Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lipcu 2014 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 8 (zw. dalej ZS nr 8) w zakresie zwrotu kosztów używanego do celów służbowych samochodu osobowego oraz gospodarowania sprzętem komputerowym.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z dnia 05.08.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Zawarciem umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.
2. Prawidłowością naliczania ryczałtu na samochód prywatny używany do celów służbowych.
3. Gospodarowaniem sprzętem komputerowym (na podstawie dokumentacji z inwentaryzacji przeprowadzonej w okresie od 31.10.2013 r. do 31.12.2013 r.).
4. Oceną przydatności składników mienia ruchomego oraz przekazaniem wyposażenia (zużytego lub uszkodzonego, przestarzałego technologicznie, nie nadającego się do naprawy i dalszego użytkowania) do likwidacji.

II. Oceny cząstkowe

1. Zawarcie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych z pracownikami ZS nr 8.

W roku 2013  jedyną osobą zatrudnioną w ZS nr 8 (w tym Dyrektor jednostki), której  dokonywano ze środków budżetowych zwrotu kosztów za  używanie do celów służbowych samochodu prywatnego był starszy specjalista w ZS nr 8 (zakres czynności obowiązujący od dnia 01.01.2011 r.). Powyższego zwrotu dokonywano na podstawie umowy o używanie pojazdów do celów służbowych zawartej w dniu 01.09.2011 r. Miesięczny limit kilometrów ustalono w umowie na poziomie 500 km, co było zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zgodnie z § 1 ww. umowy przedmiotem umowy było używanie samochodu osobowego o pojemności silnika 1400 cm2, stanowiącym własność pracownika, do celów służbowych w przejazdach lokalnych dotyczących działalności gospodarczej ZS nr 8. Umowę zawarto na czas określony od 01.09.2011 r. do 31.08.2014 r. Zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w przejazdach lokalnych następował w formie miesięcznego ryczałtu na podstawie oświadczenia złożonego przez pracownika. Pracodawca zobowiązał się po otrzymaniu oświadczenia od pracownika do zwrotu kosztów używania pojazdu, który stanowił iloczyn stawki za 1 kilometr i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejszano
o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych (§ 4 umowy).

WKiAW z uwagi na zgodność z obowiązującymi w tym zakresie przepisami pozytywnie ocenia sposób w jaki uregulowano zwrot kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych.

2. Prawidłowość naliczania  ryczałtu na samochód prywatny używany do celów służbowych.

Według ewidencji księgowej - konta 234-30-801-80140-4410 LIMIT KILOMETRÓW w okresie od stycznia do grudnia 2013 r. zaewidencjonowano następujące kwoty związane z ryczałtem wypłaconym na rzecz starszego specjalisty ZS nr 8:

- 417,90 zł w dniu 31.01.2013 r. (nr dokumentu 167)

- 417,90 zł w dniu 28.02.2013 r. (nr dokumentu 172)

- 303,90 zł w dniu 30.03.2013 r.(nr dokumentu 298),

- 341,90 zł w dniu 30.04.2013 r. (nr dokumentu 483),

- 417,90 zł w dniu 07.06.2013 r. (nr dokumentu 560),

- 417,90 zł w dniu 28.06.2013 r. (nr dokumentu 579),

- 322,90 zł w dniu 31.07.2013 r. (nr dokumentu 700),

- 417,90 zł w dniu 31.08.3013 r. (nr dokumentu 852),

- 303,90 zł w dniu 30.09.2013 r. (nr dokumentu 859),

- 265,90 zł w dniu 31.10.2013 r. (nr dokumentu 946),

- 341,90 zł w dniu 29.11.2013 r. (nr dokumentu 1162),

- 417,90 zł w dniu 28.12.2013 r. (nr dokumentu 1166).

Naliczenia kwoty należnego ryczałtu dokonywano na podstawie oświadczeń pracownika, w których określono m.in. typ pojazdu, nr rejestracyjny oraz pojemność silnika.  Według ww. oświadczeń złożonych przez pracownika zastosowaną stawką za km przebiegu pojazdu była kwota 0,8358 zł, co było zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Oświadczenia podpisane były przez starszego specjalistę ZS nr 8 – wystawcę dokumentu oraz kierownika jednostki. Każdorazowo wypłatę ryczałtu pomniejszano o stawkę 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy. 

Zgodnie z ewidencją czasu pracy, kartą wynagrodzenia oraz kartoteką zarobkową w okresie od stycznia do grudnia 2013 r. pracownik nie przebywał na zwolnieniu lekarskim.

Wykaz nieobecności wg kart urlopowych i kart rozliczenia czasu pracy oraz wniosków urlopowych w 2013 r. przedstawiał się następująco:

- marzec – urlop od 22-31.03.2013 r.(6 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 114,00 zł)),

- kwiecień – urlop od 01-06.04.2013 r. (4 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 76,00 zł),

- lipiec – urlop od 22-26.07.2013 r. (5 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 95,00 zł),

- wrzesień – urlop od 23-30.09.2013 r. (6 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 114,00 zł)),

- październik – urlop od 01-06.10.2013 r. i 28-31.10.2013 r.(łącznie 8 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 152,00 zł),

- listopad – urlop od 01-07.11.2013 r. (4 dni kwotę ryczałtu pomniejszono o 76,00 zł). 

Od kwoty naliczonego ryczałtu pobierano zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, w kwotach:

- styczeń 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł),

- luty 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł),

- marzec 55,00 zł (brutto 303,90, do wypłaty 248,90 zł)

- kwiecień 62,00 zł (brutto 341,90, do wypłaty 279,90 zł),

- maj 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł),

- czerwiec 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł),

- lipiec 58,00 zł (brutto 322,90, do wypłaty 264,90 zł),

- sierpień 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł),

- wrzesień 55,00 zł (brutto 303,90, do wypłaty 248,90 zł),

- październik 48,00 zł (brutto 265,90, do wypłaty 217,90 zł),

- listopad 62,00 zł (brutto 341,90, do wypłaty 279,90 zł),

- grudzień 75,00 zł (brutto 417,90, do wypłaty 342,90 zł).

Wypłaty w miesiącach od stycznia do grudnia 2013 r. dokonywano gotówką w kasie ZS nr 8 (nr raportów kasowych: 3/01/13CKP, 5/02/13CKP, 7/03/13CKP, 9/04/13CKP, 13/06/13CKP, 16/06/13CKP, 19/07/13CKP, 22/08/13CKP, 24/09/13CKP, 28/10/13CKP, 33/11/13CKP, 36/12/13CKP). Odbiór wypłaconej kwoty pracownik kwitował na oświadczeniu. Wszystkie 12. poddanych kontroli oświadczeń było sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione (dyrektora, z-ca dyrektora, głównego księgowego ZS nr 8). W 1. na 12. poddanych kontroli przypadku dokonano wypłaty ryczałtu przed zatwierdzeniem wydatku do wypłaty (grudzień 2013 r.: wypłata 19.12.13 r., zatwierdzenie do wypłaty 30.12.13 r.).

WKiAW pozytywnie ocenia przyjętą w ZS nr 8 metodę naliczania ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowychze względu na zgodność
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (ocena pozytywna z uchybieniami). Uchybienie dotyczyło jedynie dokonania wypłaty ryczałtu w miesiącu grudniu 2013 r. przed zatwierdzeniem  przez osoby odpowiedzialne wydatku do wypłaty.

3. Gospodarowanie sprzętem komputerowym (na podstawie dokumentacji z inwentaryzacji przeprowadzonej w okresie od 31.10.2013 r. do
31.12.2013 r.).

W ZS nr 8 w okresie poddanym kontroli obowiązywała Instrukcja Inwentaryzacyjna wprowadzona Załącznikiem nr 1 do Zarządzenia nr 27/2008/2009 z dnia 31 sierpnia 2009 r. Do powyższej Instrukcji Zarządzeniem nr 5 /2013/2014 z dnia 15 października 2013 r. wprowadzono Aneks nr 1, w którym dokonano m.in. zmian dotyczących zasad przeprowadzania i przebiegu inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Zarządzeniem nr 6/2013/2014 Dyrektora ZS nr 8 z dn. 18.10.2013 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z przepisami o rachunkowości, w tym ustalenia należności
i zobowiązań oraz stanu środków aktywów trwałych i obrotowych znajdujących się w użytkowaniu ZS nr 8. Dyrektor ZS nr 8 zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury rzeczowych składników majątkowych: majątku trwałego, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz inwestycji rozpoczętych na dzień 31 października 2013 r. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołano Komisję Inwentaryzacyjną w składzie: przewodniczący Komisji, wiceprzewodniczący Komisji, członek Komisji.

Do dokonania spisu z natury składników majątku Dyrektor ZS nr 8 ustanowił zespoły spisowe przypisane do odpowiedniego  pola spisowego (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia), których skład został podany w § 3 powyższego zarządzenia. Spis z natury dokonywano na arkuszach spisowych, które były ponumerowane i podpisane przez członków zespołu spisowego oraz opiekuna pomieszczenia w dniu 31.10.2013 r., a ponadto zawierały:

- nazwę jednostki, w której dokonano spisu z natury,

- nr pola spisowego,

- imię i nazwisko opiekuna pomieszczenia,

- skład zespołu spisowego,

- datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu (31.10.2013 r.),

- nr inwentarzowy, nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość sprzętu poddanego spisowi.

Arkusze spisu były podsumowane, a także zawierały zapis: „spis zakończono na pozycji nr ….”. Powyższy sposób dokonywania spisu z natury był zgodny
z obowiązującą w ZS nr 8 Instrukcją Inwentaryzacyjną.

WKiAW na podstawie ww. dokumentacji dot. inwentaryzacji pozytywnie ocenia gospodarowanie sprzętem komputerowym w ZS nr 8.

4.Ocena przydatności składników mienia ruchomego oraz przekazanie wyposażenia (zużytego lub uszkodzonego, przestarzałego technologicznie, nie nadającego się do naprawy i dalszego użytkowania) do likwidacji.

Zarządzeniem nr 7/2012/2013 dyrektora ZS nr 8 z dn. 26.08.2013 r. powołano komisję w sprawie oceny przydatności rzeczowego mienia ruchomego w składzie: przewodniczący Komisji, członek Komisji, członek Komisji.

W protokole z dn. 30.09.2013 r. z przeprowadzonej oceny składników rzeczowego majątku ruchomego ww. Komisja wskazała, że dokonano oceny 225 składników mienia,
a oceną przydatności objęto sprzęt nie eksploatowany przez nauczycieli i pracowników administracji i obsługi ze względów technicznych i uszkodzeń mechanicznych. Wskazano, że na podstawie analizy dokumentów i ksiąg inwentarzowych ustalono rok zakupu, w oparciu o przegląd przestarzałego i zniszczonego sprzętu postanowiono zakwalifikować wytypowane składniki do kategorii majątku zbędnego. Komisja zaproponowała zbędne składniki majątku ruchomego zlikwidować. Dyrektor ZS nr 8 zaakceptował zakwalifikowanie wskazanych 225.  składników rzeczowego majątku ruchomego do kategorii majątku zbędnego, z jednoczesnym wskazaniem, że majątek zbędny w pierwszej kolejności należy wykorzystać jako części zapasowe do naprawianego systemem gospodarczym sprzętu, a pozostałe mienie ruchome zutylizować.

W dn. 30.09.2013 r. zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny przekazano do utylizacji specjalistycznej firmie. Protokół przekazania sprzętu do utylizacji z dn. 30.09.2013 r.  został podpisany ze strony przekazującego przez kierownika gospodarczego ZS nr 8, natomiast ze strony odbierającego przez kierownika zarządzania i logistyki w ww. firmie.

W ewidencji księgowej na kontach: 013 – „Pozostałe środki trwałe” dokonano zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się
w używaniu, 072 – „Umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” ujęto umorzenie środków trwałych zlikwidowanych z powodu zużycia. W dniu 30.09.2013 r. zaksięgowano dokument rozchodu nr LT 003/2013 na kwotę 379 232,37 zł (na podstawie polecenia księgowania nr 337/13), wg którego zlikwidowano wyposażenie zużyte lub uszkodzone, przestarzałe technologiczne, nie nadające się do naprawy i dalszego użytkowania w ilości 225 sztuk (wykaz zlikwidowanego wyposażenia – przekazanego do utylizacji w załączniku nr 1). Dokument LT podpisany był przez członków Komisji Likwidacyjnej i zatwierdzony przez Dyrektora ZS nr 8. 

Podstawą prawną Zarządzenia nr 7/2012/2013 był przepis § 4 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe,tj. przepis aktu prawnego regulującego procedurę likwidacji rzeczowych składników majątku ruchomego będących w posiadaniu państwowych jednostek budżetowych, a nie jednostek samorządowych. Jednostka samorządowa może posiłkowo stosować rozwiązanie przyjęte w ww. rozporządzeniu, co winno być jednak uregulowane w przyjętej zarządzeniem dyrektora procedurze likwidacyjnej, stanowiącej część systemu kontroli zarządczej w rozumieniu standardu C10 wprowadzonego Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, wg którego procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

WKiAW pomimo wykazanego uchybienia pozytywnie ocenia przeprowadzanie oceny przydatności składników mienia ruchomego oraz sposób dokumentowania procesu likwidacji składników rzeczowego majątku ruchomego (ocena pozytywna z uchybieniami).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin Dyrektorowi ZS nr 8 zalecił wprowadzenie pisemnej procedury likwidacyjnej rzeczowych składników majątku ruchomego.