Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 11-12.2014 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 32 (zw. dalej PP 32) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2013 r. Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.01.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z uchybieniami).

Wykonanie dochodów PP 32 w 2013 r. wyniosło 334 056,03 zł, co stanowiło 73,9 % planowanej kwoty w wysokości 452 222,00 zł.

Zaplanowane wydatki PP 32 w wysokości 1 667 135,00 zł zrealizowane zostały w 92,6 %, tj. w kwocie 1 543 450,57 zł (środki budżetowe na kwotę 1 302 989, 50 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 240 461,07 zł).

Pozytywna ocena dotyczyła:

1. dokumentacji w zakresie osiąganych dochodów oraz ewidencjonowania ich w księgach,
2. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
3. rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
4. prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
5. dokumentacji finansowo – księgowej,
6. dokumentacji dotyczącej rozliczeń publiczno – prawnych,
7. terminowości regulowania zobowiązań,
8. wywiązywania się dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim dokumentowania procesu inwentaryzacji, dokumentowania czynności kontrolnych w zakresie ponoszonych wydatków, sposobu ujęcia wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zaciąganiu zobowiązań pieniężnych wykraczających poza rok budżetowy bez odpowiedniego upoważnienia, prowadzenia akt osobowych, nieterminowego sporządzania zestawień obrotów i sald, a także aktualności i kompletności procedur opisujących zasady rachunkowości
w jednostce.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów budżetowych PP 32 w 2013 r. wyniosło 93 594,96 zł, co stanowiło 106 % planowanej kwoty w wysokości 88 414zł. Na dochody budżetowe składały się: dochody osiągnięte z wpływów z różnych opłat (§0690 – 93 089,35 zł), pozostałych odsetek (§0920 - 192,71 zł) oraz wpływów z różnych dochodów (§ 0970 - 312,90 zł). Kontroli poddano dochody
z tytułu wpływów z różnych opłat (odpłatności za pobyt dzieci w przedszkolu - §0690) w miesiącu wrześniu 2013 r. W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 51. usługobiorcami (51 umów) pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

1.2. Wykonanie dochodów na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej dochodami wrd).

Wykonanie dochodów wrd PP 32 w 2013 r. wyniosło 240 461,07 zł, co stanowiło 66,1 % planowanej kwoty w wysokości 363 808,00 zł. Na dochody wrd składały się: dochody osiągnięte
z wpływów z różnych opłat (§0690 – 83 174,27 zł), dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze (§0750 – 540,00 zł), wpływy z usług (§0830 – 155 440,87 zł), pozostałe odsetki (§0920 - 527,73 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§0970 – wpływy z różnych dochodów). 

Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§0750), wpływy z usług (§0830) oraz dochody w tytułu wpływów z różnych opłat (§0690), a także rozrachunki z 3. najemcami (3 umowy) za cały 2013 r. oraz rozrachunki z 51. usługobiorcami (51 umów) za miesiąc wrzesień 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W 2. przypadkach  płatności uregulowane zostały po terminie wskazanym w umowach, a główny księgowy nie naliczył na koniec roku i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane w księgach.

WKiAW mimo uchybienia dotyczącego nienaliczenia odsetek od płatności  uregulowanych po terminie wskazanym w umowach najmu pozytywnie ocenił realizację dochodów w 2013 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

2.  Należności

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były należności jednostki, tj. Rb-27S, Rb-34S i Rb-N ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. zostały wykazane należności w kwocie 493,48 zł. W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. wykazano należności z tytułu opłat za przedszkole zaewidencjonowanych na koniec 2013 r. na saldzie konta 201-RD-801-80104-0690-01 –„Rodzice dzieci uczęszczających do PP 32”  w kwocie 235,57 zł oraz na saldzie konta 201-RD-801-80104-0830-01 – „Rodzice dzieci uczęszczających do PP 32”
w kwocie 56,75 zł, a także należności z tytułu opłat za wyżywienie personelu w kwocie – 201,16 zł zaewidencjonowanych na saldzie konta 240-RD-801-80104-0830 – „Obiady wpływ”.

W powyższym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.

Należności z tytułu opłat za przedszkole wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-34S w sposób poprawny.

Kontrola rozrachunków z 3. najemcami za cały 2013 r. (3 umowy) pod względem kompletności i terminowości dokonywanych wpłat wykazała, że w jednostce nie wystąpiły żadne należności związane z dochodami jednostki z tytułu najmu.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

3. Wydatki budżetowe

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 45. dowodów księgowych na kwotę 120 309,12 zł, co stanowiło 7,8 % wydatków jednostki na łączną kwotę 1 543 450,57 zł (środki budżetowe na kwotę 1 302 989,50 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 240 461,07 zł). W 4. przypadkach (na 45. skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP 32
w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na opłatę abonamentową dotyczącą odprowadzenia ścieków i dostarczania wody na łączną kwotę 73,80 zł ujęte zostały w § 4260. Ponadto w 1. przypadku w § 4260 ujęto wydatek na kwotę 1 321,90 dotyczący odprowadzania ścieków, a w § 4300 wydatek na kwotę 828,84 zł poniesiony
z tytułu dostarczenia wody. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j. t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1053), według którego wydatki na: zakup energii w tym wody ujmuje się w § 426, a zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

We wszystkich 10. skontrolowanych przypadkach zobowiązania dotyczące zrealizowanych w 2013 r. wydatków (umowy na remont oraz umowy na świadczenie usług na rzecz PP 32) nie zostały poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142,  poz. 1591 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego) lub osoby przez niego upoważnionej.

Dodatkowo w przypadku 1. aneksu zawartego do umowy na świadczenie usług telekomunikacyjnych stwierdzono, że został on zawarty na okres wykraczający poza rok budżetowy,
a dyrektor PP 32 nie posiadała stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta do zaciągania zobowiązania pieniężnych, których realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 261 i art. 258 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(j. t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885) zwanej dalej uofp, według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, jest możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 258 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy. Powyższy aneks nie zostałrównież zaopiniowany pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Zgodnie z pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta

Na pieczątce zatwierdzającej wydatek do zapłaty znajdującej się na dowodach księgowych główny księgowy dokonywał licznych poprawek, skreśleń i zamazywań, w wyniku których poprawiana treść była nieczytelna. Poprawki nie były opatrzone datą oraz podpisem osoby dokonującej ww. czynności. Powyższe było niezgodne z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreśleniedotychczasowej treści
i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli (merytorycznej, formalnej i rachunkowej), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Za powyższe nieprawidłowości zgodnie z zakresem obowiązków odpowiadał główny księgowy.

Wszystkie (45) faktury poddane kontroli zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

W przypadku wydatków na kwotę powyżej 3 000 zł brutto, każdorazowo sporządzano notatkę z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro, w której dokumentowano fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z  uzasadnieniem dokonanego wyboru wykonawcy.

Pozostałe 10. umów dotyczących ponoszonych w 2013 r. w PP 32wydatków zostało zaopiniowanych pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Dokumentacja dotycząca przeprowadzonych w PP 32 remontów zawierała wszelkie dokumenty wymagane zapisami umowy. 

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

3.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 45. dowodów księgowych na kwotę ogółem 120 309,12 zł.

We wszystkich ww. przypadkach nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług.

3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 84 008,57 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 69 427,85 zł, składki ZUS w kwocie 14 264,39 zł oraz zobowiązania
z tytułu dostaw i usług 316,33 zł.

Nieprawidłowości i uchybień w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego, składek ZUS oraz dostaw i usług wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW z uwagi na rzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki pozytywnie ocenił powyższy obszar.

4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 35. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (14,3 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 190 957,94 zł,
tj. 19,9 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 961 445,73 zł (zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010 i § 4040).

W części B akt osobowych pracowników przechowywana była dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, tj. wnioski urlopowe. Według zapisów rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika(Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), dokumentacjadotycząca rozliczenia czasu pracy winna być prowadzona odrębnie, aw części B akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i okresu jego trwania. Za prawidłowe prowadzenie akt osobowych odpowiadał dyrektor jednostki.

W aktach osobowych znajdowały się wszystkie niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę naliczanych wynagrodzeń. Stwierdzono ponadto, że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników, naliczone wynagrodzenia były zgodne z informacjami ujętymi w aktach osobowych, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień w zakresie prowadzenia akt osobowych, pozytywnie ocenił prawidłowość naliczania wynagrodzeń, poprawność sporządzanej dokumentacji, jej kompletność oraz zgodność z dokumentacją pracowniczą, stanowiącą podstawę naliczeń i ewidencji (ocena pozytywna z uchybieniami).

5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 88 957,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2013 r.,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 66 553,87 zł, według deklaracji ZUS P DRA za miesiące: wrzesień, październik, listopad 2013 r.

Uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za 12 miesięcy 2013 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Deklaracje ZUS P DRA za ww. miesiące 2013 r. zawierały podpis głównego księgowego i akceptację dyrektora. Składki ZUS regulowane były terminowo i w wysokości wynikającej
z powyższych deklaracji.

WKiAW pozytywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w jednostce.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 505,61 zł,

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 93 089,35 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 1 341,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 2 597,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 4 727,84 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 884 907,00 zł (zobowiązania niewymagalne – 78 026,35 zł),

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 286 488,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 85 903,00 zł (zobowiązania niewymagalne 5 982,21 zł),

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 1 470,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 2 363,66 zł,

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 240 461,07 zł,

     - Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. – brak zobowiązań,

     - Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. – 493,48 zł (na które składały się zaległe opłaty za przedszkole wg załącznika do Rb-N).

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

W zakresie sprawozdań Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak zobowiązań był zgodny ze stanem faktycznym.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 4. zmiany do planu dochodów na kwotę ogółem 68 602,00 zł oraz 21. zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 212 282,00 zł.

Uchybień i nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych
w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

Kontrola wykazała ponadto, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych, co było zgodne ze stanem faktycznym. Natomiast ujęte w ewidencji księgowej zobowiązania miały charakter niewymagalny i wykazane zostały w sprawozdaniach Rb-28S.

WKiAW pozytywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli dokonano porównania wartości majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych. Analizą objęto również  dokumentację sporządzoną w toku wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych, w tym: zarządzenie dyrektora, 1. arkusz spisu z natury i 1. protokół.

Stwierdzono, że protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy w PP 32 nie był zatwierdzony przez dyrektora, a dokumentacja dotycząca inwentaryzacji nie zawierała oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie (w tym oświadczenia kasjera) oraz oświadczeń członków komisji inwentaryzacyjnej.

Dokumentacja dotycząca przeprowadzonej w 2013 r. inwentaryzacji nie zawierała również protokołu z przeprowadzenia weryfikacji stanu aktywów i pasywów. Było to niezgodne z pkt 6 rozdziału „Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze ich weryfikacji” obowiązującej w PP 32 Procedury przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, według której wyniki weryfikacji ujmuje się w odpowiednich protokołach o treści zależnej od potrzeb.

Za powyższe odpowiedzialny był dyrektor PP 32, który zgodnie z art. 4 ust. 3 i 5 uor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych
ww. ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

W wyniku porównania wartości majątku stwierdzono, że wartość majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych była zgodna.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku PKO BP.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień w zakresie sporządzenia dokumentacji w trakcie procesu inwentaryzacji pozytywnie ocenił powyższy obszar (ocena pozytywna
z uchybieniami).

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Operacje gotówkowe (w tym wpłaty i wypłaty) zawarte w raportach kasowych był zaewidencjonowane pod datą zamknięcia tych raportów, a nie pod datą dokonania rzeczywistej operacji gospodarczej. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje
w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Zestawienia obrotów i sald za miesiące roku 2013 główny księgowy sporządził w 11. przypadkach po terminie, tj. za miesiące:

 - listopad, październik, wrzesień, sierpień, lipiec w dniu 07.02.2014 r.,

 - za czerwiec, maj w dniu 20.08.2013 r.,

 - za kwiecień, marzec, luty, styczeń w dniu 24.06.2013 r.

Powyższe naruszało art. 18 ust. 1 uor, według którego zestawienie obrotów i sald sporządza się na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

W 18. przypadkach na 45. poddanych badaniu zapisy księgowe dotyczący dowodów księgowych (faktur, rachunków) zawierały datę dokonania operacji gospodarczej, która nie była tożsama z datą dowodów księgowych. Zapisy te nie zawierały natomiast daty dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Było to niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzono w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych były dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, a zapisów w księgach rachunkowych dokonywano w sposób trwały.

WKiAW pomimo stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie nieterminowego sporządzania zestawień obrotów i sald pozytywnie ocenił ww. obszar (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami).

 9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego:

1. Zarządzenie nr 1 z dnia 13.12.2012 r. Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 32 w Szczecinie – Zasady polityki rachunkowości wraz z załącznikami:

- nr 1 – spis wykorzystywanych w PP – 32 programów komputerowych wraz z instrukcjami opisującymi zastosowane oprogramowanie,

- nr 2 – plan kont przedszkola.

2. Zarządzenie nr 2 z dnia 01.09.2010 r. w sprawie przyjęcia regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z załącznikiem nr 1 – Regulaminem kontroli wewnętrznej PP – 32.

3. Zarządzenie nr 5/2012 z dnia 13.12.2012 r. dyrektora przedszkola w sprawie wzorów podpisów z dnia 13.12.2012 r.

4. Zarządzenie nr 4/2011 w sprawie maksymalnej wysokości pogotowia kasowego z dn. 30.12.2011 r.

5. Zarządzenie nr 6 z dnia 01.09.2010 r. w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych wraz z załącznikami:

- nr 1 - Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych,

- nr 2 - Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

6. Procedura gospodarki kasowej w PP nr 32 z dnia 31.08.2007 r.

7. Procedura przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji z dnia 31.08.2007 r.

8. Procedura wystawiania i obiegu dokumentów księgowych w PP 32 z dnia 31.08.2007 r.

9. Procedura emisji dokumentu w PP – 32 z dnia 31.08.2007 r.

 10. Regulaminy zamówień publicznych z dnia: 15.04.2014 r. oraz z 01.09.2013 r. wraz z załącznikami stanowiącymi wzory notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro i 30 000 euro.

Podstawę prawną Zarządzenie nr 1 z dnia 13.12.2012 r. Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 32 w Szczecinie – Zasady polityki rachunkowości stanowiły m.in. akty prawne:

- ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz. 539 ze zm.), która zgodnie z § 1 ww. ustawy ustala zasady działania bibliotek,

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nieopodatkowanych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761), które zgodnie z § 1 określa zasady rachunkowości oraz plany kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,

 - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz. U. nr 57, poz.366), które zgodnie z § 1rozporządzenia określa szczegółowy sposób ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego i długu Skarbu Państwa, z tytułu wyemitowanych papierów wartościowych, zaciągniętych kredytów i pożyczek, przyjętych depozytów, zobowiązań wymagalnych oraz wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji.

- rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 205, poz. 1283), które zgodnie z § 1 określa sposób ewidencji materiałów bibliotecznych, zwanych dalej "materiałami", w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

Wyżej wymienione akty prawne nie mogły stanowić podstaw prawnych regulujących zasady rachunkowości w jednostce budżetowej będącej placówką oświatową, gdyż dotyczyły innego rodzaju działalności.

Stwierdzono ponadto, że Zarządzenie nr 4/2011 w sprawie maksymalnej wysokości pogotowia kasowego z dn. 30.12.2011 r. posiadało nieaktualną podstawę prawną, tj. ustawa z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.

Ustalono także, że w obowiązujących w PP 32 procedurach i regulaminach nie wskazano osób dokonujących kontroli merytorycznej oraz zatwierdzenia wydatku do zapłaty dokumentu wpływającego do jednostki.

Przyjęty w 2013 r. Plan kont przedszkola, zwany dalej ZPK ograniczał się jedynie do wykazu kont syntetycznych, nie zawierał natomiast zasad prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej, było to niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty,  które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor.

W przypadku pozostałych procedur nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

1. występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
2. kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.

Dyrektor PP 32 nie przekazał informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. Informacja taka została przesłana do WKiAW w trakcie kontroli (pismo z dnia
28.11.2014 r.).

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 10.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem z dnia
02.01.2014 r.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił działania jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. naliczanie i obciążanie najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności PP 32,
2. dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób zgodny z  art. 25 ust. 1 uor,
3. każdorazowe wskazywanie na wyciągach bankowych stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne,
4. każdorazowe przekazywanie aneksów do umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych,
5. uporządkowanie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych,
6. sporządzanie dokumentacji dotyczącej czynności inwentaryzacyjnych w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie procedurami,
7. dokonywanie zapisów ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowy w sposób zgodny z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 uor,
8. sporządzanie zestawień obrotów i sald w terminach wskazanych w terminach wskazanych w art. 18 ust. 1 uor
9. uzupełnienie dokumentacji dot. zasad (polityki) rachunkowości,
10. bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.