Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w lutym 2014 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Specjalnych Nr 10, ul. Jagiellońska 61, 70-382 Szczecin, zwanym dalej ZSS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych oraz spraw kadrowych za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27.03.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena negatywna).

Pozytywna ocena dotyczyła jedynie:

1. realizacji wydatków budżetowych, w tym zgodności z planem i zmianami wnoszonymi w trakcie roku,
2. prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
3. dokumentacji finansowo – księgowej i pracowniczej,
4. wywiązywania się Dyrektora z obowiązku przekazywania informacji o kontrolach zewnętrznych i transakcjach podejrzanych.

 Ocena negatywna dotyczyła wszystkich pozostałych obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości.

II. Oceny cząstkowe

1 Dochody budżetowe

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych

Wykonanie dochodów ZSS w 2013 r. wyniosło 60.156,06 zł, co stanowiło 98,7 % planowanej kwoty w wysokości 60.970,00zł. Kontroli poddano dochody z tytułu najmu składników majątkowych (§0750) na kwotę ogółem 26.592,70 zł, tj. 44,2 % dochodów jednostki za 2013 r. W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki z 4. najemcami
(5 umów) za cały 2013 r. pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach.

Umowy najmu zawierały w swoich preambułach wskazanego Głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał Dyrektor, a Główny księgowy winien jedynie kontrasygnować umowy na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia ich w planie finansowym szkoły. Żaden z 5. aneksów do wymienionych umów nie zawierał ponadto zatwierdzenia pod względem formalno – prawnym.

Płatności 3. z 4. najemców uregulowane zostały po terminie płatności wskazanym w umowach, a Główny księgowy nie naliczył na koniec roku i nie obciążył najemców odsetkami z tytułu nieterminowego uregulowania płatności. Nienaliczenie potencjalnych odsetek, które wyniosłyby 39,18 zł za 184 dni odsetkowe, naruszało § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W listopadzie 2013 r. najemca winien wpłacić tytułem najmu kwotę 550,00 zł. Według Wb nr 52 wrd z dnia 25.11.2013 r. (pk 171 wrd) najemca dokonał takiej wpłaty, jednakże na koncie rozrachunkowym 201-30-801-80102-0750-02 oraz na karcie dochodów §0750 wrd zaewidencjonowana była kwota 500,00 zł. Dowód pk 171 wrd zawierał zaksięgowaną kwotę obrotów ogółem niezgodną z kwotą obrotów wyciągu bankowego: na pk było 800,00 zł, a według wyciągu bankowego było 850,00 zł. Operacja księgowa i sprawozdanie skorygowane zostało przez Głównego księgowego dopierow lutym 2014 r., w wyniku ustaleń kontroli.

Dokumentacja dotycząca dochodów była poprawna, kompletna i zgodna z zapisami umownymi. Poza 1. przypadkiem, dochody zostały poprawnie zaewidencjonowane
w księgach.

WKiAW negatywnie ocenia realizację dochodów budżetowych w 2013 r. w zakresie nienaliczania odsetek za nieterminowe regulowanie płatności oraz nieuzgadniania rozrachunków z najemcami, o czym świadczyła błędnie zaewidencjonowana wpłata najemcy.

1.2 Należności

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są należności jednostki, tj. Rb-27S, Rb-34S i Rb-N ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. nie zostały wykazane żadne należności.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano należności zaewidencjonowanych na koniec 2013 r. na saldzie konta 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno prawne (saldo Wn) w kwocie 2.720,78 zł stanowiących nadpłatę składek ZUS. Nadpłata składek winna być wykazana w sprawozdaniu Rb-N
w pozycji N5.2, kolumna 2, 3 i 8, o czym stanowił § 13 ust. 1 pkt 6 w związku z ust. 2 pkt 1 lit d Załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04 marca 2010 r.w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

Kontrola rozrachunków z 4. najemcami za cały 2013 r. (5 umów) pod względem kompletności i terminowości dokonywanych wpłat wykazała, że w jednostce nie wystąpiły żadne należności związane z dochodami jednostki z tytułu najmu.

WKiAW negatywnie ocenia należności, z uwagi na nierzetelne przedstawienie danych o należnościach w sprawozdawczości jednostki.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

Kontroli poddano 64 dowody księgowe na kwotę 207.280,27 zł, co stanowiło 7,6% wydatków jednostki na łączną kwotę 2.711.710,06 zł (środki budżetowe na kwotę 2.651.979,00 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 59.731,06 zł).

W 2. przypadkach na kwotę ogółem 27.331,20 zł dowody księgowe dotyczące kosztów 2012 r. zostały zaewidencjonowane w księgach 2013 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W 4. przypadkach na kwotę ogółem 9.994,93 zł, zakupiony majątek nie został wprowadzony do ksiąg inwentarzowych, a według art. 24 ust. 2 uor, księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

W styczniu 2013 r. jednostka przeprowadziła remont sali nr 4, za który zapłaciła wykonawcy kwotę 3.500,00 zł. Wykonanie usługi nie zostało poprzedzone sporządzeniem notatki służbowej, potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku lub uzasadniającejniezastosowanie uregulowań zawartych w § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.

Odsetki na kwotę 0,04 zł naliczone w fakturze nr 13110505688482 zaewidencjonowane zostały w § 4360, a winny być ewidencjonowane w § 4580 – Pozostałe odsetki, zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.Naliczone odsetki na kwotę 127,93 zł wymienione w fakturze nr 091256/2013 nie zostały przez ZSS uregulowane, a jednostka nie podjęła żadnych starań w celu ich anulowania przez kontrahenta.

Rachunek nr 12/13 na kwotę 1.723,40 zł nie zawierał podpisów Dyrektora stanowiących potwierdzenie dokonania kontroli dokumentu pod względem merytorycznym oraz jego akceptację do zapłaty. Powyższe nie wypełniało zapisów dotyczących podziału uprawnień zawartych w obowiązującej w ZSS „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”.

Rozliczenie delegacji służbowej na kwotę 483,50 zł zaewidencjonowane zostało na konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zamiast na konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, przeznaczone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Dowodem nr 130, zaewidencjonowane zostały 4 paragony fiskalne za przejazd taxi, 4. różnych kontrahentów na kwotę ogółem 44,49 zł. Ponieważ paragony co do zasady nie zawierały nazwy odbiorcy oraz nie zawierały opisu merytorycznego, nie można było stwierdzić czy zakup tych usług był zakupem celowym. Tym samym zasadność zakupu i przyczyny braku rachunków można było ustalić jedynie poprzez wyjaśnienia pracowników.

Umowy dotyczące wydatków zawierały w swoich preambułach – podobnie jak w przypadku umów najmu - wskazanego Głównego księgowego jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli posiadał Dyrektor, a Główny księgowy winien jedynie kontrasygnować umowy na potwierdzenie dokonanej kontroli, dotyczącej m.in. ujęcia ich w planie finansowym ZSS.

Do potwierdzania kontroli przeprowadzonych na dowodach księgowych stosowano pieczątkę, której wprowadzenie nie zostało uregulowane w procedurach obowiązujących w jednostce.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,
w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych
i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

63 z 64. dowodów poddanych kontroli, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu zgodnie z obowiązującą w ZSS „Instrukcją sporządzania, kontroli
i obiegu dowodów księgowych”.

We wszystkich pozostałych przypadkach, wydatki zaewidencjonowane zostały na właściwy paragraf klasyfikacji budżetowej.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenia realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
i gospodarności.

2.2 Płatności

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań kontroli poddano 64 dowody księgowe na kwotę ogółem 207.280,27 zł.

W 2. przypadkach na kwotę ogółem 7.147,31 zł, tj. 3% dowodów poddanych kontroli, płatność uregulowana została po terminie wskazanym w fakturach, co nie wypełniało zapisów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne winny być dokonywane m.in.
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W przypadku pozostałych 62. dowodów księgowych, nie stwierdzono przekroczenia terminu zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenia terminowość regulowania zobowiązań w zakresie regulowania płatności za zakup materiałów i usług.

2.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane są zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z ustalono, że na dzień 31.12.2013 r. jedynie w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 156.582,45 zł, na które składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 131.308,75 zł oraz składki ZUS
w kwocie 25.273,70 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań stanowiących na koniec 2013 r. saldo konta 240 – Pozostałe rozrachunki (saldo Ma) w kwocie 141,67 zł, na które składały się:

• składki ubezpieczeniowe przyjęte od pracownika i byłego pracownika w maju i czerwcu 2013 r. na kwotę ogółem 41,67 zł, które nie zostały odprowadzone na konto ubezpieczyciela,
• niedopłata wynagrodzenia za czerwiec 2013 r. z tytułu godzin ponadwymiarowych.

Zobowiązania winny być wykazane w sprawozdaniu Rb-Z w pozycji E4.2, kolumna 2, 3 i 13, o czym stanowił § 2 ust. 1 pkt 4 w związku z ust. 2 pkt 6 Załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW negatywnie ocenia zobowiązania z uwagi na nierzetelne przedstawianie danych o zobowiązaniach w sprawozdawczości jednostki.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 40. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (12,5 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 199.105,43 zł, tj. 10,8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 1.842.465,00 zł (zaewidencjonowanej w 2013 r. na § 4010 i § 4040).

Zakres obowiązków Specjalisty ds. kancelarii szkolnej nosił nazwę „Obowiązki sekretarza szkoły nr 52”, a przyjęty był do wiadomości przez pracownika w dniu
01.03.1985 r. (data i parafka). Zakres zawierał m.in. zapis stojący częściowo w sprzeczności z posiadanymi przez pracownika uprawnieniami o treści: „Zawiera
z pracownikami umowy o pracę, rozwiązuje stosunek pracy, wydaje świadectwa pracy, zaświadczenia.” Zakres zawierał ponadto zapisy nieadekwatne do obowiązujących w ZSS procedur i stosowanych technik pracy, w tym m.in. dotyczące maszynopisania.

W aktach osobowych 2. pracowników brak było potwierdzenia zapoznania się pracowników z „Regulaminem pracy” wprowadzonym Zarządzeniem Nr 1/2010 z dnia 06.12.2011 r. ówczesnego Dyrektora ZSS. Według zapisów §4 wymienionego regulaminu: „Pracownicy obowiązani są zapoznać się z treścią regulaminu oraz złożyć potwierdzające ten fakt oświadczenie opatrzone datą i podpisem. Oświadczenie przechowywane jest w aktach osobowych pracownika”. Obowiązek zapoznania pracowników z treścią przepisów spoczywał na Specjaliście ds. kancelarii szkolnej.

W aktach osobowych pracowników przechowywana była dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy, w tym wnioski urlopowe i roczne karty ewidencji obecności w pracy. Według § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy winna być prowadzona odrębnie.

Stosowane w ZSS roczne karty ewidencji obecności w pracy włączone do akt osobowych wypełnione były jedynie w zakresie imienia i nazwiska pracownika, roku, którego dotyczyły i dni chorobowego (w przypadku nauczycieli) oraz dni urlopu (w przypadku administracji i obsługi). Karty nie były natomiast wypełnione w zakresie podsumowania dni obecności i nieobecności, w podziale na ich rodzaje.

Dokumenty tego samego rodzaju, ale dotyczące różnych dat (np. wnioski, zaświadczenia, oświadczenia) ewidencjonowane były po tym samym numerem. Pod tym samym numerem ewidencjonowane były również różne dokumenty (np. zakres czynności i umowa o pracę), a niektórym dokumentom nie została nadana numeracja (np. karta szkolenia bhp). Powyższe stało w sprzeczności z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

W przypadku 1. pracownika nie sporządzono zakresu czynności do umowy na czas nieokreślony zawartej od 01.04.2012 r.

W zakresie czynności Głównego księgowego nie zostały wymienione czynności związane z naliczaniem wynagrodzeń, które w rzeczywistości były przez pracownika wykonywane. Zapisy zakresu dotyczyły jedynie przygotowywania wypłat oraz naliczania i odprowadzania należności podatkowej oraz opłat.

W dokumentacji ZSS znajdowały się zbiorcze wykazy premii przyznanej pracownikom administracji i obsługi w poszczególnych miesiącach 2013 r. Pisma Dyrektora informujące pracownika o przyznaniu wymienionej premii składane były ponadto do akt osobowych pracowników. Praktyka włączania do akt osobowych pism o przyznanej premii nie wynikała ani z zapisów rozporządzenia w sprawie akt osobowych ani też z obowiązującego w ZSS „Regulaminu wynagradzania”. Premia nie stanowiła nagrody, a jej obniżenie lub pozbawienie nie stanowiło kary, a tym samym nie było obowiązku dokumentowania tego faktu w aktach osobowych.

Podobnie w aktach osobowych nauczycieli znajdowały się pisma – informacje o przyznaniu świadczenia urlopowego. Obowiązek wypłaty świadczeń wynikał z art. 53 ust. 1a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, w związku z czym nie było obowiązku dokumentowania tego faktu w aktach osobowych.

W październiku 2013 r. dodatek funkcyjny Głównego księgowego został proporcjonalnie pomniejszony z tytułu zwolnienia lekarskiego w dniach 16 - 18.10.2013 r. (3 dni) i 21-25.10.2013 r. (5 dni), a według obowiązującego w ZSS „Regulaminu wynagradzania” dodatek funkcyjny i dodatek specjalny nie podlegały zmniejszeniu z tytułu wymienionej absencji pracownika.

Poza wymienionymi przypadkami, w aktach osobowych znajdowały się wszystkie niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę naliczanych wynagrodzeń.

 WKiAW pozytywnie ocenia prawidłowość naliczania wynagrodzeń, poprawność sporządzanej dokumentacji, jej kompletność oraz zgodność z dokumentacją pracowniczą, stanowiącą podstawę naliczeń i ewidencji.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki za 2013 r. i ich ewidencję z tytułu:

1. podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 153.125,00 zł, według deklaracji PIT-4R za 2013 r.,
2. składek ZUS na kwotę ogółem 671.158,87 zł, według deklaracji ZUS P DRA.

Podatek za listopad 2013 r. w kwocie 9.965,00 zł, tj. 6,5 % kwoty ogółem podatku, uregulowany został w dniu 30.12.2013 r., co naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Tym samym podatek za listopad 2013 r. winien być uregulowany do 20.12.2013 r.

Według art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, zwanej dalej ordynacją, odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego,
a wg zapisów art. 55 § 2 ordynacji, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. W przypadku opóźnionej zapłaty za listopad Główny księgowy nie zapłacił odsetek w kwocie 27,00 zł.

Wynagrodzenie płatnika:

• za czerwiec 2013 r.: naliczono w kwocie 54,00 zł, zamiast w kwocie 59,00 zł, a ponadto na koncie 225* zaewidencjonowano kwotę 38,00 zł, zamiast naliczoną,
  tj. 54,00 zł,
• nie zostało naliczone za listopad 2013 r. w kwocie 30,00 zł,
• według PIT-4R za grudzień 2013 r. naliczono 45,00 zł, a na koncie 225* zaewidencjonowano kwotę 32,00 zł.

Dowody pk do wyciągów bankowych, stanowiące według obowiązującej w ZSS „Procedury kontroli dokumentów księgowych” dowód dokonania i zatwierdzenia przez Głównego księgowego wpisu zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych (wydruk dokumentu z rejestru księgowego trwale dołączony do dokumentu księgowego, podpisany przez głównego księgowego w pozycji „Zatwierdził”), którymi księgowany był podatek dochodowy od osób fizycznych były niezgodne z kwotami transakcji wynikającymi ze źródłowych wyciągów bankowych, tj. w dowodach pk nie było wykazanych księgowań podatku. Z kolei z obrotów na koncie 225 wynikało, że zapłaty „weszły” na rozrachunki z wyciągów bankowych. Powyższe wynikało z faktu, że Główny księgowy drukował i podpisywał dokumenty pk z niekompletnymi zapisami księgowymi.

Wraz ze składkami za grudzień 2013 r. Główny księgowy dokonał w dniu 31.12.2013 r. nadpłaty składek na ubezpieczenie społeczne na kwotę 2.720,78 zł, stanowiącej zaliczkę składek na poczet 2014 r., co stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp.

Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. nie zawierały podpisu Głównego księgowego i akceptacji Dyrektora.

W dniu 31.04.2013 r., do deklaracji ZUS P DRA za kwiecień 2013 r. sporządzona została korekta na kwotę 112,00 zł. Powstała po korekcie niedopłata składek uregulowana została dopiero w dniu 03.06.2013 r.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za pozostałe 11 miesięcy uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

Odsetki z tytułu nieterminowej zapłaty kwoty 112,00 zł nie zostały opłacone ponieważ nie przekraczały trzykrotności wartości opłaty pobieranej za przesyłkę poleconą, co było zgodne z§ 54 ust. 1 pkt 5 ordynacji.

WKiAW negatywnie ocenia rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie. Z punktu widzenia wykonywania budżetu Gminy, dokonywanie wpłat na poczet przyszłych okresów nie miało żadnego uzasadnienia, a powyższe działania należy ocenić jako nieprawidłowe.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 425,00 zł,

- Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r., na kwotę ogółem 2.651.979,00 zł,

- Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 59.731,06 zł,

     - Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2013 r. – brak zobowiązań,

     - Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2013 r. – brak należności.

W zakresie sprawozdania Rb-N i Rb-Z sprawdzono, czy stwierdzony brak należności i zobowiązań jest zgodny ze stanem faktycznym.

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

Główny księgowy nie uzgodnił kont i paragrafów przed przekazaniem do wydziału nadzorującego w dniu 04.02.2013 r. pierwszej wersji sprawozdań budżetowych za 2013 r. W dniu 14.02.2014 r., w wyniku czynności sprawdzających wykonanych w toku kontroli, przekazana została do wydziału nadzorującego korekta sprawozdań Rb-28S i Rb-34S. Sprawozdanie Rb-28S skorygowane zostało w zakresie zobowiązań na kwotę ogółem -0,05 zł, a sprawozdanie Rb-34S na kwotę +2.077,50 zł: w zakresie dochodów w § 0750 na kwotę +88,50 zł i w § 0830 na kwotę +1.989,00 zł, a w zakresie wydatków w § 4210 na kwotę +597,90 zł i w § 4220 na kwotę
+1.479,60 zł.

W sprawozdaniu Rb-N nie zostały wykazane należności na kwotę 2.720,78 zł, a w sprawozdaniu Rb-Z zobowiązania na kwotę 141,67 zł (patrz pkt 1.2 i 2.3), co stanowiło niewypełnienie zapisów § 10 ust. 4 rozporządzenia w sprawie sprawozdań w zakresie operacji finansowych, według któregosprawozdania należy sporządzać rzetelnie
i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

3 z 8. wniosków o zmianę do projektu planu wydzielonego rachunku dochodów, w tym 1 wniosek anulowany, zawierały taką samą numerację, tj. 05/ZSSNR10/2013.

W zakresie sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34S kontroli poddano 12 zmian do planu dochodów na kwotę ogółem 4.570,00 zł oraz 112 zmian do planu wydatków na kwotę ogółem 297.446,00 zł. Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadomił wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 Uchwały Nr III/19/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

WKiAW negatywnie ocenia rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, a pozytywnie w zakresie zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli dokonano porównania wartości majątku według ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych oraz przeanalizowano dokumentację sporządzoną w toku wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych, w tym: zarządzenie Dyrektora, 4 arkusze spisu z natury i 4 protokoły.

Porównanie kont dotyczących majątku jednostki z księgami inwentarzowymi wykazało niezgodność w zakresie konta 013 – Pozostałe środki trwałe: według ksiąg rachunkowych stan konta wynosił 77.400,00 zł, a według ksiąg inwentarzowych 205.681,23 zł (różnica 128.250,23 zł).

Zbiory biblioteczne ewidencjonowane były w księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych i na koncie księgowym 013. Na koncie 014 - Zbiory biblioteczne zaewidencjonowana była jedynie kwota 31,00 zł, której nie można było jednak powiązać z żadną ewidencją inwentarzową. Wartość zbiorów bibliotecznych według ksiąg rachunkowych nie została uzgodniona na koniec 2013 r. z wartością tych zbiorów z ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych.

W księgach inwentarzowych ZSS nie było informacji o umorzeniu poszczególnych składników majątku w związku z czym nie można było ustalić poprawności kwoty umorzenia zaewidencjonowanej w księgach rachunkowych. Brak danych stał w sprzeczności z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. w szczególności dla środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald na dzień 31.12.2013 r. sporządzony został na podstawie zestawienia obrotów i sald, które nie zostało uzgodnione w zakresie poprawności sald występujących na poszczególnych kontach księgowych, w tym sald kont dotyczących majątku oraz kont rozrachunkowych (patrz pkt 7).

Arkusze spisu z natury wykorzystane podczas czynności inwentaryzacyjnych nie zostały ponumerowane przed ich wydaniem i zarejestrowane w prowadzonej w ZSS ewidencji druków ścisłego zarachowania. Według ewidencji druków ścisłego zarachowania na stan przyjęto bloczek druków i bloczek druków wydano.

Dyrektor wydał zarządzenie w sprawie inwentaryzacji i powołał komisję inwentaryzacyjną. Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda Banku PKO SA.
W jednostce prowadzona była ewidencja druków ścisłego zarachowania (z zastrzeżeniem dotyczącym arkuszy spisu z natury).

WKiAW negatywnie ocenia zarówno rzetelność prowadzonej w jednostce ewidencji inwentarza jak i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji
w postaci protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Według Zestawienia obrotów i sald za 2013 r. sporządzonego w dniu 14.02.2014 r., konta rozrachunkowe 229, 231, 234 i 240 wykazywały nieprawidłowe salda. W toku kontroli Główny księgowy skorygował zapisy na niżej wymienionych kontach:

229 – o niezaksięgowane w lipcu 2013 r. przypisy dotyczące umów zleceń zawartych z 4. pracownikami na kwotę 419,40 zł,

231 – o błędnie zaksięgowany przypis na kwotę 21.808,49 zł (str. Wn) i 20.935,42 zł (str. Ma),

234 – o niezaksięgowany przypis na kwotę 5.020,00 zł z tytułu pożyczek mieszkaniowych 7. pracowników.

Na dzień 31.12.2013 r. na saldo konta 240 na kwotę ogółem 141,67 zł składały się: 41,67 zł - składki na ubezpieczenie wpłacone przez pracownika do kasy ZSS w maju
i czerwcu 2013 r., które nie zostały przekazane na konto ubezpieczyciela, 100,00 zł - niedopłata wynagrodzenia z tytułu godzin ponadwymiarowych w czerwcu 2012 r.

Powyższych przeksięgowań Główny księgowy dokonał w miesiącach, których dotyczyły nieprawidłowości, nie tworząc dokumentów Pk, co stało w sprzeczności z art. 25 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 uor, według którego wrazie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

W toku kontroli ksiąg inwentarzowych prowadzonych w ZSS stwierdzono, że:

1. wartość brutto pozostałych środków trwałych zaewidencjonowana na koncie 013 na kwotę ogółem 77.400,00 zł była niezgodna z wartością tych środków według ksiąg inwentarzowych na kwotę ogółem 205.681,23 zł (różnica 128.250,23),
2. wartości brutto zbiorów bibliotecznych zaewidencjonowanych na koncie 014 na kwotę ogółem 31,00 zł nie można było powiązać z żadną inną ewidencją,
3. dla pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych prowadzono jedną księgę inwentarzową, mimo że przeczyło to przyjętym zasadom ewidencji księgowej
   i uniemożliwiało uzgadnianie stanu zbiorów bibliotecznych na dzień 30.06.2013 r. i 31.12.2013 r.,
4. w księgach inwentarzowych ZSS nie było informacji o umorzeniu poszczególnych składników majątku, a tym samym nie można było ustalić poprawności kwoty umorzenia zaewidencjonowanej w księgach rachunkowych.

Brak danych o umorzeniu poszczególnych składników majątku stał w sprzeczności z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in.
w szczególności dla środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

Według art. 16 ust.1 uor, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Ewidencja zbiorów bibliotecznych na koncie 013 była ponadto sprzeczna z opisem do wymienionego konta i opisem do konta 014, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego podział na pozostałe środki trwałe i zbiory biblioteczne jest jednoznaczny.

Według obowiązującej w ZSS „Procedury kontroli dokumentów księgowych”, dowodem dokonania i zatwierdzenia przez Głównego księgowego wpisu zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych był wydruk dokumentu z rejestru księgowego (dowód pk) trwale dołączony do dokumentu księgowego, podpisany przez Głównego księgowego w pozycji „Zatwierdził”. W wyniku przyjętego sposobu dokumentowania:

• opis faktur księgowanych na pk nie zawierał danych, o których mowa w art. 23 ust. 2 uor, tj. daty dokonania operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji; wprowadzany opis to najczęściej wskazanie rodzaju zakupu, np. monitory, środki czystości, itp.,
• faktury księgowane przy pomocy pk nie zawierały naniesionego numeru dowodu, pod którym zostały zaewidencjonowane, a tym samym po wyjęciu faktury
  z segregatora nie można było poprzez oznaczenia na fakturze (nr z rejestru, nr dowodu księgowego) ustalić pozycji tej faktury w rejestrze. Powyższe dotyczyło także dowodów źródłowych pod raportami kasowymi. Brak wymienionych danych stał w sprzeczności z obowiązującą w ZSS „Instrukcją sporządzania, kontroli
  i obiegu dowodów księgowych”, według której dowody księgowe oznacza się numerem kolejnym, a numeracja nadawana jest odrębnie dla każdego rodzaju dokumentów z zachowaniem ciągłości i chronologii (pkt 1.7), każdy dokument znajdujący się w obiegu winien być oznakowany alfanumerycznie według wzoru:
  nr operacji, miesiąc, rok obrotowy (pkt 2.1),
• występowały przypadki, że w pk jedną kwotą księgowane były różne faktury tego samego kontrahenta (np. faktury: nr 025057/2013 na kwotę 8.454,06 zł i nr 103674/2012 na kwotę 6.777,31 zł, zaewidencjonowane w pk 26), a w przypadku dowodu nr 130 jedną kwotą zaewidencjonowane zostały 4 paragony fiskalne,
  4 różnych kontrahentów na kwotę ogółem 44,49 zł. Powyższe nie wypełniało zapisów obowiązującej w ZSS „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, według której dowody zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (pkt 1.8).

W przypadku dokumentacji dotyczącej wyciągów bankowych:

1. z treści dowodu pn. „Wyciąg bankowy”, w tym z opisu nie wynikał bankowy numer dowodu w postaci wyciągu bankowego,
2. wyciągi bankowe nie zawierały żadnych oznaczeń dotyczących numeru dowodu, pod którym zostały zaksięgowane,
3. wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli ani wskazań dekretacyjnych, a wiele pozycji z wyciągu bankowego księgowanych było kwotami zbiorczymi;powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według których dowód księgowy winien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
4. w wielu przypadkach brakowało wydruków pk, którymi wyciągi zostały zaksięgowane, a tym samym brak było informacji o pozycji księgowej, sposobie księgowania i kwotach dowodu.

Dokonując przeksięgowań, Główny księgowy nie wprowadzał w dowodzie pk (w opisie) numeru dowodu, którego dotyczyło przeksięgowanie, co uniemożliwiało identyfikację dowodu źródłowego, np. pk 168 z 30.09.2013 r. na kwotę 1.950,00 zł (suchy basen).

W dokumentacji znajdowały się dowody pk bez naniesionego kolejnego numeru dowodu, co uniemożliwiało identyfikację dowodu w ewidencji księgowej.

Do ewidencjonowania w 2013 r. należności z tytułu dochodów budżetowych stosowane było jedynie konto 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych, mimo,
że w zakładowym planie kont było konto 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, które winno być stosowane zgodnie z opisem do wymienionego konta i opisem do konta 222, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

W ramach zespołu 7 zakładowego planu kont, w jednostce funkcjonowały m.in. konta: 750 – Przychody i koszty finansowe, 760 – Pozostałe przychody i koszty, 761 – Pokrycie amortyzacji. Według Załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, w zakresie zespołu 7 planu kont, w jednostce winny funkcjonować konta: 750 - Przychody finansowe, 751 - Koszty finansowe, 760 - Pozostałe przychody operacyjne, 761 - Pozostałe koszty operacyjne. Według§ 15 ust. 1 wymienionego rozporządzenia, ustalając zakładowy plan kont, konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie
o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.

W raporcie kasowym nr 19/2013 (dowód nr 125 z dnia 10.07.2013 r.), zaewidencjonowano rozchód na kwotę 765,00 zł, z treścią operacji: KP 83/13 Dowód wpłaty (dwie wykluczające się informacje: dowód wpłaty ujęty jako rozchód z kasy). W dokumentacji znajdującej pod raportem kasowym nie było ponadto dokumentu źródłowego potwierdzającego wykonaną operację kasową. Operacja kasowa winna być zaewidencjonowana jako refundacja środków na podstawie dowodu KW (budżet) i dowodu KP (WRD), np. przy wykorzystaniu konta 141 – Środki pieniężne w drodze. Brak dowodu źródłowego stał w sprzeczności z art. 20 ust. 2 pkt 3 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są m.in. wewnętrzne dowody księgowe - dotyczące operacji wewnątrz jednostki, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,

W toku kontroli stosowania w praktyce zasad ochrony i zabezpieczenia danych, w tym przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych stwierdzono, że dane finansowo – księgowe nie były przenoszone na żaden nośnik zewnętrzny.

Ujęcie wpłat i wypłat gotówką i czekami następowało w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

WKiAW negatywnie ocenia prowadzenie ksiąg rachunkowych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

1. Zasady (polityka) rachunkowości - Zarządzenie Nr 38/2012 z dnia 30.11.2012 r.,
2. Instrukcja Kasowa – brak zarządzenia wprowadzającego,
3. Instrukcja inwentaryzacyjnaZarządzenie Nr 1/2010 z dnia 04.03.2010 r. i Zarządzenie Nr 4/2010 z dnia 17.11.2010 r.,
4. Regulamin w sprawie wykonywania w ZSS ustawy prawo zamówień publicznych - Zarządzenie Nr 29/2010 z dnia 01.09.2010 r.,
5. Opis procedur dysponowania środkami publicznymi wg podziału na rodzaje wydatków realizowanych w szkole- brak zarządzenia wprowadzającego,
6. Procedura kontroli dokumentów księgowych- brak zarządzenia wprowadzającego,
7. Regulamin kontroli wewnętrznej - Zarządzenie Nr 3/2009 z dnia 04.09.2009 r.,
8. Procedura kontroli finansowej - Zarządzenie Nr 1/2011 z dnia 12.01.2011 r.

W opracowanych w ZSS „Zasadach (polityce) rachunkowości”, zwanych dalej zasadami rachunkowości nie było wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, wraz z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe opisy powinny stanowić część zasad rachunkowości na mocy
art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor. Powyższą dokumentację zasad rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 uor).

Według zasad rachunkowości, księgi rachunkowe ZSS prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Finanse DDJ, zakupionego w firmie Progman. System obejmuje moduły: księga główna, księgi pomocnicze, kadry, płace (§ 26). Wymienione zapisy były jednak niezgodne ze stanem faktycznym, według którego płace były naliczane i dokumentacja prowadzona była w module płacowym systemu Vulcan.

W obowiązujących w ZSS zasadach rachunkowości nie było opisu do kont 073 i 810, które zawarte były w zakładowym planie kont.

Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii okresu sprawozdawczego, w którym należy ujmować dowody księgowe, które wpłynęły do jednostki po miesiącu, którego dotyczyły, a przed zamknięciem ksiąg za ten okres.

 „Instrukcja kasowa” zawierała:

• nazwę jednostki, tj. ZSS Nr 10 zmienioną w 2003 r. (wcześniej ZSS Nr 2) – instrukcja wprowadzona od 02.01.1998 r.
• nieaktualne sformułowania typu: komórka organizacyjna zwana KASĄ, Wydział kadr (§2),
• sformułowania nielogiczne typu: W ZSS nie ma możliwości wyodrębnienia pomieszczenia z przeznaczeniem na dokonywanie czynności kasowych. W sekretariacie szkoły znajduje się szafa pancerna do przechowywania środków pieniężnych. A dalej: W sprawach służbowo – kontrolnych wstęp do kasy mają Dyrektor, Główny księgowy bądź osoby przez nich upoważnione do przeprowadzenia kontroli kasy.

W „Instrukcji kasowej” nie podano kwoty zapasu gotówki.

Zgodnie z zapisami „Instrukcji kasowej”, duplikaty kluczy do szafy pancernej zostały zdeponowane we właściwym oddziale banku. Jednostka potwierdziła ten fakt, jednakże nie była w posiadaniu potwierdzenia złożenia depozytu.

Według „Instrukcji kasowej”, Główny księgowy zobowiązany był do przeprowadzania kontroli kasy, na potwierdzenie której należało sporządzić protokół w dwóch egzemplarzach. Główny księgowy nie sporządzał protokołów, a fakt dokonanej kontroli potwierdzał zapisem na kopii raportu kasowego w postaci „Stan kasy zgodny ze stanem faktycznym”, co stało w sprzeczności z wyżej wymienioną procedurą.

Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona Zarządzeniem Nr 4/2010 z dnia 17.11.2010 r., nie zawierała m.in. szczegółowego sposobu przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji, która nie jest spisem z natury (weryfikacje, potwierdzenia sald). Do instrukcji załączone były jedynie 2 załączniki – wzory dokumentów: zarządzenie
w sprawie inwentaryzacji (spisu z natury) i oświadczenie wstępne. Wymienione wzory dokumentów nie wyczerpywały dokumentacji, jaką należy sporządzać w toku inwentaryzacji, zgodnie z zapisami instrukcji.

W ZSS nie było opracowanego Regulaminu pracy komisji przetargowej, o czym stanowił §6, obowiązującego w jednostce „Regulaminu w sprawie wykonywania w ZSS ustawy prawo zamówień publicznych”.

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W pozostałym zakresie, zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenia dokumentację finansowo – księgową.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

1. występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
2. kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2013 r.

Na podstawie procedur analizowanych w toku kontroli, kontroli poddano sposób wprowadzania i informowania pracowników o wprowadzanych procedurach wewnętrznych.

Dyrektor ZSS nie przekazał informacji dotyczących kontroli do WKiAW Urzędu Miasta Szczecin, czym nie wypełnił zapisów § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. Informacja taka została przesłana do WKiAW w trakcie kontroli wraz z tabelą – Wykaz kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Zespole Szkół Specjalnych Nr 10 w Szczecinie w roku 2013 (pismo nr ZSS10/0-08-97/2014 z dnia 12.02.2014 r.).

W ZSS prowadzone były 2. księgi zarządzeń: dla pracowników pedagogicznych i dla pracowników administracji i obsługi, w których pracownicy potwierdzali podpisem zapoznanie się z poszczególnymi zarządzeniami. W księgach nie zawarto jednak kompletnej informacji o wszystkich zarządzeniach i procedurach, jakie funkcjonowały w jednostce, w tym:

1. Zarządzenie Nr 2 z dnia 22.05.2010 r. dotyczące Regulaminu organizacyjnego – brak w księdze,
2. Instrukcja kasowa – brak zarządzenia wprowadzającego,
3. Zarządzenie Nr 1/2010 z dnia 04.03.2010 r. dotyczące Instrukcji inwentaryzacyjnej - brak w księdze,
4. Opis procedur dysponowania środkami publicznymi wg podziału na rodzaje wydatków realizowanych w szkole - brak zarządzenia wprowadzającego,
5. Procedura kontroli dokumentów księgowych - brak zarządzenia wprowadzającego,
6. Standardy i wskaźniki kontroli zarządczej - brak zarządzenia wprowadzającego,
7. Zarządzenie Nr 3/2009 z dnia 04.09.2009 r. dotyczące Regulaminu kontroli wewnętrznej - brak w księdze,
8. Zarządzenie Nr 1/2011 z dnia 12.01.2011 r. dotyczące Procedury kontroli finansowej – brak w księdze,
9. Zarządzenie Nr 1/2010 z dnia 06.12.2011 r. – brak w księdze.

W związku z brakiem wpisów do księgi zarządzeń oraz brakiem zarządzeń wprowadzających, w dokumentacji jednostki nie było potwierdzenia, że pracownicy zapoznani zostali z wymienionymi procedurami.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dnia 08.07.2013 r., a za II półrocze 2013 r.– pismem
z dnia 31.12.2013 r.

Mimo stwierdzonych nieprawidłowości, WKiAW pozytywnie ocenia działania jednostki w powyższym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSS:

1. Przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych.
2. Uzgodnienie ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową.
3. Ewidencjonowanie majątku zgodnie z uor.
4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z uor.
5. Sporządzanie sprawozdań na podstawie uzgodnionej ewidencji księgowej.
6. Naliczenie i obciążenie najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności ZSS.
7. Wystąpienie do kontrahenta o anulowanie naliczonych odsetek na kwotę 127,93 zł.
8. Wypłatę zaległych składek ubezpieczeniowych i niewypłaconego wynagrodzenia, składających się na saldo konta 240.
9. Skorygowanie zapisów księgowych w zakresie wynagrodzenia płatnika.
10. Zapłatę odsetek od nieterminowej wpłaty podatku dochodowego od osób fizycznych za listopad 2013 r.
11. Ewidencjonowanie operacji gospodarczych przy wykorzystaniu poprawnych kont, w tym księgowanie rozrachunków z pracownikami na koncie 234.
12. Regulowanie płatności w terminach i wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, w tym również zobowiązań publiczno – prawnych.
13. Wypłatę wynagrodzenia z tytułu pomniejszonego dodatku funkcyjnego.
14. Przegląd i uaktualnienie oraz uzupełnienie brakujących zakresów czynności pracowników.
15. Uporządkowanie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, w tym dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy.
16. Uzupełnienie akt osobowych o brakujące dokumenty, w tym oświadczenia o zapoznaniu się pracowników z regulaminem pracy.
17. Archiwizację danych finansowo – księgowych na nośniku zewnętrznym.
18. Przegląd, uporządkowanie i prowadzenie kompletnej dokumentacji dotyczącej wydawanych zarządzeń.
19. Aktualizację, uzupełnienie i/lub korektę dokumentacji: zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli i obiegu dokumentów, w tym kontroli zarządczej, procedur kasowych, procedur dotyczących inwentaryzacji.
20. Bieżące przekazywanie do WKiAW informacji dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce, zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03.