Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 21.07.2015 –23.07.2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 32 (zw. dalej PP 32) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/35/14 dotyczącej gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2013 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu  z dnia 31.08.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenia obszary poddane kontroli (ocena pozytywna).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady: rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji.
2. Prowadzonymi czynnościami kontrolnymi w zakresie sprawdzania dowodów księgowych oraz zatwierdzania ich do zapłaty.
3. Umowami zawieranymi z kontrahentami.
4. Rozrachunkami z najemcami.
5. Prowadzeniem akt osobowych pracowników.
6. Dokonywaniem zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki.
7. Przestrzeganiem zapisówart. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor.
8. Przeprowadzaniem czynności inwentaryzacyjnych w zgodności z obowiązującymi procedurami.
9. Przestrzeganiem zapisów Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczącenaliczania i obciążania najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności PP 32.

W dniu 31.03.2015 r. główny księgowy naliczył i obciążył najemców odsetkami za nieterminowe wpłaty z tytułu najmu pomieszczeń za okres od 2013 r. do końca 2014 r. (PK nr 10/004/03/15). Wpłaty dokonano do kasy PP 32 raport kasowy z dn. 31.03.2015 r. nr 1/WRD/2015:

– KP nr 1/WRD/03/15/01 – nota odsetkowa na łączną kwotę: 1,35 zł (rachunek nr: R1/11/2013  - 0,04 zł, - 2 dni opóźnienia,  R1/01/2014  - 0,60 zł  - 59 dni opóźnienia,  R4/02/2014 – 0,24 zł – 28 dni opóźnienia, R10/04/2014 – 0,15 zł – 9 dni opóźnienia, R13/05/2014 – 0,19 zł, - 9 dni opóźnienia, R16/06/2014 – 0,13 zł – 6 dni opóźnienia);

– KP nr 2/WRD/03/15/01 – nota odsetkowa na łączną kwotę: 0,35 zł (R3/11/2013 – 0,16 zł – 5 dni opóźnienia, R18/06/2014 – 0,10 zł – 3 dni opóźnienia, R20/10/2014 – 0,05 zł – 3 dni opóźnienia, R22/11/2014 – 0,04 zł – 2 dni opóźnienia);

– KP nr 3/WRD/03/15/01 – nota odsetkowa  na  kwotę: 0,95 zł (R22/11/2014 – 0,95 zł – 41 dni opóźnienia).

W okresie od stycznia do czerwca 2015 r. obowiązywała jedna umowa najmu pomieszczeń (nr 1/2014) zawarta w dniu 20.10.2014 r. na okres do 30.06.2015 r. Dotyczyła wynajmu sali do zajęć dydaktycznych w ilości 4 godziny tygodniowo w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych. Odpłatność za wynajem sali wynosiła 100 zł brutto miesięcznie, płatne z dołu za każdy miesiąc przelewem na konto PP 32 w ciągu 14 dnia od daty otrzymania rachunku. Płatności z tytułu najmu sali dokonywane były w terminie zgodnym z umową, tj.:

WKiAW pozytywnie ocenia realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

2.  Zalecenie dotyczące  dokonywania poprawek na dowodach księgowych w sposób zgodny z  art. 25 ust. 1 uor.

W wyniku kontroli 213. dowodów księgowych (faktur, rachunków) za okres od stycznia do czerwca 2015 r., stwierdzono, że w 9. przypadkach (dowody księgowe o numerach: 213/009/05/15, 207/009/05/15, 201/009/05/15, 163/009/04/15, 162/009/04/15, 111/009/03/15, 52/009/02/15, 33/009/01/15, 35/009/02/15) dokonywano poprawek w treści zawartej na pieczątce zatwierdzającej wydatek do zapłaty,znajdującej się na dowodach księgowych,poprzez skreślenie błędnej i wpis prawidłowej treści. Poprawki były opatrzone datą dokonania poprawek oraz podpisem osoby dokonującej ww. czynności, co było zgodne z art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

WKiAW z uwagi na dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób zgodny z art. 25 ust. 1 uor, pozytywnie ocenia realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie dotyczące  każdorazowego wskazywania na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie 20. wyciągów bankowych (o numerach: 22/2015, 11/2015, 3/2015, 19/2015, 25/2015, 37/2015, 39/2015, 40/2015, 44/2015, 48/2015, 51/2015, 52/2015, 54/2015, 56/2015, 57/2015, 60/2015, 10/2015, 9/2015, 8/2015, 6/2015) z okresu od stycznia do czerwca 2015 r. Stwierdzono, że wszystkie wyciągi bankowe poddawane były kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Na dowód przeprowadzenia czynności kontrolnych na wyciągach bankowych umieszczano pieczątkę o treści: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowy dnia … podpis” oraz „Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia…. podpis”. Ww. czynności sprawdzających dokonywał dyrektor PP 32.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

4. Zalecenie dotyczące każdorazowego  przekazywania aneksów do umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.

W okresie od stycznia do 20 lipca 2015 r. w PP 32 zawarto niżej wymienione umowy:

- umowa nr 111690436 na okres 12 miesięcy w dniu 01.01.2015 r.;

- umowa nr D/I/31/10152327/04772/0 zawarta w dniu 01.01.2015 r. na czas do
31.12.2015 r.;

- umowa o usługi informatyczne zawarta w dniu 01.01.2015 r. na czas do 31.12.2015 r.;

- umowa na konserwację i naprawę dźwigu towarowego nr 18/K-045/2015 zawarta w dniu 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2015 r.;

- umowa kompleksowa dostarczania paliwa gazowego nr BOK/S2-241/006967/2014 zawarta w dniu 12.12.2014 r., na okres od 01.01- 31.12.2015 r.;

- umowa o świadczenie dostępnych usług telekomunikacyjnych zawarta w dniu 16.12.2014 r., na czas określony: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r.;

- umowa zawarta w dniu 01.01.2015 r. na świadczenie usług zdrowotnych  na okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r.;

- umowa nr 0004/15 o dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków zawarta w dniu 02.01.2015 r. na czas określony: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r.;

- umowa nr MOP/913/14/SZC zawarta w dniu 12.12.2015 r. na monitorowanie sygnałów systemu alarmowego oraz podejmowanie interwencji na czas określony, tj. od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r.;

- umowa zawarta w dniu 01.01.2015 r. o świadczenie usług polegających na przeprowadzeniu zajęć rytmicznych w okresie od 01.01.2015 r. do 30.06.2015 r..

Umowy były zaopiniowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM  oraz opatrzone kontrasygnatą głównego księgowego PP 32. 

WKiAW z uwagi na każdorazowe opiniowanie formalno – prawne przez radcę prawnego UM umów oraz potwierdzanie ich kontrasygnatą głównego księgowego pozytywnie ocenia realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie dotyczące  uporządkowania akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych.

Oceny realizacji zalecenia dokonano na podstawie przeglądu akt osobowych 3. pracowników PP 32, tj. zatrudnionych na stanowiskach: starszego intendenta, nauczyciela, woźnej oddziałowej. Akta osobowe prowadzone były chronologicznie, tj. zgodnie z momentem wpływu dokumentu do akt. Akta były ponumerowane i podzielone na części A, B i C.

W części A znajdowały się m.in. następujące dokumenty:

 - podania, życiorysy,

 - kwestionariusze osobowe,

 - świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy – kserokopie potwierdzone za zgodność
z oryginałem,

 - orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W części B były m.in. dokumenty:

 - umowy o pracę, zakresy czynności,

 - pisemne potwierdzenia zapoznania się pracowników z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami dot. bhp,

 - dokumenty związane z przyznaniem pracownikom nagród,

 - orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi,

 - deklaracje o odpowiedzialności materialnej,

- zaświadczenia ukończenia szkoleń (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem), porozumienia,

 - informacje dot. przyznanych nagród jubileuszowych,

 - instruktaż ogólny i stanowiskowy. 

Część C nie zawierała dokumentów.

Akta osobowe nie zawierały dokumentacji związanej z rozliczaniem czasu pracy, tj. wniosków urlopowych. Dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy była prowadzona odrębnie przez dyrektora PP 32. Powyższe było zgodne z zapisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra  Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

WKiAW ze względu na prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

6. Zalecenie dotyczące  sporządzania dokumentacji dotyczącej czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie procedurami.

W dniu 31.12.2014 r. dyrektor PP 32 zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji (zarządzenie nr 3/14 z dn. 22.12.2014 r.). Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołał komisję inwentaryzacyjną (przewodniczący oraz 2 członków komisji).

Dokumentacja z przeprowadzenia inwentaryzacji zawierała, m.in.:

 - ponumerowane arkusze spisu z natury (od 1 do 9) z określeniem miejsca oraz czasu dokonywania czynności spisowych, podaniem składu zespołu spisowego, podpisami komisji inwentaryzacyjnej oraz osób dokonujących wyceny oraz sprawdzenia. Pozycje na arkuszach były ponumerowane;

- oświadczenia wstępne i końcowe osoby odpowiedzialnej materialnie (starszego intendenta) oraz oświadczenia członków komisji inwentaryzacyjnej;

- protokół ze szkolenia zespołu spisowego wraz z oświadczeniami członków komisji inwentaryzacyjnej;

- protokół z weryfikacji kont aktywów i pasywów sporządzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez dyrektora PP 32;

- protokół inwentaryzacji kasy z dn. 31.12.2014 r. podpisany przez przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osobę odpowiedzialną materialnie, zatwierdzony przez dyrektora PP 32;

- sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym kasa i magazyn spożywczy;

- protokół komisji inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji;

 - potwierdzenia sald rachunków bankowych;

 - potwierdzenia sald kontrahentów;

- zestawienia obrotów i sald za miesiąc 12/2014 podpisane przez głównego księgowego i dyrektora PP 32.

WKiAW z uwagi nasporządzanie dokumentacji dotyczącej czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie proceduramipozytywnie ocenia realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

7. Zalecenie dotyczące dokonywania zapisów ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowy w sposób zgodny z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 uor.

- 208/009/05/15 z dn. 28.05.15 r. – data księgowania 28.05.15 r.;

- 207/009/05/15 z dn. 28.05.15 r. – data księgowania 28.05.15 r.;

- 167/009/04/15 z dn. 24.04.15 r. – data księgowania 30.04.15 r.;

- 161/009/04/15 z dn. 27.04.15 r. – data księgowania 27.04.15 r.;

- 147/009/04/15 z dn. 16.04.15 r. – data księgowania 17.04.15 r.;

- 146/009/04/15 z dn. 16.04.15 r. – data księgowania 17.04.15 r.;

- 145/009/04/15 z dn. 15.04.15 r. – data księgowania 16.04.15 r.;

- 144/009/04/15 z dn. 15.04.15 r. – data księgowania 14.04.15 r.;

- 143/009/04/15 z dn. 13.04.15 r. – data księgowania 14.04.15 r.;

- 142/009/04/15 z dn. 13.04.15 r. – data księgowania 14.04.15 r.;

- 141/009/04/15 z dn. 13.04.15 r. – data księgowania 14.04.15 r.;

- 140/009/04/15 z dn. 13.04.15 r. – data księgowania 14.04.15 r.;

- 139/009/04/15 z dn. 09.04.15 r. – data księgowania 10.04.15 r.;

W przypadku  ww. dowodów księgowych poddanych kontroli, zapis księgowy w księgach rachunkowych zawierał datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, w przypadku gdy różniła się ona od daty dokonania operacji.

WKiAW pozytywnie ocenia realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

8. Zalecenie dotyczące sporządzania zestawień obrotów i sald w terminach wskazanych w art. 18 ust. 1 uor.

W okresie od stycznia do czerwca 2015 r., na podstawie zapisów na kontach księgi głównej, główny księgowy sporządzał na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienie obrotów i sald,  zawierające:

-   symbole i nazwy kont;

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Zestawienia obrotów i sald były sporządzone w terminie wskazanym w art. 18 ust. 1 uor.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

9. Zalecenie dotycząceuzupełnienia dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości.

W dniu 31.12.2014 r. do Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów wprowadzono Załącznik nr 1, w którym określono osoby odpowiedzialne za kontrolę dokumentów w PP 32. Zgodnie z ww. załącznikiem za kontrolę merytoryczną faktur i rachunków od kontrahentów zewnętrznych odpowiada dyrektor, za formalno-rachunkową główny księgowy, wydatek do zapłaty zatwierdza dyrektor i główny księgowy. W przypadku raportów kasowych, które sporządza intendent (kasjer), czynności sprawdzających dokonuje główny księgowy, zatwierdza dyrektor. Kontroli wyciągów bankowych dokonuje dyrektor (merytoryczna i formalno-rachunkowa).

Zweryfikowano i zaktualizowano pod kątem podstaw prawnych Zasady polityki rachunkowości oraz Zarządzenia w sprawie Instrukcji kasowej w PP nr 32, obecnie podstawy stanowią:

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.);

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.);

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.).

Przyjęty w 2014 r. Plan kont przedszkola (zarządzenie nr 2 z dnia 31 grudnia 2014 r.), zawierał wykaz kont syntetycznych i analitycznych. Uzupełniony został ponadto o zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, co było zgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

WKiAW z uwagi na uzupełnienie i zaktualizowanie Zasad polityki  rachunkowości oraz Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów pozytywnie ocenia realizację powyższego zalecenia.

10. Zalecenie dotyczące bieżącego przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03.

Według książki kontroli w okresie do stycznia do czerwca 2015 r. w PP 32 przeprowadzono dwie kontrole zewnętrzne, tj. :

• w dniu 03.03.2015 r. kontrola Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego, zwanego dalej PPIS dotycząca przestrzegania wymagań dotyczących bezpieczeństwa żywności oraz ustawy z dn. 09.11.1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych;
• w dniu 24.04.2015 r. kompleksowa kontrola sanitarna przeprowadzona przez PPIS.

O powyższych kontrolach dyrektor jednostki poinformował WKiAW odpowiednia w dniach: 05.03.2015 r. (pismo znak: PP/32/427BE10/15) i 14.05.2015 r. (pismo znak: PP/32/427BE10/15).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

III. Uwagi i zalecenia

Zaleceń pokontrolnych nie wydano.