Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin na przełomie września i października 2015 r. przeprowadził kontrolę z zakresu bhp w Przedszkolu Publicznym nr 61, ul. Maciejowicka  26, 71-631 Szczecin (zw. dalej PP61). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  04.11.2015 r.

W kontrolowanym zakresie stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

• niewłaściwym prowadzeniu książki obiektu budowlanego,
• nieprzeprowadzeniu  pięcioletniej kontroli instalacji elektrycznej,
• przekroczeniu obowiązującego terminu dotyczącego odbycia przez pracownice szkoleń okresowych w dziedzinie bhp,
• niedostosowaniu wewnętrznych uregulowań w zakresie wyposażania pracowników w odzież i obuwie robocze do stanu faktycznego oraz przepisów ogólnych,
•  niewłaściwe prowadzenie zapisów w karcie ewidencji wyposażenia pracownika.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. Dotyczyło to:

• realizacji obowiązków wynikających z nakazu Państwowej Inspekcji Pracy,
• zwracaniu się do organu nadrzędnego o wyasygnowanie środków finansowych na realizację obowiązku wynikającego z decyzji Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
• sposobu eksploatowania maszyn,
• stosowania czynników chemicznych,
•  przeprowadzania badań i pomiarów czynników szkodliwych występujących w środowisku pracy,
• ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• dokumentacji oceny ryzyka zawodowego,
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami,
• wykonywania zadań przez służbę. bhp.

II. Oceny cząstkowe

1. Obiekt budowlany

1.1 Książka obiektu budowlanego

Odpowiedzialnym za prowadzenie książki obiektu budowlanego (zw. dalej Książką) była Dyrektor przedszkola.

Kontrola ujawniła szereg błędów w zakresie prowadzenia książki obiektu budowlanego, polegających na:

1.  Nie umieszczeniu planu sytuacyjnego obiektu w Książce, do czego zobowiązywał  § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego, wg którego  wpisy do książki obejmują plan sytuacyjny obiektu, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Jedną z przyczyn braku planu sytuacyjnego w Książce był fakt, iż do dnia kontroli nie zostały uregulowane ostatecznie granice terenu, będącego w zarządzie PP61.

1. Dokonywaniu w Książce wpisów nie wynikających z ustawy Prawo budowlane, w tym:
   • dokumentacji z zakresu ochrony przeciwpożarowej,
   • kontroli instalacji wentylacyjnej,
   • wewnętrznych kontroli maszyn i urządzeń,
   • kontroli urządzeń podlegających dozorowi technicznemu,
   • pomiarów natężenia oświetlenia na stanowiskach pracy.

Stwierdzono jednocześnie, że protokół z odbioru prac modernizacyjnych błędnie wpisano do części książki przeznaczonej dla kontroli okresowych zamiast do części przeznaczonej na protokoły z odbioru robót remontowych i modernizacyjnych przeprowadzonych w obiekcie.

Przyczyną powyższych uchybień była niewystarczająca znajomość przepisów w zakresie sposobu prowadzenia książki obiektu budowlanego.

WKiAW negatywnie ocenił działalność jednostki w zakresie prowadzenia książki obiektu budowlanego (ocena negatywna).

1.2 Kontrole obiektu budowlanego 

PP61  usytuowane było w 1 obiekcie budowlanym. Właścicielem obiektu była Gmina Miasto Szczecin, a zarządcą PP61.

Wyniki kontroli wykazały, że zarządca obiektu przeprowadzał coroczne kontrole instalacji elektrycznej w zakresie zgodnym z art.  62 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, wg którego  obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego (…)  instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu. Ustalono natomiast, że nie były przeprowadzane kontrole instalacji elektrycznej obejmujące swym zasięgiem cały obiekt, a wg art. 62 ust. 1 pkt 2ww. ustawy obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli okresowej, co najmniej raz na 5 lat, polegającej na badaniu instalacji elektrycznej.

Nie wniesiono uwag do sposobu i zakresu przeprowadzania pozostałych kontroli, takich jak: kontrole stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia; kontrole instalacji gazowych,  instalacji piorunochronnej, przewodów kominowych.

Wykazano jednocześnie, iż na bieżąco wykonywano większość zaleceń wynikających z kontroli. W zakresie zaleceń wymagających większych nakładów finansowych pracodawca zwracał się do organu nadrzędnego o wyasygnowanie środków.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

2. Szkolenia w dziedzinie bhp

W PP61 zatrudnionych było 25 pracowników, w tym 16  na stanowiskach administracyjno – biurowych oraz 9 na stanowiskach robotniczych. Szkolenie wstępne ogólne przeprowadzał specjalista ds. bhp; szkolenia wstępne stanowiskowe przeprowadzała Dyrektor PP61, która posiadała aktualne szkolenie okresowe dla pracodawców. Szkolenia okresowe zlecano zewnętrznym podmiotom.

Ustalono, że 4 pracownice zatrudnione na stanowiskach robotniczych,  odbyły szkolenie okresowe w dziedzinie bhp po upływie ponad 3 lat od ostatniego szkolenia okresowego, a wg § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych przeprowadza się w formie instruktażu, nie rzadziej niż raz na 3 lata, a na stanowiskach, na których są wykonywane prace szczególnie niebezpieczne, nie rzadziej niż raz w roku.

Przyczyną uchybienia było to, że pracodawca ze względów oszczędnościowych oraz trwającego okresu wakacyjnego za późno skierował pracownice na odbycie szkolenia.

Do dnia zakończenia kontroli pracownice odbyły szkolenie okresowe. Nie wniesiono uwag do szkoleń pozostałych pracowników. Pracownicy byli poddawani szkoleniom wstępnym i okresowym w obowiązujących terminach

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonego uchybienia,  ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniem).

3. Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Zasady i normy przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego określono w wewnętrznym zarządzeniu.

Kontrola wykazała, że ww. zarządzenie nie zostało włączone do zakładowego Regulaminu pracy, a wg art. 104¹§ 1 pkt 1 ustawy z dnia  26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy, Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.

Ustalono ponadto osoba zatrudniona na stanowisku intendenta, a jednocześnie odpowiedzialna za wyposażanie pracowników w ww. środki oraz prowadzenie dokumentacji z tego zakresu,  nie otrzymała w obowiązującym terminie, wynikającym z wewnętrznego zarządzenia, fartucha roboczego oraz kamizelki ocieplanej ponieważ uznała, że będące na jej wyposażeniu przedmioty są jeszcze w stanie nadającym się do dalszego użytkowania.

Kontrola wykazała ponadto, że będąca na wyposażeniu konserwatora odzież i obuwie robocze nie została ujęta w karcie ewidencji wyposażenia pracownika, podczas gdy wg § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (…).

Przyczyną uchybienia była błędna interpretacja przepisów ze strony osoby odpowiedzialnej.

Pozostali, uprawnieni pracownicy, otrzymali należną odzież i obuwie robocze.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień,  ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień,  ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

4. Wyniki kontroli organów zewnętrznych nad warunkami pracy

4.1 Państwowa Inspekcja Pracy (zw. dalej PIP)

Przeprowadzona w 2013 r. kontrola PIP zakończyła się wydaniem nakazu zobowiązującego Dyrektora PP61 do: wydania 3 pracownikom należnej odzieży i obuwia roboczego; opracowania i udostępnienia pracownikom kuchni instrukcji bezpiecznego wykonywania prac transportowych;  ustalenia aktualnego spisu użytkowanych substancji niebezpiecznych.

Pracodawca wykonał wszystkie decyzje wynikające z nakazu oraz poinformował PIP o sposobie ich wykonania.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

4.2 Państwowa Inspekcja Sanitarna (zw. dalej PIS)

Decyzją PIS zobowiązano Dyrektora PP61 do wykonania kompleksowego remontu kuchni i zaplecza kuchennego. Termin wykonania obowiązków ustalono na 31.08.2015 r., a następnie (na prośbę Dyrektora PP61) prolongowano do dnia 31.08.2016 r.

Pracodawca informował na bieżąco organ nadrzędny o konieczności wykonania obowiązku wynikającego z decyzji PIS, a co za tym idzie wyasygnowania środków finansowych na ten cel tym bardziej, że już w czerwcu 2010 r. opracowany został projekt na wykonanie kompleksowego remontu kuchni wraz z zapleczem.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

5. Czynniki niebezpieczne i szkodliwe 

5.1 Czynniki niebezpieczne

Na wyposażeniu jednostki znajdowały się:

• maszyny użytkowane przez konserwatora (elektronarzędzia, podkaszarka elektryczna oraz kosiarka spalinowa),
• maszyny użytkowane w kuchni przedszkolnej (patelnie elektryczne, maszyny do mielenia mięsa, obierania i rozdrabniania warzyw, zmywarki, pralka).

Będące na wyposażeniu jednostki maszyny były poddawane bieżącej kontroli pod kątem ich bezpiecznego użytkowania. Pracownicy użytkujący maszyny zostali zapoznani z instrukcjami ich obsługi.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

5.2 Czynniki szkodliwe

Prace w kontakcie ze szkodliwymi mieszaninami chemicznymi wykonywały osoby zatrudnione na stanowiskach robotniczych (pomoc nauczyciela, woźna, konserwator, kucharka i pomoc kuchenna).

Pracodawca posiadał aktualny spis i karty charakterystyki mieszanin chemicznych, które były wykorzystywane podczas do prac związanych z utrzymaniem czystości, dezynfekcją oraz pracami konserwacyjnymi. Pracownicy stosujący ww. mieszaniny byli przeszkoleni w zakresie ich stosowania i ochrony przed szkodliwym działaniem. Mieszaniny były prawidłowo przechowywane i oznakowane.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność  jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

5.3 Badania środowiska pracy

Biorąc pod uwagę potencjalne narażenie pracowników kuchni (kucharka i pomoc kuchenna), na szkodliwy czynnik chemiczny jakim jest tlenek węgla, pracodawca zlecał badania i pomiary ww. czynnika.

Przeprowadzone badania nie wykazały przekroczeń dopuszczalnych wartości wskaźników narażenia. Badania i pomiary były wykonywane przez laboratoria posiadające akredytację w tym zakresie.

Pracodawca założył i prowadził na bieżąco rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy.

Założona została również karta badań i pomiarów, do której wpisywano na bieżąco wyniki badań i pomiarów.

Pracownicy byli informowani o wynikach badań i pomiarów.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

6. Wypadki przy pracy

W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 2 wypadki przy pracy, w których poszkodowanymi zostały osoby zatrudnione na stanowiskach nauczycielek przedszkola.

Ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadków zajmował się zespół powypadkowy, w skład którego wchodził specjalista ds. bhp oraz przedstawiciel pracowników.

Po uzyskaniu informacji o wypadku zespół powypadkowy bezzwłocznie przystępował do wykonywania swoich obowiązków w tym zakresie.

Nie stwierdzono uchybień w działaniach zespołu powypadkowego, który ustalał wszystkie okoliczności i przyczyny wypadków oraz wypracowywał właściwe wnioski i wskazywał pracodawcy niezbędne do wykonania działania profilaktyczne.

Ustalono ponadto, że prowadzony w jednostce rejestr wypadków przy pracy zawierał wszystkie dane wymagane przepisami.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

7. Ocena ryzyka zawodowego

Ocena ryzyka zawodowego została przeprowadzona w lutym 2011 r.

Powołany przez pracodawcę zespół, w skład którego wchodził  specjalista ds. bhp, oraz przedstawiciele pracowników, przeprowadził ocenę ryzyka zawodowego, na następujących stanowiskach pracy: konserwator, woźna oddziałowa, pomoc kuchenna, kucharz, pomoc nauczyciela, nauczyciel przedszkola, intendentka, główna księgowa.

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego zawierała wszystkie wymagane przepisami elementy, takie jak: opis stanowiska pracy; stosowane przez pracownika narzędzia i materiały; wykonywane czynności; występujące na stanowisku niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe czynniki środowiska pracy; wykazy osób pracujących na danym stanowisku; wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy; środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko; datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny.

Wszyscy pracownicy zostali zapoznani z oceną ryzyka zawodowego występującego na danym stanowisku pracy.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

8. Badania profilaktyczne

Badania profilaktyczne wykonywane były na podstawie umów zawieranych pomiędzy PP61, a jednostką służby zdrowia uprawnioną do wykonywania badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

Kontrolą objęto 24 pracowników (pełen stan osobowy).

W dniu kontroli wszyscy pracownicy PP61, dopuszczeni do pracy, posiadali aktualne badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

9. Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 25 osób. Zadania służby bhp, na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy PP61, a Zachodniopomorskim Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej (zw. dalej ZCEMiP), wykonywała osoba posiadająca uprawnienia  specjalisty ds. bhp. Osoba ta zatrudniona była  w OBHP ZCEMiP.

Nie wniesiono uwag do wykonywania zadań przez specjalistę ds. bhp, który: brał udział w kontrolach warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, informował pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach, przedstawiał okresowe analizy stany bhp, prowadził doradztwo w zakresie bhp, brał udział w tworzeniu, bądź opiniowaniu wewnętrznych zarządzeń oraz instrukcji dotyczących bhp.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP61:

1. Prowadzenie książki obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Przeprowadzenie kontroli instalacji elektrycznej w całym obiekcie (kontrola 5 – letnia).
3. Odbywanie przez pracowników szkoleń okresowych w dziedzinie bhp w obowiązujących terminach.
4. Zweryfikowanie tabeli przydziału odzieży i obuwia roboczego na stanowisku intendentki.
5. Wpisanie do karty ewidencji wyposażenia  pracownika  zatrudnionego na stanowisku konserwatora, przydzielonych pracownikowi środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
6. Wystąpienie do organu nadrzędnego o wyasygnowanie środków finansowych na wykonanie Decyzji PIS dotyczącej remontu kuchni.
7. Prowadzenie kart ewidencji wyposażenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.