Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w listopadzie 2014 r. kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii Nr 2 w Szczecinie przy ul. Jagiellońskiej 58 (zw. dalej MOS) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW Urzędu Miasta Szczecin w 2012 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2011 r. Wyniki kontroli i ocena przedstawione zostały
w sprawozdaniu z kontroli z dnia 27.11.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił stan realizacji zaleceń pokontrolnych (ocena pozytywna).

Jednostka wykonała wszystkie zalecenia wydane po ww. kontroli.

W toku kontroli, badaniu poddano sprawy i dokumentację związane z:

1. Delegowaniem uprawnień,
2. Ewidencją na kontach: 201, 234, 141 i 101 oraz ewidencją wyciągów bankowych, faktur i dowodów Pk,
3. Naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń,
4. Windykacją należności,
5. Kontrolami bieżącymi,
6. Prowadzeniem dokumentacji pracowniczej,
7. Procedurami dotyczącymi archiwizacji dokumentów i inwentaryzacji oraz zapoznawaniem pracowników z procedurami wprowadzanymi.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecono:  Delegowanie uprawnień zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami oraz przy zastosowaniu zasady niełączenia funkcji wykonawczych i decyzyjnych.

W dniu 21.11.2014 r. Główny księgowy złożył oświadczenie o następującej treści: „(…) W ramach realizacji ustaleń pokontrolnych na karcie indywidualnej (przyp.: pracownika księgowości) został wprowadzony zapis o zastępstwie głównego księgowego. Pracownikowi, któremu włączono do zakresu czynności w/w zapis nie pełni funkcji kasjera, a tym samym nie wykonuje łącznie funkcji o charakterze dyspozycyjnej i wykonawczej.”

Do powyższego oświadczenia, Główny księgowy załączył kserokopię karty stanowiskowej, w której wskazane było zastępowanie Głównego księgowego.

WKiAW pozytywnie ocenił działania podjęte w celu wyeliminowania łączenia funkcji wykonawczych i decyzyjnych.

2. Zalecono:  Ewidencję rozrachunków z kontrahentami na koncie 201, ewidencję rozrachunków z pracownikami na koncie 234, w podziale na pracowników i na poszczególne tytuły, ewidencję przepływów finansowych na koncie 141 oraz ewidencję obrotów gotówkowych na kontach analitycznych do konta 101 według źródeł finansowania.

Kontroli poddano:

• sposób księgowania rozrachunków z kontrahentami i pracownikami za I półrocze 2014 r.
• sposób księgowania przepływu środków pieniężnych w drodze za I półrocze 2014 r., w tym: 29 raportów kasowych dotyczących środków budżetu (24 poz. dotyczące pobrania gotówki z banku do kasy i 10 poz. dotyczących odprowadzenia środków z kasy do banku) oraz 21 raportów kasowych wydzielonego rachunku dochodów (10 poz. dotyczących pobrania gotówki z banku do kasy i 18 poz. dotyczących odprowadzenia środków z kasy do banku).
• Zakładowy Plan Kont w zakresie konta „Kasa” i raporty kasowe za I półrocze 2014 r.

W toku kontroli ustalono, że Główny księgowy wprowadził księgowanie faktur gotówkowych na konta analityczne kontrahentów analogicznie do faktur, których płatność regulowana była bezgotówkowo.

Kontrola wykazała, że Główny księgowy wprowadził księgowanie rozrachunków z pracownikami na konta analityczne tych pracowników, z podziałem na tytuły tych rozrachunków.

We wszystkich przypadkach przepływy środków finansowych księgowane były na konto 141, z wyróżnikami analitycznymi dotyczącymi odrębnie pobrania
i odprowadzenia gotówki.

Główny księgowy utworzył w Zakładowym Planie Kont konto 101-50, dotyczące kasy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i wyłączył obroty funduszu do odrębnego raportu kasowego.

WKiAW pozytywnie ocenił wykonanie zaleceń pokontrolnych w ww. zakresie.

3. Zalecono: Wypłacenie pracownikom należnych wynagrodzeń (522,85 zł i 593,58 zł).

Kontroli poddano listy płac i wyciągi bankowe dotyczące naliczenia i wypłaty ww. wynagrodzeń.

Wyrównanie tytułem dodatku za wieloletnią pracę w łącznej kwocie 522,85 zł naliczone zostało (listy płac nr: 63, 64, 65, 68) i wypłacone pracownikom niebędącym nauczycielami w dniu 27.05.2013 r. (Wb nr 94).

Wyrównanie tytułem premii w łącznej kwocie 593,58 zł naliczone zostało (listy płac nr: 63, 64, 65, 68) i wypłacone pracownikom niebędącym nauczycielami w dniu 27.05.2013 r. (Wb nr 94).

WKiAW pozytywnie ocenił wykonanie zalecenia pokontrolnego.

4. Zalecono:  Wystawianie w ramach windykacji należności wezwań do zapłaty, naliczanie odsetek ustawowych nie rzadziej niż na koniec każdego kwartału i jednoznaczne określanie terminu zapłaty na dowodach sprzedaży.

Czynności dotyczące windykacji należności z tytułu wyżywienia przeanalizowane zostały na podstawie I półrocza 2014 r.

Według „Zestawienia sald narastająco I - VI/2014”, na dzień 30.06.2014 r. zadłużenie wychowanków wobec MOS wynosiło 13.901,32 zł (61 przypadków), a nadpłaty 2.504,50 zł (22 przypadki).

Według §3 pkt 6 i 7 Zarządzenia Nr 18/2013 Dyrektora MOS z dnia 15.11.2013 r. w sprawie określenia zasad naliczania i pobierania należności z tytułu wyżywienia wychowanków (uczniów) MOS nr 2, wychowawcy informują rodziców o wysokości zaległości i wzywają do uregulowania długu, a w przypadku bezskutecznych powyższych działań, dział księgowości nie rzadziej niż raz na kwartał analizuje należności wymagalne i wystawia wezwania do zapłaty.

Spośród 61. przypadków zadłużenia:

1. w 4. przypadkach sprawy skierowane zostały do Radcy prawnego w wydziale nadzorującym (771,02 zł, 687,42 zł, 1091,05 zł i 509,92 zł), a w 2. przypadkach – były w trakcie przygotowania do ww. skierowania (161,75 zł, 388,88 zł),
2. w 3. przypadkach (237,68 zł, 702,49 zł, 319,80 zł) Dyrektor MOS umorzył należności na podstawie Oświadczeń Woli (Oświadczenia Nr: 10/MOS2/2014 z dnia 11.08.2014 r., 11/MOS2/2014 z dnia 21.10.2014 r. i 12/MOS2/2014 z dnia 30.10.2014 r.),
3. w 1. przypadku zaległość dotyczyła kwietnia i maja 2014 r., a wezwanie do zapłaty na kwotę 34,88 zł wystawione zostało w dniu 25.11.2014 r.,
4. w pozostałych 51. przypadkach podejmowane były działania w postaci: wystosowania do dłużnika pisemnego wezwania do zapłaty, interwencji telefonicznych, notatek służbowych sporządzanych na okoliczność rozmów z opiekunami wychowanków MOS.

Za I półrocze 2014 r. Główny księgowy wystawił 53 wezwania do zapłaty na łączną kwotę 15.775,92 zł.

Odsetki z tytułu nieterminowego regulowania należności MOPR Główny księgowy naliczał za I półrocze 2014 r. i księgował na koniec każdego miesiąca, za wyjątkiem lutego 2014 r. Odsetki za luty zaksięgowane zostały wraz z marcem 2014 r.

Terminy zapłaty wskazywane były na dowodach sprzedaży (noty księgowe) w sposób jednoznaczny, tj. z podaniem daty zapłaty.

Na podstawie powyższych ustaleń WKiAW uznał, że zalecenia pokontrolne zostały wykonane.

5. Zalecono:  Obciążanie kontrahentów zgodnie z zapisami umownymi.

W dniu 24.11.2014 r. Główny księgowy złożył oświadczenie o następującej treści: „Oświadczam, że w 2013 r. i 2014 r. nie zawieraliśmy umów dochodowych z tytułu wynajmu lokalu. Od 01 września 2012 r. zostały zawarte umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej nieodpłatnie.”

Do powyższego oświadczenia, Główny księgowy załączył kserokopię umowy zawartej w dniu 27.08.2012 r. z Indywidualną Praktyką Pielęgniarską.

Wobec braku umów dochodowych, WKiAW pozytywnie ocenił obszar zawarty w zaleceniu pokontrolnym.

6. Zalecono:  Ewidencję wyciągów bankowych, faktur oraz dowodów Pk zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Kontroli poddano faktury, wyciągi bankowe oraz dowody Pk za I półrocze 2014 r.

Ustalono, że w jednostce odstąpiono od księgowania poszczególnych dowodów księgowych, w tym wyciągów bankowych, raportów kasowych oraz faktur zakupu przy pomocy dowodów Pk, tj. według sposobu ewidencji, który nie został uregulowany w obowiązujących w MOS „Zasadach (polityce) rachunkowości”.

Faktury zakupu podlegały księgowaniu w dacie ich wpływu do MOS, a nie w dacie ich zapłaty, pod wyciągiem bankowym. Faktury księgowane były dowodem zbiorczym, wygenerowanym z systemu finansowo - księgowego przy czym, były w tym dowodzie pojedynczo wymienione.

Wyciągi bankowe zawierały stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co wypełniało zapisy art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.

Wyciągi bankowe zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli, zgodnie z obowiązującym w MOS Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 19/2009 – Środowisko wewnętrzne (Rozdział IV), według którego za dany dokument finansowy odpowiadają co najmniej 2. osoby. Ponadto, zgodnie z „Harmonogramem spływu dokumentów”, stanowiącym część obowiązującej w MOS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, kontrola formalno – rachunkowa wykonywana była przez komórkę księgowości.

Dowody Pk wystawiane były w I półroczu 2014 r. sporadycznie i dotyczyły uzgodnień i przeksięgowań. Dowody wystawiane z systemu finansowo – księgowego, podpisane były przez pracownika księgowości. Do ww. dowodów systemowych załączane były dowody Pk sporządzone ręcznie, podpisane przez pracownika sporządzającego i Głównego księgowego.

W ocenie WKiAW, wprowadzenie przez jednostkę powyższych zmian wypełniło zalecenie pokontrolne.

7. Zalecono: Wykonywanie w ramach kontroli zarządczej kontroli gospodarki materiałowej.

Kontroli poddano dokumentację w postaci 6. protokołów potwierdzających wykonywanie kontroli gospodarki materiałowej w I półroczu 2014 r.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie żywnościowym MOS w dniu 31.03.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (intendent). Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.03.2014 r. na kwotę ogółem 11.758,70 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie gospodarczym MOS w dniu 31.03.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (magazynier). Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.03.2014 r. na kwotę ogółem 2.807,26 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie żywnościowym MOS w dniu 02.06.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (intendent). Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.05.2014 r. na kwotę ogółem 7.374,48 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie gospodarczym MOS w dniu 02.06.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (magazynier). Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.05.2014 r. na kwotę ogółem 2.407,71 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie żywnościowym MOS w dniu 31.10.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (intendent).
Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.10.2014 r. na kwotę ogółem 5.702,12 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

Protokół z kontroli bieżącej przeprowadzonej w magazynie gospodarczym MOS w dniu 31.10.2014 r. Zakres kontroli obejmował sprawdzenie asortymentu w zakresie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym. Kontrolę przeprowadził Dyrektor i Główny księgowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (magazynier). Do protokołu załączony był wydruk stanów kartotek magazynowych na dzień 31.10.2014 r. na kwotę ogółem 2.443,53 zł. Według zapisów na protokole kontrolujący stwierdzili, że stany ilościowe wynikające z kartotek magazynowych były zgodne ze stanami faktycznymi w magazynie. Protokół zawierał podpisy kontrolujących i osoby odpowiedzialnej materialnie za magazyn.

W ocenie WKiAW, ww. dokumentacja potwierdzająca fakt przeprowadzania bieżących kontroli gospodarki materiałowej stanowi jednocześnie potwierdzenie wykonywania zalecenia zawartego w wystąpieniu pokontrolnym.

8. Zalecono: Uporządkowanie akt osobowych w zakresie: prawidłowego przyporządkowania dokumentacji do części A, B i C, wyłączenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy, wyłączenia oryginałów dokumentów stanowiących własność pracownika oraz nadania odpowiedniej numeracji i ujęcia dokumentów w wykazach.

Kontroli poddano akta osobowe prowadzone dla pracowników o numerach ewidencyjnych: 7, 13, 38, 10 i 25, tj. pracowników, których akta weryfikowane były w toku kontroli P/53/12. Sprawdzono, czy akta zostały poprawione lub uzupełnione, zgodnie z ustaleniami kontroli.

We wszystkich przypadkach stwierdzono, że dokumentacja została poprawiona i uporządkowana, czym wypełniono zalecenie pokontrolne.

WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z realizacją zalecenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

9. Zalecono: Przedstawianie pracownikom procedur do zapoznania się z nimi za pisemnym potwierdzeniem.

Kontroli poddano zarządzenia wydane przez Dyrektora za 2013 i 2014 r. w zakresie przyjmowania do wiadomości ich treści przez pracowników MOS

Wszystkie procedury obowiązujące w MOS wprowadzane były zarządzeniami Dyrektora jednostki. Do wydanych zarządzeń załączana była lista osób, które zapoznały się z dokumentem.

Wszystkie zarchiwizowane zarządzenia Dyrektora za 2013 i 2014 r. zawierały załączone listy osób zapoznanych z dokumentami.

WKiAW pozytywnie ocenił działania MOS podjęte w celu realizacji zalecenia pokontrolnego.

10. Zalecono: Uzupełnienie procedur archiwizacyjnych o kategorie i rodzaje dokumentów podlegających archiwizacji w MOS.

W toku kontroli sprawdzono aktualnie obowiązujące procedury dotyczące archiwizacji dokumentów.

Zarządzeniem Nr 5/2013 Dyrektora MOS z dnia 14.01.2013 r. wprowadzona została instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. W jednolitym rzeczowym wykazie akt stanowiącym Załącznik Nr 2 do ww. Zarządzenia wskazane zostały: symbole klasyfikacyjne dokumentacji opisanej według haseł klasyfikacyjnych oraz oznaczenia kategorii archiwalnych dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Ponadto, w większości przypadków, dodane zostały pomocniczo dla poszczególnych rodzajów dokumentów informacje, stanowiące uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego (kolumna nr 7).

WKiAW pozytywnie ocenił zmiany dokonane w obowiązujących procedurach.

11. Zalecono: Uzupełnienie „Instrukcji inwentaryzacyjnej” o zapis dotyczący zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, Protokołu z inwentaryzacji gotówki
w kasie o zapis dotyczący dnia na jaki przeprowadzono inwentaryzację oraz usunięcie z instrukcji nazw innych jednostek niż MOS.

W toku kontroli sprawdzono aktualnie obowiązujące procedury dotyczące inwentaryzacji.

Zarządzeniem Nr 4/2013 Dyrektora MOS z dnia 10.01.2013 r. wprowadzony został „Regulamin Kontroli Finansowej”, obowiązujący od 01.01.2013 r. Regulamin zawierał m.in. Załącznik Nr 3 – „Czynności kontrolne i kontrola finansowa”, a ten z kolei Załącznik Nr 5 –„ Instrukcja inwentaryzacyjna”. Zapisy dotyczące zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wprowadzone zostały w części II instrukcji – „Organizacja i obowiązki osób odpowiedzialnych za inwentaryzację”, w ramach zapisów dotyczących obowiązków należących do kierownika jednostki, z jednoczesnym ustaleniem wzoru tego zarządzenia (wzór nr 1).

Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie stanowił załącznik do Instrukcji kasowej, stanowiącej z kolei Załącznik Nr 3 do ww. Załącznika Nr 3 – „Czynności kontrolne i kontrola finansowa”. Do protokołu wprowadzono zapis dotyczący dnia na jaki przeprowadzana jest inwentaryzacja (miejsce wykropkowane do wypełnienia).

W treści obowiązującej od 2013 r. „Instrukcji inwentaryzacyjnej” nie stwierdzono zapisów, w których zawarte byłyby nazwy innych jednostek niż MOS.

WKiAW pozytywnie ocenił zmiany dokonane w obowiązujących procedurach.

12. Zalecono:  Opracowanie wykazu wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowo - księgowych.

Kontroli poddano aktualnie obowiązujące procedury.

Zarządzeniem Nr 3/2013 Dyrektora MOS z dnia 07.01.2013 r. wprowadzone zostały karty wzorów podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowo – księgowych, obowiązujące od 01.01.2013 r., w tym: do kontroli merytorycznej upoważniona została 1. osoba, do kontroli formalno – rachunkowej – 2 osoby,
a do zatwierdzania dokumentów – 4 osoby. We wszystkich przypadkach wskazano również osoby zastępujące. Wszyscy upoważnieni pracownicy złożyli na kartach odręczne wzory stosowanych podpisów.

W ocenie WKiAW, wprowadzenie karty wzorów podpisów wypełniło zapisy pkt 3 Rozdział VII obowiązującej w MOS „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, według których oryginał takiego wykazu powinien znajdować się w Dziale Księgowości oraz zalecenie pokontrolne.

III. Uwagi i zalecenia

Z uwagi na realizację wszystkich zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli , Prezydent Miasta Szczecin nie wydał kolejnych zaleceń.