Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin we wrześniu 2014 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 71 przy ul. Bośniackiej 7
(zw. dalej SP 71 lub jednostką) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2012 r. w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2010-2011.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z dnia 15.10.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił poszczególne obszary objęte kontrolą (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

W toku kontroli badaniu poddano:

1. Umowy najmu zawarte w okresie od dn. 1 października 2012 r. do 30 sierpnia 2014 r.
2. Dokumentację księgową dot. wpłat dokonywanych przez najemców lokali użytkowych.
3. Dokumentację dotyczącą naliczania czynszu za najem lokalu mieszkalnego (liczba punktów) oraz należnych opłat za wodę, ścieki oraz wywóz odpadów.
4. Książkę obiektu budowlanego.
5. Dokumentację dot. przeprowadzonej w grudniu 2013 r. inwentaryzacji.

Kontrola wykazała, że pomimo zaleceń wydanych po kontroli czynsz dla najemcy lokalu mieszkalnego nie był zaktualizowany prawidłowo. Ponadto w przypadku 3 umów najmu lokali użytkowych nie zachowano formy pisemnej. W toku kontroli ustalono również, że nie weryfikowano zgodności wysokości i terminów wpłat wnoszonych przez najemców z zawartymi umowami, a także nie naliczano odsetek w przypadku nieterminowych wpłat.

Stwierdzono, że książka obiektu budowlanego była prowadzona na bieżąco, egzekwowane były przyjęte zasady przeprowadzania inwentaryzacji, a umowy najmu zawierano na zasadzie kontynuacji, co było potwierdzane pisemnymi wnioskami.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dot. wprowadzenia mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

1. weryfikację zgodności wysokości i terminów wpłat wnoszonych przez najemców z zawartymi umowami oraz każdorazowe pisemne wzywanie najemców do uiszczenia zaległych wpłat z odsetkami;
2. w przypadku opóźnień w dokonywaniu wpłat przez najemców, każdorazowe naliczanie odsetek zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości;
3. zabezpieczenie interesów Gminy Miasto Szczecin poprzez każdorazowe zawieranie umów najmu na piśmie oraz formułowanie treści zawieranych umów w taki sposób, aby odpowiadała ona rzeczywistej treści łączącego strony stosunku prawnego, a w szczególności: formalne uwzględnianie w treści umów ustalonych przez strony obniżek czynszu związanych z feriami i przerwami świątecznymi oraz każdorazowe wpisywanie w treści aneksów dat ich zawarcia oraz wejścia
   w życie.

Według przedstawionej dokumentacji księgowej wpłaty czynszu za najem lokalu mieszkalnego od czerwca 2013 r. były dokonywane w wysokości 434,00 zł pomimo tego,
że w dn. 20.02.2013 r. pismem znak: SP-71/40/13 Dyrektor SP nr 71 wypowiedziała dotychczasową wysokość czynszu wskazując przy tym, że od 01.06.2013 r. obowiązywać będzie stawka w wysokości 434,96. W trakcie kontroli wezwano najemcę do zapłaty powstałej różnicy.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że pomimo zawartego w każdej z 6 umów najmu zapisu zobowiązującego najemców do regulowania czynszu w określonym terminie (w 4 przypadkach z góry do 10 każdego miesiąca, w 2 przypadkach z góry do 15 każdego miesiąca) oraz do zapłaty odsetek ustawowych w przypadku zwłoki, nie naliczano odsetek za nieterminowe wpłaty. Powyższe naruszało § 8 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. 2013. 289) wg. którego odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

1 z 7 ww. umów zawierała zapisy dot. obniżek czynszu związanych z feriami i przerwami świątecznymi.

Kontrola ustaliła ponadto, że w przypadku 3 umów najmu lokali użytkowych zawartych w latach 2013 - 2014 zaniechano zachowania formy pisemnej. Przedstawiona do kontroli dokumentacja zawierała jedynie potwierdzenia wpłat dokonanych przez najemców. W ocenie kontroli nie zachowanie formy pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko utrudnienia dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek niezapłacenia czynszu przez kontrahenta lub też uszkodzenia przedmiotu najmu.

WKiAW negatywnie ocenił realizację powyższego zalecenia. Negatywną ocenę uzasadnia przede wszystkim brak weryfikacji zgodności wysokości i terminów wpłat wnoszonych przez najemców z zawartymi umowami, nienaliczanie odsetek w przypadku nieterminowych wpłat, a także niezawieranie w formie pisemnej umów najmu.

2. Zalecenie usunięcia nieprawidłowości dot. wysokości czynszu lokalu mieszkalnego (liczba punktów) oraz należnych opłat, a w szczególności dokonywania każdorazowej aktualizacji opłat w sytuacji zmian stawek spowodowanych wejściem w życie nowych przepisów bądź zmianą stawek opłat za wodę, ścieki oraz wywóz odpadów.

Pismem znak: SP-71/40/13 z dn. 20.02.2013 r. Dyrektor SP nr 71 wypowiedziała najemcy dotychczasową stawkę czynszu za lokal mieszkalny. W piśmie wskazano,
że wypowiedzenie obejmuje okres 3 miesięcy i nowa stawka w wysokości 434,96 zł będzie obowiązywać od dn. 01.06.2013 r. (w tym: stawka czynszu: 344,50 zł, zimna woda i ścieki: 64,68 zł, wywóz nieczystości: 20,78 zł, punkt świetlny rycz.: 5,00 zł). Liczbę punktów dla ww. lokalu ustalono na poziomie 37 pkt.

Od dn. 1 października 2012 r. do dnia 30 września 2013 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 3.800 wynikający
z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dn. 28 września 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 2054).

Od dn. 1 października 2013 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 4.090 wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dn. 26 września 2013 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 3128).

Zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U.2014.150 j.t.)(zw. dalej u.o.l.) właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, wypowiadając jego dotychczasową wysokość, najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego, z zachowaniem terminów wypowiedzenia. Według art. 8a ust. 2 ww. ustawy termin wypowiedzenia wysokości czynszu wynosi 3 miesiące, chyba że strony w umowie ustalą termin dłuższy. Brzmienie ww. przepisów powoduje po stronie wynajmującego możliwość wypowiedzenia lokatorowi wysokości czynszu (przy zastosowaniu zasady dopuszczającej podwyższenie czynszu raz na 6 miesięcy - art. 9 ust. 1b u.o.l.) odpowiednio:

- w przypadku zastosowania nowego wskaźnika przeliczeniowego - w październiku 2012 r. ze skutkiem w postaci naliczania opłat przy zastosowaniu ww. wskaźnika od dn. 1 lutego 2013 r. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.02.2013 r. do dn. 31.03.2013 r. wynieść powinna 344,50 zł.

- w przypadku uchwały XXIII/663/12 z dn. 22 października 2012 r. (wejście w życie w dniu 1 grudnia 2012 r.) w grudniu 2012 r. – ze skutkiem w postaci naliczania opłat
w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dn. 1 kwietnia 2013 r. Wejście w życie ww. uchwały spowodowało m.in. zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.04.2013 r. do dn. 31.01.2014 r. wynieść powinna 326,00 zł.

- w przypadku zastosowania nowego wskaźnika przeliczeniowego - w październiku 2013 r. ze skutkiem w postaci naliczania opłat przy zastosowaniu ww. wskaźnika od dn. 1 lutego 2014 r. W związku z powyższym wysokość czynszu w okresie od dn. 01.02.2014 r. wynieść powinna 351,00 zł.

Do dnia zakończenia kontroli jednostka nie dokonała aktualizacji stawki czynszu wynikającej ze zmian przepisów prawa miejscowego wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin XXIII/663/12 z dn. 22 października 2012 r. oraz wprowadzeniem nowego wskaźnika przeliczeniowego kosztu odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla miasta Szczecin.

W zakresie naliczania najemcy opłat za używanie lokalu mieszkalnego (opłat niezależnych od właściciela) ustalono, że obciążenie najemców za zużycie wody
i odprowadzenie ścieków następowało przy użyciu ryczałtu w wysokości 3m³/osobę/miesiąc, tj. zgodnie z zapisem Lp. 4 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U. nr 8. poz. 70)według którego, przeciętne zużycie wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, lokalne źródło ciepłej wody (piecyk węglowy, gazowy - gaz z butli, elektryczny, bojler) wynosi 80-100 dm³/mieszkańca/ dobę i 2,4-3,0 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe odnoszą się do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. Pomimo tego, że aktualizacji wysokości stawek opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków dokonano z opóźnieniem tj. w dn. 20.02.2013 r. (ze skutkiem na dzień 01.06.2013 r.) przyjęte do wyliczeń wartości były prawidłowe.

Pomimo wskazania w wystąpieniu pokontrolnym znak: WKiAW.I1711.403.12.EL z dn. 22.08.2012 r. uwag dot. obliczenia kosztu wywozu odpadów do dnia zakończenia kontroli jednostka obciążała najemcę opłatą stosując współczynnik w wysokości 0,017 m³/mieszkańca/miesiąc. Według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011
z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³ na jednego mieszkańca na rok (0,2475/miesięcznie).

WKiAW wskazał ponadto, że przepis art. 8a ust. 8 u.o.l. wyłącza spod regulacji podwyżek, określonych w art. 8a ust. 1 - art. 8a ust. 6b u.o.l. przypadki podwyżek opłat niezależnych od właściciela tj. opłat za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych. W związku z powyższym, niezwłocznie po otrzymaniu informacji o zmianie wysokości opłat Dyrektor jednostki powinien (zgodnie z art. 9 ust. 2 u.o.l.) przedstawić najemcy na piśmie zestawienie opłat wraz z przyczyną ich podwyższenia (bez okresu wypowiedzenia), lokator natomiast ma obowiązek uiszczać te opłaty tylko w takiej wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów opłat od niego niezależnych.

Z uwagi na brak aktualizacji wysokości stawki czynszu związanej ze zmianami prawa miejscowego, a także przyjęcie do rozliczenia kosztów wywozu nieczystości współczynnika w wysokości – w ocenie kontroli – nie adekwatnej do ponoszonych kosztów WKiAW negatywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.  Na negatywną ocenę wpływ również miało podanie przez Dyrektora jednostki w piśmie z dn. 19.09.2012 r. informacji o realizacji przedmiotowego zalecenia, podczas gdy nastąpiło to dopiero wdn. 20.02.2013 r. (ze skutkiem na dzień 01.06.2013 r.)

3. Zalecenie przestrzegania postanowień uchwały z dn. 16 października 2006 r. ze zmianami, w szczególności w zakresie: obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej, zawiadamiania Prezydenta Miasta o zawarciu umów dzierżawy na okres przekraczający trzy lata, przedłużania najmu na zasadzie kontynuacji wyłącznie w przypadku prawidłowego realizowania umów, pisemnego potwierdzania wniosków o kontynuację najmu.

Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że w okresie od 1 października 2012 r. do 30 sierpnia 2014 r. SP nr 71 zawarła 7 umów najmu. Wszystkie umowy zawarto na zasadzie kontynuacji. Dokumentacja zawierała wnioski o kontynuację najmu.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

4. Zalecenie bieżącego prowadzenia książki obiektu budowlanego.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycje art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 07.07.1994 r. - Prawo budowlane (Dz.U.2013.1409 j.t.)(zw. dalej p.b.u.).

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03.07.2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U.2003.120.1134), według którego wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 p.b.u.

WKiAW  pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie egzekwowania przyjętych zasad przeprowadzania inwentaryzacji.

Kontrola dokumentacji przeprowadzonej w grudniu 2013 r. inwentaryzacji wykazała, że w pełni zrealizowano powyższe zalecenie, a przede wszystkim:

- wszystkie arkusze spisowe były parafowane przez osobę z komórki księgowości co było zgodne z pkt 21 instrukcji inwentaryzacyjnej według którego arkusze wydaje się zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości,

- we wszystkich arkuszach spisowych wskazano osobę odpowiedzialną materialnie a także zawarto sformułowanie: „spis zakończono na pozycji nr…” co było zgodne
z pkt 22 instrukcji inwentaryzacyjnej, wg którego w arkuszach spisowych komisja inwentaryzacyjna wpisuje istotne informacje, a w szczególności: nazwiska, imiona
i podpisu osób materialnie odpowiedzialnych, zakończenie arkusza następuje przez wpisanie adnotacji: „spis zakończono na pozycji nr ”.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

III Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. Weryfikację zgodności wysokości i terminów wpłat wnoszonych przez najemców z zawartymi umowami;
2. W przypadku opóźnień w dokonywaniu wpłat przez najemców, każdorazowe naliczanie odsetek zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości;
3. Usunięcie wskazanych nieprawidłowości dot. wysokości czynszu oraz należnych opłat.
4. Dokonywanie aktualizacji czynszu oraz opłat za wodę, ścieki oraz wywóz odpadów w odpowiednich terminach (w sytuacji zmiany stawek spowodowanej wejściem w życie nowych przepisów lub zmianą stawek dokonaną przez dostawców).
5. Każdorazowe zawieranie umów najmu lokali użytkowych w formie pisemnej.