegania zapisów zawartych w umowach najmu pomieszczeń w zakresie sporządzania protokołów zdawczo – odbiorczych;
3. opracowywanie dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi procedurami;
4. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne;
5. każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
6. ewidencjonowanie operacji gotówkowych zgodnie z  uor;
7. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniemw sprawie akt osobowych;
8. dokonywanie wypłat nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody;
9. powoływanie do komisji inwentaryzacyjnej osób niezależnych, gwarantujących bezstronność procesu inwentaryzacji, tj. nie posiadających odpowiedzialności materialnej za spisywany inwentarz oraz pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych;
10. dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych w sposób zgodny z  art. 25 ust. 1 uor;
11. uzupełnienie dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości, tj. wykazu programów o wszystkie stosowane w praktyce w PP 37 programy wraz z określenie ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatacji.