Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 4. – 14.12.2015 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 59 w Szczecinie, ul. Dąbska 105, zwanej dalej SP nr 59, w zakresie gospodarowania ZFŚS w 2014 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.01.2016 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2014 r.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły m.in.:

• braku refundacji z rachunku bankowego ZFŚS podatku od dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej, zapłaconego z rachunku podstawowego,
• sporządzania raportów kasowych łącznie dla operacji gotówkowych z ZFŚS i budżetu,
• błędnego ewidencjonowania wypłat świadczeń socjalnych dla pracowników na koncie 229 – rozrachunki publicznoprawne,
• nieopodatkowywania pomocy materialnej dla dzieci do lat 13-tu (kwota 380 zł zwolniona od podatku dochodowego była uwzględniana przy innych świadczeniach socjalnych).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w poniższym zakresie:

• opracowano i wprowadzono w życie regulamin ZFŚS,
• każdorazowo uwzględniano kryterium dochodowe,
• opodatkowywano świadczenia zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38, 67 i 78 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),zwanej dalej uopd (z wyjątkiem ww. pomocy materialnej dla dzieci do lat 13-tu).

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Fundusz socjalny SP nr 59 w 2014 r. wyniósł 175.567,32 zł. Na tę kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2014 r.  – 19.777,37 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek mieszkaniowych – 32.094 zł,

- odpisy na fundusz 2014 r. – 121.841 zł,

- odsetki bankowe – 695,95 zł,

- wpłaty pracownicze – 1.159 zł.

Wypłaty z funduszu w 2014 r. wyniosły 165.562,15 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 31.000 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 27.560,87 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników netto – 9.419,28 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 5.500 zł,

- świadczenia socjalne (pomoc rzeczowa i świąteczna) netto – 73.992 zł,

- losowe pomoc rzeczowa dla dzieci do 13 lat – 2.540 zł,

- dofinansowanie działalności kulturalno - oświatowej – 5.550 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2014 r. – 10.000 zł.

Kontroli poddano:

• 184 wnioski o świadczenia z ZFŚS,
• wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2014 r.,
• 6 raportów kasowych,
• 16 list płac,
• 4 listy wypłat świadczeń dla emerytów,
• 2 faktury potwierdzające organizację imprez kulturalno - oświatowych,
• 7 protokołów z posiedzeń Komisji Socjalnej.

W 2014 r. przyznano i wypłacono 4 pożyczki mieszkaniowe na łączną kwotę 31.000 zł.

W przypadku dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej stwierdzono, że podatek w łącznej wys. 475 zł został naliczony przy okazji sporządzania list płac wynagrodzeń za pracę i odprowadzony z rachunku podstawowego szkoły. Nie nastąpiła refundacja podatku z rachunku bankowego ZFŚS mimo, że podatek stanowił obciążenie finansowe funduszu.

Wypłaty gotówkowe z ZFŚS zestawiane były w raportach kasowych łącznie z wydatkami budżetowymi, co było niezgodne z pkt 15 obowiązującej w SP nr 59 Instrukcji kasowej(Zał. nr 1 do Zarządzenia nr 14a/2012/2013 z dnia 8.01.2013 r.), według którego raporty kasowe sporządza się z podziałem na poszczególne rachunki bankowe tj. z działalności podstawowej, ze środków własnych, z sum depozytowych, z ZFŚS.

Wypłata świadczeń socjalnych dla pracowników (wyciągi bankowe) dekretowana była i ewidencjonowana na koncie 229 – rozrachunki publicznoprawne, zamiast na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami.

Według załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia .07.2010 r. w sprawieszczególnych zasadrachunkowościoraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), konto 229 służy do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor SP nr 59.

W SP nr 59 obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi oraz emeryci i renciści. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych w 2014 r. został naliczony i odprowadzony podatek dochodowy w łącznej wysokości 13.156 zł.

Kontroli poddano 16 list płac.

W SP nr 59 18. pracownikom przyznano w 2014 r. pomoc materialną dla dzieci do lat 13-tu w łącznej wysokości 2.540 zł. Świadczenia na dzieci były zwolnione z podatku mimo, że pracownicy wykorzystali przysługującą im rocznie kwotę 380 zł zwolnioną od podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 uopd, według którego wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.Z tytułu podatku od świadczeń stanowiących pomoc materialną dla dzieci do lat 13-tu powinien zostać naliczony podatek w wys. 456 zł.

W jednym przypadku dofinansowania wypoczynku dzieci, pracownik nie został obciążony podatkiem dochodowym mimo, że nie załączył dokumentu potwierdzającego zorganizowany wypoczynek dziecka. Było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a uopd, według którego wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (…) - dzieci i młodzieży do lat 18, z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezależnie od ich wysokości. Od świadczenia powinien zostać naliczony podatek w wysokości 63 zł.

Podatek dochodowy od świadczeń naliczał główny księgowy. Listy płac były zatwierdzone przez głównego księgowego, specjalistę ds. sekretariatu i dyrektora.

Świadczenia wypłacane emerytom i za zorganizowany wypoczynek dzieci do 18 lat (pracownik przedkładał dokumenty potwierdzające zakup pobytu dziecka na kolonii, obozie, zielonej szkole), były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 i 78 uopd.

Pozostałe świadczenia socjalne wypłacone pracownikom były opodatkowane powyżej kwoty wolnej od podatku w wys. 380 zł, tj. zgodnie z ww. art. 21 ust. 1 pkt 67 uopd.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił proces rozliczania świadczeń z ZFŚS z tytułu podatku dochodowego.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektor SP nr 59:

1. każdorazowo refundować z rachunku ZFŚS podatek odprowadzany z konta podstawowego,
2. sporządzać odrębne raporty kasowe dla operacji gotówkowych z ZFŚS,
3. wypłaty świadczeń socjalnych dla pracowników ewidencjonować na koncie 234,
4. opodatkowywać pomoc materialną dla dzieci do lat 13-tu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 uopd,
5. naliczyć pracownikowi podatek dochodowy w wys. 63 zł tytułem dofinansowania wypoczynku dzieci.