Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 03.09.2015 –30.09.2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 64 (zw. dalej PP- 64) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2014 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.10.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

II. Oceny cząstkowe

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r. w PP – 64 stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

1. braku bieżącego monitoringu należności,
2. nienaliczania odsetek od przeterminowanych wpłat,
3. dokonania nadpłaty z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych,
4. ewidencjonowania kosztów,
5. nieterminowego regulowania zobowiązań,
6. zawierania umów na okres wykraczający poza rok budżetowy,
7. zaciągania zobowiązań wykraczających poza rok budżetowy,
8. nie przeprowadzania kontroli wyciągów bankowych pod kątem  merytorycznym i formalno – rachunkowym,
9. nieopiniowania zawieranych umów pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM,
10. braku wykazu ksiąg rachunkowych.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

1. dokumentacji dotyczącej osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
2. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
3. rzetelności sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
4. naliczania wynagrodzeń,
5. procesu inwentaryzacji,
6. dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
7. wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów PP – 64 w 2014 r. wyniosło 69.442,81 zł, co stanowiło 68,8 % planowanej kwoty w wysokości 100.955,00 zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat (§0690 – 69.276,81 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 0970 – 166,00zł). Kontroli poddano odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - §0690 w miesiącu wrześniu 2014 r.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 27. usługobiorcami świadczeń realizowanych przez przedszkole (27 umów zawartych z rodzicami/opiekunami dzieci oraz 4. aneksy) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów na wrd PP – 64 w 2014 r. wyniosło 131.870,11 zł, co stanowiło 94,1 % planowanej kwoty w wysokości 140.200,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§0750 – 450,00  zł), wpływy z usług (§0830 – 131.293,62 zł) oraz pozostałe odsetki (§0920 – 126,49 zł).

Kontroli poddano dochody z tytułu wpływów z usług (§0830) oraz  rozrachunki z 27. usługobiorcami (27 umów) za miesiąc wrzesień 2014 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W 16. na 27. poddanych kontroli przypadkach płatności uregulowane zostały po terminie wskazanym w umowach cywilnoprawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym, a główny księgowy nie naliczył na koniec kwartałów 2014 roku i nie obciążył usługobiorców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Opóźnienia w płatnościach wynosiły od 1 do 6 dni. Nienaliczenie potencjalnych odsetek naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Za nienaliczenie odsetek zgodnie z zakresem obowiązków ponosił odpowiedzialność główny księgowy PP – 64.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach.

WKiAW mimo uchybień dotyczących nienaliczenia odsetek od płatności  uregulowanych po terminie pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2014 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2.  Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, które sporządzone zostało według stanu na 31.12.2014 r., nie zostały wykazane żadne należności.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności niewymagalne w kwocie 6.790,67 zł.

 W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały należności na kwotę ogółem 28.429,02 zł (w tym wymagalne w kwocie 5.503,15 zł i pozostałe: 6.107,22 zł z tytułu dostaw towarów i usług, 11.682,50 zł z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne i 5.136,15 zł z tytułu pozostałych).

Należność w wysokości 11.682,50 zł stanowiła nadpłatę odpowiednio:

- 1.901,30 zł z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy,

- 9.781,20 zł z tytułu podatku dochodowego (konto budżetowe).

Nieprawidłowość polegająca na dokonaniu nadpłaty środków została opisana w części dot. podatku dochodowego i składek ZUS.

Z kwoty 5.503.15 zł należności wymagalnych na dzień 31.12.2014 r., na które składały się nieuregulowane w terminie odpłatności za przedszkole w kwocie 5.303,15 zł oraz zaległy czynsz za wynajem pomieszczeń w kwocie 200,00 zł do dnia zakończenia kontroli, tj. 30.09.2015 r. nie została uregulowana kwota 200,00 zł. Ponadto główny księgowy nie dokonał naliczenia odsetek na koniec kwartału od ww. należności. Powyższe naruszało zapisy § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Z kwoty 22.925,87 zł należności niewymagalnych na dzień 31.12.2014 r., na które składały się nadpłaty z tytuły dostaw towarów i usług w kwocie 6.107,22 zł, nadpłaty z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne w kwocie 11.682,50 zł, nadpłaty z tytułu wynagrodzeń w kwocie 5.136.15 zł do dnia zakończenia kontroli, tj. 30.09.2015 r. nie została uregulowana kwota 7.633,28 zł.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie nie były podejmowane czynności windykacyjne.

Za powyższe odpowiedzialność ponosił główny księgowy, natomiast za brak nadzoru nad tym obszarem w ramach kontroli zarządczej  - dyrektor PP – 64.

Wszystkie należności wymagalne i niewymagalne zostały przez jednostkę zidentyfikowane.

WKiAW negatywnie ocenia bieżący monitoring należności w jednostce.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 38. dowodów księgowych na kwotę 76.867,62zł, co stanowiło 6,2 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1.247.798,76 zł (środki budżetowe na kwotę 1.115.928,65 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 131.870,11 zł).

W 1. przypadku (na 51. skontrolowanych) ujawniono uchybienie, dotyczące sposobu ujęcia wydatku w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatek na dystrybucję stałą i zmienną paliwa gazowego na łączną kwotę 2227,40 zł ujęty został w § 4300. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j. t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1053), według którego wydatki na: zakup energii w tym gazu ujmuje się w § 4260.

W 5. przypadkach faktury zostały zakwalifikowane w koszty w miesiącu następnym po dacie ich wystawienia, co naruszało ww. art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wgktórego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

W przypadku 5. umów kosztowych stwierdzono, że nie zostały zaparafowane przez głównego księgowego. Główny księgowy winien kontrasygnować umowę na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia jej w planie finansowym jednostki.

Ww. umowy nie były również zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Zgodnie z pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta

Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi w trakcie kontroli brak akceptacji powyższych umów spowodowany był niedopatrzeniem ze strony dyrektora PP - 64.

Dodatkowo w 3. przypadkach (2 umowy i aneks zawarty do umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych) stwierdzono, że zostały one zawarte na okres wykraczający poza rok budżetowy, a dyrektor PP - 64 nie posiadał stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885),zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Wszystkie (38) faktury, rachunki poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 314/13 oraz Zarządzeniem nr 165/14 zmieniającym ww. zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin. Notatki były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z uchybieniami).

3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 38. dowodów księgowych na kwotę ogółem 76.867,62zł, tj. 6,2 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 1.247.798,76 zł.

Płatności 4. dowodów na łączną kwotę 12.629,58 zł uregulowane zostały po terminie płatności wskazanym w fakturze, co stanowiło 16,4% wartości ogółem dowodów księgowych.

W pozostałych przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW, mimo stwierdzonych przypadków opóźnienia płatności, pozytywnie ocenia terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów, towarów i usług (ocena pozytywna z uchybieniami).

3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2014 r. w sprawozdaniu:

- Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 58.465,02 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 54.450,61 zł, składki ZUS w kwocie 3.627,83 zł oraz zobowiązania z tytułu dostaw i usług na kwotę 386,58 zł;

- Rb-34S wykazane zostały zobowiązania w kwocie 4.548,15 zł z tytułu dostaw i usług.

Nie stwierdzono.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 25. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (20 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 210.431,89 zł, tj. 27,9 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 754.780,75 zł (zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010 i § 4040).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników były ponumerowane i wprowadzone do wykazu akt.

Dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy przechowywana była odrębnie, tj. poza aktami osobowymi. Wszystkie wynagrodzenia naliczone zostały przez głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

WKiAW pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych oraz prawidłowość naliczania wynagrodzeń, poprawność sporządzanej dokumentacji, jej kompletność oraz zgodność z dokumentacją pracowniczą, stanowiącą podstawę naliczeń i ewidencji.

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 61.401,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2014 r.,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 288.985,91 zł, według deklaracji ZUS P DRA za 2014 r.

W 2014 r. główny księgowy dokonał nadpłaty podatku dochodowego. Zgodnie z  wydrukiem z konta 225 - rozrachunki z budżetami – podatek dochodowy, nadpłata na koniec 2014 r. wyniosła – 6.646,11 zł (po uwzględnieniu salda na koncie ZFŚS). Według wyjaśnień głównego księgowego powyższa kwota nadpłaty została rozksięgowana przez Urząd Skarbowy na podatek zaległy z 2013 r. i bieżący w miesiącu październiku 2015 r. (postanowienia Naczelnika I Urzędu Skarbowego w sprawie zaliczenia wpłaty z dnia 29.09.2015 r.)

Przyczyną powstania nadpłaty było nie dokonywanie przez głównego księgowego bieżącego rozliczania i korygowania realizowanych z tytułu podatku dochodowego wpłat w poszczególnych miesiącach 2014 r. Powyższe stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.) oraz kwotach wynikających z deklaracji ZUS P DRA za kolejne miesiące 2014 r. Nadwyżka wpłat wykazanych przez głównego księgowego w Rb-N z tytułu składek ZUS w kwocie 1901,30 zł pokryła niedopłaty z poprzednich okresów rozliczeniowych – zawiadomienia z ZUS nr: ZAR 390014001130 i ZAR 390014001129.

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW ze względu na brak bieżącego monitoringu rozliczeń publiczno - prawnych negatywnie ocenił powyższy obszar.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 69,442,81 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r., na kwotę ogółem 1.115.928,65 zł, (zobowiązania niewymagalne – 58.465,02 zł),
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 130.870,11 zł,
• Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. – brak zobowiązań,
• Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. –.należności na kwotę ogółem 28.429,02 (w tym wymagalne – 5.503,15 zł, pozostałe – 22.925,87 zł).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdań Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 5. zmian do planu dochodów, w wyniku których dokonano zmniejszenia planu dochodów na kwotę ogółem 7.800,00 zł oraz 28. zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 218.528,00 zł.

Nie stwierdzono.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34S.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano protokoły i specyfikacje potwierdzające wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 5 arkuszy spisu z natury oraz protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji.

Nie stwierdzono.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku, w którym PP – 64 posiadało rachunki bankowe.

 Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji wykorzystano wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

WKiAW pozytywnie ocenił powyższy obszar.

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Księgi rachunkowe prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie i sprawdzalnie.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano m.in. poniżej wymienione zarządzenia i regulaminy:

1. Zarządzenie wewnętrzne Nr 1/XII/2010 z dnia 31.12.2010 r. – w sprawie ustalenia dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości wraz z załącznikami:

- załącznik nr 1 – metody wyceny aktywów i pasywów;

- załącznik nr 2 – Zakładowy plan kont;

- załącznik nr 3 – przyporządkowanie paragrafów klasyfikacji budżetowej do kosztów wg rodzajów;

- załącznik nr 4 – Zakładowa Instrukcja inwentaryzacyjna;

- załącznik nr 5 – Regulamin kontroli finansowej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych PP – 64;

- załącznik nr 6 – Instrukcja o gospodarce magazynowej i materiałowej oraz obiegu dokumentów magazynowych;

- załącznik nr 7 – Opis systemu ochrony danych i zbiorów;

1. Zarządzenie wewnętrzne Nr 1/VII/2012 z dnia 31.07.2012 r.– w sprawie wprowadzenia zmian w przyjętych zasadach rachunkowości w PP – 64.
2. Zarządzenie wewnętrzne Nr 4/I/2014 z dnia 10 stycznia 2014 r. – w sprawie ustalenia dokumentacji i przyjętych zasad rachunkowości – Opis systemu przetwarzania danych.
3. Zarządzenie wewnętrzne Nr 2/IX/2007 z dnia 01.09.2007 r. – w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.     
4. Zarządzenie wewnętrzne nr 2/XII/2010 z dnia 31.12.2010 r. – w sprawie wprowadzenia instrukcji i zasad gospodarki kasowej w PP – 64.
5. Zarządzenie wewnętrzne nr 1/I/2014 z dnia 02.01.2014 r. – w sprawie ustalenia wysokości pogotowia kasowego w PP – 64.
6. Zarządzenie nr 3/XII/2010 z dnia 31.12.2010 r. – w sprawie kontroli zarządczej w PP – 64.
7. Zarządzenie wewnętrzne nr 1/VIII/2014 z dnia 01.08.2014 r. – w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej w PP – 64.
8. Instrukcja postępowania ze składnikami rzeczowymi majątku ruchomego w PP – 64.
9. Zarządzenie wewnętrzne Nr 1/IX/2008  z dnia 01 września 2008 r. dotyczące wprowadzenia regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych.
10. Zarządzenie nr 1/V/2014 z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia zmiany kwoty progu obowiązywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych o wartości 14 000 euro.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Procedury regulujące w PP – 64 przyjęte zasady rachunkowości nie zawierały wykazu ksiąg rachunkowych, co stało w sprzeczności z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. b uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP – 64 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami).

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.

W 2014 r. w PP - 64 przeprowadzono jedną kontrolę zewnętrzną. Została przeprowadzono przez Powiatowy Inspektorat Sanitarny i dotyczyła przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne i zdrowotne w stosunku do pomieszczeń i sprzętu. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości i nie wydano zaleceń pokontrolnych.

Dyrektor PP – 64  nie przekazał informacji dotyczącej kontroli zewnętrznej do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 02.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r.– pismem z dnia 09.01.2015 r.

WKiAW pomimo uchybień w zakresie przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych pozytywnie ocenia realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta (pozytywnie z uchybieniami).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie usługobiorców odsetkami za nieterminowe regulowanie odpłatności za przedszkole;
2. bieżące monitorowanie należności;
3. ewidencjonowanie operacji gospodarczych przy wykorzystaniu poprawnych paragrafów;
4. ewidencjonowanie dowodów księgowych zgodnie zart. 20 ust. 1 uor;
5. regulowanie płatności w terminach i wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
6. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne;
7. każdorazowe przekazywanie umów i aneksów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych;
8. zawieranie umów wiążących się z wydatkowaniem środków na okres niewykraczający poza rok budżetowy lub uzyskanie stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym;
9. prowadzenie bieżącego monitoringu rozliczeń publiczno – prawnych,  w tym dokonywanie wpłat podatku dochodowego w wysokości wynikającej z deklaracji PIT-4R;
10. uzupełnienie dokumentacji dot. zasad rachunkowości, o wykaz ksiąg rachunkowych;
11. bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03.