Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie styczeń – luty 2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin Pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej WGKiOŚ) w zakresie prawidłowości zawierania umów i dokonywania wydatków.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2015 r.

            I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola pozytywnie, oceniła prawidłowość zawierania umów i dokonywania wydatków przez WGKiOŚ (ocena pozytywna).

            II. Oceny cząstkowe

          1. Zawieranie umów:

            W roku 2014 WGKiOŚ zawarł 298 umów/porozumień, które skutkowały powstaniem zobowiązań na kwotę 83.731.410,16 zł.

            Kontroli poddano 13 umów na łączną kwotę 273.736,00 zł, tj.:

• 2. umowy dotyczące archiwizowania dokumentacji Referatu ochrony Środowiska – wartość 23.226,00 zł,
• umowę dot. opracowania dokumentacji dla projektu "Ścieżka edukacyjna na EKOPORCIE", przygotowania dokumentacji niezbędnej do pozyskania dofinansowania ww. projektu ze środków zewnętrznych, opracowania projektów umów z podmiotami zewnętrznymi współuczestniczącymi w realizacji ww. projektu, rozliczenia finansowego ww. projektu, przygotowania i przeprowadzenia kampanii edukacyjno - informacyjnej w placówkach przedszkolnych "Szczecin miastem czystej zieleni - posprzątaj po swoim psie" – wartość 10.800,00 zł,
• umowę dot. prowadzenia: bieżącego nadzoru nad realizacją budżetu WGKiOŚ; wewnętrznego rejestru umów, zleceń, porozumień; ewidencji danych niezbędnych do rozliczenia wykonania budżetu - wartość 25.200,00 zł,
• umowę dot. prowadzenia ewidencji, wydawania i dystrybucji publikacji oraz materiałów o charakterze edukacyjnym; współpracy z placówkami kulturalno-oświatowymi, jednostkami i zakładami budżetowymi Miasta, organizacjami pozarządowymi; przygotowania bieżącej informacji do stron internetowych dot. działań ekologicznych; współpracy przy organizacji imprez ekologicznych; prowadzenia spraw związanych z zakupem i dystrybucją materiałów konkursowych i nagród w ramach realizowanych przedsięwzięć ekologicznych; prowadzenia spraw związanych z realizacją i monitoringiem wskaźników i rezultatów dla projektów; prowadzenia monitoringu "programu ochrony środowiska miasta Szczecin na lata 2013-2016 z uwzględnieniem perspektywy na lata 2017-2020" – wartość 6.800,00 zł,
• umowę dot. prowadzenia spraw niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu "Budowa i przebudowa torowisk w Szczecinie" - wartość 36.300,00 zł,
• umowę dot. rozpatrywania wniosków w zakresie wprowadzania czasowych i stałych organizacji ruchu; sprawdzenia projektów czasowych i stałych organizacji ruchu; sporządzania projektów organizacji ruchu wg potrzeb WGKIOŚ; prowadzenia bieżących spraw związanych z organizacją ruchu – wartość 2.800,00 zł,
• umowę dot. pełnienia roli koordynatora projektu ds. współpracy z partnerami zagranicznymi – wartość 32.000,00 zł,
• umowę dot. pomocy prawnej w zakresie doradztwa w sprawach korekt finansowych nałożonych w związku z realizacją projektu pn. „Budowa ścieżki rowerowej z lewobrzeża do Puszczy Bukowej nad Jezioro Szmaragdowe w Szczecinie”– wartość 35.000,00 zł,
• umowę dot. weryfikacji prawidłowości wyliczenia maksymalnej wysokości rekompensaty przez podmioty świadczące w 2013 r. publiczne usługi przewozowe w zakresie lokalnego transportu zbiorowego (Tramwaje Szczecińskie Sp. z o.o., SPA Dąbie Sp. z o.o., SPA Klonowica) – wartość 17.760,00 zł,
• umowę dot. współpracy przy nadzorze nad świadczeniem usług odbioru odpadów komunalnych, nad realizacją obowiązków przez właścicieli nieruchomości związanych z utrzymaniem czystości i porządku, w tym gromadzenia odpadów w sposób selektywny – o wartości 7.200,00 zł,
• umowę dot. opracowania planu zrównoważonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego dla Miasta Szczecin na lata 2014-2025 r. – wartość 67.650,00 zł,
• umowę dot. realizacji projektu „Budowa ścieżki edukacyjnej na terenie Ekoportu oraz przeprowadzenie zajęć modelowych"  w tym rozliczenie finansowe projektu; organizacja konferencji o tematyce gospodarki odpadami; przygotowanie i przeprowadzenie działań z zakres – wartość 12.000,00 zł.

            W toku kontroli ustalono, że w treści umowy zlecenia nr CRU/14/0000046 z dn. 01.01.2014 r. której przedmiotem była archiwizacja dokumentów Referatu Ochrony Środowiska nie wskazano ilości akt jaką wykonawca zobowiązany był zarchiwizować.

            W piśmie z dn. 19.02.2015 r. Dyrektor WGKiOŚ wyjaśnił, że: „w zawartej umowie nie było możliwości określenia ilości akt przeznaczonych do archiwizacji (…). WGKiOŚ nie jest w stanie przewidzieć okresu załatwienia sprawy, a tym samym określić ilości akt przeznaczonych do archiwizacji”.

            WKiAW wskazał, że archiwizowanie akt powinno być wykonane na podstawie umowy o określonym obiektywnie rezultacie. Niezbędnym jest wskazanie zatem miernika rzeczowego pozwalającego na ocenę prawidłowości realizacji umowy np. w postaci ilości metrów bieżących dokumentacji zarchiwizowanej w ramach danej umowy.

            Forma jaką przyjęto w przypadku umowy nr CRU/14/0000046 sprowadzała się natomiast do zamówienia przez jednostkę tzw. gotowości do wykonania archiwizacji. Określenie przedmiotu umowy jako czynności/obowiązku pewnego zachowania się, a nie w postaci rezultatu/celu działań, jest immanentną cechą umów o pracę, a nie umów cywilnoprawnych.

            Wszystkie objęte kontrolą umowy zostały przekazane do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno prawnej, czego potwierdzeniem był podpis radcy na każdej z nich. Stwierdzono ponadto, że w przypadku gdy umowa pociągała za sobą skutki finansowe, dysponent przekazywał ją do Wydziału Księgowości w celu uzyskania kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe było zgodne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.2013.594 j.t.) według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

            WGKiOŚ przekazując umowę do Wydziału Księgowości każdorazowo dołączał do niej „Kartę informacyjną do umowy”. Powyższe było zgodne z zapisami § 27 ust. 2 pkt 2 i 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości.

            Wartość 12 z 13 poddanych kontroli umów przekraczała 3.000,00 zł. WGKiOŚ przed zawarciem ww. umów dokonywał analizy rynku oraz sporządzał notatkę służbową dokumentującą fakt jej przeprowadzenia, co wyczerpywało dyspozycję § 11 ust. 1 – 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych (ze zm.) (zw. dalej zarządzeniem nr 314/13).

            W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia analizy rynku w notatce służbowej każdorazowo zamieszano uzasadnienie niezastosowania uregulowań określonych w § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Zarządzenia nr 314/13.

            WKiAW, pomimo stwierdzonego uchybienia, pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie (ocena pozytywna z uchybieniami).

     2. Realizacja umów

      Do każdej z 13 poddanych kontroli umów załączono dokumentację potwierdzającą realizację przedmiotu umowy. W przypadku 9. umów były to rachunki wystawiane z tytułu realizacji przedmiotowej umowy, które zawierały zapis "pracę będącą przedmiotem zlecenia przyjął w dniu…. bez zastrzeżeń przedstawiciel Zleceniodawcy", i każdorazowo były podpisywane przez przedstawiciela WGKiOŚ. W przypadku: 2. umów były to protokoły zdawczo-odbiorcze, 1. umowy była to zatwierdzona przez Zleceniodawcę do wypłaty faktura VAT, 1. umowy był to spis zdawczo-odbiorczy akt.

      Ustalono, że w przypadku gdy wykonanie zleconych robót i usług przez podmioty zewnętrzne następowało na terenie Urzędu Miasta WGKiOŚ wystawiał skierowanie pracowników do tych prac do czego zobowiązywał zapis § 27 ust. 1 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości wystawionych zleceniobiorcom
w związku z realizacją poddanych kontroli umów.

      Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze

      W toku kontroli ustalono, że Wykonawcy w pełni wywiązali się z obowiązków wykazanych w poddanych kontroli umowach w tym m. in.: przekazano do WGKiOŚ dokumentację dla projektu "Ścieżka edukacyjna na EKOPORCIE", uzyskano niezbędną pomoc prawną w zakresie korekt finansowych nałożonych w związku z realizacją projektu pn. „Budowa ścieżki rowerowej z lewobrzeża do Puszczy Bukowej nad Jezioro Szmaragdowe w Szczecinie”, zweryfikowano prawidłowość wyliczenia maksymalnej wysokości rekompensaty przez podmioty świadczące w 2013 r. publiczne usługi przewozowe w zakresie lokalnego transportu zbiorowego, opracowano plan zrównoważonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego dla Miasta Szczecin na lata 2014-2025 r.

      W przypadku wszystkich poddanych kontroli umów ich przedmiot był wykonywany w określonym w umowach terminie.

      WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie (ocena pozytywna).

            III. Uwagi i zalecenia

      Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił w przypadku zawierania umów których przedmiotem jest archiwizacja dokumentów każdorazowo określać ilość akt jaką wykonawca zobowiązany jest zarchiwizować.