Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 02 - 03.2014 r. przeprowadził kontrolę w Urzędzie Stanu Cywilnego UM Szczecin (zw. dalej USC), w zakresie prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego, odpisów i zaświadczeń z tych aktów oraz rejestracji urodzeń.  Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.05.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia działalność USC w zakresie prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego, odpisów i zaświadczeń
z tych aktów oraz rejestracji urodzeń (ocena pozytywna z uchybieniami).

W wyniku kontroli stwierdzono, że zadania dotyczące sporządzania aktów stanu cywilnego wykonywane były co do zasady zgodnie z wymogami określonymi w ustawie
z dn. 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (zw. dalej p. a. s. c.) oraz zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dn. 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania
i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (zw. dalej rozporządzeniem z dn. 26.10.1998 r.). W szczególności akty stanu cywilnego sporządzane były starannie i czytelnie, pisownia poszczególnych wyrazów nie budziła wątpliwości i była zgodna z obowiązującą normą ortograficzną. 
W aktach stanu cywilnego nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywane były w pełnym brzmieniu bez skrótów. Akty urodzenia, małżeństwa oraz zgonu sporządzane były oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Dokumenty i oświadczenia złożone w czasie lub po sporządzeniu aktów urodzenia, małżeństwa oraz zgonu, a także dokumenty przekazane do USC przez sądy i inne organy państwowe stanowiły akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego.

Stwierdzone w toku kontroli uchybienia polegały na:

- wystawieniu (w jednym przypadku) aktu urodzenia po 28 dniach od urodzenia dziecka, bez udokumentowania procedury postępowania wyjaśniającego polegającego na wezwaniu po upływie 14 dni od urodzenia dziecka osób o których mowa w art. 39 ust. 1 pkt 1 p. a. s. c. w celu podania danych niezbędnych do wystawienia aktu urodzenia,

- braku stosownych adnotacji w aktach zgonu, w sytuacji gdy w karcie zgonu nie została podana godzina zgonu.

II. Oceny cząstkowe

1. Akty urodzenia

W okresie objętym kontrolą tj. od 01.01.2013 r. do 31.12.2013 r. w USC sporządzonych zostało 4928 (w tym transkrypcja - 605) aktów urodzenia. Kontroli poddano 10 losowo wybranych aktów.

Akt urodzenia nr 2101/2013 z dn. 11.06.2013 r. został sporządzony 28 dni po urodzeniu dziecka (data urodzenia dziecka – 14.05.2013 r.). Według art. 38 ust. 1 p. a. s. c. urodzenie dziecka należy zgłosić w ciągu 14 dni od dnia urodzenia. Zgłoszenie ze szpitala o urodzeniu dziecka którego ww. akt dotyczy wpłynęło do USC w dn. 17.05.2013 r. Według wyjaśnień Kierownika USC, z uwagi na dobro rodziny (stan zdrowia matki po porodzie oraz emocje towarzyszące narodzinom dziecka), podjęto decyzję, aby pracownicy wstrzymywali się z rejestracją urodzenia z urzędu i oczekiwali na zgłoszenie się rodziców w terminie do 3 tygodni po urodzeniu dziecka. Po tym okresie rodzicom wysyłane jest wezwanie do zgłoszenia się w terminie 7 dni w celu rejestracji dziecka wraz z informacją, że po przekroczeniu wskazanego terminu, akt zostanie sporządzony z urzędu.

W ocenie WKiAW, mając na uwadze zasadę niezwłoczności sporządzania aktów stanu cywilnego (art. 16 p. a. s. c.) wszczęcie postępowania wyjaśniającego,
a w szczególności wezwanie osób wskazanych w art. 39 ust. 1 pkt 1 p. a. s. c. (ojciec dziecka albo matka, jeżeli jej stan zdrowia na to pozwala, albo inna osoba obecna przy porodzie) w celu złożenia odpowiednich dokumentów oraz podania m. in. danych ojca dziecka oraz imienia dziecka, powinno nastąpić natychmiast po upływie ustawowego terminu zgłoszenia urodzenia dziecka przez rodziców, a czynności przeprowadzone w toku postępowania powinny zostać odpowiednio udokumentowane.

Objęte kontrolą akty urodzenia zostały sporządzone z zachowaniem właściwości miejscowej. Wszystkie poddane kontroli akty urodzenia zostały sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia z dn. 26.10.1998 r. Akty wypełnione były prawidłowo i zawierały wszystkie wymagane przepisami elementy. Wolne miejsca
w poszczególnych rubrykach aktów oraz w rubryce „uwagi” zostały wykreślone. Przyjęcie oświadczenia o uznaniu dziecka przez ojca przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego następowało z zachowaniem przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. W przypadku przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka lub nadaniu dziecku nazwiska męża matki sporządzano stosowny protokół. W sytuacji uznania dziecka przy sporządzaniu aktu urodzenia, w akcie wpisywano nazwisko i inne dane dotyczące ojca zgodnie z treścią oświadczenia, z odpowiednią adnotacją w rubryce "Uwagi”. Z kolei gdy uznanie dziecka nastąpiło po sporządzeniu aktu urodzenia, do aktu takiego wpisywano wzmiankę dodatkową o uznaniu i zmianie nazwiska dziecka.

Pomimo wykazanego uchybienia WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w zakresie prawidłowości sporządzania aktów urodzenia (ocena pozytywna
z uchybieniami).

2. Akty małżeństwa

Kontroli poddano 10 z 2014 (w tym: cywilne – 932, konkordatowe – 765, transkrypcja - 317) sporządzonych w 2013 r. aktów małżeństwa.

Wszystkie akty dotyczyły zdarzeń z terenu Gminy Miasto Szczecin – zachowano właściwość miejscową określoną w art. 12 ust. 1 i 3 p. o a. s. c. Akty małżeństwa sporządzane były wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia z dn. 26.10.1998 r. Akty wypełnione były prawidłowo i zawierały wszystkie wymagane przepisami elementy. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktów oraz w rubryce „uwagi” zostały wykreślone. Pod aktami nanoszono przypiski dot. aktów stanu cywilnego osób wchodzących w związek małżeński, co odpowiadało art. 21 ust. 3 p. a. s. c. Akty sporządzono w terminie określonym w art. 61 i 61a ust. 2 p. a. s. c.
W aktach zbiorowych do aktów małżeństwa znajdowały się prawidłowo wypełnione zapewnienia, a także odpisy aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo
(w przypadku gdy akt urodzenia został sporządzony w innej gminie). Opłata za sporządzenie aktu małżeństwa była naliczana i pobierana prawidłowo.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność USC w zakresie prawidłowości sporządzania aktów małżeństwa.

3. Akty zgonu

Kontrolą objęto 10 z 5116 (w tym odtwarzane - 73) sporządzonych w 2013 roku aktów zgonu.

Według art. 67 ust. 1 pkt. 2 p. a. s. c.  do aktu zgonu wpisuje się m. in. godzinę zgonu. Według art. 66 ust. 1 p. a. s. c. akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu, której zasady wystawiania regulują przepisy ustawy z dn. 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz przepisy wykonawcze - Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dn. 7 grudnia 2001 r. w sprawie wzoru karty zgonu oraz sposobu jej wypełniania (zw. dalej rozporządzeniem z dn. 07.12.2001 r.).

Ustalono, że w poddanych kontroli aktach zgonu nie dokonano wpisu godziny zgonu, z uwagi na brak danych odnośnie tej okoliczności w karcie zgonu. Zgodnie z przyjętą w USC praktyką rubrykę dot. godziny zgonu (tj. pkt. II 2 aktu zgonu) wykreślano linią ciągłą. Zgodnie z przepisem art. 67 ust. 2 p. a. s. c. jeżeli zgłaszający zgon nie zna niektórych danych wymienionych w art. 67 ust. 1. p. a. s. c, do aktu zgonu wpisuje się stosowną adnotację.

W ocenie WKiAW zastosowanej formy, polegającej na wykreśleniu pozycji dot. godziny zgonu linią ciągłą nie sposób uznać za adnotację w rozumieniu art. 67 ust. 2 p. a. s. c. Pod pojęciem „adnotacji” rozumieć bowiem należy krótką, dodatkową notatkę, dopisek, przypis lub przypisek (słownik języka polskiego), a nie postawienie znaku lub ciągu znaków bez wyartykułowanego wprost znaczenia.

Wskazać należy, że p. a. s. c. niejednokrotnie nakazuje dokonanie adnotacji, która przybiera formę krótkiej słownej informacji np. o okolicznościach urodzenia martwego dziecka (art. 38 ust. 2 p. a. s. c.) czy też  uznania dziecka (art. 42 ust. 2 p. a. s. c.)

Podkreślić również należy, że z zasady racjonalności prawodawcy wynika zakaz wykładni homonimicznej tj. nadawania w obrębie danego aktu prawa tym samym zwrotom odmiennego znaczenia.

Tym samym – w ocenie kontroli – adnotacja wskazana w art. 67 ust. 2 p. a. s. c. powinna przybrać formę słownej informacji o braku ustalonej godziny zgonu, a nie wykreślenia linią ciągłą, która to forma stanowi realizację obowiązku z § 7 ust. 2 rozporządzenia z dn. 26.10.1998 r. dot. zakreślenia wolnego miejsca w poszczególnych rubrykach aktu w sposób uniemożliwiający dokonanie w tym miejscu jakichkolwiek wpisów.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień. Skontrolowane akty dotyczyły zdarzeń z terenu Gminy Miasto Szczecin i zostały sporządzone zgodnie z właściwością określoną w art. 10 ust. 1 p. a. s. c. Akty sporządzane były według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia z dn. 26.10.1998 r. Akty zgonu wypełniane były prawidłowo i zawierały wszystkie określone przepisami elementy. W przypadku zgonu osoby o nieustalonej tożsamości, w akcie zgonu podawano wszystkie informacje wskazane w art. 68 ust. 1 p. a. s. c. Akty zostały podpisane przez Kierownika bądź Zastępcę Kierownika USC, a także przez osoby zgłaszające zgon. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia z dn. 26.10.1998 r. wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu oraz w rubryce „uwagi” zostały wykreślone.

WKiAW, pomimo wskazanego uchybienia, pozytywnie ocenia działalność USC w zakresie prawidłowości sporządzania aktów zgonu (ocena pozytywna z uchybieniami). 

4. Odpisy/zaświadczenia z akt stanu cywilnego

Kontroli poddano również 6 z 71 wydanych w 2013 r. zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a także: 1 odpis zupełny aktu urodzenia, 2 odpisy skrócone aktów urodzenia, 1 odpis skrócony aktu zgonu (w 2013 r. wydanych zostało łącznie 68028 odpisów skróconych i zupełnych z aktów stanu cywilnego).

W toku kontroli ustalono, że zaświadczenia oraz odpisy z aktów stanu cywilnego zawierały wszystkie wymagane przepisami informacje. Odpisy wydawane były według obowiązujących wzorów. Opłata za wydanie zaświadczenia/odpisu była naliczana i pobierana w wysokości określonej w części II pkt 1 załącznika do ustawy z dn. 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Zarówno odpisy jak i zaświadczenia każdorazowo wydawane były w reakcji na wniosek jednej z osób wymienionych w art. 83 ust.1 p. a. s. c.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność USC w zakresie prawidłowości sporządzania odpisów/zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Kierownikowi USC:

1. wzywanie po upływie 14 dni od urodzenia dziecka osób o których mowa w art. 39 ust. 1 pkt 1 p. a. s. c. w celu podania danych niezbędnych do wystawienia aktu urodzenia,
2. w przypadku zmarłych dla których w karcie zgonu nie została podana godzina zgonu zamieszczanie w aktach zgonu stosownych adnotacji.