Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11–12.2014 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Oświaty Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1,
zw. dalej WOś, w zakresie prowadzenia spraw kadrowych wynikających ze stosunku pracy dyrektorów jednostek oświatowych – zagadnienia wybrane. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9.02.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił pracę WOś w zakresie prowadzenia teczek akt osobowych oraz dokumentacji dotyczącej absencji dyrektorów jednostek oświatowych (ocena pozytywna z uchybieniami).

WOś na dzień 24.11.2014 r. prowadził teczki akt osobowych 165. dyrektorów jednostek oświatowych: szkół podstawowych, gimnazjów, liceów ogólnokształcących, zespołów szkół ogólnokształcących, zespołów szkół, zespołów szkół specjalnych, placówek oświatowo – wychowawczych, placówek opiekuńczo – wychowawczych, poradni psychologiczno
– pedagogicznych i przedszkoli publicznych.

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

• zgodności dokumentacji zawartej w teczkach akt osobowych w zakresie przyznanych składników wynagrodzeń z wielkościami przyjętymi do naliczeń w badanych jednostkach,
• kompletności akt osobowych dyrektorów nie będących nauczycielami,
• zgodności między liczbą dni urlopu przyznanego przez dyrektora WOś a liczbą dni urlopu odnotowanego w programie kadrowym jednostki.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły przede wszystkim:

• błędnego wskazania pracodawcy w umowach o pracę dyrektorów nie będących nauczycielami,
• stosowania nieaktualnych, bądź niewłaściwych podstaw prawnych w wystawianych dokumentach kadrowo – płacowych zawartych w aktach osobowych oraz dokumentacji dotyczącej absencji,
• niezgodności z zapisami rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (j.t. Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem o sposobie prowadzenia akt osobowych, w zakresie zasad prowadzenia poszczególnych części akt osobowych,
• przechowywania w teczkach akt osobowych oryginałów dokumentów,
• braków w dokumentacji dotyczącej absencji.

II. Oceny cząstkowe

1. Teczki akt osobowych prowadzone przez WOś

Kontroli poddano teczki akt osobowych 5. dyrektorów jednostek oświatowych.

Zweryfikowano:

1. kompletność akt osobowych,
2. zgodność ich prowadzenia z zapisami rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,
3. poprawność podstaw prawnych stosowanych w dokumentach kadrowo - płacowych wychodzących z WOś,
4. zgodność akt osobowych (aktualne wynagrodzenie, przyznane dodatki) z danymi przedstawionymi przez komórki księgowości badanych jednostek.

1.1. Dyrektorzy nie będący nauczycielami

Kontroli poddano teczki akt osobowych wszystkich dyrektorów jednostek oświatowych nie będących nauczycielami, tzn. dyrektora Międzyszkolnego Ośrodka Sportowego
- Euroregionalne Centrum Edukacji Wodnej i Żeglarskiej, zwanego dalej MOS ECEWiŻ i dyrektora Państwowej Szkoły Muzycznej I st., zwanej dalej PSM.

Za prowadzenie akt osobowych dyrektorów ww. jednostek w WOś odpowiedzialny był inspektor  WOś.

W przypadku umów o pracę zawartych z pracownikami nie będącymi nauczycielami, Wydział Oświaty błędnie zdefiniował reprezentację pracodawcy jako Urząd Miasta Szczecin. Zarówno MOS ECEWiŻ, jak i PSM są jednostkami, których organem prowadzącym jest Gmina Miasto Szczecin. W myśl zapisów art. 7 pkt 1 ustawy z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych(j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202), czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki, o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10 ust. 2 i 3, wykonują: wójt (burmistrz, prezydent miasta) - wobec zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Wydział Oświaty niewłaściwie również przystawił pieczęć nagłówkową Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, gdyż nie on jest stroną w przedmiotowych umowach.

W przypadku kandydata na dyrektora MOS ECEWiŻ, w umowie o pracę zawartej w dniu 31.10.2013 r. wskazana została ponadto ustawa z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenie RM z 2.08.2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), podczas gdy na dzień zawarcia umowy obowiązywały: ustawa z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.) oraz rozporządzenie RM z 18.03.2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1050 ze zm.).

Dyrektorowi PSM w dniu 14.10.2014 r. Prezydent Miasta przyznał nagrodę za szczególne osiągnięcia w pracy dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej zgodnie z art. 49 ustawy
z dnia 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela(j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 191 ze zm.), zwanej dalej KN, podczas gdy Karcie Nauczyciela, zgodnie z art. 1 ust. 1, podlegają jedynie nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni. Pracownikowi samorządowemu za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę zgodnie z art. 36 ust. 6 ww. ustawy
o pracownikach samorządowych.

Do teczki akt osobowych dyrektora PSM w części C wpinane były dokumenty dot. urlopów, wyjazdów służbowych, zwolnienia lekarskie, co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia
o sposobie prowadzenia akt osobowych, według którego w części C umieszcza się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Nie stwierdzono rozbieżności między wielkością przyznanych wynagrodzeń i dodatków wykazanych w dokumentach zgromadzonych w aktach osobowych a wielkością wynagrodzenia
i dodatków przyjętą do naliczeń w jednostkach.

Akta osobowe były kompletne pod kątem zawartych w nich dokumentów.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych dyrektorów nie będących nauczycielami.

1.2. Dyrektorzy będący nauczycielami

Kontroli poddano teczki akt osobowych 3. dyrektorów jednostek oświatowych będących nauczycielami, tzn. dyrektora Państwowego Ogniska Baletowego, zwanego dalej POB,  dyrektora Szkoły Podstawowej nr 42, zwanej dalej SP42 i dyrektora Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej Nr 1, zwanej dalej PPP1.

Za prowadzenie akt osobowych dyrektorów POB i SP42 w WOś odpowiedzialny był inspektor  WOś. Za prowadzenie akt osobowych dyrektora PPP1 w WOś odpowiedzialny był główny specjalista WOś.

We wszystkich przypadkach część dokumentów wpiętych w części A akt osobowych dyrektorów nie była ponumerowana. Żaden dokument wpięty w części C nie miał nadanego numeru.

W teczce akt osobowych dyrektora POB w części A dwa razy wystąpił dokument z numerem 9. W aktach dyrektora SP42 z kolei, w części A nie było dokumentu z numerem 4 mimo,
że występował w spisie akt. W aktach dyrektora PPP1 w części A nie było dokumentów z nr 4, 6-8. Dołożone były za to dokumenty bez nadanego numeru.

Powyższe spowodowało niezgodność zebranej dokumentacji ze spisem akt
i naruszało zapisy § 6 ust. 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych, według którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

W dokumentach zmieniających warunki wynagradzania dyrektora POB (znak: WOś-S.2123.402.2012.EB z dnia 28.08.2012 r., WOś-S.2123.524.2012.EB z dnia 19.12.2012 r. i z dnia 9.12.2013 r. (pismo bez znaku)) przywołane zostały zapisy: § 11 ust. 2 i § 13 ust. 1 regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, stanowiącego załącznik do uchwały Nr II/N/848/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 15.04.2009 r.w pierwszym piśmie, § 13 ust. 1 i § 9 ust. 4 ww. uchwały w drugim piśmie oraz § 11 ust. 1 i § 13 ust. 2 ww. uchwały w trzecim piśmie. W dokumentach zmieniających warunki wynagradzania dyrektora SP42 (znak: WOś-S.2123.520.2012.EB z dnia 17.12.2012 r.
i WOś S.2123.368.2013.EB z dnia 9.12.2013 r.) przywołane zostały zapisy: § 13 ust. 1 i § 9 ust. 4 ww. uchwały w pierwszym piśmie oraz § 11 ust. 1 i § 13 ust. 2 ww. uchwały w drugim piśmie. Wszystkie pisma, które dotyczyły zmian wys. dodatku funkcyjnego i motywacyjnego, powinny tak jak w pozostałych przypadkach przywoływać zapisy § 11 ust. 2 i § 13 ust. 1 ww. uchwały.

Do teczek akt osobowych dyrektorów w części C wpinane były dokumenty dot. urlopów, wyjazdów służbowych, wymiarów uposażenia i zwolnienia lekarskie, co było niezgodne
z zapisami § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych, według którego w części C umieszcza się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W aktach osobowych dyrektora POB przechowywane były oryginały aktu nadania stopnia awansu zawodowego i świadectw pracy, co naruszało zapisy § 1 ust. 3 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych, według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W dokumencie zmieniającym warunki wynagradzania dyrektora SP42 znak: WOś-S.2123.428.2012.EB z dnia 30.08.2012 r. nie został wskazany numer jednostki redakcyjnej zarówno rozporządzenia MEN z dnia 31.01.2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181 ze zm.), KN, jak i Uchwały Nr II/N/848/09.

Dokumenty zgromadzone w części A i C badanych akt osobowych zostały w trakcie kontroli uzupełnione o brakującą numerację.

Nie stwierdzono rozbieżności między wielkością przyznanych wynagrodzeń i dodatków wykazanych w dokumentach zgromadzonych w aktach osobowych, a wielkością wynagrodzenia
i dodatków przyjętą do naliczeń w jednostkach.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych dyrektorów będących nauczycielami.

2. Dokumentacja dotycząca absencji

Kontroli poddano dokumentację dotyczącą absencji ww. 5. dyrektorów jednostek oświatowych.

Zweryfikowano:

1. kompletność zgromadzonej dokumentacji,
2. poprawność podstaw prawnych stosowanych w dokumentach dotyczących urlopów wychodzących z WOś,
3. zgodność dokumentacji (urlopy, szkolenia, delegacje, zwolnienia lekarskie) z danymi przedstawionymi przez komórki księgowości badanych jednostek.

Za prowadzenie dokumentacji dotyczącej absencji dyrektorów w WOś odpowiedzialni byli: inspektor  i główny specjalista WOś.

W przypadku dyrektorów nie będących nauczycielami, WOś udzielał urlopów dla celów oświatowych w sytuacjach, gdy były to wyjazdy służbowe, np. na konferencję lub wizytację marin na wybrzeżu gdańskim.  Urlopy te udzielane były na mocy art. 68 ust. 1 KN, podczas gdy Karcie Nauczyciela, zgodnie z art. 1 ust. 1 KN, podlegają jedynie nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni.

Dyrektorom MOS-ECEWiŻ i PSM przyznany został ponadto urlop szkoleniowy na mocy art. 103 § 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zwanej dalej KP. W przypadku dyrektora MOS-ECEWiŻ jako szkolenie uznano wyjazd w celu wzięcia udziału w wizycie studyjnej poświęconej zapoznaniu się z rozwiązaniami dot. zagospodarowania przestrzeni wodnej. W przypadku dyrektora PSM był to wyjazd na posiedzenie Komisji Kwalifikacyjnej Nr D-16/I/14. W obu przypadkach nie był to ani urlop szkoleniowy mający na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych w myśl art. 103¹ § 2 pkt 1 KP, ani zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania w myśl art. 103¹ § 2 pkt 2 KP. Powyższe sytuacje, zarówno w przypadku urlopu dla celów oświatowych, jak i urlopu szkoleniowego należało zakwalifikować jako wyjazd służbowy.

Należy podkreślić jednocześnie, że podstawa prawna w ww. pismach odnoszona była do nieprawidłowej jednostki redakcyjnej, bowiem zasady udzielania urlopu szkoleniowego, bądź zwolnienia z całości lub części dnia pracy, określa art. 103¹ § 2 pkt 1 i 2 KP, a nie wskazywany w pismach art. 103 § 2 pkt 1 i 2.

Mimo, że w trakcie 2014 r. zmieniona została podstawa prawna urlopów szkoleniowych udzielonych dyrektorom niebędącym nauczycielami z KN na KP, nadal w treści pisma zawarte było odniesienie do terminologii zaczerpniętej z KN, czyli „urlop dla celów oświatowych”.

Z kolei w pismach dotyczących urlopu wypoczynkowego nie została doprecyzowana podstawa prawna uprawnienia i widnieje art. 152 § KP, zamiast art. 152 § 1 KP.

Powyższe świadczy o powtarzalnej niedbałości osób przygotowujących pisma w zakresie redagowania tekstu, a także braku bieżącej weryfikacji treści pism przez dyrektora WOś.

W dokumentacji WOś dotyczącej absencji dyrektora MOS-ECEWiŻ nie było zarówno wniosku, jak i zgody na delegację w dniach 1-5.08.2014 r. Według dokumentacji udostępnionej przez jednostkę wyjazd w ww. okresie się odbył.

W dokumentacji dotyczącej absencji dyrektora PSM nie było zaś informacji o zwolnieniu lekarskim w dniach 20-21.03.2014 r. W rocznej karcie ewidencji obecności w pracy dyrektora PSM nie były odnotowywane absencje chorobowe.

W ocenie kontroli należy przyjąć, że jeżeli organ prowadzący jednostkę, tu: Wydział Oświaty, prowadzi karty ewidencji obecności w pracy na potrzeby organizacji pracy w jednostce (ustalanie terminów spotkań i narad oraz ewentualnych zastępstw), ewidencja taka powinna być prowadzona rzetelnie z uwzględnieniem wszystkich absencji dyrektorów, a w przypadku określenia szczególnych zasad prowadzenia takiej ewidencji, powinny zostać sporządzone stosowne uregulowania.

W przypadku dokumentacji dotyczącej absencji dyrektora POB, w dokumencie dot. zgody na urlop dla celów oświatowych znak: WOś-S.4471.29.2014.EB z dnia 13.03.2014 r.
a w przypadku dyrektora PPP1, w dokumentach dot. zgody na urlop znak: WOś-S.2350.84.2014.MC z dnia 2.04.2014 r. i znak: WOś-S.2350.129.2014.MC z dnia 7.05.2014 r., w podstawie prawnej przywołany został publikator (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) mimo, że z dniem 12.02.2014 r. ogłoszony został nowy tekst jednolity Karty Nauczyciela – Dz.U. z 2014 r., poz. 191.

Nie stwierdzono rozbieżności między liczbą dni urlopu przyznanego przez dyrektora WOś, a liczbą dni urlopu odnotowanego w programie kadrowym jednostki.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prowadzenie dokumentacji dotyczącej absencji dyrektorów ww. jednostek oświatowych.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WOś:

1. skorygowanie umów o pracę z dyrektorami MOS ECEWiŻ i PSM pod kątem określenia pracodawcy,
2. prowadzenie poszczególnych części teczek akt osobowych zgodnie z zapisami § 6 ust. 2 rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych,
3. bieżące numerowanie dokumentów gromadzonych w teczkach i aktualizowanie wykazów akt,
4. stosowanie jednolitej podstawy prawnej w dokumentach zmieniających warunki wynagradzania dyrektorów będących nauczycielami,
5. zweryfikowanie teczek akt osobowych pod kątem zgromadzonych oryginałów dokumentów (z wyjątkiem zaświadczeń lekarskich i ukończenia kursu BHP),
6. każdorazowe wskazywanie w dokumentach numerów jednostki redakcyjnej przywoływanych aktów prawnych,
7. w przypadku udzielania urlopów dyrektorom nie będącym nauczycielami, stosowanie podstaw prawnych właściwych pracownikom samorządowym,
8. uzupełnienie ww. dokumentacji dotyczącej absencji o brakujące dokumenty,
9. bieżące prowadzenie rocznych kart ewidencji obecności w pracy dyrektorów nie będących nauczycielami,
10. stosowanie aktualnych podstaw prawnych w wystawianych dokumentach.