Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta Szczecin Pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej WGN) w zakresie prawidłowości zawierania umów i dokonywania wydatków.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2015 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, oceniła prawidłowość zawierania umów i dokonywania wydatków przez WGN (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

            II. Oceny cząstkowe

1. Zawieranie umów

W roku 2014 WGN zawarł 256 umów/porozumień, które skutkowały powstaniem zobowiązań na kwotę 16.734.986,53 zł.

Kontrolą objęto 12 umów na łączną kwotę 127.218,50 zł, tj.:

• umowę dot. archiwizowania dokumentacji komunalizacyjnej – wartość 18.000,00 zł,
• umowę dot. podejmowania czynności związanych z utworzeniem bazy nieruchomości stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin w celu składania deklaracji o wysokości podatku od nieruchomości – o wartości 9.000,00 zł,
• umowę dot. podejmowania czynności związanych z przygotowaniem bazy zaewidencjonowania zasobu Gminy oraz Skarbu Państwa z opcją wykorzystania bazy dla celów składania przez Gminę deklaracji o wysokości podatku od nieruchomości. Podejmowania czynności niezbędnych dla opracowania aplikacji pozwalającej na powiązanie przedmiotu opodatkowania (nieruchomości lub udziału w nieruchomości) w zależności od przeznaczenia z odpowiednią stawką (wyłączeniem z opodatkowania, zwolnieniem opodatkowania) - wartość 12.000,00 zł,
• 2. umowy dot. utworzenia szablonu newsletter'a za pomocą aplikacji ICOR UM w terminie do dn. 20.02.2014 r., prowadzenie newsletter'a na bieżąco, poprzez wydawanie kolejnego numeru co najmniej raz w miesiącu, redagowanie aktualności na stronie www.miastooferuje.szczecin.pl - wartość 2.800,00 zł
• umowę dot. oszacowania wartości i wykonania operatów szacunkowych wycen wartości rynkowej 124 lokali mieszkalnych z zasobu Gminy Miasto Szczecin, zlokalizowanych w rejonach 2 i 3. Oszacowania wartości i wykonania operatów szacunkowych wycen wartości rynkowej 166 lokali mieszkalnych z zasobu Gminy Miasto Szczecin, zlokalizowanych w rejonach 4 i 5 - wartość 41.118,50 zł,
• 2. umowy dot. archiwizowania dokumentacji dotyczącej sprzedaży lokali mieszkalnych - wartość 24 000,00 zł,
• 2. umowy dot. prowadzenia newsletter'a na bieżąco, redagowania aktualności na stronie www.miastooferuje.szczecin.pl - wartość 1.400,00 zł,
• umowę dot. współpracy z przedstawicielami jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta oraz koordynowania, przekazywania i weryfikacji danych dot. nieruchomości podlegających ujęciu w deklaracjach podatkowych; aktualizacji bazy nieruchomości podlegających ujęciu w deklaracjach podatkowych, stworzenia definicji zasobów Gminy Miasto Szczecin i Skarbu Państwa w oparciu o istniejący słownik rodzajów praw ZSiFK oraz nowej synchronizacji danych SITGMIN -> ZSiFK – wartość 9.000,00 zł,
• umowę dot. analizy danych otrzymanych od ZDiTM, ZBiLK oraz innych jedn. org. UM, wprowadzenia do bazy danych nieruchomości Gminy i Skarbu Państwa, opracowania szczegółowych algorytmów przypisywania udziałów, uczestnictwo w analizie koncepcji i w pracach nad SIP - wartość 9.900,00 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że w treści umów nr CRU/14/0000023 z dn. 01.01.2014 r. oraz CRU/14/0001172 z dn. 27.03.2014 r. których przedmiotem była archiwizacja dokumentów nie wskazano ilości akt jaką Zleceniobiorca zobowiązany był zarchiwizować.

WKiAW wskazał, że archiwizowanie akt powinno być wykonane na podstawie umowy o określonym obiektywnie rezultacie. Niezbędnym jest wskazanie zatem miernika rzeczowego pozwalającego na ocenę prawidłowości realizacji umowy np. w postaci ilości metrów bieżących dokumentacji zarchiwizowanej w ramach danej umowy.

Nie zasługiwała przy tym na uznanie argumentacja Dyrektora WGN zawarta w wyjaśnieniach z dn. 17.02.2015 r. dot. braku możliwości określenia ilości teczek przeznaczonych do archiwizacji w oparciu o nowe kryteria archiwizacji. WKiAW wskazał, że przedmiot zlecenia należy określać w metrach bieżących materiałów do archiwizacji (a nie ilości teczek), a „nowe kryteria archiwizacji” obowiązywały od dnia 01.01.2011 r. na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67).

W aktach spraw nie udokumentowano ponadto faktu wyrażenia przez Sekretarza Miasta zgody na zawarcie umowy nr: CRU/14/0000490 z dn. 31.01.2014 r., CRU/14/0000491 z dn. 31.01.2014 r., CRU/14/0001212 z dn. 01.04.2014 r., CRU/14/0001213 z dn. 01.04.2014 r., CRU/14/0003615 z dn. 30.09.2014 r. Powyższe umowy zostały zawarte z pracownikami UM Szczecin, a wg § 2 ust. 1 obowiązującego do dn. 14.10.2014 r. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 214/98 w sprawie zawierania umów zleceń i umów o dzieło (zw. dalej zarządzeniem nr 214/98), w przypadkach szczególnie uzasadnionych zgodę na zawarcie umowy zlecenia lub umowy o dzieło z pracownikiem Urzędu miasta wyraża Sekretarz Miasta na wniosek Dyrektora Wydziału lub Kierownika Referatu. Na prośbę kontrolera zawartą w piśmie z dnia 13.02.2015 r. znak WKiAW.II.1712.75.2015.AKe, przedłożono notatki służbowe w których wskazano, że Sekretarz Miasta wyraził zgodę na zawarcie ww. umów. W ocenie kontroli zgody Sekretarza Miasta na zawarcie umów z pracownikami Urzędu nie sposób domniemywać na podstawie pochodnego dowodu jakim są oświadczenia innego pracownika Urzędu o przeprowadzonej rozmowie. Brak kopii wniosku o którym mowa w zarządzeniu nr 214/98, jak również brak podpisu Sekretarza Miasta na zawartych umowach – w opinii kontroli – świadczy o braku zgody na zawarcie przedmiotowych umów.

Ustalono również, że w dn. 30.09.2014 r. WGN zawarł umowę zlecenia nr CRU/14/0003615 z osobą zatrudnioną w UM Szczecin jako pracownik II stopnia wykonujący zadania z zakresu prac interwencyjnych. Przedmiotem umowy było wykonywanie prac związanych z archiwizowaniem dokumentacji komunalizacyjnej tj. czynność objęta podpisanym w dn. 06.03.2014 r. zakresem obowiązków ww. pracownika. W toku kontroli ustalono, że prace objęte umową zlecenia wykonywane były poza godzinami pracy wynikającymi z podpisanej umowy o prace interwencyjne. WKiAW wskazał jednak, że zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, zatrudnianie pracowników poza określonym w umowie o pracę czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy tych samych czynnościach, co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym, świadczenie tożsamych czynności co określone w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych (orzeczenia: wyrok SN z 30 czerwca 2000 r. II UKN 523/99,  wyrok SA w Gdańsku z 21 października 1994 r., III Aur 865/94, wyrok SN z 12 kwietnia 1994 r., I PZP 13/94).

Ustalono ponadto, że realizacja zlecenia przez osoby zewnętrzne następowała bez formalnego skierowania, co naruszało § 27 ust. 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości wg. którego w przypadku wykonywania zleconych robót i usług przez podmioty zewnętrzne na terenie Urzędu Miasta konieczne było formalne skierowanie pracowników do tych prac.

Wszystkie objęte kontrolą umowy zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty. WGN przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączał do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe było zgodne z zapisami § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.

Wartość 9 z 12 poddanych kontroli umów przekraczała 3.000,00 zł. WGN przed zawarciem umów dokonywał analizy rynku oraz sporządzał notatkę służbową dokumentującą fakt jej przeprowadzenia, co wyczerpywało dyspozycję § 11 ust. 1 – 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych (ze zm.) (zw. dalej zarządzeniem nr 314/13).

W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku w notatce służbowej każdorazowo zamieszano uzasadnienie niezastosowania uregulowań określonych w § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Zarządzenia nr 314/13.

W 1 przypadku umowę zawarto w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na wykonywanie w 2014 r. wycen nieruchomości zgodnie ze specyfiką zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (znak: BZP/173/13).

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2. Realizacja umów

      Do każdej z 12 poddanych kontroli umów załączono dokumentację potwierdzającą realizację przedmiotu umowy. W przypadku 11 umów były to rachunki wystawiane z tytułu realizacji przedmiotowej umowy, które zawierały zapis "pracę będącą przedmiotem zlecenia przyjął w dniu…. bez zastrzeżeń przedstawiciel Zleceniodawcy", i każdorazowo były podpisywane przez przedstawiciela WGN. W przypadku 1 umowy były to protokoły zdawczo-odbiorcze.

      Kontrola wykazała, że w przypadku umów nr: CRU/14/0000490, CRU/14/0000491, CRU/14/0001212 oraz CRU/14/0001213 zawartych z pracownikami UM Szczecin, wykonawcy  realizowali przedmiot ww. umów zleceń (wprowadzali dane na stronę www.miastooferuje.szczecin.eu oraz do newsletter`a na ww. stronie) częściowo w godzinach pracy w Urzędzie. Powyższe prowadziło do podwójnego finansowania ww. osób.

      W toku kontroli ustalono, że Wykonawcy w pełni wywiązali się z obowiązków wykazanych w poddanych kontroli umowach w tym m.in.: utworzono bazę nieruchomości stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin w celu składania deklaracji o wysokości podatku od nieruchomości, oszacowano wartość i wykonano operaty szacunkowe wycen wartości rynkowej 290 lokali mieszkalnych z zasobu.

      W przypadku wszystkich poddanych kontroli umów ich przedmiot był wykonywany w określonym w umowach terminie.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie (ocena pozytywna z nieprawidłowościami). 

      III. Uwagi i zalecenia

      Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. W przypadku zawierania umów których przedmiotem jest archiwizacja dokumentów każdorazowo określać ilość akt jaką wykonawca zobowiązany jest zarchiwizować.
2. Nie zawierać umów cywilnoprawnych z pracownikami UM Szczecin na wykonywanie prac wskazanych w ich zakresach obowiązków.
3. W przypadku wykonywania zleconych robót i usług przez podmioty zewnętrzne na terenie Urzędu Miasta wystawiać każdorazowo formalne skierowanie pracowników do tych prac.