Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lipcu 2014 r. przeprowadził kontrolę w Szkolnym Schronisku Młodzieżowym „CUMA”
(zw. dalej SSM) w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW Urzędu Miasta Szczecin w 2013 r.
w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2012 r. Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w sprawozdaniu  z dnia 24.07.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady: rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, w tym wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę funkcjonalną.  
2. Wskazywaniem w zapisach księgowych prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej oraz wprowadzaniem do ksiąg rachunkowych
   w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
3. Prawidłowością dekretowania dowodów księgowych oraz podpisywaniem przez osoby odpowiedzialne za ich sprawdzenia.
4. Naliczaniem: opłat za usługi wykonywane przez SSM zgodnie z obowiązującym cennikiem oraz  odsetek ustawowych z tytułu nieterminowo regulowanych wobec SSM płatności.
5. Terminowym regulowaniem zobowiązań jednostki.
6. Spełnianiem obowiązku opiniowania zawieranych przez SSM umów pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.
7. Przeprowadzaniem czynności inwentaryzacyjnych m.in. sporządzaniem zarządzenia i harmonogramu ustalającego członków, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i skład zespołów spisowych oraz pobieraniem od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeń w toku przeprowadzanych inwentaryzacji.
8. Prawidłowością naliczania dodatków: funkcyjnego i kasjerskiego do wynagrodzeń.
9. Terminowym sporządzaniem sprawozdań budżetowych i informowaniem o dokonanych zmianach w planie finansowym jednostki oraz ich zgodności z prowadzoną ewidencją księgową.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły natomiast nieprowadzenia ewidencji analitycznej wydatków i dochodów uwzględniającej podziałkę klasyfikacji budżetowej, co uniemożliwiało wygenerowanie danych niezbędnych do prawidłowego sporządzania sprawozdań budżetowych.  Ponadto stwierdzono uchybienia w zakresie  ewidencjonowania wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie uzupełnienia i poprawy zapisów dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, w zakresie opisu systemu informatycznego i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, opisu zasad klasyfikacji zdarzeń oraz wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę funkcjonalną.

W dniu 28 października 2013 r. w SSM wprowadzono Zarządzenie nr 13/2013 w sprawie ustalania dokumentacji określającej zasady prowadzenia rachunkowości, zakładowy plan kont w SSM. W ww. zarządzeniu określono w części opisowej do Zakładowego Planu Kont - Zasady funkcjonowania kont dla SSM, ujęto brakujące konta (720, 980) i dokonano opisu zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach (720, 980, 400, 401, 402, 405, 409). Załącznikiem nr 2 do powyższego zarządzenia wprowadzono Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych
i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, w którym szczegółowo opisano procedury zabezpieczania danych
i dokumentów wytwarzanych przez SSM zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Określono m.in., że ochrona danych zawartych
w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera, polegać powinna na zainstalowaniu baz danych do programów stosowanych w SSM na serwerze, systematycznym  tworzeniu rezerwowych kopii (co najmniej raz w miesiącu) zbiorów danych zapisanych na odpornych na zagrożenia nośnikach danych (dysk przenośny), przechowywanych w szafie, gdzie dostęp ma tylko osoba upoważniona (dyrektor, główna księgowa, kierownik gospodarczy).

Załącznikiem nr 3 do ww. zarządzenia wprowadzono  wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, który zawierał wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i datą rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z powyższym w SSM stosowano m.in. programy: System FK – program księgowy obsługujący konta  - wersja 14.2d od dnia 05.05.2014 r., Środki trwałe – program księgowy rejestrujący środki trwałe i wyposażenie – wersja 1.2.0.30 od dnia 10.06.2013 r., Płace – program księgowy obsługujący naliczanie wynagrodzeń, list płac, podatku, ZUS-u  - wersja KF01D14 od dnia 05.01.2014 r., FINANSE DDJ  - program księgowy obsługujący sporządzanie sprawozdań miesięcznych i rocznych – wersja 9.900 od dnia 29.06.2014 r., PŁATNIK – system przekazywania deklaracji – wersja 9.01.001A – ZUS od dnia 05.04.2014 r. oraz  SYMFONIA – program księgowy obsługujący fakturowanie – wersja 2011.1od dnia 05.01.2014 r.

W procedurach dot. obiegu i kontroli dokumentów (Instrukcja obiegu dokumentów w SSM CUMA w Szczecinie obowiązująca od dnia 28.10.2013 r.) wskazano osoby odpowiedzialne za kontrolę funkcjonalną:

-  formalna – kierownik gospodarczy SSM,

-  rachunkowa - główny księgowy SSM,

- merytoryczna i zatwierdzenie do zapłaty – dyrektor i główny księgowy SSM.

Ponadto do powyższej instrukcji dołączono karty informacyjne dot. poszczególnych dokumentów księgowych w SSM (wnioski o zaliczkę, listy płac, raporty kasowe, faktury, rachunki, wyciągi bankowe), w których szczegółowo określono osoby dokonujące kontroli, dekretacji oraz zatwierdzające dokument.
W karcie informacyjnej nr 2 dot. listy płac określono, że ww. dokument sprawdza pod względem merytorycznym dyrektor SSM, pod względem formalnym
i rachunkowym główny księgowy, a zatwierdza do wypłaty główny księgowy i dyrektor SSM. W karcie informacyjnej nr 14 dot. wyciągu bankowego zapisano ponadto, że: „dekretacji dokonuje główny księgowy, podpis pod dekretacją jest jednocześnie potwierdzeniem wykonania czynności kontrolnych, których dokonuje także główny księgowy (sprawdzenie pod względem merytorycznym, formalno- rachunkowym).”

WKiAW z uwagi na dokonanie poprawek i uzupełnienie o brakujące elementy: Zasad prowadzenia rachunkowości, Planu kont oraz Instrukcji obiegu
i kontroli dokumentów pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

2. Zalecenie prawidłowego dekretowania dowodów księgowych oraz podpisywania przez osoby odpowiedzialne za ich sprawdzenie.

Na podstawie poddanych kontroli 10. dowodów księgowych (faktur) stwierdzono, że były one zadekretowane w następujący sposób: na każdym dowodzie była pieczęć, która zawierała określenie konta, na którym zaksięgowano poszczególne kwoty, datę księgowania (miesiąc i rok, np. 03/2014) oraz podpis osoby dokonującej wskazania dekretacyjnego (głównego księgowego). Wszystkie dowody były sprawdzone pod względem: formalnym (kierownik gospodarczy), rachunkowym (główny księgowy),  merytorycznym (główny księgowy i dyrektor) oraz zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora i głównego księgowego. Każda z ww. czynności opatrzona była datą. Powyższe było zgodne z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi SSM (Instrukcją obiegu dokumentów SSM „Cuma” z dnia 28.10.2013 r.), wg których kontroli: formalnej dokonuje kierownik gospodarczy, rachunkowej główny księgowy, merytorycznej oraz zatwierdzenia do wypłaty dyrektor i główny księgowy.

WKiAW z uwagi na dokonywanie czynności sprawdzenia i zatwierdzeniadowodów księgowych oraz dokonywanie dekretacji dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi i przepisami w tym zakresie, pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie wskazywania w zapisach księgowych prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej oraz dokonywania poprawy błędów na dowodach księgowych bez użycia korektora, a ze wskazaniem daty i podpisu osoby odpowiedzialnej.

Na podstawie 20. poddanych kontroli dowodów księgowych (10. faktur, 10. wyciągów bankowych) stwierdzono, że data wskazana w zapisach księgowych była datą dokonania operacji gospodarczej (tabela nr 6 – dołączono do akt kontroli).

Poprawek na dowodach księgowych dokonywano zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj. naniesienie poprawek w sposób czytelny, skreślenie błędnej treść umieszczenie prawidłowego wpisu opatrzonego datą dokonania poprawki i podpisem osoby dokonującej poprawki.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

4. Zalecenie naliczania odsetek ustawowych z tytułu nieterminowo regulowanych wobec SSM płatności oraz wystawiania faktur zgodnie
z obowiązującymi cennikami usług.

W okresie poddanym kontroli, tj. od 01 lutego 2014 r. do 30 czerwca 2014 r. na podstawie 10. faktur (zestawienie w tabeli nr 1 - załącznik do akt kontroli) stwierdzono, że zastosowane stawki były zgodne z obowiązującym od dnia 01.02.2014 r., cennikiem noclegów w SSM „CUMA”. Ponadto stwierdzono,
że płatności wobec SSM regulowane były terminowo, w wyniku czego w badanym okresie nie wystąpił obowiązek naliczenia odsetek ustawowych z tytułu nieterminowego regulowania płatności wobec SSM (na podstawie faktur poddanych kontroli i wydruku z konta 750-odsetki za rok 2014).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie terminowego regulowania zobowiązań jednostki oraz prawidłowego ewidencjonowania wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.

Poddane kontroli zobowiązania jednostki (oceny dokonano na podstawie 10. faktur) były regulowane terminowo, tzn. zgodnie ze wskazanymi na fakturach terminami płatności.

W 1. przypadku ujawniono uchybienie dotyczące sposobu ujęcia wydatku w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem,
że wydatki na opłatę abonamentową dotyczące odprowadzania ścieków i dostarczania wody na łączną kwotę 17,04 zł ujęte zostały w § 4260. Powyższe niezgodne było z  postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, według którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego (ocena pozytywna z uchybieniami).

6. Zalecenie wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.

W badanym okresie (I i II kwartał 2014 r.) na podstawie 20. dowodów księgowych stwierdzono, że do ksiąg rachunkowych wprowadzano w postaci zapisu wszystkie 20. zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.

WKiAW z uwagi na wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

7. Zalecenie wskazywania na dowodach zakupu aktualnego średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

Każdy z 10. dowodów zakupu poddanych kontroli (faktur) opatrzony był pieczęcią o treści: „Wartość zamówień nie przekracza równowartości ….euro art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29.01.2004 r. z póź. zm. Prawo zamówień publicznych Dz. U. 19 poz. 177 średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi 4,2249 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.12.2013 r.”

WKiAW z uwagi na wskazywanie na dowodach zakupu aktualnego średniego kursu złotego w stosunku do euro, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

8. Zalecenie prawidłowego prowadzenia dokumentacji inwentaryzacyjnej, tj. sporządzenia zarządzenia i harmonogramu ustalającego członków, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i skład zespołów spisowych oraz pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeń w toku przeprowadzanych inwentaryzacji.

Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji wprowadzono Zarządzeniem nr 17/2013 Dyrektora SSM z dn. 28.10.2013 r. Dokumentacja dot. przeprowadzonej na koniec 2013 r. inwentaryzacji zawierała m.in.:

- zarządzenie dyrektora SSM nr 18/2013 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec roku 2013 i powołania komisji inwentaryzacyjnej, w którym powołano przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej. Przeprowadzenie inwentaryzacji zarządzono na dzień 31.12.2013 r.

-  harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji na 2013 r.,

-  plan przeprowadzenia inwentaryzacji w 2013 r.,

- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych

Powyższa dokumentacja była sporządzona zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu 17/2013.

WKiAW z uwagi na prowadzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej zgodnie z  obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

9. Zalecenie każdorazowego przekazywania umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzania kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.

W roku 2014 w SSM zawarto 6. umów dotyczących.: świadczenia usług w zakresie prania wodnego bielizny pościelowej nr 01/2014 z dn. 02.01.2014 r., wynajmu powierzchni pod automat z dn. 02.01.2014 r., konserwacji instalacji sygnalizacji pożaru oddymiania nr 1/2014 z dn. 02.01.2014 r., wynajmu pomieszczenia biurowego z dn. 02.01.2014 r., dostarczaniu materiałów biurowych z dn. 02.01.2014 r., dostarczaniu paliwa gazowego nr BOK/S2-241/000044/2014. Umowy były zaopiniowana pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.  Spośród 6. poddanych kontroli umów 4. wiązały się ze zobowiązaniami pieniężnymi jednostki w roku 2014 i były opatrzone kontrasygnatą głównego księgowego SSM.

WKiAW z uwagi na zaopiniowanie przez radcę prawnego UM Szczecin wszystkich zawartych w 2014 r. umów oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego zobowiązań pieniężnych pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

10. Zalecenie naliczania dodatków od wynagrodzeń w prawidłowej wysokości oraz na podstawie pisemnych informacji dyrektora SSM.

Kontrolą objęto naliczanie dodatków od wynagrodzenia kierownikowi gospodarczemu SSM za okres od  stycznia do czerwca 2014 r. Pracownikowi
w powyższym okresie wypłacano dodatki: funkcyjny w wysokości 450,00 zł  i za prowadzenie kasy w wysokości 20% wynagrodzenia. 

W aktach osobowych pracownika były pisma w sprawie:

- przyznania dodatku funkcyjnego w wysokości 450 zł z dniem 02.11.2009 r. (pismo z dn. 28.10.2013 r. podpisane przez Dyrektora SSM),

- przyznania dodatku za prowadzenie kasy w wysokości 20% wynagrodzenia z dniem 02.01.2007 r. (pismo z dn. 28.10.2013 r. podpisane przez Dyrektora SSM).

W okresie od stycznia do czerwca 2014 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim w dniach od 24.04. do 30.04.14 r. Na podstawie listy płac
i kartoteki wynagrodzeń stwierdzono, że wypłacono ww. pracownikowi dodatek funkcyjny w pełnej wysokości, tj. 450,00 zł, co było zgodne
z § 11 pkt 3 obowiązującego od 01 stycznia 2012 r. Regulaminu wynagradzania pracowników SSM Cuma w Szczecinie, według którego przyznany dodatek przysługuje także za okresy niewykonywania pracy, za które przysługuje wynagrodzenie zasadnicze (okres urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego).  Przyznany pracownikowi dodatek kasjerski naliczono i wypłacono w prawidłowej wysokości, tzn. pomniejszono z tytułu przebywania na zwolnieniu lekarskim. Wysokość dodatku stażowego naliczono i wypłacono w pełnej i prawidłowej wysokości (tj. 14% wynagrodzenia zasadniczego).

WKiAW pozytywnie ocenia realizację powyższego zalecenia. Naliczenie dodatku funkcyjnego następowało bowiem w sposób zgodny z uregulowaniami wewnętrznymi jednostki. Kontrolujący wskazuje jednak, że ratio legis dodatku funkcyjnego sprowadza się do stanu faktycznego kierowania pracownikami, a tym samym powinien on być co do zasady pomniejszony proporcjonalnie o okres przebywania na zwolnieniu lekarskim, tak jak inne elementy wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze i dodatek specjalny (za prowadzenie kasy), a w konsekwencji wliczony do podstawy wymiaru zasiłku.

11. Zalecenie terminowego  sporządzania sprawozdań budżetowych i informowania o dokonanych zmianach w planie finansowym jednostki.

Kontroli poddano sprawozdania Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S dotyczące okresu od początku roku do dnia 31 marca 2014 r. Wszystkie zostały złożone w wersji papierowej w UM Szczecin w dniu 10.04.2014 r. (pieczęć Kancelarii Głównej UM Szczecin BOI potwierdzająca datę wpływu).

W okresie od 01.01.2014 r. do 30.06.2014 r. dokonano jednej zmiany planu na wydzielonym rachunku dochodów. W dniu 03.01.2014 r. złożono wniosek nr 1/01/2014 (pieczęć potwierdzająca datę wpływu do UM Szczecin WOś z dn. 03.01.2014 r.). Zmiana dot. zwiększenia środków o kwotę 433 zł w § 2400 (rozd. 85417) i zmniejszenia środków o kwotę 433 zł w § 4270 (rozd. 85417).

WKiAW z uwagi na terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych i informowanie o dokonywanych zmianach w planie finansowym jednostki, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

12. Zalecenie prawidłowego sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie wykazywanych kwot i ich zgodności z prowadzoną ewidencją księgową.

Kontrolą objęto sprawozdania Rb – 27S,  Rb – 28S,  Rb – 34S za I kwartał 2014 r. W wyniku kontroli ewidencji księgowej i powyższych sprawozdań
w zakresie wykazywanych kwot stwierdzono, że kwoty zrealizowanych dochodów i wydatków, wykazane przez głównego księgowego w sprawozdaniach budżetowych, stanowiły salda kont zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” – sprawozdania kwartalne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do 31.03.14 r., zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczanie i 7 – „Przychody, dochody i koszty” – sprawozdanie kwartalne Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia  27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych za okres od początku roku do 31.03.14 r. i zespołu 7 - „Przychody, dochody i koszty” – sprawozdanie kwartalne Rb-27S za okres od początku roku do 31.03.14 r.

Powyższe było niezgodne z zapisami § 3 ust. 2, § 9 ust. 2 pkt 3 oraz § 18 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów
w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według których: dochody i wydatki wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego (dotyczy Rb-27S i Rb-28S), wykonanie dochodów stanowią kwoty zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów, a wykonanie wydatków stanowią poniesione kwoty wydatków (dotyczy Rb-34S).

WKiAW negatywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

13. Zalecenie prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów, wydatków i kosztów z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej.

W okresie od stycznia 2014 r. ewidencja analityczna kosztów prowadzona była z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, tj.  m.in. konta: 401-421-0-0 – „koszty materialne”, 401-421-1-1 – „koszty zakupu materiałów budżet WGKIOS”, 401-422-0-0 – „zakup środków żywności”, 401-422-1-1 – „zakup środków żywności budżet WGKIOS”

Ewidencja analityczna dochodów i wydatków (budżet i wydzielony rachunek dochodów) nie uwzględniała podziałek klasyfikacji budżetowej (wydruki z kont 130-0-0 – bank PKO SA – budżet, 132-0-0 – bank PKO SA – WRD).

Było to niezgodne z przepisami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia,według którego ewidencja szczegółowa na kontach 130 – „Rachunek bieżący jednostki” i 132 – „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej.

WKiAW z uwagi na nieprowadzenie ewidencji analitycznej dochodów i wydatków z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, negatywnie  ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SSM :

1. Prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów i wydatków z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej.
2. Sporządzanie sprawozdań budżetowych na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego i wydzielonego rachunku dochodów.
3. Prawidłowo ewidencjonować wydatki związane z opłatą abonamentową  dotyczącą odprowadzania ścieków i dostarczania wodyw § 4300 klasyfikacji budżetowej.