Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 05-06.2014 r. kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 45 z Oddziałami Integracyjnymi w Szczecinie przy ul. Benesza 75 (zwanej dalej SP) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2013 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 czerwca 2014 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lipca
2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena negatywna).

Wykonanie dochodów SP Nr 45 w 2013 r. wyniosło 433.553,57 zł, co stanowiło 83 % planowanej kwoty w wysokości 522.320,00 zł, w tym:

• dochody budżetowe zaplanowane na kwotę 92.100,00 zł, zrealizowano w kwocie 5.006,40 zł (5,4 %),
• dochody wyodrębnionego rachunku dochodów zaplanowane na kwotę 430.220,00 zł, zrealizowano w kwocie 428.547,17 zł (99,6 %).

Zaplanowane na 2013 r. wydatki SP w wysokości 5.585.295,00 zł, zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 5.583.621,04 zł, w tym:

• wydatki budżetowe zaplanowane na kwotę 5.155.075,00 zł, zrealizowano w kwocie 5.155.073,87 zł (100 %),
• wydatki wyodrębnionego rachunku dochodów zaplanowane na kwotę 430.220,00 zł, zrealizowano w kwocie 428.547,17 zł (99,6 %).

Ocena negatywna dotyczyła nieprzeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych oraz jest wynikiem stosowania nieprawidłowych rozwiązań o charakterze systemowym, głównie w obszarze prowadzenia ksiąg i ewidencji dowodów księgowych, m.in. polegających na stosowaniu uproszczeń, które stoją w sprzeczności
z obowiązującymi przepisami, a także nie pozwalają na uznanie ksiąg rachunkowych za sprawdzalne.

Pozytywna ocena dotyczyła m.in.:

1. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
2. dokumentacji pracowniczej i naliczania wynagrodzeń,
3. rozliczeń publiczno –prawnych,
4. wywiązywania się Dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych i kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce.

Uchybienia lub nieprawidłowości stwierdzone w ww. obszarach miały charakter incydentalny.

II. Oceny cząstkowe

1 Dochody budżetowe

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów SP w 2013 r. wyniosło 433.553,57 zł, co stanowiło 83 % planowanej kwoty w wysokości 522.320,00zł. Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§ 0750) na kwotę ogółem 36.128,15 zł, tj. 8,3 % dochodów jednostki za 2013 r. W toku kontroli przeanalizowano 9 umów i 4 aneksy, zawartych
z 4. najemcami pod kątem poprawności i kompletności zapisów oraz rozrachunki z tymi najemcami za cały 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

W toku analizy czynności windykacyjnych wykonanych w stosunku do ww. 4 najemców, kontroli poddano 4 wezwania do zapłaty, 2 noty odsetkowe i 1. rozliczenie,
w sumie na 15 pozycji rozliczeniowych. W przypadku 25. faktur dotyczących 2013 r. naliczono odsetki, jakie winny być zaewidencjonowane do końca roku. Kontroli poddano ponadto prawidłowość kwalifikowania i ewidencjonowania dochodów na paragrafach.

3 umowy znajdujące się w dokumentacji SP nie zawierały akceptacji pod względem formalno - prawnym (umowa z dnia 16.09.2013 r., umowy nr: 29/2013 i 33/2013).

Kierownik administracyjno - gospodarczy SP, zwany dalej Kierownikiem administracyjnym, nie wyegzekwował zapisów § 9 umowy najmu (bez numeru) zawartej
w dniu 03.09.2012 r. na najem pomieszczenia magazynowego o pow. 16 m² na prowadzenie sklepiku, według którego najemca zobowiązany był do wpłaty kaucji
w kwocie 100,00 zł. W dokumentacji SP nie było ponadto protokołu zdawczo – odbiorczego, na podstawie którego - zgodnie z zapisami § 2 powyższej umowy - powinno nastąpić wydanie lokalu.

Z tytułu nieterminowego regulowania przez najemców płatności z tytułu najmu za 2013 r., na dzień 31.12.2013 r. należało naliczyć odsetki ustawowe w kwocie ogółem 228,41 zł, z czego:

• naliczono na podstawie wystawionych not odsetkowych i wezwań do zapłaty odsetki w kwocie ogółem 65,27 zł,
• najemcy wpłacili kwotę 9,46 zł.

Na dzień 31.12.2013 r. najemcy nie zostali obciążeni różnicą w kwocie 163,14 zł.

Za wszystkie miesiące 2013 r. najemca pomieszczenia magazynowego obciążany był opłatami w kwocie 200,00 zł, tj. za pełny miesiąc najmu, a zgodnie z § 5 umowy najmu, umowa została zawarta na czas określony od dnia 03.09.2012 r. do dnia 30.06.2014 r., z wyłączeniem okresów wakacji i ferii. Zapisy umowy nie zostały zmienione, mimo że najemca korzystał z pomieszczenia w wymienionych przerwach (czynności porządkowe, układanie towaru, drobne naprawy).

Najemcy obciążani byli odsetkami z tytułu nieterminowego regulowania płatności na podstawie wezwań do zapłaty lub not odsetkowych. Wystawione wezwania do zapłaty nie stanowiły dowodu księgowego w rozumieniu art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor, a powyższe nie było uregulowane
w obowiązujących w SP zasadach rachunkowości.

Dochody z tytułu naliczonych odsetek w kwocie ogółem 30,62 zł zaewidencjonowane zostały na § 075, wraz z należnością za najem (w tym ww. kwota 9,46 zł). Powyższe wpłaty należało zaewidencjonować w § 0920 – Pozostałe odsetki, na co wskazywał opis do paragrafu, zawarty w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji.

Na § 0690 – Wpływy z różnych opłat wyodrębnionego rachunku dochodów, zaewidencjonowano m.in.: wpłaty za złom (w tym 348,00 zł i 767,75 zł) oraz otrzymane przez SP odszkodowania (w tym: 5.780,00 zł, 5.249,13 zł, 1.500,00 zł). Wymienione wpłaty należało zaewidencjonować na § 0970, na co wskazywał opis do § 0690 zawarty
w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji, według którego § 0690 - Wpływy z różnych opłat, obejmuje opłaty pobierane przez jednostki administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości oraz inne jednostki budżetowe, w tym m.in. opłaty za legitymacje, duplikaty legitymacji, druki meldunkowe i różne druki.

Za ww. nieprawidłowości dotyczące ewidencji dochodów odpowiedzialny był w SP Główny księgowy. Odsetki nie zostały naliczone zarówno przez Głównego księgowego jak i przez Starszego księgowego, zastępującego Głównego księgowego od 10.10.2013 r.

We wszystkich przypadkach najemcom wystawione zostały rachunki na kwoty zgodne z zawartymi umowami.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił wykonanie dochodów budżetowych w zakresie naliczania i obciążania najemców. Negatywna ocena dotyczyła natomiast ewidencjonowania i kwalifikowania poszczególnych rodzajów dochodów.

1.2 Należności

W toku kontroli sprawozdań jednostki, weryfikacji poddano wykazane w sprawozdaniach należności na dzień 31.12.2013 r., które wyniosły:

według sprawozdania Rb-34S – 4185,11 zł

według sprawozdania Rb-N – 4185,16 zł

Kwota należności zweryfikowana została jedynie w zakresie dochodów z tytułu umów najmu (patrz pkt 1.1 – nieprowadzenie analityki do konta 201).

Na należności wykazane w sprawozdaniu Rb-34S składały się należności z tytułu najmu, zaewidencjonowane na podstawie 11. faktur, zaksięgowane na koncie syntetycznym 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. W toku kontroli ustalono, że w wykazanych należnościach nie została ujęta:

• kwota 50,00 zł wynikająca z rozliczenia faktury nr 25/2013 (dow. 52 wrd),
• kwota 442,80 zł dotycząca faktury nr 36/2013 (dow. 97), wykazana przez Starszego księgowego jako niezapłacona.

Powyższe nie wypełniało zapisów § 9 ust 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane
w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Należności wykazane w sprawozdaniu Rb-N w pozycji depozyty na żądanie w kwocie 0,05 zł były zgodne ze stanem na rachunku bankowym na dzień 31.12.2013 r. oraz z ewidencją księgową.

WKiAW negatywnie ocenił sprawozdawczość w zakresie należności i jej zgodność z księgami rachunkowymi.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 71 dowodów księgowych na kwotę 452.946,63 zł, co stanowiło 8,1% wydatków jednostki na łączną kwotę 5.583.621,04 zł (środki budżetowe na kwotę 5.155.073,87 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 428.547,17 zł).

W dokumentacji dotyczącej zakupu usług związanych z organizacją wypoczynku dzieci znajdowały się 3 umowy zawarte w imieniu SP przez nauczycieli, a stosowne upoważnienie do zawierania umów posiadał jedynie Dyrektor.

Rozliczenia zaliczek pobieranych przez pracowników na zakupy wykonywane były na zestawieniach dowodów wydatkowych, tj. na dowodach niezgodnych
z Załącznikiem Nr 14 do obowiązującej w szkole „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych”. Przedstawiane do rozliczenia zestawienia dowodów wydatkowych nie zawierały ponadto daty i kwoty pobranej zaliczki oraz akceptacji Dyrektora.

Faktury nr 127/09/2013/Z na kwotę 2.790,00 zł i 28/09/2013/Z na kwotę 1.300,00 zł, stanowiły rozliczenie zaliczek pobranych przez pracownika w dniu 02.09.2013 r.
i 16.09.2013 r. Rozliczenia dokonano w oparciu o wniosek o zaliczkę, tj. bez dokumentu „Rozliczenie zaliczki”, co naruszało zapisy pkt 2 – 4 Załącznika Nr 8 do obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych”.

Rozliczenie zaliczki na kwotę ogółem 16.764,00 zł pobranej w dniu 12.07.2013 r. nie zawierało akceptacji Dyrektora, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 14 do obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych”.

W rejestrze delegacji nie zarejestrowano polecenia wyjazdu 1. z 3. pracowników (dow. 84 wrd), co nie wypełniało pkt 2 Załącznika Nr 3 do obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych”, według którego polecenie wyjazdu podlega rejestracji w wydziale Kadr. Potwierdzeniem dokonania rejestracji jest czytelny podpis pracownika Wydziału Kadr przy nadanym numerze na druku polecenia wyjazdu służbowego”. Osobą odpowiedzialną za wykonanie powyższych czynności był
w SP Kierownik administracyjny. Polecenia wyjazdu nie zawierały ponadto podpisu pracownika pod rachunkiem kosztów, a za kontrolę formalno - rachunkową tych dokumentów odpowiedzialny był Główny księgowy.

Wystawione dowody OT nie zawierały zapisów w zakresie: kolejnego numeru dowodu, daty dowodu, kont księgowych i podpisu osoby odpowiedzialnej za księgowanie (np. dow. 9a wrd, OT na urządzenie wielofunkcyjne). Według Załącznika Nr 7 obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych” numery
w rejestrach wymienionych dowodów powinny być nadawane narastająco w danym miesiącu według klucza: nr kolejny/miesiąc/rok, a osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru był Kierownik administracyjny. Wystawianie dowodu OT stało ponadto w sprzeczności z ww. Załącznikiem Nr 7, według którego dowodem dokumentującym przyjęcie środka trwałego powinien być dowód OW.

W toku analizy wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zm. stwierdzono, że w 2. przypadkach
w dokumentacji SP nie było ofert potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku (zakup wykładziny i usługi konwoju), w 1. przypadku nie przeprowadzono analizy rynku i nie sporządzono na tą okoliczność stosownej notatki (zakup usługi informatycznej).

W 1. przypadku, na kwotę ogółem 53.820,00 zł Kierownik administracyjny nie wyegzekwował od wykonawcy – zgodnie z zapisami umownymi - dokumentacji w postaci polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej i NW na okres obejmujący czas realizacji przedmiotu zamówienia (umowa nr 2/2013 zawarta w dniu
25.07.2013 r., rachunek nr 5/2013 z dnia 26.08.2013 r. na kwotę 53.820,00 zł).

Koszty przesyłki na kwotę 18,45 zł zaewidencjonowane zostały na § 4210 (faktura nr 410/06/2013 na kwotę 977,85 zł), a koszty przesyłki na kwotę 15,01 zł - na § 4240(faktura nr FS/84/05/2013 na kwotę 987,01 zł), zamiast na § 4300, zgodnie z opisem do wymienionych paragrafów, zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.

Koszty obsługi informatycznej ponoszone miesięcznie w kwocie 305,00 zł na podstawie umowy zawartej w dniu 01.09.2012 r. w zakresie serwisu oprogramowania systemowego i programów, administracji sieci komputerowej oraz serwisu sprzętowego ewidencjonowane były na § 4350 - Zakup usług dostępu do sieci internet
(np. faktura nrFS 325/2013 na kwotę 305,00 zł), a zgodnie z opisem zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji powinny być ewidencjonowane na § 4300. Z kolei faktury wystawiane tytułem zakupu usługi telekomunikacyjnej i internetu ewidencjonowane były w całości na § 4370 - Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej, zamiast w podziale na § 4350 i § 4370 (np. faktura nr 5301761007/22/0 na kwotę 520,91 zł).

Wśród dowodów księgowych poddanych kontroli znajdowała się faktura pro-forma nr 023/05/2013-11412 i wystawiony do niej właściwy dowód źródłowy w postaci faktury nr 019/06/2013, każda na kwotę 8.550,00 zł. Wskazania dekretacyjne i potwierdzenia dokonanych kontroli dokumentu zawarte były na fakturze proforma, a faktura nr 019/06/2013 zawierała jedynie opis merytoryczny oraz zapis o wprowadzeniu do ewidencji inwentarza. Faktura pro - forma wystawiona w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 106 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dotyczącego udokumentowania fakturą części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, to dokument, który nie jest jednak dowodem księgowym. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wobec powyższego wszelkie potwierdzenia zastosowania procedur związanych z kontrolą, akceptacją i ewidencją powinny być zamieszczone także na fakturze ostatecznej, stanowiącej dowód podlegający ewidencji w księgach SP.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:

• 3 dowody na łączną kwotę 43.898,00 zł nie zawierały podpisów potwierdzających wykonanie kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz akceptacji Głównego księgowego i Dyrektora,
• 1 wniosek o udzielenie zaliczki na kwotę 2.790,00 zł nie zawierał podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli merytorycznej oraz akceptacji Głównego księgowego,
• Rozliczenie delegacji służbowej na kwotę 790,00 zł nie zawierało podpisu potwierdzającego wykonanie kontroli merytorycznej,
• 6 dowodów na łączną kwotę 14.219,06 zł nie zawierało wskazania numeru dowodu księgowego, pod którym zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych,
• 38 dowodów na łączną kwotę 154.693,86 zł nie zawierało wskazań dekretacyjnych w zakresie konta 201 – Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami,
•  1 dowód nie zawierał wskazań dekretacyjnych w zakresie paragrafu, a 1 dowód błędne wskazania dekretacyjne w zakresie paragrafu.

Powyższe nie wypełniało zapisów dotyczących podziału uprawnień w zakresie kontroli dokumentów, zawartych w obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych” oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,
w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych
i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Za ww. nieprawidłowości związane z dowodami księgowymi, ich kontrolą i ewidencją odpowiedzialny był Główny księgowy i Starszy księgowy.

W przypadkach niewymienionych powyżej nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wiele z nieprawidłowości stwierdzonych w powyższym obszarze miało charakter systemowy, związany z prowadzeniem ksiąg i ewidencją dowodów, co ocenione zostało negatywnie w pkt 7. Pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności.

2.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 71 dowodów księgowych na kwotę ogółem 452.946,63 zł.

Płatności 8 dowodów na łączną kwotę 38.384,43 zł uregulowane zostały po terminie płatności wskazanym w fakturze, co stanowiło 8,5 % wartości ogółem dowodów poddanych kontroli.

Płatności dotyczące pozostałych 63. dowodów poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminem zapłaty. W księgach SP nie stwierdzono zaewidencjonowanych wydatków z tytułu odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań.

WKiAW, mimo stwierdzonych przypadków opóźnienia płatności, pozytywnie ocenił terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów, towarów i usług.

2.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań jednostki, weryfikacji poddano wykazane w sprawozdaniach zobowiązania na dzień 31.12.2013 r., które wyniosły:

według sprawozdania Rb-28S – 325.708,14 zł,

według sprawozdania Rb-34S – 784,05 zł.

Na zobowiązania w kwocie ogółem 325.708,14 zł, wykazane w sprawozdaniu Rb-28S składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 250.913,50 zł, składki ZUS w kwocie 47.584,87 zł oraz zobowiązania wobec kontrahentów na kwotę 27.209,77 zł.

Na zobowiązanie w kwocie ogółem 784,05 zł wykazane w sprawozdaniu Rb-34S składały się: zobowiązania z tytułu podatku VAT od faktur za najem na kwotę 784,00 zł
i nadwyżka środków obrotowych na dzień 31.12.2013 r. na kwotę 0,05 zł, zaksięgowane na konto 225.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2013 r. nie wykazano żadnych zobowiązań.

Nadpłata w kwocie 1,10 zł dotycząca sprzedaży, zaewidencjonowana została na konto 225 – Rozrachunki z budżetami, zamiast na konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami.

W dokumentacji SP znajdowały się faktury zakupu na kwotę ogółem 27.209,77 zł oraz faktury sprzedaży na kwotę ogółem 4.185,11 zł, z których wynikał obowiązek zapłaty podatku VAT na kwotę 783,00 zł (w zaokrągleniu do pełnych zł).

WKiAW pozytywnie ocenił obszar związany z zobowiązaniami.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 8. z 86. pracowników zatrudnionych w badanym okresie (9,3 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę
351.571,26 zł, tj. 9,9 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.557.814,00 zł (zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010 i § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

W aktach osobowych pracowników przechowywana była dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, w tym wnioski urlopowe. Według § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy winna być prowadzona odrębnie.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że:

1. Obowiązki Głównego księgowego powierzone zostały 2. osobom na podstawie art.45 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, zamiast na podstawie art. 54 ust. 1 uofp, przy czym w 1. przypadku brak było także daty i podpisu pracownika potwierdzającego przyjęcie tych obowiązków.
2. 54 dokumenty nie zostały ponumerowane i wprowadzone do spisu akt, a według § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
3. Akta osobowe zawierały 7 oryginalnych dokumentów, co naruszało zapisy § 1 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
4. W 1. przypadku brak było w aktach osobowych potwierdzenia zapoznania się pracownika z Regulaminem Pracy, o czym stanowił § 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, a w 1. przypadku – zakresu czynności nauczyciela wychowawcy, co nie wypełniało zapisów § 42 pkt 1 ppkt 1 obowiązujących w SP „Procedur kontroli zarządczej”, według których dokładnie i jednoznacznie należy ustalić obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność w zakresach czynności pracowników zatrudnionych na wszystkich stanowiskach pracy.
5. W umowie o pracę zawartej w dniu 31.08.2013 r. Kierownik administracyjny dokonał zmiany w zakresie dodatku za wychowawstwo przy użyciu korektora
   z jednoczesnym zaparafowaniem (bez daty).
6. W aktach osobowych znajdowały się: upoważnienie wystawione na jednego pracownika przyjęte przez innego pracownika (1 przypadek), upoważnienie pracownika bez podpisu pracownika upoważnionego (1 przypadek), 2 egzemplarze świadectwa pracy (1 przypadek), procedury SP (1 przypadek), podania o pracę i CV w części B (5 przypadków), karta czasu pracy za 2013 r. bez wpisanych 2. dni opieki nad dzieckiem i 3. dni urlopu bezpłatnego.

W toku kontroli stwierdzono ponadto 1 przypadek przyznania pracownikowi od 01.09.2012 r. wynagrodzenia zasadniczego według III kategorii zaszeregowania (pismo
nr SP45/I/953/2012 z dnia 31.08.2012 r.). Według tabeli stanowisk stanowiącej Załącznik Nr 2 do obowiązującego w SP „Regulaminu wynagradzania”, przedział kategorii zaszeregowania dla stanowiska zajmowanego przez pracownika to kategorie od IV do IX. Kwota wynagrodzenia zasadniczego pracownika z 2013 r. mieściła się
w przedziale przewidzianym dla zajmowanego stanowiska.

W grudniu 2013 r. pracownikowi naliczono wynagrodzenie za 8 h godzin ponadwymiarowych wypracowanych w świetlicy przy zastosowaniu pensum 18 h zamiast 26 h. W wyniku powyższego, pracownikowi nadpłacono w grudniu 2013 r. kwotę 101,28 zł.

W październiku Starszemu księgowemu naliczony został dodatek funkcyjny w kwocie 821,00 zł, tj. w kwocie przysługującej dla pełnego etatu. Dodatek przysługiwał pracownikowi w związku z umową o pracę zawartą od dnia 10.10.2013 r. na czas zastępstwa za Głównego księgowego przebywającego na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Dodatek winien być naliczony analogicznie jak wynagrodzenie zasadnicze, tj. za 16 dni pracy w kwocie 571,13 zł. W wyniku powyższego, pracownikowi nadpłacono w grudniu 2013 r. kwotę 249,87 zł.

Lista godzin dodatkowych nauczycieli za grudzień 2013 r. nie zawierała podpisu sporządzającego i akceptacji Dyrektora.

Za prowadzenie dokumentacji pracowniczej odpowiedzialny był Kierownik administracyjny, a za naliczanie wynagrodzeń pracowników – Starszy księgowy.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia za pracę zostały naliczone i wypłacone w sposób prawidłowy, tj. zgodnie z aktualnym angażem i listą płac.

We wszystkich przypadkach, w aktach osobowych znajdowała się dokumentacja stanowiąca podstawę naliczanych wynagrodzeń.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2013 r. zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole oraz akceptacje Głównego księgowego i Dyrektora.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prowadzenie akt osobowych pracowników oraz poprawność i kompletność dokumentacji stanowiącej podstawę naliczeń i ewidencji, za co odpowiedzialny był w szkole Kierownik administracyjny. Mimo, że przypadek błędnego naliczenia dodatku funkcyjnego oraz godzin ponadwymiarowych świadczył o zastosowaniu niewystarczających mechanizmów kontroli, WKiAW pozytywnie ocenił także obszar naliczania wynagrodzeń.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki za 2013 r. i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 297.096,00 zł, według deklaracji PIT-4R,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 1.303.294,84 zł, według deklaracji ZUS P DRA.

W lutym 2013 r. dokonano zapłaty podatku dochodowego osób fizycznych w kwocie mniejszej o 39,00 zł w stosunku do deklaracji rocznej. Pomniejszenie dotyczyło korekty za nauczyciela, który nie zgłosił się do pracy, a różnica ustalona została dopiero podczas uzgadniania podatku do PIT 4R, tj. w 2014 r.

Podatek w kwocie 152,00 za sierpień 2013 r. dotyczący ustaleń pokontrolnych ZUS w zakresie ZFŚSuregulowany został dopiero w dniu 20.01.2014 r. Podatek nie został uregulowany od sierpnia do grudnia 2013 r. ponieważ wiązał się z wpłatami pracowników od pobranych świadczeń socjalnych. Powyższe naruszało zapisy art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. nie zawierały akceptacji Dyrektora.

Poza przypadkami wymienionymi powyżej podatek dochodowy od osób fizycznych za 2013 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami, a wykonane płatności były zgodne z kwotami podatku wykazanymi w deklaracji PIT-4R.

Odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty kwoty 152,00 zł nie zostały opłacone, ponieważ nie przekraczały trzykrotności wartości opłaty pobieranej za przesyłkę poleconą,
co było zgodne z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

WKiAW pozytywnie ocenił regulowanie płatności z tytułu podatku dochodowego i z tytułu składek ZUS.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 5.006,40 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 5.155.073,87 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 428.547,17 zł,
• Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. – brak zobowiązań,
• Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. – na kwotę ogółem 4.185,16 zł,

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi
z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

Kontroli poddano 200 pozycji zmian do planu finansowego i 8 wniosków jednostki o dokonanie zmian.

W zakresie sprawozdania Rb-N i Rb-Z sprawdzono, czy wykazany brak zobowiązań i stan należności jest zgodny ze stanem faktycznym.

Kontrola prawidłowości podliczenia wydatków na kartach analitycznych i zgodności ze sprawozdawczością wykazała, że kwota narastająca wydatków budżetowych na koniec lipca 2013 r. w rozdziale 85401 § 4010 podsumowana została błędnie, tj. za dużo o 2.241,41 zł. Powyższy błąd nie został skorygowany do końca 2013 r. w wyniku czego, na dzień 31.12.2013 r. wydatki zawyżone zostały o ww. kwotę (wykazano 204.100,00 zł, winno być 201.858,59 zł).

Wykonanie na § 4010 rozdziału 85401 wykazywane było w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S analogicznie jak wskazywały na to kwoty narastające wykazane na karcie wydatków, tj. w kwocie zawyżonej o 2.241,41 zł począwszy od lipca do grudnia 2013 r. włącznie.

Kwota narastająca wydatków budżetowych na koniec października 2013 r. w rozdziale 80103 § 4110 podsumowana została błędnie, tj. za dużo o 1.000,00 zł. Powyższy błąd powielony został jeszcze w listopadzie 2013 r., a skorygowany na koniec 2013 r.

Błędy „groszowe” w podsumowaniu wydatków stwierdzono także w rozdziale 80101 - § 4280, 80103 - § 4010 i 80195 - § 4010.

Główny księgowy nie prowadził analityki do rozdziału 80103 § 0690 w wyniku czego nie można było ustalić zgodności kwot wykazanych w tym zakresie w sprawozdaniu
Rb-27S.

W kwocie należności wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dzień 31.12.2013 r. nie zostały ujęte następujące kwoty:

50,00 zł – niedopłata z rozliczenia faktur: 25/2013, 35/2013, 40/2013,

442,80 zł – faktura nr 36/2013.

Wszystkie zmiany do planu finansowego dochodów i wydatków budżetowych dokonane w trakcie roku (149 pozycji) zaakceptowane były przez wydział nadzorujący,
a zmiany do planu finansowego dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (51 pozycji) poprzedzone były wnioskiem jednostki skierowanym do wydziału nadzorującego, zgodnie z uchwałą w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność
w zakresie oświaty.

WKiAW nagatywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2013 r.

Kontrola wykazała, że w 2013 r. nie został w jednostce przeprowadzony spis z natury środków trwałych, mimo że rok 2013 był ostatnim rokiem z okresu 4 lat, w ciągu których spis taki należało przeprowadzić (ostatni spis z natury w 2009 r.). Powyższe naruszało zapisy art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, według którego termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

Zarządzeniem Nr 9/2013/2014 z dnia 09.09.2013 r. Dyrektor SP powołał komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych, jednakże
w związku z długotrwałym zwolnieniem lekarskim Głównego księgowego, Dyrektor wstrzymał wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych, o czym poinformował Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej pismem nr SP 45/1223/13 z dnia 11.10.2013 r.

W toku kontroli ustalono, że w jednostce nie prowadzono księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych, a tym samym nie dokonano porównania wartości tego rodzaju majątku według ksiąg inwentarzowych i ksiąg rachunkowych. Według § 2 ust. 5 i § 3 ust. 3 obowiązującej w szkole „Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych”, wartości niematerialne i prawne należało zinwentaryzować w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego na koniec roku obrotowego, a według § 3 tejże procedury – także w drodze spisu z natury, w ostatnim kwartale roku obrotowego do 15 pierwszego miesiąca roku następnego co 4 lata. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych przypisane było w SP do zadań Kierownika Administracyjnego, o czym stanowił zakres czynności pracownika i pkt 11 obowiązującego w 2013 r. „Regulaminu organizacyjnego Szkoły”.

Wykonane w toku kontroli porównanie wartości środków trwałych według ksiąg inwentarzowych i ksiąg rachunkowych wykazało zgodność ogólnej wartości inwentarzowej z księgową, jednakże struktura tego majątku według ksiąg (środki trwałe, pozostałe środki trwałe) wykazywała różnicę in+/in – na kwotę 185.596,58 zł. Powyższe wynikało z nieuzgodnienia w trakcie roku kwalifikacji określonych składników majątku przez Kierownika Administracyjnego i Głównego księgowego.

Zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2013 r., które w innym przypadku mogą stanowić potwierdzenie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji sald na dzień 31.12.2013 r. w SP nie stanowiły rzetelnej dokumentacji m.in. z uwagi na nieuzgodnione rozrachunki z najemcami (patrz pkt 1.2) oraz brak księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych.

W dokumentacji SP nie było dokumentów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, które zgodnie z § 8 obowiązującej w szkole „Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania” powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. W ewidencji druków ścisłego zarachowania prowadzonej przez Starszego księgowego rejestrowane były ponadto jedynie czeki bankowe, mimo że do druków o takim charakterze należały także stosowane w szkole dowody zastępcze KP i KW, kwitariusze przychodowe i arkusze spisu z natury.

Dyrektor wydał zarządzenie w sprawie inwentaryzacji i powołał Komisję inwentaryzacyjną.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych, a salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda Banku PKO SA były zgodne z ewidencją księgową.

W opinii WKiAW, nieobecność Głównego księgowego w ostatnim kwartale 2013 r.i zakres zadań do wykonania spoczywający na osobie zastępującej, która wykonywała wcześniej czynności związane z naliczaniem wynagrodzeń, w znacznym stopniu wpłynęły na kompletność i poprawność wykonanych czynności i sporządzonej dokumentacji inwentaryzacyjnej. WKiAW negatywnie jednak ocenił fakt wstrzymania spisu z natury, na co zgodę wyraził Dyrektor SP w dniu 11.10.2013 r.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami art. 20 – 23 uor.

Księgi rachunkowe jednostki prowadzone były w sposób tradycyjny (ręcznie), w postaci tzw. „amerykanki”.

W związku z kontrolą przeprowadzoną przez WKiAW w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2007 r., Dyrektor zobowiązał Głównego księgowego do prowadzenia rachunkowości z zastosowaniem techniki komputerowej od 01 stycznia 2009 r. Do 2013 r. włącznie księgi rachunkowe prowadzone były w dalszym ciągu
w sposób ręczny, a jednostka korzystała z dostępnych systemów jedynie w zakresie naliczania wynagrodzeń i sprawozdawczości przesyłanej do wydziału nadzorującego.

Jako przyczynę prowadzenia księgowości „ręcznej” Dyrektor wymienił stan zdrowia Głównego księgowego, uniemożliwiający pracę przy komputerze. Powyższego nie potwierdzały jednak znajdujące się w aktach osobowych Głównego księgowego m.in. zaświadczenia lekarskie z badań okresowych (z dnia 14.12.2009 r. i 03.11.2011 r.), według których pracownik zdolny był do wykonywania pracy na stanowisku głównego księgowego – praca z komputerem w okularach korekcyjnych.

W SP nie było prowadzonych kont ksiąg pomocniczych, w tym dla:

1. środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
2. rozrachunków, w tym do konta 201, 225, 229 i 240.

Brak ww. kont ksiąg pomocniczych nie wypełniał zapisów art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 uor.

Stopień szczegółowości zapisów księgowych na kontach ksiąg pomocniczych prowadzonych w jednostce nie pozwalał na pełną identyfikację poszczególnych zdarzeń gospodarczych gdyż zapisy odnosiły się do kwot zbiorczych z poszczególnych wyciągów bankowych, rozpisanych również zbiorczo na rodzaje kosztów (np. artykuły biurowe, środki czystości, materiały do remontu, prenumerata, wyposażenie, komputery i tonery, inne). Zapisy na kartach wydatków według paragrafów dotyczące rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników ograniczone były do zapisu „Rozliczenie zaliczki”, a operacje przeksięgowania opisane były ogólnie lub tylko jako „Przeksięgowanie”. Stało to w sprzeczności zart. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Powyższe nie wypełniało również zapisów art. 23 ust. 2 uor, w którym wymienione zostały elementy jakie winien zawierać zapis księgowy.

Zestawienia obrotów i sald sporządzone zostały na dzień 31.12.2013 r. W dokumentacji jednostki nie było takich zestawień sporządzonych na koniec każdego
z okresów sprawozdawczych, tj. nie rzadziej niż na koniec miesiąca, o czym stanowił art. 18 ust. 1 uor. Według art. 18 ust. 1 zestawienie obrotów i sald powinno zawierać:

1. symbole lub nazwy kont,
2. salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
3. sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Z elementów wymienionych w powyższych punktach zestawienia obrotów i sald SP zawierały jedynie: symbole kont, obroty narastające Wn i Ma na koniec danego okresu sprawozdawczego i ich sumę oraz salda narastające Wn i Ma na koniec danego okresu sprawozdawczego i ich sumę.

Dowody zewnętrzne obce (faktury, rachunki, noty) ewidencjonowane były w dacie zapłaty, a nie w dacie wpływu dokumentu, pod wyciągiem bankowym, w którym uregulowana była zapłata. Przyjęty sposób ewidencjonowania stał w sprzeczności z art. 24 ust. 1 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone m.in. bieżąco.

Wszystkim dowodom wyodrębnionego rachunku dochodów, których płatność zrealizowana została w danym wyciągu bankowym oraz wyciągowi bankowemu nadawany był ten sam numer dowodu księgowego.Zastosowany sposób ewidencji faktur stał w sprzeczności z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in.: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, opis operacji oraz kwotę i datę zapisu.

Dowody księgowe (faktury, rachunki lub inne) zawierały wskazania dekretacyjne jedynie w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej. Wskazania dekretacyjne dotyczące pozostałych kont księgowych zamieszczane były na wyciągu bankowym, kwotami zbiorczymi, tj. kwotami dotyczącymi wszystkich dowodów zaewidencjonowanych pod danym wyciągiem bankowym. Powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy (rodzaje dowodów wymienione zostały w art. 20 ust. 2 uor), powinien zawierać m.in. sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Raporty kasowe nie zawierały wskazań dekretacyjnych, a wskazania w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej zawierały dowody stanowiące załączniki do raportów kasowych. Raporty kasowe księgowane były przy pomocy dowodu Pk, sumami zbiorczymi z danego raportu.

Powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy (rodzaje dowodów wymienione zostały w art. 20 ust. 2 uor), powinien zawierać m.in. sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Wyciągi bankowe, w których występowała jedynie realizacja czeku, nie zawierały wskazań dekretacyjnych. Ograniczona ilość operacji na dowodzie nie zwalniała
z zamieszczenia wskazań dekretacyjnych, zgodnie z ww. art. 21 ust.1 pkt 6 uor.

Dowody zewnętrzne własne (faktury dotyczące sprzedaży) ewidencjonowane były najczęściej na koniec miesiąca, przy pomocy dowodu Pk, bez względu na datę ich wystawienia. Dowody te nie zawierały ponadto wskazań dekretacyjnych, co naruszało ww. art. 21 ust. 1 pkt 6 uor oraz pkt 7 obowiązującej w SP „Instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych”, według którego dokumenty zewnętrzne własne ujmowane w ewidencji księgowej, przed ich ujęciem w księgach rachunkowych podlegają sprawdzeniu pod względem formalno – rachunkowym przez Głównego księgowego, a potwierdzeniem jest podpis Głównego księgowego na dokumencie lub zakwalifikowanie dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Sposób ewidencjonowania dowodów przy pomocy Pk nie został wprowadzony w obowiązujących w SP „Zasadach rachunkowości”. Wszystkie dowody Pk, którymi księgowane były dowody źródłowe oraz wykonywane przeksięgowania zawierały jedynie podpis sporządzającego, tj. Głównego księgowego, a tym samym nie były poddawane kontroli.

Dowody zewnętrzne obce oraz dowody zewnętrzne własne księgowane były na konto syntetyczne 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (38 z 71 dowodów poddanych kontroli nie zawierało wskazań dekretacyjnych w zakresie konta 201 - patrz pkt 2.1), jednakże bez analityki na poszczególnych kontrahentów. W wyniku stosowania tego zbyt daleko idącego uproszczenia, z ksiąg rachunkowych jednostki nie można było uzyskać informacji dotyczących obrotów z poszczególnymi kontrahentami na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych, w tym również na dzień 31.12.2013 r. Na koniec poszczególnych kwartałów roku obrotowego Główny księgowy sporządzał jedynie wykaz faktur za najem, niezapłaconych na ostatni dzień kwartału, przy czym prawidłowości sporządzonego wykazu nie można było stwierdzić z uwagi na brak analityki do rozrachunków z odbiorcami.

Na konto 201 nie były również księgowane faktury płatne gotówką, rozliczane pod raportem kasowym, co nie zostało uregulowane w obowiązujących w SP „Zasadach rachunkowości”.

Raporty kasowe nie zawierały numerów zastępczych dowodów kasowych (KP, KW), stanowiących potwierdzenie dokonanych operacji gotówkowych, a dowody stanowiące załączniki do raportu kasowego – zapisu o pozycji, pod którą zostały wprowadzone do raportu.

Listy wypłat stypendium wprowadzane były do raportu kasowego kwotą ogólną listy, pod datą dokonania ostatniej wypłaty z listy, gdy tymczasem według art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Przepływy środków pieniężnych (bank - bank, bank - kasa, kasa - bank, kasa - kasa) księgowane były bez wykorzystania konta 141 – Środki pieniężne w drodze.

Zarówno w księgach rachunkowych jak i w dowodach wielokrotnie stosowano poprawianie wcześniejszych zapisów przy użyciu korektora, co było sprzeczne
z zasadami korygowania błędów, wskazanymi w art. 22 ust. 3 uor.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych SP odpowiedzialny był w 2013 r. Główny księgowy i Starszy księgowy.

W przypadkach niewymienionych powyżej, księgi rachunkowe były prowadzone.

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych jednostki.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego:

1.  Zasady rachunkowości - Zarządzenie (bez numeru) z dnia 28.02.2012 r.
2.  Instrukcja kasowa – Zarządzenie (bez numeru) z dnia 28.02.2012 r.
   1. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14000 euro – Zarządzenie (bez numeru) z dnia 01.09.2010 r.
   2. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych - Zarządzenie (bez numeru) z dnia 28.02.2012 r.
   3. Regulamin kontroli wewnętrznej – Zarządzenie Nr 1/2010 z dnia 30.12.2009 r.
   4. Procedury kontroli zarządczej – Zarządzenie Nr 1/2010 z dnia 01.12.2009 r.
   5. Instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych – Zarządzenie Nr 1/2011 z dnia 03.01.2010 r.
   6. Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – Zarządzenie (bez numeru) z dnia 28.02.2012 r.
   7. Instrukcja archiwalna – Zarządzenie (bez numeru) z dnia 28.02.2012 r.

oraz procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników, w tym:

1. Regulamin pracy - Zarządzenie (bez numeru) z dnia 01.09.2008 r.
2. Regulamin wynagradzania pracowników - Zarządzenie (bez numeru) z dnia 15.12.2011 r.

Według dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, zwanej dalej zasadami rachunkowości, księgi rachunkowe SP prowadzone były w sposób tradycyjny (ręcznie). Powyższe nie było jednak zgodne ze stosowaną praktyką, gdyż w systemie firmy „Vulcan” naliczane były wynagrodzenia, sporządzane listy płac i zestawienia za dany miesiąc, a w systemie firmy „Progmann” – wprowadzane były dane dotyczące sprawozdań, celem przekazania do wydziału nadzorującego.

Obowiązujące w SP zasady rachunkowości nie zawierały ponadto:

1. Wskazania podstawy prawnej, stanowiącej o obowiązku ustalenia takich zasad, tj. art. 10 uor.
2. Wskazania przyjętej metody ustalania wyniku finansowego (wariant porównawczy).
   W pkt II (str. 3) – Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego brak było takich zapisów, mimo że wskazywał na to tytuł punktu
   – niewypełnienie art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.
3. Wykazu ksiąg rachunkowych – niewypełnienie art. 10 ust.1 pkt 3 uor.
4. Opisu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej – niewypełnienie art. 10 ust. 1 pkt 3 uor.
5. Opisu użytkowanych systemów informatycznych, w zakresie realizowanym przez SP w 2013 r. – niewypełnienie art.10 ust. 1 pkt 3 uor.
6. Opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego w zakresie realizowanym przez SP w 2013 r., w tym określenia aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji – niewypełnienie art. 10 ust.1 pkt 3 uor.
7. Opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów – niewypełnienie art. 10 ust. 1 pkt 4 uor.

W części zasad rachunkowości dotyczącej zakładowego planu kont występowały niespójności, rozbieżności i odstępstwa od zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, dotyczące m.in.: nazw kont niezgodnych z ich brzmieniem z rozporządzenia (np.: 072, 132, 135, 700, 761), lub różne nazwy kont
w zakładowym planie kont i w części opisowej do kont (np.: 013, 130, 135, 245, 700, 750, 761, 860), brak kont (np.: 221 i 290).

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według obowiązującej w SP „Instrukcji kasowej”, kasowymi dowodami kasowymi są kwitariusze przychodowe, na które przyjmuje się wpłaty gotówkowe jak i gotówkę pobraną z banku. W praktyce stosowane były nie tylko kwitariusze przychodowe, ale także zastępcze dowody wpłaty KP, na które przyjmowana była m.in. gotówka
z banku.

Według obowiązującego w SP „Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro”, procedury udzielania zamówień publicznych były regulowane w zakresie kwot: do 1.000 euro, od powyżej 1.000 euro do 14.000 euro. Zamówienia o wartości mniejszej niż 1.000 euro netto miały być realizowane w trybie uproszczonego zapytania ofertowego, tj. bez sporządzania notatki służbowej potwierdzającej fakt dokonania analizy rynku. Według § 11 ust. 4 pkt 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zm., przepisów ustawy i postanowień niniejszego paragrafu nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 3 000 złotych brutto. Według kursu euro obowiązującego w 2013 r., zgodnie z ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych w wysokości 4,0196, 1.000 euro netto to kwota 4.019,60 zł (4.944,11 zł brutto). Niespójność procedur z ww. zarządzeniem dotyczyła zatem obowiązku raportowania (notatka służbowa) w przypadku zamówień w kwocie od 3000 zł brutto do równowartości 1000 euro netto.

Wymieniony wyżej regulamin zawierał ponadto w § 9 zapis nieadekwatny do tematyki tegoż regulaminu o treści: „Niewykonanie zobowiązania zamawiającego jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, czego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub uiszczenie opłat”.

Obowiązująca w SP „Instrukcja obiegu dokumentów finansowo – księgowych” zawierała zapisy dotyczące Wydziału Kadr, który nie funkcjonował w szkole jako komórka organizacyjna.

Obowiązująca w SP „Instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych” zawierała niżej wymienione błędne zapisy:

1. według § 2 ust. 1, przedmiotem inwentaryzacji są aktywa pieniężne, rzeczowe składniki aktywów obrotowych oraz środki trwałe znajdujące się w budynku
   SP i budynku sali gimnastycznej; zapis w powyższym brzmieniu nie obejmował terenu szkoły, a w tym np. boisk, placów zabaw, ogrodzenia, itp.
2. według § 3 ust. 3, inwentaryzację, o której mowa w niniejszej instrukcji, sporządza się w następujących terminach: (…); w pkt a) w drodze spisu z natury, na ostatni dzień roku obrotowego wymieniono środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych, zobowiązania (z tytułu dostaw i usług oraz publicznoprawne)
   i należności (z tytułu dostaw i usług oraz publicznoprawne), gdy tymczasem metodą spisu z natury winna być przeprowadzana z ww. jedynie inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie.

„Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania” zawierała w § 5 zapisy dotyczące zastępcy Głównego księgowego, tj. stanowiska, które nie funkcjonowało w strukturze organizacyjnej szkoły.

Do „Instrukcji archiwalnej” załączone były 2 wykazy zawierające symbole archiwizacji wg haseł klasyfikacyjnych oraz przypisane im kategorie archiwalne. Załączniki zawierały zapis informujący, że jest to załącznik nr 8 i 9 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, co było niezgodne z treścią tejże instrukcji.

Obowiązujący w 2013 r. „Regulamin pracy” zawierał niżej wymienione, niewłaściwe lub nieaktualne zapisy:

1. za pracę w święto, przypadające między dwoma dniami w tygodniu wolnymi od pracy, nauczyciel otrzymuje inny dzień wolny od pracy (§ 12 ust. 3),
2. niewykorzystanego urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku (§ 24, ust 6),
3. za uchybienia przeciwko porządkowi pracy, nieprzestrzeganie ustalonej organizacji lub łamanie przepisów bhp, nauczycielom wymierza się kary porządkowe: 1. kara upomnienia, 2. kara nagany (§ 36); kary dyscyplinarne nauczycieli, zgodne z Kartą Nauczyciela, omówione zostały w § 35, a ww. zapisy § 36 winny dotyczyć pracowników niepedagogicznych.

Większość procedur poddanych analizie zawierała ponadto nieaktualne podstawy prawne.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Za powyższą dokumentację odpowiedzialny był kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie, zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a pozostałe procedury były zgodne z przepisami powszechnie obowiązującymi.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową.

9. Inne obszary

Kontroli poddano:

1. obroty kasowe z tytułu wypłaty wynagrodzeń i innych należności pracowniczych w kwocie ogółem 317.966,33 zł, tj. 82,7 % ogółu obrotów kasowych na kwotę 384.581,47 zł (12 raportów kasowych, 33 zbiorcze pozycje kasowe) oraz związane z nimi koszty konwoju gotówki w kwocie 1.429,26 zł (12 faktur),
2. sposób wprowadzania i informowania pracowników o obowiązujących w SP procedurach wewnętrznych.

W toku kontroli sprawdzono także, czy:

1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
   • występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
   • kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.
2. przeprowadzono doraźne (niezapowiedziane) kontrole kasy.

Według pkt 24 obowiązującej w SP „Instrukcji kasowej”, kontrole kasy przeprowadza komisja powołana przez Dyrektora nie rzadziej niż dwa razy w roku, tj. na dzień 30.06
i 31.12. Do udokumentowania kontroli stosowany powinien być wzór formularza, który stanowił załącznik do ww. instrukcji. Według § 39 obowiązujących w SP „Procedur kontroli zarządczej”, kontroli zarządczej podlega również badanie rzeczywistego stanu pieniężnych składników majątkowych, miedzy innymi w drodze inwentaryzacji kontrolnych kas. W opinii kontrolującego:

1. kontrole kasy, na potwierdzenie których przedstawiono ww. protokoły nie miały charakteru kontroli doraźnych, a tym samym nie spełniły swojej funkcji kontrolnej wrażliwego obszaru działalności SP jakim jest gospodarka kasowa,
2. funkcjonowanie w procedurach SP 2. wzorów protokołów: protokół kontroli kasy, stanowiący załącznik do „Instrukcji kasowej” oraz „Protokół inwentaryzacji kasy” stanowiący załącznik do „Procedur kontroli zarządczej” („Instrukcja kasowa” wprowadzona została w 2012 r., a „Procedury kontroli zarządczej” w 2009 r.) stanowi
   o niespójności wymienionych procedur,
3. przedstawione do wglądu protokoły były niezgodne ze wzorem protokołu kontroli kasy, stanowiącym załącznik do „Instrukcji kasowej”.

Według zapisów pkt 4 obowiązującej w szkole „Instrukcji kasowej”: „Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych zmierzają do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego jest ograniczone do niezbędnego minimum i dotyczy tylko wydatków bieżących”. W sprzeczności z ww. zapisami stała stosowana w szkole praktyka dotycząca wypłat gotówkowych dla pracowników, które wyniosły aż 317.966,33 zł i stanowiły w 2013 r. 82,7 % obrotów kasowych ogółem.

Ze wszystkich 11. procedur analizowanych w toku kontroli (patrz pkt 8), jedynie Zarządzenie wprowadzające „Instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych” zarejestrowane zostało w prowadzonej w SP „Księdze zarządzeń”.

8 z 11. zarządzeń wprowadzających procedury obowiązujące w SP nie miało nadanego numeru kolejnego, a z 3. pozostałych przypadków, w 2. przypadkach zarządzenia sporządzone z różnymi datami miały ten sam numer, tj. 1/2010. Stwierdzono ponadto 1 przypadek braku potwierdzenia zapoznania się pracowników z wprowadzaną procedurą (Regulamin kontroli wewnętrznej).

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 12.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem
z dnia 02.01.2014 r.

Dyrektor SP przekazał w 2013 r. do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin informację dotyczącą kontroli ZUS przeprowadzonej w jednostce w dniach 17.12.2012 r. – 15.01.2013 r., czym wypełnił zapisy § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

WKiAW pozytywnie ocenił wywiązywanie się SP z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce oraz informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych, a negatywnie obszar gospodarki kasowej (brak doraźnych kontroli kasy) oraz sposób ewidencji zarządzeń Dyrektora.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi:

1. Przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych oraz uzgodnienie struktury tych środków w księgach inwentarzowych i rachunkowych.
2. Założenie ksiąg pomocniczych m.in. dla rozrachunków z odbiorcami i dostawcami.
3. Założenie księgi inwentarzowej dla wartości niematerialnych i prawnych.
4. Sporządzanie zestawienia obrotów i sald zgodnie z art. 18 ust. 1 uor.
5. Ewidencję dowodów zewnętrznych obcych w dacie wpływu, a nie w dacie zapłaty, jako odrębne dowody, z pełnym wskazaniem dekretacyjnym (księgowym
   i budżetowym).
6. Wprowadzanie w raportach kasowych dowodów KP i KW.
7. Wprowadzanie wypłat do raportów kasowych zgodnie z ich faktycznym rozchodem.
8. Rozpoczęcie prowadzenia ksiąg w systemie Progmann.
9. Podjęcie działań zmierzających do wyjaśnienia kwoty 2.241,41 zł tytułem zawyżenia wydatków budżetowych na koniec lipca 2013 r. w rozdziale 85401 § 4010 oraz dokonanie ewentualnej korekty sprawozdań, obciążenie Głównego księgowego kwotą nadwyżki oraz zwrot środków do Gminy Miasto Szczecin.
10. Podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconego dodatku funkcyjnego w kwocie 249,87 zł oraz wynagrodzenia za godziny dodatkowe w kwocie 101,28 zł.
11. Naliczenie odsetek od wszystkich zaległych należności i obciążenie nimi najemców.
12. Podjęcie działań w celu ograniczenia do minimum obrotów kasowych dotyczących wypłat wynagrodzeń i innych należności pracowniczych.
13. Ewidencjonowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.
14. Wystawianie rachunków za najem zgodnie z zapisami umownymi.
15. Pouczenie nauczycieli w kwestii podpisywania umów w imieniu szkoły jedynie przez Dyrektora, posiadającego do tego stosowne upoważnienie.
16. Egzekwowanie zapisów zawieranych umów w zakresie dostarczania dokumentów potwierdzających ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz wpłaty kaucji.
17. Kwalifikowanie dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową.
18. Wystawianie, wypełnianie oraz ewidencja dokumentów OT zgodnie z obowiązującą procedurą.
19. Każdorazowe potwierdzanie podpisem wykonania czynności kontrolnych dowodów księgowych, zgodnie z wprowadzonym podziałem uprawnień.
20. Dokumentowanie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, rozdzielenie czynności polegających na prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania
    i ich wykorzystywania, a także wprowadzenie do ewidencji m.in. zastępczych dowodów kasowych oraz arkuszy spisu z natury.
21. Przeprowadzanie doraźnych (niezapowiedzianych) kontroli kasy.
22. Prowadzenie rejestru poleceń wyjazdu służbowego oraz ewidencja tych poleceń zgodnie z obowiązującą procedurą.
23. Rozliczanie udzielonych zaliczek na zakupy zgodnie z procedurą i zastosowaniem poprawnej dokumentacji.
24. Regulowanie płatności zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów lub terminami płatności wynikającymi z otrzymanych faktur zakupu.
25. Sporządzanie notatek służbowych z przeprowadzonej analizy rynku lub uzasadniających jej nieprzeprowadzenie.
26. Uporządkowanie akt osobowych pracowników m.in. w zakresie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy, oryginałów dokumentów, uzupełnienie spisów.
27. Wprowadzenie ewidencji wydawanych zarządzeń i decyzji poprzez nadawanie kolejnej numeracji i wprowadzanie do księgi zarządzeń.
28. Aktualizację, uzupełnienie i/lub korektę dokumentacji: zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli i obiegu dokumentów, kontroli zarządczej, procedur dotyczących inwentaryzacji, udzielania zamówień publicznych do 14000 euro, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, archiwalnej oraz regulaminu pracy.