Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin we wrześniu 2014 r. przeprowadził kontrolę w II Liceum Ogólnokształcącym przy ul. Henryka Pobożnego 2, 70-507 Szczecin (zw. dalej II LO lub jednostką) w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012-2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.12.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW - pomimo stwierdzonych uchybień - pozytywnie ocenił działalność jednostki w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012 - 2013 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

Pozytywna ocena dotyczyła:

1. Prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego.
2. Terminowości przeprowadzania wymaganych prawem przeglądów technicznych.
3. Zgodności treści umów najmu zarówno lokali użytkowych, jak i lokalu mieszkalnego z przepisami prawa.
4. Przeprowadzania przetargów na najem sal lekcyjnych, dydaktycznych, auli oraz sali gimnastycznej.
5. Realizowania i rozliczania podpisywanych przez szkołę umów najmu lokali użytkowych.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły:

1. Niezastosowania przepisów prawa miejscowego w zakresie aktualizacji wysokości stawki czynszu w związku z obwieszczeniem Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 28 września 2012 r. w sprawie wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztu odtworzenia 1m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecin.
2. Niezastosowania przepisów uchwały nr XIX/505/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 lutego 2008 r. przy udzieleniu ulg w spłacie zaległości.
3. Niezastosowania w 2012 r. właściwego wskaźnika przeciętnych norm zużycia wody.
4. Braku transparentnych zasad określania współczynników służących do wyliczenia wysokości opłat za energię cieplną.

II. Oceny cząstkowe

1. Umowa najmu lokalu funkcyjnego:

Na dzień zakończenia kontroli jednostka dysponowała 1 lokalem mieszkalnym o łącznej powierzchni 54,99 m², oddanym w najem na podstawie umowy z dnia 27 marca
2002 r.

W 2012 r. Najemcę lokalu mieszkalnego obowiązywały następujące opłaty stałe:

1. opłata za wodę i odprowadzanie ścieków: 98,10 zł,
2. opłata za wywóz nieczystości: 31,46 zł,
3. czynsz: 336,54 zł.

Ostatnia aktualizacja punktacji lokalu mieszkalnego oraz stawki czynszu najmu z tytułu jego użytkowania została dokonana pismem z dnia 30 grudnia 2012 r. ze wskazaniem, że od dnia 01 kwietnia 2013 r. wysokość czynszu wynosić będzie 456,42 zł. Załącznikiem do wypowiedzenia był wykaz liczby punktów, zgodnie z którym łączna ich liczba przypadająca na przedmiotowy lokal wyniosła 46.

W uzupełnieniu do w/w wypowiedzenia, pismem z dnia 20 marca 2013 r., Dyrektor jednostki przekazał Najemcy szczegółowe wyliczenie opłat stałych, zgodnie z którym:

1. opłata za wodę i odprowadzenie ścieków: 3m² x 2 os. x 10,78 zł = 64,68 zł,
2. opłata za wywóz nieczystości: 0,25m³ x 2 os. x 65,90 zł/m³ = 32,95 zł,
3. czynsz: 46 pkt x (3680 x 3% : 12) : 51 = 8,30 zł/m² x 54,99 m² = 456,42 zł.

Do dnia 30 września 2012 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 3.680 wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 26 września 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 2011.35.622).

Natomiast od dnia 1 października 2012 r. do dnia 30 września 2013 r. przy obliczaniu czynszu znajdował zastosowanie wskaźnik przeliczeniowy w wysokości 3.800 wynikający z Obwieszczenia Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 28 września 2012 r. w sprawie ustalenia wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztów odtworzenia 1 m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz. 2054).

Opłata z tytułu wywozu nieczystości została po raz ostatni zaktualizowana pismem z dni 28 czerwca 2013 r., w którym  Dyrektor poinformował Najemcę o zasadach naliczania opłat za odbiór i zagospodarowanie odpadów przyjętych dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego. Zgodnie z uchwałą nr XXIX/852/13 Rady Miasta Szczecin
z dnia 22 kwietnia 2013 r. ustalono opłatę za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych niesegregowanych w wysokości 5,55 za 1m³ zużytej wody. W związku
z faktem, że w przedmiotowym lokalu mieszkalnym nie było zainstalowanego wodomierza – ustalono normę dostarczanej wody i odprowadzanych ścieków na jednego mieszkańca na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody i wynosi ona 3,0 m³ a co za tym idzie opłatę z tytułu wywozu nieczystości ustalono na 33,30 zł ( 3m³ x 5,55 zł/m³ x 2 os.).

W latach 2012-2013 osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu i opłat z tytułu najmu lokalu mieszkalnego był Kierownik administracyjno – gospodarczy II LO.

Stwierdzono uchybienie w postaci braku aktualizacji stawki czynszu za lokal mieszkalny w związku z obwieszczeniem Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 28 września 2012 r. w sprawie wysokości wskaźników przeliczeniowych kosztu odtworzenia 1m² powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych dla województwa zachodniopomorskiego i miasta Szczecin. Aktualizacji czynszu dokonano bowiem w oparciu o współczynnik 3.680, podczas gdy na dzień aktualizacji obowiązywał współczynnik 3.800. Skutkowało to zaniżeniem czynszu w skali miesiąca o 14.84 zł.

W zakresie naliczania najemcy opłat za używanie w/w lokalu mieszkalnego (opłat niezależnych od właściciela) ustalono, że obciążenie najemcy następowało przy użyciu ryczałtu w wysokości 5m³/osobę/miesiąc, podczas gdy według zapisów Lp. nr 4 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia. 14 stycznia 2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (Dz. U nr 8, poz. 70), przeciętne zużycie wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, lokalne źródło ciepłej wody (piecyk węglowy, gazowy – gaz z butli, elektryczny, bojler) wynosi 800-100 dm³/mieszkańca/dobę i 2,4 – 3,0 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe odnoszą się do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych.
W związku z powyższym miesięczna wysokość doliczanej do czynszu opłaty za zaopatrzenie w wodę i odprowadzenie ścieków w 2012 r. wynieść powinna: 58,86 zł. Skutkowało to zawyżeniem opłat w skali: - miesiąca o 39,24 zł, - roku o 470,88 zł.

Ustalono ponadto, że:

1. Lokal mieszkalny został przekazany protokołem zdawczo odbiorczym z dnia 19.04.2002 r.
2. Weryfikacji powierzchni przedmiotowego lokalu mieszkalnego dokonano zgodnie z normą: PN-70/B-2365.
3. Punktacja lokalu została ustalona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin.
4. Do obliczenia kosztu wywozu odpadów w okresie 2012 r. – 06.2013 r. zastosowano współczynnik w wysokości 0,25 m³, tj. zgodny z tym określonym w tabeli 4.3 Załącznika do uchwały XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecin aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³ na jednego mieszkańca na rok (0,2475/miesięcznie). Uwzględniając w/w współczynnik miesięczna wysokość doliczanej w 2012 r. do czynszu opłaty za wywóz odpadów wynosiła 31,46 zł w 2012 r., a w 2013 r. 32,95 zł.
5. W 2013 r. zastosowano prawidłowy wskaźnik przeciętnych norm zużycia wody.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił działania kontrolowanej jednostki w powyższym zakresie.

2. Umowy najmu/dzierżawy lokali użytkowych/powierzchni obowiązujące w jednostce, w okresie objętym kontrolą:

W okresie objętym kontrolą Dyrektor II LO trzykrotnie ogłosił pisemny przetarg nieograniczony na najem sal lekcyjnych i dydaktycznych, auli szkolnej oraz sali gimnastycznej (zarządzenia Dyrektora: nr 31A/2011 z dnia 02.09.2011 r., 21A/2012 z dnia 06.09.2012 r. i nr 23/2013 z dnia 01.10.2013 r.). W żadnym z trzech wymienionych wyżej przypadków oferta nie wpłynęła.

W latach 2012-2013 w jednostce obowiązywało 18 umów najmu lokali/powierzchni użytkowych. 

W latach 2012 – 2013 osobą odpowiedzialną za przygotowywanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych był Kierownik administracyjno gospodarczy w II LO, a osobą odpowiedzialną w tym okresie za zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez szkołę, przestrzegania zasad i terminowości rozliczeń pieniężnych oraz zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłat zobowiązań była Główna Księgowa w II LO.

W dwóch przypadkach (FV 20/2012 z dnia 07 marca 2012 r. na kwotę 3.210,30 zł oraz FV 53/2012 z dnia 07.08.2012 r. na kwotę 866,00 zł) odstąpiono od  naliczenia odsetek z tytułu opóźnienia w płatnościach. W pierwszym wypadku wyniosło 13 dni, w drugim – 7 dni.

Z wyjaśnień Głównej Księgowej załączonych do pisma nr IILO.09.07.JJ.14 z dnia 15 września 2014 r.  wynikało, że decyzję, co do takiego rozwiązania sprawy podjęła Dyrektor, która dysponowała upoważnieniem, o którym mowa w § 6 uchwały nr XIX/505/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania wierzytelności Gminy Miasto Szczecin i jej jednostek organizacyjnych z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przypisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacie tych należności, a także wskazania organów do tego uprawnionych. W tej sytuacji, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do w/w uchwały, Dyrektor jednostki był uprawniony do stosowania ulg polegających na odraczaniu terminu płatności i rozkładaniu należności na raty. Jednocześnie wskazać należy, że takie działanie winno nastąpić na pisemny wniosek dłużnika, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do w/w uchwały.

Ponadto, po porównaniu współczynników służących do wyliczenia wysokości opłat za energię cieplną, przyjętych w 3 umowach – umowie najmu lokalu mieszkalnego, umowie 04/2012 z dnia 02 stycznia 2012 r. (MOSRiR) oraz umowie nr 03/2012 z dnia 02.01.2012 r. – stwierdzono, iż pomimo zastosowania tej samej metodyki, a więc stosunku zajmowanej powierzchni do powierzchni całego budynku, przyjęto odmienny sposób zaokrąglania otrzymanych w ten sposób wartości procentowych (dla umowy najmu lokali mieszkalnego: z 0,638 % do 0,64 %, dla umowy nr 04.2012: z 3,792 % do 4 % oraz dla umowy nr 03/2012: z 2,845 % do 3 %).

Ustalono ponadto, że:

1. Umowy były weryfikowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego.
2. Powierzchnie użytkowe oddawane były w najem zgodnie z § 4 ust. 6 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (dalej uchwała 1169).
3. Pomieszczenia użytkowane przez MOSRiR i TPD przekazano na podstawie protokołów zdawczo- odbiorczych: z dnia 17 listopada 2008 r. oraz z dnia 02 stycznia 2009 r.

Przyczyną niezastosowania przez Główną Księgową przepisów uchwały nr XIX/505/08 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2008 r. było ustne polecenie Dyrektora.

WKIAW pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił działalność kontrolowanej jednostki w powyższym zakresie.

3. Badania i kontrole stanu technicznego budynku.

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanu technicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne (w tym sprawności uziomów), przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust.1 pkt 1-2 ustawy z dnia 07 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. 2013 r., poz. 1409) (zw. dalej upbu).

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z przepisem § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 03 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. 2003 r., nr 120, poz. 1134), według którego wpisy do książki obejmują
m. in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 upbu.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił:

1. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających aktualizację czynszu z tytułu najmu lokalu mieszkalnego zgodnie z przepisami prawa.
2. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających stosowanie obowiązujących przepisów prawa w zakresie udzielania ulg w spłatach należności.
3. Wprowadzenie jednolitych zasad umożliwiających transparentność w określaniu współczynników służących do wyliczenia wysokości opłat za energię cieplną.