Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 04.09.2015 r. - 22.09.2015 r. i 08.10.2015 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Rady Miasta Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 oraz w Radzie Osiedla Pomorzany (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej i prowadzenia dokumentacji księgowej w Radzie Osiedla za 2014 r. i I półrocze 2015 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.11.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności                                                  

 W wyniku kontroli, stwierdzono nieprawidłowości dotyczące:

• niezgodności sprawozdania finansowego RO za 2014 r. ze „Sprawozdaniem z wykonania budżetu Miasta za 2014 r.”
• nierzetelnego prowadzenia ewidencji RO przez Skarbnika RO,
• kwalifikowania wydatków RO w poszczególne zadania wynikające z planu rzeczowo - finansowego niezgodnie z treścią ekonomiczną,
• uchwalania wykonania wydatków zakwalifikowanych jak wyżej,
• niezgodności ewidencji wydatków prowadzonej przez RO z ewidencją prowadzoną w Urzędzie Miasta Szczecin.

W toku kontroli stwierdzono także nieprawidłowości i uchybienia dotyczące ewidencji prowadzonej w Urzędzie Miasta Szczecin, w tym:

• niewykazania w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta za 2014 r.” informacji o rozdziale 75095, na którym ewidencjonowane były diety RO,
• ewidencjonowania diet radnych Rady Miasta na koncie 231 zamiast na koncie 240,
• brak w ZSI-FK wyodrębnionych kont analitycznych lub stosownego zapisu tekstowego w treści operacji księgowej pozwalających na wybranie lub wyfiltriowanie pozycji wydatków dotyczących poszczególnych rad osiedli.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• stosowania w Urzędzie Miasta Szczecin procedur kontroli i obiegu dokumentacji źródłowej dotyczącej wydatków RO,
• prawidłowości udzielania na potrzeby RO i dokumentowania zaliczek gotówkowych oraz ich rozliczania, dotyczących Przewodniczącego RO.

 II. Oceny cząstkowe                                                                                              

 1. Wydatki budżetowe

 Wykonanie wydatków budżetowych RO Pomorzany w 2014 r. wyniosło 40.209 zł (według „Sprawozdania z wykonania budżetu Miasta za 2014 r.”), co stanowiło 3,5 % wydatków zrealizowanych przez 37 rad osiedli w kwocie ogółem 1.150.258 zł.

Wykonanie wydatków budżetowych RO Pomorzany w I półroczu 2015 r. wyniosło 10.949,70 zł, co stanowiło 31,8 % wydatków zaplanowanych na 2015 r. w kwocie ogółem 34.453 zł.

W toku kontroli, analizie poddano wydatki na kwotę 31.350,55 zł, tj. 61,2 % wydatków zrealizowanych przez RO w 2014 r. i I półroczu 2015 r. w kwocie ogółem 51.158,70 zł, w tym:

• 14 zaliczek gotówkowych na kwotę ogółem 16.200 zł (11 zaliczek za 2014 r. i 3 zaliczki za 2015 r.),
• 14 rozliczeń ww. zaliczek na kwotę ogółem 16.670,91 zł, na które składało się 106 dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) potwierdzających zakupy gotówkowe Przewodniczącego RO (81 dowodów dotyczących 2014 r. i 25 dowodów za 2015 r.),
• 2. diety Przewodniczącego na kwotę ogółem 640,74 zł,
• 1 rachunek dotyczący umowy zlecenie na kwotę 450,00 zł oraz 4 faktury / rachunki dotyczące zakupu usług na kwotę ogółem 13.588,90 zł.

W przypadku 3. z 106. faktur gotówkowych, pod opisem merytorycznym nie było podpisu Przewodniczącego RO (faktury: nr 448 14 z dnia 12.02.2014 r. na kwotę 365,06 zł, nr 1139-5307-004-0173 z dnia 22.07.2014 r. na kwotę 58,50 zł i nr 330689 z dnia 13.05.2015 r. na kwotę 179,28 zł).

 W 1. przypadku, opis merytoryczny nie obejmował zakupionych artykułów biurowych (faktura nr 316005 z dnia 23.10.2014 r. na kwotę 278,42 zł).

Kontrola wykazała, że w 1. przypadku rozliczenie zaliczki wypłaconej Przewodniczącemu w dniu 10.06.2014 r. w kwocie 2.000,00 zł nastąpiło dopiero w dniu 16.07.2014 r., tj. po upływie miesiąca, poprzez zwrot na konto Gminy kwoty 1.048,85 zł. Powyższe naruszyło pkt 9 „Procedury i zasad prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli” stanowiącej Załącznik do Zarządzenia Nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 11 czerwca 2003 r., zwanej dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej, według którego możliwe jest udzielenie krótkoterminowej zaliczki do 1. miesiąca.

W toku kontroli prawidłowości naliczenia diet Przewodniczącemu RO stwierdzono ponadto, że na koncie 240-01-100 – Rozrachunki z tytułu pozostałych zobowiązań ewidencjonowane były jedynie diety dotyczące rad osiedli. Diety radnych Miasta, które także nie stanowiły wynagrodzenia za pracę, a był to jedynie zwrot części kosztów ponoszonych w związku z pełnieniem mandatu, ewidencjonowane były na koncie 231-01-100 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń z innych tytułów. Przyjęty sposób ewidencjonowania rozrachunków z tytułu diet radnych miasta i ich rozliczeń na koncie 231 (zamiast na koncie 240) był niezgodny z treścią ekonomiczną kont zespołu „2” zawartą w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

We wszystkich 14. przypadkach Przewodniczący wystąpił z wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty 2.000,00 zł, tj. kwoty wskazanej w pkt 9 zasad prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli.

Rozliczenie zaliczek następowało zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującej w UM Szczecin „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącej Załączniki Nr 2 do zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości: Nr 380/12 z dnia 14 sierpnia 2012 r. i Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r., zwanej dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów.

105. ze 106. dokumentów na kwotę ogółem 16.392,49 zł, potwierdzających zakupy gotówkowe dokonane przez RO, zawierało pełny opis merytoryczny.

Wszystkie faktury gotówkowe zawierały pod opisem merytorycznym podpis Skarbnika RO, a pozostałe 103 faktury – także podpis Przewodniczącego RO.

Diety wypłacone Przewodniczącemu w kwocie ogółem 640,74 zł, naliczone zostały przy zastosowaniu prawidłowej kwoty bazowej 1.766,46 zł, zgodnie z Uchwałą Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. w sprawie diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał ze zm. (zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r.) oraz zgodnie z zapisami statutowymi.

Wynagrodzenie w kwocie 450,00 zł, wypłacone tytułem umowy zlecenie nr 2/BRM/2014 z dnia 01.01.2014 r. naliczone zostało zgodnie z zapisami umownymi. Wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek nr 9 z tytułu realizacji umowy, podpisany został przez Przewodniczącego RO bez zastrzeżeń na potwierdzenie przyjęcia prac będących przedmiotem zlecenia.

Kontrola wykazała, że 4 dowody zakupu poddane kontroli (faktura nr 64/2014 z dnia 24.11.2014 r. na kwotę 6.500,00 zł, faktura nr 63/2014 z dnia 24.11.2014 r. na kwotę 6.500,00 zł, rachunek nr R 012/14/CZ/R14 z dnia 02.06.2014 r. i faktura nr FV0070/15/CZ/Rej. Południe z dnia 09.01.2015 r. na kwotę 323,06 zł) opracowane zostały, podpisane i zaewidencjonowane zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów.      

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił wydatki poddane kontroli.                                                                                             

2. Sprawozdawczość

W toku kontroli, badaniem objęto:

• Sprawozdania finansowe RO za 2014 i 2015 r.
• „Sprawozdanie z wykonania budżetu Miasta za 2014 r.”, zwane dalej sprawozdaniem budżetowym za 2014 r.
• Ewidencję księgową, stanowiącą podstawę sporządzenia ww. sprawozdań.

Ww. sprawozdania poddane zostały kontroli pod względem zgodności wykazanych kwot, a sprawozdanie budżetowe - pod względem zgodności klasyfikacji budżetowej z ewidencją prowadzoną przez Wydział Księgowości.

Według sprawozdania budżetowego za 2014 r., plan wydatków budżetowych RO na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 40.978zł i został zwiększony w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o kwotę 8.437 zł.

Budżet na 2015 r. ustalony został dla RO w kwocie 34.453 zł, a jego wykonanie według sprawozdania finansowego RO na koniec I półrocza 2015 r. wyniosło 10.949,70 zł, tj. 31,7 %.

W toku kontroli zgodności sprawozdania finansowego RO za 2014 r. (przyjętego Uchwałą Nr V/25/15 RO z dnia 20.04.2015 r.) ze sprawozdaniem budżetowym za 2014 r., stwierdzono rozbieżności w zakresie:

• planu wydatków na kwotę 437,00 zł (wg sprawozdania budżetowego: 40.978 zł – wg sprawozdania finansowego RO: 40.541 zł),
• wykonania wydatków na kwotę 309,06 zł (wg sprawozdania finansowego: 40.518,06 zł – wg sprawozdania budżetowego: 40.209,00 zł).

Według wyjaśnień BRM: „Rada Osiedla Pomorzany w pozycji: Plan po zmianach na 31.12.2014 r. wpisując kwotę 40.978 zł nie ujęła zwrotu nadpłaty za media w kwocie 264,49 zł i 173,05 (łącznie 437,54 zł), które zwiększyły budżet Rady. Rada Osiedla Pomorzany w pozycji: Sprawozdaniu finansowym za 2014 r. wpisując kwotę 40.518,06 nie ujęła zmniejszenia wydatków na kwotę 250 zł wynikającego ze zwrotu za użyczenie siedziby Rady Osiedla na potrzeby organizacji wyborów samorządowych, pozostała kwota 59,06 zł wynika z błędu rachunkowego Rady.”

 Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdanie budżetowe za 2014 r. nie było zgodne z ewidencją prowadzoną przez Wydział Księgowości w zakresie wykazanej w sprawozdaniu klasyfikacji budżetowej. Według załączników Nr 13 do uchwał Rady Miasta Nr XXXV/1065/13 z dnia 20 listopada 2013 r. i Nr IV/13/15 z dnia 13 stycznia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2014 i 2015 rok, wydatki jednostek pomocniczych (37 rad osiedli), w tym także RO Pomorzany wykazane zostały w rozdziale 75022 klasyfikacji budżetowej, a według ewidencji księgowej, wydatki rad osiedli księgowane były w rozdziale 75022 i 75095. W rozdziale 75095 ewidencjonowane były diety wypłacane przewodniczącym rad osiedli.

W opinii kontrolującego, każde sprawozdanie budżetowe powinno być sporządzone rzetelnie i prawidłowo zarówno pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym.

Plany rzeczowo – finansowe i sprawozdania finansowe RO z realizacji budżetu przyjmowane były w postaci uchwał RO.

Wszystkie uchwały były podpisane przez Skarbnika i Przewodniczącego RO.

WKiAW negatywnie ocenił rzetelność sprawozdania finansowego RO za 2014 r. oraz brak w załącznikach nr 13 do sprawozdań budżetowych informacji o rozdziale 75095, na którym księgowane były diety wypłacane przewodniczącym rad osiedli.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

1. W RO prowadzona była wstępna ewidencja dokumentów księgowych.
2. Ewidencja RO prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.
3. Ewidencja prowadzona przez RO była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych oraz, czy była ona zgodna z ewidencją wydatków RO prowadzoną w Urzędzie.
4. Środki przeznaczone na działalność RO zostały wydatkowane na zadania określone w statucie rady.
5. Wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

Kontroli poddano także sposób księgowania poszczególnych rodzajów wydatków realizowanych przez RO.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był Skarbnik RO.

Ewidencja księgowa dowodów dotyczących RO prowadzona była przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.

Za uzgodnienia ewidencji wydatków prowadzonej przez RO odpowiedzialni byli pracownicy Referatu Samorządów Osiedlowych: Kierownik Referatu i Główny Specjalista.

Wydatki dotyczące RO ewidencjonowane były w ZSI-FK w rozdziale 75022 i 75095 wraz z wydatkami wszystkich pozostałych 36 rad osiedli. Powyższe dotyczyło także konta rozrachunkowego 234-01-103, na którym ewidencjonowane były rozrachunki z tytułu zaliczek pobranych przez wszystkich przewodniczących rad osiedli oraz konta 240-01-100 służącego do księgowania, m.in. wypłacanych diet. Z uwagi na powyższe oraz nieujednolicone zasady zapisu tekstu transakcji w ZSI-FK, wybór pozycji dotyczących wydatków RO Pomorzany lub Przewodniczącego RO był w znacznym stopniu utrudniony.

W ewidencjach wydatków za 2014 r. i I półrocze 2015 r. prowadzonych w RO nie zostały ujęte 4 dowody zakupu na kwotę ogółem 284,54 zł, które były wymienione w zestawieniu wydatków RO sporządzonym przez BRM oraz zostały poddane kontroli w toku analizy rozliczenia zaliczek pobranych przez Przewodniczącego RO:

• faktura nr 25423/J/14 z dnia 30.10.2014 r. na kwotę 170,38 zł tytułem zakupu tonera (rozliczenie zaliczki na kwotę 1.500,00 zł pobranej w dniu 13.10.2014 r.),
• faktura nr 60346486 z dnia 22.11.2014 r. na kwotę 39,98 zł tytułem zakupu worków do odkurzaczy (rozliczenie zaliczki na kwotę 500,00 zł pobranej w dniu 20.11.2014 r.),
• faktura nr FVP00083/11/2014 z dnia 07.11.2014 r. na kwotę 22,31 zł tytułem zakupu sernika (rozliczenie zaliczki na kwotę 500,00 zł pobranej w dniu 20.11.2014 r.),
• faktura nr 2632/2015 z dnia 15.04.2015 r. na kwotę 51,87 zł, tytułem zakupu bułek na festyn (rozliczenie zaliczki na kwotę 700,00 zł pobranej w dniu 20.03.2015 r.).

Według ewidencji wydatków prowadzonych w RO (podsumowanie wydatków), wydatki narastające ogółem, które wyniosły 40.518,06 zł za 2014 r. i 10.949,70 zł za I półrocze 2015 r., były zgodne z wykonaniem wykazanym w sprawozdaniach finansowych RO dotyczących wymienionych okresów. Wobec braku ujęcia w ewidencji prowadzonej w RO ww. faktur powyższa zgodność budzi uzasadnione zastrzeżenia.

Według pkt I.17 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, ewidencja dokumentów księgowych prowadzona przez Skarbnika miała charakter wstępny. Według pkt I.19 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, ewidencja ta powinna być jednak uzgadniana w okresach półrocznych z BRM. W opinii kontrolującego ww. obowiązek uzgadniania ewidencji z BRM nakładał na Skarbnika RO obowiązek doprowadzania do zgodności prowadzonej ewidencji wstępnej z ewidencją księgową prowadzoną w UM, poprzez stosowne zapisy lub ich korekty, będące wynikiem okresowych uzgodnień z BRM. Znaczenie powyższych uzgodnień było tym bardziej istotne, że w ZSI-FK nie było uruchomionego konta analitycznego służącego do wyodrębnienia wydatków poszczególnych rad osiedli.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że zrealizowane wydatki były kwalifikowane w poszczególne zadania niezgodnie z treścią ekonomiczną.

W planach rzeczowo – finansowych RO na 2014 i 2015 r. ujęte zostały następujące rodzaje zadań, w których zaplanowane zostały środki budżetowe: diety, umowy zlecenia, czynsze, opłaty pocztowe, telefon, internet, zakupy materiałów biurowych i środków czystości, remonty, organizowanie festynów, imprezy okolicznościowe, organizowanie spotkań z emerytami, organizowanie zabaw mikołajkowych i inne.

Kontrola wykazała następujące przypadki kwalifikowania wydatków w poszczególne zadania wyszczególnione w ww. planach rzeczowo - finansowych niezgodnie z treścią ekonomiczną (na podstawie opisu merytorycznego zamieszczonego na fakturach/rachunkach, zaakceptowanego przez Przewodniczącego i Skarbnika RO):

1. zakup środków czystości na kwotę 38,30 zł (faktura nr 1750F00123/02/14 z dnia 05.02.2014 r. na kwotę 125,08 zł) dla RO – zakwalifikowano w zadanie „festyny”, a winno być w „zakup materiałów biurowych i środków czystości”,
2. zakup pączków, sernika i kawy na kwotę 142,51 zł (faktura nr FVP00015/03/2014 z dnia 01.03.2014 r.) na posiedzenie RO – zakwalifikowano w zadanie „imprezy okolicznościowe” zamiast w „inne”,
3. zakup szklanek na kwotę 18,00 zł (faktura nr 305061 z dnia 15.05.2014 r.) dla potrzeb RO – zakwalifikowano na zadanie „środki czystości i materiały biurowe”, a powinno być w „inne”,
4. zakup talerzyków szklanych na kwotę 26,98 zł (faktura nr 305436 z dnia 15.05.2014 r.) dla potrzeb RO - zakwalifikowano na zadanie „środki czystości i materiały biurowe”, a powinno być w „inne”,
5. zakup wody i napojów na kwotę 14,43 zł (faktura nr FVP00040/07/2014 z dnia 04.07.2014 r.) dla potrzeb RO - zakwalifikowano na zadanie „środki czystości i materiały biurowe” zamiast w „inne”,
6. zakup wody na kwotę 9,96 zł (faktura nr FVP00041/07/2014 z dnia 04.07.2014 r.) dla potrzeb RO - zakwalifikowano na zadanie „środki czystości i materiały biurowe”, a powinno być jak wyżej,
7. zakup kwiatów na kwotę 45,00 zł (faktura nr 250/2014 z dnia 11.10.2014 r.) na jubileusz Ośrodka Szkolno – Wychowawczego – zakwalifikowano na zadanie „festyny sportowe” podczas gdy zakup dotyczył „imprezy okolicznościowej”,
8. zakup środków czystości, serwetek i talerzyków na kwotę 276,30 zł (faktura nr 316840 z dnia 01.11.2014 r.) dla potrzeb RO – zakwalifikowano na zadanie „festyny sportowe”, a zakup winien być rozpisany na zadanie „środki czystości i materiały biurowe” oraz „inne”,
9. zakup artykułów spożywczych na choinkę i konkurs na kwotę 439,45 zł, 326,60 zł i 53,70 zł (faktury nr: 318951 z dnia 02.12.2014 r., 319774 z dnia 10.12.2014 r., 318532 z dnia 27.11.2014 r.) na imprezę choinkową – zakwalifikowano na zadanie „festyny sportowe” gdy tymczasem opis na fakturze wskazywał na zadanie „Mikołajki”,
10. artykuły biurowe na kwotę 360,18 zł (faktura nr 319058 z dnia 03.12.2014 r.) dla potrzeb RO - zakwalifikowano na zadanie „festyny sportowe”, a materiały winny zostać zakwalifikowane do „środków czystości i materiałów biurowych”
11. zakup pączków na kwotę 87,50 zł (faktura nr FVP00008/02/2015 z dnia 16.02.2015 r.) na posiedzenie RO – zakwalifikowano w zadanie „imprezy okolicznościowe”, a według opisu na fakturze winno być zadanie „inne”,,
12. zakup zamka meblowego na kwotę 21,46 zł (faktura nr 24606/8046/2015 z dnia 09.03.2015 r.) do szafy RO – zakwalifikowano w zadanie środki czystości i materiały biurowe” a powinno być „inne”,
13. zakup zajączków czekoladowych i torebek na kwotę 81,68 zł (faktura nr 327092 z dnia 24.03.2015 r.) dla członków RO - zakwalifikowano w zadanie „środki czystości i materiały biurowe” podczas gdy wydatek kwalifikował się do zadania „inne”,
14. druk informatora osiedlowego na kwotę 150,00 zł (faktura nr 1763/04/2015 z dnia 17.04.2015 r. – zakwalifikowano w zadanie „remonty” zamiast w „inne”
15. wykonanie odbitek foto na kwotę 11,70 zł (faktura nr 60365829 z dnia 18.04.2015 r.) z festynu – zakwalifikowano w zadanie „remonty” zamiast w „organizowanie festynów” lub „inne”,
16. zakup wody na kwotę 22,89 zł (faktura nr FVP00021/05/2015 z dnia 15.05.2015 r.) na potrzeby RO - zakwalifikowano w zadanie „środki czystości i materiały biurowe” a powinno być w „inne”.

W wyniku powyższych kwalifikacji, sprawozdania finansowe RO zawierały informacje o wydatkach zrealizowanych w poszczególnych zadaniach niezgodne ze stanem faktycznym. Dane niezgodne ze stanem faktycznym przyjmowane były następnie w uchwałach RO.

Wstępna ewidencja dokumentów księgowych dotyczących RO prowadzona była przez Skarbnika RO, odrębnie dla każdego roku budżetowego.

Ewidencja prowadzona była według zaakceptowanego planu finansowego i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania.

Ewidencja prowadzona była w formie papierowej, w podziale na zadania:

• 2014 r.: diety, umowy zlecenie, czynsze, opłaty pocztowe, telefon, internet, środki czystości i materiały biurowe, remonty, festyny sportowe, spotkania z mieszkańcami, spotkania opł. i Wigilia, dzieci (Mikołajki) oraz inne.
• 2015 r.: diety XII-VI, diety VII-XI, diety dla członka zarządu VII-XI, umowy zlecenie, czynsze, opłaty pocztowe, telefon, internet, materiały biurowe i środki czystości, usługi i remonty, festyny, imprezy okolicznościowe, spotkanie wigilijne oraz inne.

Wydatki dotyczące diet, umów zleceń, czynszu, telefonu i internetu wprowadzane były do ewidencji kwotami zbiorczymi: w 2014 r. - na koniec maja, lipca i na koniec roku, w 2015 r. – na koniec kwietnia i czerwca.

Objęte badaniem środki przeznaczone na działalność RO wydatkowane zostały na zadania określone w statucie rady.

Według wyjaśnień udzielonych przez Dyrektora BRM, ewidencja wydatków prowadzona przez RO była uzgadniana w okresach półrocznych.

WKiAW negatywnie ocenił ewidencję wydatków RO, która powinna być uzgodniona z ewidencją prowadzoną w UM Szczecin, o czym stanowił pkt I.19 zasad prowadzenia gospodarki finansowej. W opinii kontrolującego, wstępny charakter tej ewidencji winien mieć miejsce jedynie do momentu jej uzgodnienia. Ocena negatywna dotyczyła także kwalifikowania wydatków do zadań wymienionych w planie rzeczowo - finansowym, a tym samym przyjmowania uchwałami nierzetelnej informacji o wykonaniu wydatków w poszczególnych zadaniach.

   III. Uwagi i zalecenia                                                                                                                                

Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi BRM:

1. Uzgadnianie ewidencji prowadzonej przez RO w zakresie kompletności i prawidłowości ujętych wydatków oraz ich kwalifikacji do poszczególnych zadań rzeczowych.
2. Wprowadzenie w uzgodnieniu z Wydziałem Zarządzania Finansami Miasta w „Sprawozdaniu z wykonania budżetu Miasta” informacji o rozdziale 75095 klasyfikacji budżetowej, na którym ewidencjonowane są diety dotyczące rad osiedli.
3. Wyegzekwowanie od RO Pomorzany:
   • Sporządzania rzetelnych sprawozdań rzeczowo – finansowych.
   • Uzgadniania ewidencji prowadzonej przez RO z ewidencją UM Szczecin.
   • Kwalifikowania wydatków ponoszonych przez RO zgodnie z zadaniami wymienionymi w planach rzeczowo – finansowych RO.
   • Każdorazowego potwierdzania przez Przewodniczącego RO faktur dotyczących wydatków RO.

Dyrektorowi Wydziału Księgowości:

1. Ewidencjonowanie diet radnych Rady Miasta Szczecin na koncie 240, tj. zgodnie z treścią ekonomiczną kont zespołu „2”.
2. Podjęcie działań pozwalających na wyodrębnienie ze zbiorów danych księgowych pozycji dotyczących wybranej rady osiedla (w rozdziale klasyfikacji budżetowej 75022 i 75095 oraz na koncie 234-01-103) - uruchomienie kont analitycznych lub wprowadzenie stosownych mechanizmów zapisywania treści operacji w ZSI-FK.