Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie maj - czerwiec 2015 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 46, ul. Felczaka 13 w Szczecinie (zw. dalej SP nr 46 lub jednostką) kontrolę w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2014 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Remont dachu wraz z remontem gzymsu i przebudową wyłazu dachowego budynku Szkoły Podstawowej nr 46 w Szczecinie” wraz z wykonaniem umowy.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08.07.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości oceniła, przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Remont dachu wraz z remontem gzymsu i przebudową wyłazu dachowego budynku Szkoły Podstawowej nr 46 w Szczecinie” wraz z wykonaniem umowy (ocena pozytywna z nieprawidłowościami). Uwagi kontroli dotyczyły terminowości zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego na roboty budowlane:

W dn. 25.08.2014 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlane obejmujące remont dachu wraz z remontem gzymsu i przebudową wyłazu dachowego budynku Szkoły. Termin składania ofert określono na dzień 09.09.2014 r. Wartość zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego i wynosiła 287.379,84 zł (brutto). W postępowaniu wpłynęły 3 oferty. Jedynym kryterium oceny ofert była cena

W toku kontroli ustalono, że Zamawiający umowę o zamówienie publiczne zawarł w dn. 22.09.2014 r., natomiast ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP) w dn. 12.06.2015 r. tj. z ponad 8. miesięcznym opóźnieniem. Powyższe było niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)(zw. dalej p.z.p.) wg którego jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP.

Osobą odpowiedzialną za przygotowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia był sekretarz komisji przetargowej.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

1. sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania
   i otwarcia ofert,
2. prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
3. prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
4. żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu najważniejszych robót budowlanych wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru,
5. dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Wykonawca przed podpisaniem umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 28.738,00 zł oraz przedstawił wymaganą polisę ubezpieczeniową.

   WKiAW mimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2. Realizacja umowy o roboty budowlane:

W dniu 22.09.2014 r. SP nr 46 zawarło umowę o roboty budowlane. Umowa została zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w przetargu nieograniczonym pn. „Remont dachu wraz z remontem gzymsu i przebudową wyłazu dachowego budynku Szkoły Podstawowej nr 46 w Szczecinie”.

Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 70 dni kalendarzowych liczonych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy.

Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy ustalono na kwotę 287.379,84 zł, zgodnie z ofertą Wykonawcy.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wykazany w przedmiotowej umowie. Roboty budowlane zostały zakończone oraz przekazane do odbioru końcowego w określonym umową terminie tj. w dn. 05.12.2014 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Stwierdzono również, że Wykonawca przekazał Zamawiającemu dokumentację odbiorową, w tym: protokoły odbiorów technicznych, protokoły prób badań, sprawdzeń i pomiarów, oświadczenia kierownika budowy (zgodnie z art. 57 ust. 1 pkt 2 ustawy z dn. 07.07.1994 r. Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409 ze zm.)) o zgodności wykonania obiektu z projektem budowlanym i warunkami pozwolenia na budowę oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy do czego zobowiązywał go § 7 ust. pkt 21 umowy.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Prezydent Miasta Szczecin zalecił wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.