Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 20.10.2015 r. - 10.11.2015 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych Nr 10 w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 61, zw. dalej ZSS, w zakresie gospodarowania ZFŚS w 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.01.2016 r.

         I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności                                                  

        W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• nieterminowego przekazywania odpisów na wyodrębniony rachunek ZFŚS,
• sposobu dokumentowania przez Komisję Socjalną (zw. dalej Komisją) czynności stanowiących podstawę przyznanych świadczeń, w tym braku określenia m.in. najniższej kwoty świadczenia i uzasadnienia dla przyznanych świadczeń, w oparciu o § 19 obowiązującego w ZSS „Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Zespołu Szkół Specjalnych Nr 10 w Szczecinie” (zw. dalej Regulaminem),
• przyznania świadczeń, mimo niedopełnienia przez osoby uprawnione warunków wymienionych w Regulaminie,
• nieopodatkowania dofinansowania działalności kulturalno – oświatowej i sportowo –rekreacyjnej,
• zastosowania błędnej interpretacji w zakresie stosowania kwoty wolnej od opodatkowania w przypadku osób zatrudnionych u więcej niż jednego pracodawcy, skutkującego bezzasadnym potrąceniem podatku,
• nieuzgadniania sprawozdawczości Komisji z ewidencją funduszu prowadzoną przez głównego księgowego,
• niezaksięgowania podatku dochodowego za grudzień 2014 r. na koncie rozrachunkowym 225 – Rozrachunki z budżetami i niewskazania zobowiązań z tytułu ww. podatku w bilansie jednostki,
• zawarcia w Regulaminie zapisów niezgodnych z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zw. dalej ustawą o ZFŚS), w zakresie paczek dla dzieci.

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• opodatkowania świadczeń urlopowych nauczycieli oraz dofinansowania do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie i wypoczynku dzieci,
• udzielania pożyczek mieszkaniowych.

      II. Oceny cząstkowe                                                                                              

         1. Odpis na ZFŚS

 Planowany odpis na ZFŚS na dzień 31.05.2014 r. wynosił 112.682 zł.

Odpis na konto funduszu przekazany został w 2014 r. w kwocie ogółem 123.850 zł, w następujących terminach: 7.300 zł w dniu 09.04.2014 r., 83.282 zł w dniu 12.06.2014 r., 30.100 zł w dniu 31.10.2014 r., 3.168 zł w dniu 23.12.2014 r.

  Odpis na ZFŚS został przekazany na konto funduszu w dniu 09.04.2014 r. w wysokości 7.300 zł zamiast w kwocie 84.511,50 zł (75 % planowanego odpisu). Trzecia rata odpisu w kwocie 30.100 zł przekazana została w dniu 31.10.2014 r., a powinna zostać przekazana do końca września 2014 r.

 Przekazanie środków na konto funduszu do 31.05.2014 r. w kwocie mniejszej o 77.211,50 zł, a w kwocie 30.100 zł w dniu 31.10.2014 r. zamiast do końca września 2014 r. stało w sprzeczności z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Na przekazywanie odpisów na ZFŚS wbrew dyspozycji ww. ustawy wskazała także Państwowa Inspekcja Pracy w wystąpieniu z dnia 13.02.2014 r. – kontrola ZFŚS za 2012 i 2013 r. (Nr rej. 14206-5317-K006-Ws01/14) i protokole kontroli z dnia 11.09.2015 r. – kontrola ZFŚS za 2014 i 2015 r. (Nr rej. 14206-5317-K048-Pt/15).     

Środki przekazywane były na wyodrębniony rachunek ZFŚS.

Wszystkie raty odpisu przekazane zostały w 2014 r., w tym korekta odpisu na koniec 2014 r.

WKiAW negatywnie ocenił terminowość przekazywania odpisów na wyodrębniony rachunek ZFŚS.

             2. Gospodarowanie ZFŚS

 Kontroli poddano wszystkie przyznane w 2014 r. świadczenia w kwocie ogółem 130.967,78 zł brutto (261 świadczeń) i udzielone pożyczki mieszkaniowe na kwotę 29.000 zł (11 pożyczek). Na świadczenia składały się:

• 31 świadczeń urlopowych nauczycieli na kwotę ogółem 30.171,26 zł,
• dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno – sportowej na kwotę ogółem 5.164 zł (94 pozycje),
• dofinansowanie do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie na kwotę ogółem 20.880 zł (56 pozycji),
• dofinansowanie wypoczynku dzieci na kwotę ogółem 2.972 zł (6 pozycji),
• 62 świadczenia świąteczne na kwotę ogółem 69.485 zł,
• 10 paczek świątecznych dla dzieci na kwotę ogółem 1.685,26 zł,
• 2. zapomogi na kwotę ogółem 600 zł.

Wszystkie świadczenia poddano kontroli w zakresie zgodności z przepisami prawa i obowiązującymi w ZSS procedurami dotyczącymi ZFŚS, opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz sposobu dokumentowania.

W 2014 r. w ZSS obowiązywał Regulamin wprowadzony Zarządzeniem Nr 78/2010 - pracownicy pedagogiczni i 28/2010 - pracownicy administracji i obsługi z dnia 19.04.2010 r. ówczesnego dyrektora (zmieniony Aneksem Nr 1 z dnia 14.03.2014 r. wprowadzonym Zarządzeniem Nr 108/2014 dyrektora ZSS - pracownicy pedagogiczni i 43/2014 - pracownicy administracji i obsługi z dnia 14.03.2014 r.). Regulamin zaakceptowany był przez przedstawiciela związków zawodowych.

Świadczenia przyznawane były przez powołaną przez dyrektora Komisję, w skład której wchodzili nauczyciele. Komisja sporządziła w 2014 r. 9 protokołów z posiedzeń.

Przyznane świadczenia akceptowane były przez dyrektora, który zgodnie z §2 ust. 6 Regulaminu, administrował funduszem.

Świadczenia przyznawane były w ZSS w oparciu o zapisy § 13 ust. 3 Regulaminu, według których „Przyznanie ulg i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”.Regulamin nie zawierał żadnych dodatkowych zapisów dotyczących tzw. progów dochodowości, tj. progów dochodów osiąganych przez osoby uprawnione, od których uzależnione było przyznanie świadczenia w określonej wysokości.

Według wyjaśnień dyrektora: „Każdorazowo przy podziale środków brana jest pod uwagę indywidualna, aktualna sytuacja wnioskodawcy (materialna, życiowa i rodzinna). Komisja podejmuje decyzje na podstawie Regulaminu ZFŚS w rozdziale 7 paragraf 19 punkty od „a” do „f””.

W przywołanym przez dyrektora § 19 Regulaminu, wymienionych zostało 6 grup osób uprawnionych, którym świadczenia socjalne przysługiwały w pierwszej kolejności.    

Komisja sporządziła „Sprawozdanie z działalności Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych w roku 2014” (brak daty sporządzenia), zwane dalej Sprawozdaniem. Sprawozdanie nie zawierało podpisu dyrektora potwierdzającego akceptację, a w opinii kontrolującego, mimo że nie wynikało to z zapisów Regulaminu, dyrektor jako administrator funduszu winien sprawozdanie zaakceptować.

Kontrola zapisów zawartych w Sprawozdaniu wykazała, że:

1. Kwota przeniesienia z 2013 r. wykazana została w wysokości 15.830,89 zł, gdy tymczasem saldo środków na rachunku ZFŚS pozostałych z 2013 r., stanowiących bilans otwarcia 2014 r., wyniosło 20.527,89 zł. Uwzględniając saldo konta 225 na dzień 31.12.2013 r. w kwocie 4.597 zł, pozostała różnica w kwocie 100 zł wynikała z błędnie odjętej przez głównego księgowego kwoty podatku.
2. Świadczenia urlopowe dla nauczycieli wykazane zostały w kwocie 31.255,45 zł, a według listy płac nr 01/06/2014, w 2014 r. naliczone zostały i wypłacone świadczenia urlopowe w kwocie 30.171,26 zł brutto, tj. o 1.084,19 zł mniej w stosunku do kwoty wykazanej w sprawozdaniu.
3. Dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno – sportowej wykazane zostało w kwocie 5.364 zł, a na podstawie faktur / rachunków i pisemnych decyzji Komisji dokumentujących wydatkowanie środków ustalono, że dofinansowanie w ww. zakresie wyniosło 5.164 zł, tj. o 200 zł mniej niż wykazano w sprawozdaniu.
4. W kwocie wykazanego dofinansowania działalności kulturalno – oświatowej i rekreacyjno – sportowej nie zostały ponadto uwzględnione wpłaty pracowników dokonane tytułem zakupu dodatkowych biletów na kwotę ogółem 400,00 zł, które winny pomniejszyć wykazaną kwotę. Kwota wpłat powinna być jeszcze wyższa o 90 zł, ale główny księgowy nie dokonał w 2014 r. wpłaty za 1 dodatkowy bilet na spektakl teatralny.

Sprawozdanie nie było parafowane przez głównego księgowego, na potwierdzenie wykonanej kontroli formalno – rachunkowej. W opinii kontrolującego, rzetelna kontrola Sprawozdania przez głównego księgowego pozwoliłaby na wyeliminowanie różnic jakie wystąpiły na etapie jego sporządzania przez Komisję.

W zapisach Regulaminu stosowane było pojęcie „najniższej stawki dofinansowania”, która według m.in. § 13 ust. 6 Regulaminu miała być przyznawana w przypadku nie złożenia przez osobę uprawnioną oświadczenia o dochodach brutto z ostatnich 3 miesięcy. Stawka ta nie została kwotowo określona ani w Regulaminie ani też w żadnym z 9. protokołów sporządzonych przez Komisję, a dyrektor udzielił w tej sprawie wyjaśnień o następującej treści: „Najniższa stawka dofinansowania, o której mowa jest w Regulaminie jest każdorazowo ustalana uznaniowo w zależności od ilości posiadanych środków w ramach wyznaczonego limitu. Komisja Socjalna mimo braku ustalonych progów rozpatrując wniosek bierze pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną wykazywaną w złożonych oświadczeniach oraz informacje pozyskiwane podczas rozmów członków komisji z poszczególnymi pracownikami placówki lub emerytami. Stawka ta nie została ustalona w żadnym dokumencie dotyczącym gospodarowania środkami ZFŚS. Informacje o najniższej i najwyższej stawce będą umieszczane na protokołach z posiedzeń Komisji Socjalnej.”

Kontrola umów zawieranych przez ZSS z osobami uprawnionymi na pożyczki mieszkaniowe wykazała następujące uchybienia:

1. Treść wniosków i umów była niespójna w zakresie numeru umowy i decyzji Komisji.
2. Wzór umowy nie zawierał informacji o wysokości % odsetek należnych od kwoty pożyczki. Informacja o kwocie odsetek wynikała jedynie z kwoty pierwszej raty i zapisów §17 ust. 5 Regulaminu (%).
3. W umowie (5/2014) zawartej w dniu 08.04.2014 r. na kwotę 1.000 zł, odsetki do zapłaty wykazane zostały w kwocie 30 zł (3%), tj. niezgodnie z § 17 ust. 5 Regulaminu, według którego odsetki winny być naliczone w wysokości 10 zł (1 %). Główny księgowy pomimo powyższych zapisów w umowie prawidłowo naliczył odsetki, jednak nie przekazał umowy do poprawy, a według „Zakresu obowiązków głównego księgowego”, do podstawowych zadań pracownika należało m.in. zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę.

W toku kontroli rozrachunków z tytułu pożyczek stwierdzono, że w 5. przypadkach raty pożyczek potrącone zostały niezgodnie z umowami, w tym: w 1. przypadku potrącono za mało o 50 zł, w 2. przypadkach potrącenie nastąpiło o 1 miesiąc wcześniej, według wyjaśnień głównego księgowego na ustną prośbę pracowników, a w 2. przypadkach potrącenie nastąpiło o 1 miesiąc później. Wcześniejsze potrącenie rat pożyczki było ponadto niezgodne z § 18 ust. 7 Regulaminu, według którego o wcześniejszej spłacie pożyczki decyduje dyrektor szkoły na pisemny wniosek pożyczkobiorcy.

Kontrola udzielonych świadczeń świątecznych wykazała następujące przypadki:

1. W 3. przypadkach, pracownicy nie złożyli oświadczenia o osiągniętych przychodach lub nie podali w oświadczeniach kwoty tych przychodów, a mimo tego: w 1. przypadku świadczenie zostało przyznane w kwocie 500 zł, w 1. przypadku w kwocie 470 zł i w 1. przypadku w kwocie 450 zł. Świadczenia przyznawane były po zmianach wprowadzonych do Regulaminu od 14.03.2014 r. (aneks do Regulaminu), według których osoba która nie złoży informacji o sytuacji materialnej członków gospodarstwa domowego automatycznie przypisana jest do grupy o najwyższych dochodach. Najniższa kwota świadczenia nie została nigdzie określona i jedynie na podstawie ww. przypadków można domniemywać, że była to kwota 450 zł. Ponadto, w opinii kontrolującego ww. zapis Regulaminu nie dawał Komisji uprawnień do przyznania świadczenia wyższego niż najniższe (tj. w powyższej sytuacji 450 zł) w sytuacji, gdy osoba uprawniona nie złożyła stosownego oświadczenia.
2. W żadnym dokumencie nie zostały opisane inne okoliczności życiowe lub rodzinne, które zadecydowały, że osobom o wyższych dochodach przyznano świadczenia takie same lub niewiele niższe od osób o dochodach niższych, np. pracownikowi ze średnią na osobę 5.319,55 zł, który nawet nie podał uzasadnienia na wniosku, przyznano kwotę 1.055 zł, samotnemu emerytowi ze średnią 1.700 zł przyznano świadczenie w wysokości 950 zł, a emerytowi ze średnią 2.900 zł przyznano kwotę 1.080 zł.
3. W 5. przypadkach, pracownicy nie podali żadnego uzasadnienia na złożonych wnioskach w postaci opisu sytuacji życiowej i rodzinnej. Nieprzedstawienie sytuacji materialnej (niezłożenie oświadczenia o dochodach brutto lub niepodanie tych dochodów w oświadczeniu) nie zwalniało wnioskodawcy od przedstawienia sytuacji życiowej i rodzinnej, co potwierdzał zapis w §15 ust. 3 Regulaminu, według którego osoba składająca wniosek o świadczenie jest obowiązana m.in. wiarygodnie go uzasadnić, a w razie niespełnienia tych warunków wniosek zostaje oddalony. W toku kontroli stwierdzono 2 przypadki braku na wniosku opisu sytuacji życiowej i rodzinnej z jednoczesnym niepodaniem wysokości dochodów oraz 3 przypadki braku na wniosku opisu sytuacji życiowej i rodzinnej z jednoczesnym podaniem wysokości dochodów. Wymienione wnioski nie zostały oddalone lub zwrócone do uzupełnienia, a świadczenia zostały przyznane w kwocie ogółem 4.035 zł ponieważ jak wyjaśnił dyrektor: „Komisja mimo wszystko, patrząc na dobro pracownika, na podstawie własnych i pozyskanych informacji wnioski rozpatrzyła i przyznała dofinansowanie.”W opinii kontrolującego, trudno także uznać, że opis na wniosku o treści „żona, brak dzieci, kredyt hipoteczny” i dochody wg oświadczenia 7.200 zł/osobę, stanowiły przesłankę do przyznania świadczenia ze względu na sytuację życiową i rodzinną.
4. W 3. przypadkach, kwoty świadczeń wypłaconych różniły się od kwot tych świadczeń przyznanych decyzjami Komisji, które stanowiły integralną część wniosków: w 1. przypadku przyznano 910 zł, a wypłacono 890 zł (niedopłata 20 zł), w 1. przypadku przyznano 935 zł, a wypłacono 925 zł (niedopłata 10 zł) i w 1. przypadku przyznano 470 zł, a wypłacono 475 zł (nadpłata 5 zł). Powyższe różnice wynikały z błędnego naniesienia przez Komisję kwot przyznanych na listę zbiorczą do wypłaty.
5. Wpływ do Komisji wniosków o wypłatę świadczeń świątecznych nie był rejestrowany zgodnie ze wzorem tego dokumentu, stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu, tj. na wniosku, tylko prowadzony był odrębny rejestr w formie tabelarycznej, wypełniany ręcznie przez członków Komisji.

W ramach akcji świątecznej, Komisja przyznała także paczki dla dzieci na kwotę ogółem 1.700,26 zł, a zgodnie z fakturami za zakup słodyczy, wartość zakupu wyniosła 1.685,26 zł (różnica 14,74 zł). Według wyjaśnień dyrektora, różnica wynikała z pomyłkowego wpisu wartości paczki dla trójki dzieci (297 zł zamiast 282 zł). W ślad za powyższym błędem pracownik został obciążony podatkiem zawyżonym o 3 zł (patrz pkt 3).

Kwoty przyznanych paczek na 1. dziecko były ponadto zróżnicowane, co wypełniało zapisy art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS i jednocześnie było niezgodne z zapisami §14 ust. 10 Regulaminu, według którego kwota przyznana na paczki jest jednakowa i niezależna od dochodów.

W toku kontroli dofinansowania wypoczynku organizowanego we własnym zakresie stwierdzono, że:

1. W 3. przypadkach, pracownicy nie złożyli oświadczenia o osiągniętych przychodach lub nie podali kwoty tych przychodów, z czego w 2. przypadkach świadczenie zostało przyznane w kwocie 200 zł, a w 1. przypadku w kwocie 300 zł. Świadczenia przyznawane były po zmianach wprowadzonych do Regulaminu od 14.03.2014 r. (aneks do Regulaminu), według których osoba która nie złoży informacji o sytuacji materialnej członków gospodarstwa domowego automatycznie przypisana jest do grupy o najwyższych dochodach. Najniższa kwota świadczenia nie została nigdzie określona i jedynie na podstawie powyższych dwóch przypadków można ustalić, że była to kwota 200 zł.
2. W żadnym dokumencie nie zostały również opisane inne okoliczności życiowe lub rodzinne, które zadecydowały, że osobom o wyższych dochodach przyznano także wyższe świadczenie np. pracownik ze średnią na osobę 4.788,80 zł otrzymał dofinansowanie w kwocie 300 zł.

Kontrola dofinansowania działalności kulturalno – oświatowej i sportowo – rekreacyjnej wykazała, że główny księgowy pobrał 2 bilety do teatru w kwocie 90 zł za bilet, z czego kwota za dodatkowy bilet nie została przez pracownika zwrócona na konto funduszu.

W skład Komisji ZSS wchodzili jedynie nauczyciele, a przedstawiciel związków zawodowych reprezentował Związek Nauczycielstwa Polskiego. Pracownicy administracji i obsługi, stanowiący 22 % ogółu osób zatrudnionych w szkole, nie mieli w niej swojego reprezentanta. Według § 6 ust. 1 Regulaminu, komisję powołuje i odwołuje dyrektor szkoły po zasięgnięciu opinii rady pedagogicznej. W opinii kontrolującego, pomimo że zapisy Regulaminu nie wskazują ani ilości członków Komisji ani też struktury zawodowej członków, dyrektor jako kierownik jednostki winien dążyć do reprezentatywności jej składu.

Stwierdzono ponadto, że faktury / rachunki, na podstawie których pracownicy występowali o dofinansowanie z ZFŚS wystawione były na ZSS zamiast na pracownika, który dokonał zakupu i któremu ZSS jedynie mógł (nie musiał), zrefundować poniesiony wydatek. Według kontrolującego, faktury / rachunki potwierdzające zakup dokonany przez pracownika, powinny być wystawione na pracownika. Powyższe nie dotyczyło sytuacji, gdy nabywcą był ZSS (np. faktura za zakup biletów do teatru dokonany przez ZSS), a faktura i zapłata za nią zaewidencjonowane zostały w księgach rachunkowych szkoły.

W przypadku wszystkich ww. rodzajów przyznanych świadczeń, Komisja – według wyjaśnień udzielonych przez dyrektora - uzależniała przyznawane kwoty od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Decyzje dotyczące przyznania świadczeń podejmowane były przez Komisję na podstawie danych zawartych we wnioskach i oświadczeniach o dochodach, a także na podstawie nieformalnej wiedzy o pracownikach. Kwestie nieformalne decydujące o wysokości przyznanego świadczenia nie zostały przez Komisję opisane np. na wniosku lub fakturze.

Komisja kierowała się także pozaregulaminowymi zasadami ustalanymi dla potrzeb danego świadczenia, w tym kwotą najniższego świadczenia, które to zasady nie zostały opisane w protokołach Komisji.

 W opinii kontrolującego pracownik, który ponadto nie złożył informacji o swojej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej powinien otrzymać najniższe świadczenie, o czym stanowił § 5 i § 13 ust. 6 Regulaminu.

Kontrolujący nie neguje braku w jednostce opracowanej tzw. tabeli dochodowości i przyznawania świadczeń na podstawie oceny sytuacji świadczeniobiorców, a jedynie zwraca uwagę na fakt, że wszelkie wydatki ze środków publicznych, w tym także odpis na ZFŚS, z którego pokrywane były świadczenia, powinny być realizowane w sposób nie budzący wątpliwości co do ich celowości m.in. poprzez odpowiednie udokumentowanie działań Komisji.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w naliczeniu świadczeń urlopowych dla nauczycieli.

Wszystkie dzieci, na które przyznane zostały paczki świąteczne spełniały warunki wymienione w §14 ust. 10 Regulaminu, tj. wiek do lat 14.

Wszystkie formy działalności kulturalno – oświatowej i sportowo – rekreacyjnej, na które przyznane zostały świadczenia w postaci dofinansowania były wymienione w § 12 ust. 1 c – d Regulaminu.

W trakcie trwania kontroli, główny księgowy zwrócił na konto ZFŚS kwotę 90 zł, tytułem pobrania dodatkowego biletu do teatru.

Gospodarowanie ZFŚS przebiegało zgodnie z zasadą zapisaną w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, według której przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim sposobu dokumentowania czynności wykonywanych przez Komisję, który w opinii WKiAW nie był dostatecznie przejrzysty jak również przyznawania świadczeń, mimo niespełnienia przez osoby uprawnione warunków wymienionych w Regulaminie.

        3. Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

 W toku kontroli sprawdzono:

1. Prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do wszystkich 261. świadczeń przyznanych w 2014 r. dla 61 osób, z uwzględnieniem świadczeń i kwot zwolnionych z opodatkowania.
2. Terminowość regulowania zobowiązań podatkowych.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie, rozliczanie i regulowanie płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych był główny księgowy.

W 2014 r. od świadczeń wypłaconych z ZFŚS naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 16.035 zł, z czego kwota 6.082 zł zapłacona została w dniu 08.08.2014 r., a kwota 9.953 zł w dniu 14.01.2015 r.

Kontrola wykazała, że podatek według list płac za 2014 r. na kwotę ogółem 16.035 zł był niezgodny z sumą podatku naliczonego od poszczególnych rodzajów świadczeń, która wyniosła 16.089 zł. Różnica w kwocie 54 zł dotyczyła podatku od zapomogi na kwotę 300 zł brutto, wypłaconej poza listą płac w kwocie 246 zł netto. Podatek potrącony od zapomogi nie został przekazany do Urzędu Skarbowego jak również nie został zwrócony pracownikowi jako niesłusznie potrącony.

W toku kontroli stwierdzono, że kwoty naliczonego podatku dochodowego wykazane w listach płac ZFŚS za grudzień 2014 r. (lista nr 03/12/2014 i 04/12/2014) nie wynikały z sumy składników ujętych do podstawy opodatkowania, wykazanych na ww. listach. Według wyjaśnień głównego księgowego: „Różnice w podatku naliczonym dotyczą dofinansowania udzielonego pracownikom w zakresie działalności kulturalno – oświatowej, sportowo – rekreacyjnej oraz paczek świątecznych dla dzieci. Podatek dotyczący tych dofinansowań wyliczyłam i wprowadziłam w zakładce systemu płacowego „Wypłaty zrealizowane poza programem”. Podatek ten system doliczył do podatku od innych składników listy płac.”

Stwierdzono ponadto, że w przypadku 5. wypłat z ZFŚS główny księgowy nie sporządził list płac, w tym 1. zapomoga w kwocie 300 zł i 4 dofinansowania działalności kulturalno  oświatowej w kwocie ogółem 81 zł.

Kontrola prawidłowości naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych od 261. świadczeń przyznanych z ZFŚS w 2014 r. wykazała, że za 2014 r. podatek nadpłacony został w kwocie ogółem 297 zł i niedopłacony na kwotę 238 zł. Na stwierdzone różnice składały się następujące przypadki:

• w 1. przypadku, w podstawie do opodatkowania nie uwzględniono pozostałej kwoty 140 zł wolnej od podatku, w wyniku czego potrącono pracownikowi i nadpłacono do Urzędu Skarbowego podatek na kwotę 25 zł,
• w 1 przypadku, podstawa do opodatkowania (wartość paczek) zawyżona została o 15 zł, na podstawie błędnej informacji z Komisji Socjalnej, w wyniku czego potrącono pracownikowi i nadpłacono do Urzędu Skarbowego podatek na kwotę 3 zł,
• dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej i sportowo – rekreacyjnej 18. z 43. pracowników (42 % pracowników) w kwocie ogółem 1.302 zł (25 % wydatków na ww. działalność z kwoty ogółem 5.164 zł) nie zostały opodatkowane, w wyniku czego nie został naliczony i przekazany do Urzędu Skarbowego podatek w kwocie ogółem 234 zł,
• w przypadku 7. pracowników wystąpiły nadpłaty podatku w kwocie ogółem 5 zł i niedopłaty w kwocie ogółem 4 zł, które według wyjaśnień głównego księgowego wynikały z zaokrągleń systemowych,

Kontrola prawidłowości naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała ponadto, że w przypadku 3. pracowników, którym przyznane zostały świadczenia świąteczne na kwotę ogółem 1.465 zł potrącony został podatek w kwocie ogółem 571 zł, bez zastosowania kwoty zwolnionej od opodatkowania w wysokości 380 zł. W wyniku powyższego, podatek został nadpłacony do Urzędu Skarbowego w kwocie ogółem 264 zł. Według wyjaśnień głównego księgowego, kwota zwolniona od opodatkowania nie została uwzględniona: „(…) ponieważ pracownik nie dostarczył oświadczenia o zastosowaniu ulgi w drugim zakładzie pracy”.

W opinii kontrolującego, ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwana dalej ustawą o pdof, nie zawierała uregulowań zobowiązujących pracowników do informowania podmiotu przyznającego świadczenie, w jakiej wysokości otrzymali świadczenia od innego podmiotu. Ustawa o pdof nie zawierała także zapisów zobowiązujących pracodawców do wzajemnego informowania się o świadczeniach przyznawanych wspólnemu pracownikowi. Jeżeli wartość świadczeń uzyskanych u obu pracodawców przekroczyłaby kwotę 380 zł, to na pracowniku ciążyłby obowiązek samodzielnego ustalenia wartości świadczenia podlegającego opodatkowaniu i wykazania go w zeznaniu rocznym. W obu przypadkach, główny księgowy powinien zastosować kwotę zwolnioną z opodatkowania z jednoczesnym przekazaniem pracownikom stosownych informacji o wysokości świadczeń jakie uzyskali w roku podatkowym i zaznaczeniem, w jaki sposób powinni je opodatkować, jeżeli uzyskali świadczenia ogółem wyższe od kwoty 380 zł.

W toku kontroli stwierdzono, że podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie 9.953 zł, zapłacony w dniu 14.01.2015 r. nie został zaksięgowany na koncie 225 – Rozrachunki z budżetami w księgach rachunkowych 2014 r. Podatek nie został również wykazany w zobowiązaniach wobec budżetów w „Bilansie jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego sporządzonym na dzień 31.12.2014 r.” oraz „Wykazie zobowiązań za rok 2014”, stanowiącym załącznik do bilansu. Według „Zestawienia obrotów i sald za 2014 r.”, podatek wykazany w bilansie w kwocie 11.859,06 zł dotyczył jedynie środków budżetowych. Według wyjaśnień głównego księgowego, podatek nie został zaksięgowany przez przeoczenie.

Powyższe nie wypełniało zapisów art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor, według którego zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną oraz stało w sprzeczności z art. 24 ust. 2, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Według definicji zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 20 uor, zobowiązania to ponadto wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki, tj. w przypadku ZSS zmniejszenie stanu środków pieniężnych wykazanych w bilansie w kwocie 13.754,10 zł.     

Podatek dochodowy od osób fizycznych za 2014 r. uregulowany został w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy o pdof.

W przypadku pozostałych 21. pracowników podatek naliczony został prawidłowo.

W przypadku 39 pracowników i 19 emerytów zastosowana została kwota wolna od opodatkowania, która w przypadku pracowników wynosiła 380 zł w roku podatkowym, a w przypadku emerytów 2.280 zł.

Na podstawie nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie ustalania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz niewykazania zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2014 r. w sprawozdaniu finansowym, WKiAW negatywnie ocenił ww. obszar.

            III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZSS:

1. Przekazywanie odpisów na wyodrębniony rachunek ZFŚS w terminach wskazanych w ustawie o ZFŚS.
2. Wprowadzenie obowiązku szczegółowego opisywania przez Komisję uzasadnienia do decyzji w zakresie zastosowania przy przyznawaniu świadczeń zapisów § 19 obowiązującego w ZSS Regulaminu.
3. Opisywanie w protokołach Komisji zasad przyjętych przy przyznawaniu określonego świadczenia lub dofinansowania, w tym określanie kwoty najniższego świadczenia.
4. Egzekwowanie od osób występujących o przyznanie świadczenia lub dofinansowania z ZFŚS spełnienia warunków wymienionych w Regulaminie, a w przypadku ich niespełnienia oddalanie wniosków lub przyznawanie najniższej kwoty, zgodnie z zapisami regulaminowymi i zasadami opisanymi w protokołach Komisji.
5. Naliczenie i potrącenie podatku od dofinansowania działalności kulturalno – oświatowej i sportowo – rekreacyjnej w kwocie ogółem 234 zł.
6. Zwrot pracownikom nadpłaconego podatku z tytułu paczek dla dzieci i zapomogi w kwocie ogółem 57 zł.
7. Zwrot pracownikom podatku nadpłaconego w wyniku niezastosowania kwoty wolnej od podatku w kwocie ogółem 289 zł.
8. Wprowadzenie obowiązku uzgadniania sprawozdawczości Komisji z ewidencją funduszu prowadzoną przez głównego księgowego pod względem formalno - rachunkowym, potwierdzonego podpisem głównego księgowego na dokumentacji Komisji.
9. Skorygowanie ewidencji i sprawozdawczości za 2014 r. w zakresie podatku dochodowego za grudzień 2014 r.
10. Wprowadzenie mechanizmów kontrolnych pozwalających na wyeliminowanie niezgodności kwot przyznanych świadczeń pomiędzy decyzją Komisji, a listami zbiorczymi przekazywanymi przez Komisję głównemu księgowemu.
11. Skorygowanie zapisów § 14 ust. 10 Regulaminu w zakresie paczek żywnościowych.
12. Poinformowanie pracowników o wymogach jakie muszą spełniać faktury / rachunki w zakresie nazwy nabywcy, dostarczane Komisji na potwierdzenie wydatku poniesionego przez pracownika.
13. Rejestrowanie wniosków o dofinansowanie składanych przez osoby uprawnione zgodnie z zapisami Regulaminu.