Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 07.04.2015 r. - 26.05.2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, zwanym dalej WK, w zakresie ewidencji wartości majątku Urzędu Miasta Szczecin w latach 2013 – 2014. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.07.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję wartości majątku Urzędu Miasta Szczecin w latach 2013 – 2014(ocena pozytywna z uchybieniami).

Ocena pozytywna dotyczyła 5. z 6. obszarów poddanych kontroli, a uchybienia stwierdzone podczas kontroli były niewspółmierne do wartości obrotów na kontach zespołu „0” – Majątek trwały, które według „Zestawienia obrotów i sald” wyniosły w 2013 r. 558.925.493,74 zł (str. Wn) i 583.425.235,55 zł (str. Ma) oraz w 2014 r. 516.869.252,34 zł (str. Wn) i 504.061.839,30 zł (str. Ma)

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

• prowadzenia przez WK analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych Urzędu,
• naliczania umorzenia składników majątkowych,
• sporządzania not księgowych do ewidencji syntetycznej.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły głównie:

• niestosowania się do zapisów procedur dotyczących inwentaryzacji majątku,
• nieuzgadniania ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu
  z WK w okresach półrocznych,
• nieprecyzyjnych zapisów procedur obowiązujących w Urzędzie Miasta Szczecin, zwanym dalej UM Szczecin, dotyczących zasad rachunkowości, w tym procedur dotyczących inwentaryzacji.

Osobą odpowiedzialną w WK UM Szczecin za prowadzenie ewidencji ilościowo - wartościowej majątku, uzgodnienie ewidencji wartościowej w module Środki trwałe oraz w module Zarządzanie zapasami z księgowością syntetyczną Księgi Głównej, naliczanie oraz ewidencję umorzenia i amortyzacji majątku, rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych na podstawie przeprowadzonych i przekazanych spisów z natury dla poszczególnych grup składników majątkowych i osób materialnie odpowiedzialnych oraz uzgadnianie kont księgowych z zakresu majątku UM Szczecin do bilansu był Główny specjalista w Referacie Księgowości Głównej, zwany dalej Głównym specjalistą.

Przewodniczący Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej, zwanej dalej SKI, działał na podstawie zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin.

 II. Oceny cząstkowe

1. Prowadzenie analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych urzędu.

Kontroli poddano 9 dowodów księgowych na kwotę ogółem 2.264.513,88 zł dokumentujących zakupy 27. środków, które winny być zaksięgowane i wprowadzone do ewidencji majątku UM Szczecin. Kontrola dowodów i ewidencji przeprowadzona została pod kątem:

• prawidłowości księgowania na kontach zespołu „0” w Zintegrowanym Systemie Informatycznym Finansowo – Księgowy, zwanym dalej ZSI-FK,
• wprowadzenia środków do ewidencji ilościowo – wartościowej,
• kompletności wystawionych dowodów magazynowych, w tym przekazania środków do dysponenta majątku,
• prawidłowości kwalifikowania majątku do grupy rodzajowej (środki trwałe).

Według faktury nr SPXG20140800041 w kwocie 552.990,78 zł z dnia 29.08.2014 r. (dow. FVZAP/14/000180), zakupionych zostało m.in. 27 szt. - brama usługowa Juniper SRX100 z uchwytami montażowymi (poz. 1 faktury). Według wydruku transakcji na koncie 011-00-140 zakupione środki zaewidencjonowane zostały pod numerami inwentarzowymi od 491-2622-05582 do 491-2622-05608. Z kolei, według Księgi głównej →szczegóły dotyczące środków trwałych, ww. środki nie widniały na podanych numerach inwentarzowych. Powyższe rozbieżności wynikały z błędnego opisu transakcji wprowadzanego do każdej pozycji dekretu ręcznie.

Według faktury nr M03/2014/11/0003 w kwocie 1.586.055,48 z dnia 17.11.2014 r. (dow. FVZAP/14/000260), zakupione zostały m.in. wartości niematerialne i prawne, podlegające ewidencji na koncie 020. Według wydruku „Arkusze finansowe”, zakupione oprogramowanie zaksięgowane zostało na konto 011-00-180 i 011-00-140, a według wydruku „Dekret księgowy” - na konto 020-00-020 i 020-00-010.

Wszystkie faktury poddane kontroli zaksięgowane zostały na odpowiednie konta księgowe, a zakupione środki i wartości niematerialne i prawne wprowadzone zostały do ewidencji składników majątkowych Urzędu.

We wszystkich przypadkach wystawione zostały dowody magazynowe w postaci: PZ (przychód zewnętrzny), RW (rozchód wewnętrzny) i OT (przyjęcie środka trwałego), w tym OT dysponenta.

Zakupione środki trwałe były kwalifikowane do określonych grup rodzajowych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.

Błąd dotyczący księgowania widocznego na „Arkuszu finansowym” zgłoszony zostałw trakcie trwania kontrolido analizy i wyjaśnienia w ramach umowy serwisowej systemu ZSI-FK. Wydział Księgowości otrzymał informację zwrotną, potwierdzającą błąd systemowy.

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie analitycznej ewidencji ilościowo – wartościowej składników majątkowych urzędu.

 2. Naliczanie umorzenia składników majątkowych.

Kontroli poddano 50 pozycji majątku na kwotę ogółem 379.435,29 zł (według cen nabycia), wybranych z majątku zinwentaryzowanego w 2013 i 2014 r. u 5. dysponentów, na 714. arkuszach spisu z natury, pod kątem prawidłowości naliczania umorzenia składników majątkowych (miesiąc rozpoczęcia naliczania, naliczana kwota, okres naliczania, zastosowana stawka procentowa).

Według informacji zawartych w systemie ZSI-FK, w 2. przypadkach środki nabyte zostały 21.05.2012 r., a amortyzacja naliczana była począwszy od maja 2012, zamiast od czerwca 2012 r., co było niezgodne z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. Powyższe wynikało z błędu Głównego specjalisty, który omyłkowo wprowadził datę rozpoczęcia amortyzacji zgodną z datą rozpoczęcia eksploatacji.

W systemie ZSI-FK – Księga główna →szczegóły dotyczące środków trwałych →model ewidencji, zapisane były m.in. informacje dotyczące amortyzacji / umorzenia w postaci: metody amortyzacji oraz ilości miesięcy, na które jest ona rozłożona. Treść zapisów z systemu, nie była jednak zgodna z faktyczną ilością miesięcy, na które rozłożona została amortyzacja.

Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowane było na koncie 071. Umorzenie naliczane było od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencjonowanych na koncie 011 i 020. Środki trwałe, których wartość początkowa (cena nabycia) była niższa niż 3.500,00 zł, podlegały umorzeniu w pełnej wysokości, w miesiącu wydania ich do użytkowania.

Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowane było na koncie 072. Umorzenie w wysokości 100% wartości początkowej księgowane było w miesiącu wydania środków do użytkowania.

W UM Szczecin stosowana była liniowa metoda amortyzacji opisana w art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, polegająca na równomiernym (systematycznym i planowym) rozłożeniu wartości początkowej środka na z góry ustalony okres umorzenia.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił ww. obszar.

 3. Okresowe uzgadnianie ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu.

W toku kontroli sprawdzono wypełnianie obowiązku uzgadniania z WK ilościowego stanu majątkowego w dyspozycji wydziałów i biur urzędu w okresach półrocznych, który winien być realizowany w UM Szczecin na podstawie art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Zarządzeń Prezydenta Miasta:

1. Zarządzenie Nr 631/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 listopada 2005 r. w sprawie zasad administrowania majątkiem Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 196/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 maja 2010 r. i Zarządzenie Nr 284/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 czerwca 2010 r.),
2. Zarządzenie Nr 580/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie zasad administrowania majątkiem Urzędu Miasta Szczecin.

Obowiązek okresowego uzgadniania ilościowego stanu majątkowego powinny realizować następujące Wydziały / Biura Urzędu, wskazane w ww. zarządzeniach: BOU, BRM, WGKiOŚ, WGN, WZKiOL, WS, WOś, WK, WSS, BKSiM, WInf.

10 z 11 Wydziałów / Biur nie uzgodniło z WK w okresach półrocznych ilościowego stanu majątkowego w 2013 i 2014 r.

Powyższe nie wypełniało zapisów ww. zarządzeń (§2 ust 1 pkt 5 Zarządzenia Nr 631/05 i §2 ust 1 pkt 4 Zarządzenia Nr 580/13), według których dysponenci prowadzący ewidencję ilościową środków trwałych, środków trwałych o charakterze wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych Urzędu zobowiązani zostali do uzgadniania z WK, w okresach półrocznych prowadzonej ewidencji ilościowej. Do zapewnienia realizacji wymienionych zadań zobowiązani zostali dyrektorzy poszczególnych biur i wydziałów.

W opinii kontrolujących, Wydziały / Biura wymienione w ww. zarządzeniach powinny uzgadniać ilościowy stan majątkowy z WK także w sytuacji, gdy według ewidencji dysponenta majątku stan ten wynosi „zero”.

W 2013 i 2014 r. Wydziały / Biura uzgadniały stan majątkowy na koniec roku obrotowego, a tylko BOU dokonało uzgodnienia ilościowego stanu majątkowego także w okresach półrocznych.

WKiAW negatywnie ocenił realizację przez Wydziały / Biura zapisów ww. zarządzeń w zakresie uzgodnień półrocznych.

 4. Wycena majątku na arkuszach spisowych przeprowadzonego spisu z natury i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych.

W toku kontroli, analizie poddano 716 arkuszy spisu z natury (11.865 pozycji majątku) oraz 114 różnic inwentaryzacyjnych, stwierdzonych podczas inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. przeprowadzonych u 5. dysponentów majątku (BRM, WGKiOŚ, WZKiOL, BOU, WInf).

Kontrolą w zakresie wyceny objęto 50 z 716. arkuszy spisu z natury za 2013 i 2014 r. (7%) na kwotę ogółem 8.924.402,14 zł (789 pozycji z arkuszy spisu z natury, tj. 6,6% pozycji ogółem). Kontrola przeprowadzona została w zakresie:

• zgodności wyceny naniesionej na arkuszach spisu z natury z ceną nabycia wprowadzoną w systemie ZSI-FK,
• prawidłowości podsumowania poszczególnych arkuszy.

Kontrolą w zakresie prawidłowości rachunkowej poszczególnych arkuszy objęto wszystkie arkusze spisu z natury za 2013 i 2014 r., tj. 716 arkuszy zawierających 11.865 pozycji majątku.

W toku kontroli rozliczania różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych sprawdzono, czy:

• dokumentacja sporządzona w trakcie spisów z natury (arkusze spisu z natury, protokoły SKI, informacje przekazane przez WK do SKI), była zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji prowadzonej w systemie ZSI-FK oraz z ówcześnie obowiązującą w UM Szczecin „Instrukcją inwentaryzacyjną”, stanowiącą Załącznik Nr 5 do zasad rachunkowości,
• różnice inwentaryzacyjne wykazane w zestawieniu były zgodne z zapisami na arkuszach spisu z natury,
• sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych był zgodny z zaleceniami wynikającymi z protokołów SKI,
• ujawnione różnice inwentaryzacyjne zostały zaksięgowane zgodnie z zasadami ewidencji opisanymi w ww. „Instrukcji inwentaryzacyjnej” i „Zakładowym planie kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”.

Kontrola wyceny wykonanej przez WK wykazała, że:

• w 4. z 789. pozycji, ceny wprowadzone przez Głównego specjalistę na arkusze spisu z natury różniły się od cen wprowadzonych w systemie ZSI-FK ale podsumowania arkuszy były poprawne.
• w 1. przypadku, arkusz spisu z natury podsumowany był nieprawidłowo.

Kontrola poprawności ustalenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych podczas spisu z natury za 2013 r., majątku zarządzanego przez dysponenta (BRM) wykazała 1 przypadek niezgodności ewidencji księgowej z dokumentacją sporządzoną w toku spisu z natury (arkusze spisu z natury) oraz dokumentacją sporządzoną i przekazaną przez WK do SKI (zestawienie różnic inwentaryzacyjnych). Powyższe dotyczyło majątku o numerze inwentarzowym 808-0249-01025 – ławka z oparciem o wartości 91,50 zł zaewidencjonowanego na stanie Rady Osiedla Płonia, Śmierdnica, Jezierzyce, którynie został zinwentaryzowany w ramach spisu z natury oraz nie został wykazany przez WK jako niedobór inwentarzowy.

Sporządzony przez SKI „Protokół z rozliczenia wyniku przeprowadzonej w roku 2013 inwentaryzacji w Urzędzie Miasta Szczecin” zawierał błędny zapis dotyczący niedoboru wykazanego w WGKiOŚ. Według ww. protokołu środek trwały znajdował się w budynku zarządzanym przez ZBiLK, gdy tymczasem środek ten figurował w ewidencji TBS Prawobrzeże Spółka z o.o.

Według §16 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” i § 31.1 „Zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”, księgowanie rozrachunków z tytułu niedoborów i szkód oraz z tytułu nadwyżek wynikających z ustaleń inwentaryzacji winno być przeprowadzane przy wykorzystaniu konta 240 – Pozostałe rozrachunki, w korespondencji z kontami: 011, 013, 020, 080, 101, 234, 240, 290, 310, 401, 760, 761, 771, 800 lub 851. Według wydruku transakcji z systemu ZSI-FK, różnice inwentaryzacyjne stwierdzone podczas inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. nie zostały zaksięgowane na ww. koncie 240.

Kontrola wykazała następujące uchybienia dotyczące arkuszy spisu z natury, sporządzonych w toku inwentaryzacji 2013 i 2014 r., przekazanych przez SKI do WK:

• 140 arkuszy z 2013 r. nie zawierało wpisanej godziny rozpoczęcia spisu oraz daty i godziny zakończenia spisu,
• 32 arkusze z 2013 r. nie zawierały wpisanej daty i godziny zakończenia spisu,
• 6 arkuszy z 2013 r. nie zawierało wpisanej godziny zakończenia spisu,
• 5 arkuszy z 2013 r. i 318 arkuszy z 2014 r. nie zawierało wpisanej godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• 5 arkuszy z 2014 r. nie zawierało wpisanej daty rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• 1 arkusz z 2014 r. nie zawierał wpisanej daty zakończenia spisu,
• 84 arkusze z 2014 r. zawierały różnego rodzaju skreślenia lub poprawki naniesione bez stosownego parafowania.

Powyższe uchybienia nie wypełniały zapisów § 9 ust. 1 pkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według którego arkusze spisu z natury, na których ujmuje się wyniki inwentaryzacji, powinny zawierać m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury oraz godziny jego przeprowadzenia. Z kolei według § 9 ust. 1 pkt 7 ww. instrukcji, wszelkie poprawki nanoszone na arkusze spisu z natury powinny być parafowane przez osoby odpowiedzialne materialnie oraz członka zespołu spisowego.

Kontrola wykazała ponadto następujące uchybienia dotyczące arkuszy spisu z natury, sporządzonych w toku inwentaryzacji 2013 i 2014 r., za które odpowiedzialność ponosi Główny specjalista WK:

• brak na arkuszach sumowania wartości narastająco, zgodnie ze stosowanym wzorem arkusza,
• sumowania stron w miejscu innym niż przewidywał wzór arkusza oraz zapisywania tych wartości ołówkiem,
• 4 arkusze spisu z natury za 2013 r. i 1. arkusz spisu z natury za 2014 r. nie zawierały podpisu Głównego specjalisty, potwierdzającego wykonaną wycenę majątku,
• 13 arkuszy spisu z natury za 2014 r. zawierało skreślenia ceny jednostkowej lub wartości ogółem bez stosownego parafowania przez Głównego specjalistę.

Według ww. § 9 ust. 1 pkt 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, wszelkie poprawki nanoszone na arkusze spisu z natury powinny być odpowiednio zaparafowane, a wypełnianie zwykłym ołówkiem jest niedopuszczalne z uwagi na charakter arkuszy spisu z natury, które są dowodami księgowymi.

We wszystkich pozostałych przypadkach, cena naniesiona na arkusze spisu z natury przez Głównego specjalistę w ramach czynności wyceny była zgodna z danymi z systemu ZSI-FK, a arkusze podsumowane były poprawnie.

W toku obu inwentaryzacji nie wystąpiły:

• sprawy sporne przekazane na drogę postępowania sądowego lub do organów ścigania,
• niedobory zawinione skutkujące obciążeniem osób odpowiedzialnych materialnie.

443 arkusze z 716. sporządzonych w toku inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. zawierały elementy wymienione w § 9 ust. 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

W pozostałych przypadkach arkusze spisu z natury zawierały podpis Głównego specjalisty potwierdzający dokonaną wycenę, a ewentualne poprawki były przez pracownika parafowane.

Zalecenia SKI zawarte w protokołach za 2013 i 2014 r. dotyczące ujęcia różnic inwentaryzacyjnych zostały wykonane przez WK w module ZSI-FK dotyczącym ewidencji majątku UM Szczecin.

WKiAW, mimo nieprawidłowości dotyczących braku księgowania różnic inwentaryzacyjnych na koncie 240 oraz uchybień związanych z dokumentacją sporządzaną w toku inwentaryzacji, pozytywnie ocenił ww. obszar.

 5. Sporządzanie not księgowych do ewidencji syntetycznej.

Kontroli poddano 51 dowodów PK sporządzonych w 2013 i 2014 r. na kwotę ogółem: zwiększeń – 44.680.504,63 zł (12 dowodów), zmniejszeń – 109.063.571,40 zł (39 dowodów).

Dowody PK poddano kontroli pod kątem zgodności dokonanych księgowań z dyspozycją komórek organizacyjnych UM Szczecin, sposobu księgowania, prawidłowości rachunkowej dowodów źródłowych, zgodności zastosowanych cen za 1m² gruntów z informacjami przekazywanymi przez WGN.

Do wszystkich dowodów PK poddanych kontroli załączane były wydruki z wykonanymi księgowaniami, co było zgodnie z §17 ust 9 obowiązujących w UM Szczecin zasad rachunkowości, według którego wydruk z programu komputerowego określający zakwalifikowanie danego zdarzenia gospodarczego na konta księgowe stanowi „dekret księgowy”.

Do księgowania zmian na gruntach zmniejszenia/zwiększenia stosowane były ceny za 1 m²uzyskane z WGN które zostały ustalone na podstawie oszacowanych przez rzeczoznawców majątkowych wartości gruntów oraz cen z transakcji kupna – sprzedaży na rynku nieruchomości z lat 2009 i 2010.

Od 2011 r. cena gruntów nie była aktualizowana, zgodnie z zaleceniami biegłego rewidenta.

W toku kontroli ustalono także, że w użytkowanym w UM Szczecin ZSI-FK nie było w badanym okresie odrębnego modułu pozwalającego na ewidencję analityczną zasobów gruntowych Gminy Miasto Szczecin.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

 6. Inne obszary

W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.08.2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości, zwane dalej zasadami rachunkowości. Zarządzenie przeanalizowano w zakresie niezbędnym do wykonania czynności kontrolnych, w tym:

• Załącznik nr 1 – Polityka rachunkowości,
• Załącznik nr 2 – Instrukcja obsługi i kontroli dokumentów,
• Załącznik nr 5 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
• Załącznik nr 7 – Zakładowy plan kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin.

Kontrola wykazała, że w toku inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. nie były przeprowadzone wyrywkowe kontrole spisów z natury, na okoliczność których winien być sporządzony protokół, co nie wypełniło zapisów §9 ust. 10 zasad rachunkowości. Przeprowadzenie ww. kontroli należało do obowiązków Przewodniczącego SKI lub osób przez niego wyznaczonych.

W ocenie kontrolujących, istnieje konieczność zachowania w „Instrukcji inwentaryzacyjnej” zapisu dotyczącego wyrywkowej kontroli w związku z zakresem zadań Przewodniczącego SKI wskazanych w § 12 ust. 2 pkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, do których należało m.in. czuwanie nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczania inwentaryzacji. Kontrolujący nie podzielają zdania Przewodniczącego SKI, wyrażonego w wyjaśnieniach udzielonych w trakcie kontroli, że wyrywkowe kontrole spisu z natury „mogą”, a nie „powinny” być przeprowadzane.

W toku kontroli stwierdzono, że stosowane w UM Szczecin zasady dotyczące zagadnień związanych z ewidencją majątku nie były tożsame z obowiązującymi w badanym okresie zasadami rachunkowości, w tym:

• W praktyce,przypisanie określonej klasyfikacji środka trwałego należało do obowiązków dysponenta majątku, co było niezgodne z §17 pkt 10 zasad rachunkowości, według którego to kierownik jednostki decyduje o zakwalifikowaniu środka trwałego do odpowiedniej grupy rodzajowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Według § 17 pkt. 13 zasad rachunkowości w UM Szczecin stosowana była liniowa metoda amortyzacji, polegająca na dokonywaniu odpisów umorzeniowych od środka trwałego drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres umorzenia. Wobec powyższego, zapis w §17 pkt 11 zasad rachunkowości, według którego, kierownik jednostki ustala metodę amortyzacji na dzień przyjęcia środka trwałego do używania, był bezcelowy.
• W praktyce, poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych była weryfikowana okresowo przez pracownika WK, co było niezgodne z zapisami §17 pkt 12 zasad rachunkowości, według którego wymienione czynności winien wykonywać kierownik jednostki.

W opinii kontrolujących, wykonanie ww. czynności przypisanych kierownikowi jednostki, tj. Prezydentowi Miasta Szczecin było z założenia niewykonalne i w związku z powyższym, zapisy powinny zawierać stosowne uszczegółowienie.

Kontrola obowiązującej w UM Szczecin „Instrukcji inwentaryzacyjnej” wykazała, że:

• W protokołach z inwentaryzacji za 2013 i 2014 r. SKI wnioskowała m.in. o uznanie niedoborów za niedobory pozorne gdy tymczasem, procedura nie zawierała definicji takich niedoborów.
• W instrukcji nie został opisany jeden z ostatnich elementów procesu inwentaryzacji jakim jest obciążenie osób odpowiedzialnych. Z instrukcji nie wynikało m.in. kto i w jakim trybie jest odpowiedzialny za ww. obciążenie osób odpowiedzialnych oraz rodzaj sporządzanej dokumentacji (faktury obciążeniowe).
• W § 9 ust.13 instrukcji zawarte były zapisy o arkuszach spisu z natury sporządzanych przez kalkę gdy tymczasem, arkusze sporządzane były przede wszystkim w formie wydruków z systemu ZSI-FK z modułu „Środki trwałe” – kartoteka środków trwałych.

Stwierdzono również, że protokoły SKI w sprawie ustalenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w 2013 i 2014 r. nie były zgodne ze wzorem takiego protokołu stanowiącym Załącznik Nr 7 do obowiązującej „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.

W przypadku pozostałych regulacji zawartych w ww. procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

W złożonych wyjaśnieniach, zarówno Dyrektor WK jak i Przewodniczący SKI (w zakresie definicji różnic inwentaryzacyjnych) poinformowali kontrolujących o jednoznacznym doprecyzowaniu ww. zagadnień przy najbliższej aktualizacji zasad rachunkowości.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie poddanym kontroli(ocena pozytywna z uchybieniami).

 Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi Wydziału Księgowości:

1. Zgłoszenie w ramach umowy serwisowej modyfikacji użytkowanego systemu ZSI-FK w zakresie niespójności / błędów systemowych.
2. Skorygowanie daty rozpoczęcia amortyzacji dla 2. środków trwałych (patrz pkt 2), przy założeniu funkcyjnych możliwości systemu ZSI-FK.
3. Wystąpienie do Dyrektorów Wydziałów / Biur (dysponentów majątku), wymienionych w zarządzeniach dotyczących zasad administrowania majątkiem UM Szczecin (patrz pkt 3), z przypomnieniem o obowiązku okresowego (w okresach półrocznych) uzgadniania ilościowego stanu majątkowego.
4. Każdorazowe uzgadnianie wartościowe arkuszy spisu z natury po dokonaniu wyceny w WK z wartością majątku zaewidencjonowanego w księgach, celem wyeliminowania przypadków pominięcia majątku podczas spisu z natury oraz stosowne udokumentowanie ww. czynności.
5. Podjęcie działań pozwalających na księgowanie różnic inwentaryzacyjnych na koncie 240, tj. zgodnie z obowiązującymi w UM Szczecin zasadami rachunkowości.
6. Dostosowanie arkusza spisu z natury w zakresie sumowań do potrzeb WK.
7. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury i nanoszenie wartości w sposób wskazany w § 9 ust. 1 pkt 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
8. Każdorazowe potwierdzanie dokonanej wyceny podpisem osoby odpowiedzialnej.
9. Dostosowanie zapisów zasad rachunkowości do stosowanej praktyki w zakresie wskazanym w wystąpieniu.
10. Uzupełnienie „Instrukcji inwentaryzacyjnej” o elementy wskazane w wystąpieniu, w tym o definicję niedoborów pozornych, wskazanie osób odpowiedzialnych oraz trybu, w jakim powinno następować obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie oraz określenie sposobu dokumentowania tych czynności (rodzaj dowodu obciążeniowego).
11. Wprowadzenie do „Instrukcji Inwentaryzacyjnej” stosowanych w praktyce wzorów protokołów w sprawie ustalenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz uregulowanie kwestii stosowanych wzorów arkuszy spisu z natury (załącznik lub stosowny zapis w procedurze).

 Przewodniczącemu SKI:

1. Kontrolę arkuszy spisu z natury przed ich przekazaniem do WK, celem wyeliminowania uchybień polegających m.in. na braku elementów wymienionych w § 9 ust. 1 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
2. Dokonywanie poprawek na arkuszach spisu z natury w sposób wskazany w § 9 ust. 7 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.
3. Przeprowadzanie wyrywkowych kontroli spisów z natury przez Przewodniczącego SKI lub przez osoby, które zostały przez niego wyznaczone oraz odpowiednie dokumentowanie tych czynności w ramach realizacji zadań wskazanych w § 12 pkt 2 ppkt 5 „Instrukcji inwentaryzacyjnej”.