Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 09-10.2013 r. przeprowadził kontrolę
w Środowiskowej Placówce Edukacyjno-Wychowawczej Nr 1 w Szczecinie przy ul. Koszalińskiej 13 (zw. dalej ŚPEW) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2012 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.12.2013 r.

ŚPEW prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2012 r. ŚPEW uzyskała dochody w wysokości134.100,62 zł,
w tym dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów – 105.630,67 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 681.404,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów – 105.610,65 zł, tj. 88,45 % zaplanowanych.

Kontrolujący pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2012 r. (ocena pozytywna
z uchybieniami). W toku kontroli stwierdzono m.in. następujące uchybienia: nieterminowe regulowanie zobowiązań publiczno-prawnych, nieprawidłowe ustalenie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok i stawek wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz uchybienia natury formalnej polegające przede wszystkim na nieujęciu w dokumentacji finansowo-księgowej zapisów dotyczących sposobu sprawdzania wyciągów bankowych i ujmowania kosztów w trakcie roku obrotowego, braku kompletności prowadzonej dokumentacji w zakresie dekretacji i sprawdzenia oraz braku kompletności zapisów księgowych w zakresie wymaganych przepisami elementów tj. daty dokonania operacji gospodarczej, daty wystawienia dokumentu, numeru dokumentu i opisu operacji, jak również rozbieżnościach dotyczących ewidencji środków trwałych
i pozostałych środków trwałych oraz wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych.

Dekretacja 23. z 24. skontrolowanych wyciągów bankowych nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych, daty oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W 1. przypadku wyciąg bankowy nie zawierał dekretacji. Dekretacja 21. z 25. objętych kontrolą faktur nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych, daty oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
w 2. przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania konta rozrachunkowego, a dodatkowo w 4. przypadkach faktura nie zawierała wskazań dekretacyjnych. W 20. przypadkach (na 34 skontrolowane) wyciągi bankowe nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą, a w 14. przypadkach nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia. Ustalono ponadto, że 2. raporty kasowe (na 5 objętych kontrolą) nie zostały podpisane przez osobę sprawdzającą. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) - zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

W 24. przypadkach (na 34) zapis księgowy dotyczący wyciągu bankowego nie zawierał wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, w 3. przypadkach opisu operacji, a w 1. przypadku również wskazania numeru dowodu księgowego. We wszystkich 25. objętych kontrolą przypadkach zapis księgowy dotyczący faktur nie zawierał wskazania numeru dowodu księgowego, a w 24. przypadkach również daty dokonania operacji gospodarczej i daty wystawienia dokumentu. Raporty kasowe ujmowane były w ewidencji ŚPEW z datą zamknięcia raportu, w związku z czym zapisy księgowe dotyczące wszystkich 7. skontrolowanych wpłat gotówkowych nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne
z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub opisu operacji.

Ustalono ponadto, że wszystkie skontrolowane faktury (25) nie zawierały przy zatwierdzeniu do zapłaty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej i źródła środków, z których będzie finansowany wydatek (m.in. budżet lub wydzielony rachunek dochodów).W 13. przypadkach (na 25 objętych kontrolą) faktury wystawione przez różnych kontrahentów zaewidencjonowane zostały na zbiorczym koncie rozrachunkowym, mimo że według załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

W 5. przypadkach (na 25. skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków ŚPEW w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.Stwierdzono bowiem, że wydatki: na opłatę abonamentową dotyczącą odprowadzenia ścieków i dostarczania wody oraz na odprowadzenie ścieków na łączną kwotę 603,80 zł ujęte zostały w § 4260, na zakup wentylatora na kwotę 676,50 zł oraz zakup dozownika płynu myjącego i regulatora temperatury na łączną kwotę 426,81 zł ujęte zostały w § 4300, a na zakup stolarki drzwiowej i montaż drzwi na łączną kwotę 800 zł w § 4270. Powyższe niezgodne było
z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), według którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300, a zakup materiałów
i wyposażenia w § 4210.

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 25. skontrolowanych faktur w 12. przypadkach faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym została wystawiona lub wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przyczyną powyższego było niewskazanie w procedurach wewnętrznych ŚPEW przyjętego sposobu ewidencji kosztów w trakcie roku obrotowego.

Osobą odpowiedzialną za ww. uchybienia w zakresie prowadzonej dokumentacji (ewidencja, dekretacja, sprawdzenie) był główny księgowy. Według art. 4 ust. 5 uor ówczesny dyrektor ŚPEW (zw. dalej dyrektorem ŚPEW) jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych
i gospodarczych przed i po realizacji.

Kontrola zawartych przez ŚPEW w 2012 roku umów dotyczących zrealizowanych wydatków wykazała następujące uchybienia:

- w 1. przypadku na 3 skontrolowane umowa nie była zaopiniowana pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, a we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach zobowiązanie z niej wynikające nie zostało poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego. Powyższy obowiązek wynikał z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej oraz z pisma z dnia 19.02.09 r., podpisanego przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty UM, według którego dyrektorzy, główni księgowi i kierownicy administracyjni jednostek oświatowych zobowiązani są do przekazywania zawieranych umów do radcy prawnego celem zaopiniowania;

- we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach protokół końcowy nie zawierał podpisu Wykonawcy, mimo że zgodnie
z zapisami zawartych umów odbiór końcowy dokonywany powinien być na podstawie protokołu odbioru końcowego, podpisanego przez strony bez zastrzeżeń;

- we wszystkich 3. objętych kontrolą przypadkach dokumentacja ŚPEW nie zawierała dokumentów świadczących o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu, a dodatkowo w 1. przypadku także dokumentu dotyczącego zagospodarowania odpadów, co było niezgodne z zapisami umów, według których do protokołu odbioru Wykonawca zobowiązany jest dołączyć dokumenty świadczące o dopuszczeniu zastosowanych materiałów do obrotu i stosowania w budownictwie, a w szczególności świadectwa stwierdzające przydatność do stosowania w obiektach użyteczności publicznej (w przedszkolach), oświadczenie kierownika budowy o zastosowanych materiałach oraz dokument stwierdzający sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia jako warunek dokonania odbioru końcowego realizowanego zamówienia;

- we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach płatność za realizację zamówienia nastąpiła przez podpisaniem protokołu odbioru końcowego, a w 2. przypadkach również przed otrzymaniem faktury (w 1. przypadku zapłata częściowa), co było niezgodne z zapisami zawartych umów, według których zapłata będzie realizowana na podstawie faktury końcowej za wykonane
i odebrane roboty, będące przedmiotem odbioru końcowego, zgodnie z protokołem odbioru robót.

W toku kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) stwierdzono, że w 1. przypadku (na 1. zrealizowany w 2012 r.) nie sporządzono notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku na wykonanie przęseł ogrodzeniowych na łączną kwotę 10.701,98 zł. Stanowiło to naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.), według których udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie
w kontrolowanym okresie dokumentacji dotyczącej realizowanych umów i zamówień publicznych był dyrektor ŚPEW.

W toku kontroli prawidłowości naliczania, ewidencji i wpływu dochodów ŚPEW za przedszkole i wyżywienie za miesiąc listopad 2012 r. (w tym godziny dodatkowe i potrącenia za miesiąc październik 2012 r.) oraz prawidłowości sporządzonej dokumentacji, stwierdzono następujące uchybienia:

- w 4. przypadkach (na 15 objętych kontrolą) nieprawidłowo ustalona została liczba godzin dodatkowych, co skutkowało zmniejszeniem naliczonych należności o łączną kwotę 56,55 zł. Dodatkowo w 4. przypadkach błędnie ustalona została liczba dni nieobecności, co spowodowało zmniejszenie naliczonych należności o łączną kwotę 51,00 zł. W 2. przypadkach nie dokonano ponadto rozróżnienia na nieobecności zgłoszone i nie zgłoszone, w związku z czym naliczone należności zmniejszone zostały
o łączną kwotę 27,50 zł. Zestawienia dotyczące godzin dodatkowych i dni nieobecności sporządzane były przez nauczycieli poszczególnych grup przedszkolnych;

- w dniu 31.12.12 r. naliczone zostały przez głównego księgowego odsetki za nieterminowe regulowanie płatności za przedszkole i wyżywienie w kwocie 142,49 zł, jednak w dokumentacji ŚPEW nie było dokumentu źródłowego dotyczącego ww. kwoty odsetek, wskazującego osoby, których dotyczą naliczone odsetki oraz kwoty zaległych płatności i ilość dni opóźnienia. Dodatkowo powyższa kwota odsetek nie została uwzględniona w saldach należności/zobowiązań poszczególnych osób (dotyczy ewidencji analitycznej);

- zapisy księgowe w ewidencji analitycznej prowadzonej przez głównego księgowego nie zawierały we wszystkich 21. skontrolowanych przypadkach wskazania numeru dowodu wpłaty, a w 10. przypadkach również daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej oraz określenie  rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu;

- wszystkie 3. objęte kontrolą zestawienia godzin dodatkowych i nieobecności za miesiąc listopad 2012 r. nie zostały podpisane przez osobę sporządzającą i sprawdzającą;

- wszystkie skontrolowane wpłaty gotówkowe (7) zostały ujęte w raporcie kasowym z nieprawidłową datą. Raporty kasowe prowadzone były przez intendenta;

- w 1. przypadku (na 15 skontrolowanych) zmiany do umowy cywilnoprawnej zawartej przez dyrektora ŚPEW z rodzicem/ opiekunem prawnym dziecka uczęszczającego do ŚPEW zostały naniesione na umowie, a nie wprowadzone w formie aneksu, co było niezgodne z zapisem § 11 niniejszej umowy.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 4. pracowników (ok. 24 % zatrudnionych) stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach wysokość  wypłaconego pracownikom wynagrodzenia była zgodna z kwotą, ujętą w sporządzonej liście płac. W toku kontroli stwierdzono jednak następujące uchybienia:

- w 3. przypadkach nieprawidłowo została ustalona podstawa dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 rok (główny księgowy, nauczyciele). Ustalono bowiem, że w ww. podstawie uwzględniono wypłacone pracownikom w 2011 roku nagrody, co skutkowało zwiększeniem wypłaconego wynagrodzenia o łączną kwotę 79,90 zł (główny księgowy – 25,50 zł, nauczyciel – 29,75 zł, nauczyciel – 24,65 zł). Było to niezgodne z zapisami: art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1144), według którego wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, § 6 pkt 1 i § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania
i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 ze zm.), według których ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie oraz § 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. z 2001 r. Nr 71, poz. 737 ze zm.), według których wypłacone nauczycielom nagrody nie są składnikiem wynagrodzenia uwzględnianym w ekwiwalencie pieniężnym za urlop wypoczynkowy,

-  w 1. przypadku nie uwzględniono w wypłaconym pracownikowi wynagrodzeniu za miesiąc kwiecień 2012 r. okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim. Skutkowało to wypłatą wynagrodzenia bez uwzględnienia potrąceń na łączną kwotę 262,32 zł (nauczyciel) oraz brakiem wypłaty wynagrodzenia za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby,  

- w 1. przypadku nie dokonano zmniejszenia dodatku za wieloletnią pracę z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim na łączną kwotę 112,30 zł (nauczyciel – III.2012), 

- w 8. przypadkach naliczono i wypłacono dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu (woźna oddziałowa: III-IX.2012, nauczyciel: VIII.2012). Przyczyną powyższego było uwzględnienie w stażu pracy pracownika okresów urlopu bezpłatnego oraz wyliczenie stażu pracy pracownika na podstawie nieprawidłowych okresów pracy, wskazanych w kwestionariuszu osobowym (świadectwa pracy za okres 3 lat 1 miesiąca i 15 dni zostały doniesione dopiero w trakcie kontroli), a skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 132,57 zł (woźna oddziałowa – 110,11 zł, nauczyciel – 22,46 zł), 

- w 18. przypadkach wypłacono wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe nauczycieli na podstawie nieprawidłowo ustalonej stawki za godzinę. Ustalono bowiem, że przy wyliczaniu stawki za godzinę zastosowano błędną miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela (dotyczy tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć w wysokości 25h) tj. 100h
w 17. przypadkach i 92h w 1. przypadku, zamiast 104h. Powyższe skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 510,58 zł i było niezgodne z zapisami § 5 ust. 1 i 2 załącznika do Uchwały Nr II/N/848/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 kwietnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego, za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, według których wynagrodzenie za jedną godzinę ponadwymiarową ustala się dzieląc stawkę osobistego zaszeregowania przez miesięczną liczbę godzin obowiązkowego wymiaru zajęć uzyskaną z pomnożenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin przez 4,16 z zaokrągleniem do pełnych godzin w ten sposób, że czas zajęć do 0,5 godzin pomija się, a co najmniej 0,5 godziny liczy się za pełną godzinę,

- w 1. przypadku naliczono wynagrodzenie za 10,5 h ponadwymiarowych, mimo że w zestawieniu godzin ponadwymiarowych wykazano 8h zrealizowanych (nauczyciel – XII.12). Powyższe skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w kwocie 58,28 zł.

Obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników realizowane były w kontrolowanych okresie przez głównego księgowego.

Dokumentacja ŚPEW dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Stwierdzono ponadto, że w zakładowym planie kont nie ujęto kont 221 i 290 oraz opisu zasad klasyfikacji na nich zdarzeń.Dodatkowo ustalono, że: w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów oraz w zasadach gospodarowania mieniem wskazano stanowiska, niewystępujące w strukturze organizacyjnej ŚPEW tj. m.in. wicedyrektor, kierownik administracyjno-gospodarczy, w ww. instrukcji kontroli i obiegu dokumentów wskazano osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, która w kontrolowanym okresie nie pracowała już w jednostce, w regulaminie zamówień publicznych nie wskazano kwoty zakupów, powyżej której wymaga się stosowania procedur w nim określonych, w procedurach wewnętrznej kontroli finansowej przywołany został dokument tj. instrukcja magazynowa, która nie obowiązywała
w kontrolowanym okresie w jednostce, a obowiązująca w ŚPEW instrukcja kasowa nie zawierała wskazania daty jej wprowadzenia do stosowania.   Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor do obowiązków dyrektora ŚPEW jako kierownika jednostki należało ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja ww. dokumentacji.

Dodatkowo nie wskazano w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych, a wprowadzone przez dyrektora ŚPEW procedury takie jak: zasady gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych, regulamin zamówień publicznych, zasady zaciągania zobowiązań, zasady gospodarowania mieniem, oświadczenie
o stanie kontroli zarządczej, zarządzenie w sprawie powołania Stałej Komisji Likwidacyjnej oraz zarządzenie w sprawie inwentaryzacji nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wskazane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Kontrola wykazała ponadto następujące rozbieżności pomiędzy stosowanymi w kontrolowanym okresie a wprowadzonymi procedurami wewnętrznymi:

- objęte kontrolą raporty kasowe sprawdzane były przez głównego księgowego zgodnie z zapisami instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów oraz instrukcji kasowej, natomiast zgodnie z zapisami załącznika do ww. instrukcji kontroli wewnętrznej kontroli merytorycznej raportów kasowych dokonuje intendent, a kontroli formalnej – księgowość,

- w 11. przypadkach (na 25 skontrolowanych) faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez głównego księgowego, a w 14. przypadkach przez intendenta, natomiast zgodnie z zapisami załącznika do ww. instrukcji kontroli wewnętrznej kontroli merytorycznej faktur/rachunków dokonuje intendent, a kontroli formalnej – księgowość,

- ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona była w tabeli amortyzacyjnej, a zgodnie z postanowieniami ww. instrukcji kontroli wewnętrznej ewidencję ilościowo -jakościową środków trwałych prowadzi się w karcie kontowej dla każdego środka trwałego oddzielnie,

- ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych prowadzona była w księdze inwentarzowej (ewidencja ilościowo-wartościowa) bez względu na wartość i grupę wyposażenia zgodnie z zapisami polityki rachunkowości ŚPEW, a według
postanowień ww. instrukcji kontroli wewnętrznej ewidencję środków trwałych o charakterze wyposażenia w księgach inwentarzowych prowadzi się powyżej 3000 zł wartości jednostkowej, środki o charakterze wyposażenia o wartości poniżej tej kwoty traktowane są jako mało cenne i ujmowane w ewidencji analitycznej (jednostkowej), a ewidencję prowadzi się dla następujących grup wyposażenia: sprzęt komputerowy, sprzęt audiowizualny, pozostały sprzęt ewidencjonować należy ilościowo, według poszczególnych pomieszczeń lub grup wyposażenia,

- odsetki dotyczące nieterminowych opłat za pobyt dziecka w przedszkolu były naliczane bez względu na ich kwotę, natomiast zgodnie z zapisami polityki rachunkowości ŚPEW „w placówce nie są naliczane odsetki od nieterminowych opłat (pobyt dziecka w przedszkolu). Odstąpiono od naliczania, bo koszty upomnień są wysokie, a odsetki naliczone bywają mniejsze od kosztów
np. wysłanie listu za potwierdzeniem odbioru wynosi 5,25 zł”,

- na wszystkich 25. skontrolowanych fakturach nie wskazano adnotacji dotyczącej sposobu wyboru dostawcy (wykonawcy), natomiast zgodnie z zapisami regulaminu zamówień publicznych „na zamówieniach, umowach lub zleceniach oraz na fakturach
i rachunkach należy zamieszczać adnotacje o sposobie wyboru dostawcy (wykonawcy)”.   

W toku kontroli składek odprowadzanych przez głównego księgowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i podatku dochodowego od osób fizycznych odprowadzanego do Urzędu Skarbowego za 2012 rok stwierdzono następujące uchybienia:

- składki przekazane do ZUS za miesiąc luty 2012 r. były niezgodne z kwotami wykazanymi w deklaracji ZUS P DRA, w skutek czego powstała niedopłata w łącznej kwocie 114,14 zł (składki na ubezpieczenie społeczne – 79,13 zł, składki na ubezpieczenie zdrowotne – 30,65 zł i składki na Fundusz Pracy – 4,36 zł),

- składki za miesiące styczeń-marzec, sierpień, październik i grudzień 2012 r. zostały przekazane do ZUS z opóźnieniem
tj. 10.02.12 r. (4 dni po terminie), 07.03.12 r. (2 dni po terminie), 06.04.12 r. (1 dzień po terminie), 07.09.12 r. (2 dni po terminie), 08.11.12 r. (3 dni po terminie), 08.01.13 r. (1 dzień po terminie), co było niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442), według którego płatnik składek jakim jest jednostka budżetowa opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca. Powyższa niedopłata oraz opóźnienia spowodowały obowiązek uregulowania odsetek podatkowych w łącznej kwocie 91 zł (naliczone do dnia zakończenia kontroli), ponieważ zgodnie z art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) odsetki za zwłokę należy wpłacać bez wezwania organu podatkowego,

- kwoty podatku dochodowego od osób fizycznych przekazane do US za miesiące styczeń-maj, wrzesień i październik 2012 r. były niezgodne z kwotami wykazanymi w deklaracji  PIT-4R za 2012 rok (I.12 – niedopłata 60 zł, II.12 – nadpłata 43 zł, III.12 – niedopłata 17 zł, IV.12 – niedopłata 370 zł, V.12 – nadpłata 404 zł, IX.12 – niedopłata 36 zł, X.12 – niedopłata 58 zł). Należy podkreślić, że łączna kwota podatku przekazanego za 2012 r. była zgodna z łączną kwotą wykazaną w deklaracji PIT-4R,

- w dniu 23.04.12 r. opłacone zostały z rachunku bankowego ŚPEW odsetki podatkowe wraz z kosztami upomnienia w łącznej kwocie 20,80 zł, będące skutkiem nieterminowego uregulowania zobowiązań podatkowych placówki za miesiąc czerwiec 2011 roku tj. w dniu 02.08.11 r. (13 dni po terminie), co było niezgodne z zapisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki,

- w marcu2012 r. z rachunku bankowego ŚPEW na rachunek bankowy Urzędu Miasta Szczecin odprowadzona została kwota 34 zł tytułem uzyskanego dochodu płatnika (kwota wykazana jako dochód w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2012 r.), a mimo to nie została ujęta
w deklaracji PIT-4R za 2012 r. jako zmniejszenie należnych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych. W związku
z powyższym ww. kwota stanowiła w rzeczywistości wydatek ŚPEW.

Powyższe uchybienia naruszały postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm. – zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy
i oszczędny oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Inwentaryzacja składników majątku na koniec 2012 roku przeprowadzona zostało prawidłowo. Na podstawie kontroli zgodności zapisów ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych (7 operacji w 2012 r.) oraz kontroli prawidłowości ewidencji zakupionego wyposażenia w oparciu o próbę (2. faktury z 7. zaewidencjonowanych operacji w 2012 r.) ustalono ponadto, że księga inwentarzowa ŚPEW prowadzona była w kontrolowanym okresie w sposób kompletny i prawidłowy. Kontrola wykazała jednak liczne przypadki dokonywania w nieprawidłowy sposób poprawy błędów w księgach inwentarzowych, prowadzonych przez intendenta oraz w tabeli amortyzacyjnej środków trwałych, prowadzonej przez głównego księgowego
tj. w postaci skreśleń i poprawiania treści bez zachowania czytelności, poprawiania treści przy pomocy korektora, bez wskazania daty dokonania poprawki i podpisu osoby odpowiedzialnej za jej dokonanie. Było to niezgodne z zapisami art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się m.in. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej,
z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Ustalono ponadto, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 uofp, a dyrektor ŚPEW powierzył głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 uofp.

Dyrektor ŚPEW zrealizował w 2012 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustalono jedynie, że na informacji dotyczącej transakcji podejrzanych za II półrocze 2012 r. nie wskazano daty jej wpływu do Urzędu Miasta Szczecin.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Uzupełnienie i poprawę zapisów procedur wewnętrznych m.in. w zakresie opisu zasad klasyfikacji zdarzeń, wskazania wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji składników majątku i odsetek od nieterminowych wpłat, stosowania procedur dotyczących zamówień publicznych oraz wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów.
2. Prawidłowe dekretowanie dowodów księgowych oraz podpisywanie przez osoby sporządzające i odpowiedzialne za ich sprawdzenie wraz ze stwierdzeniem sprawdzenia. 
3. Wskazywanie w zapisach księgowych daty dokonania operacji gospodarczej, daty wystawienia dowodu, opisu operacji
   i numeru dowodu księgowego  oraz dokonywanie poprawy błędów w dokumentacji bez użycia korektora, z zachowaniem czytelności poprawianej treści, ze wskazaniem daty i podpisu osoby odpowiedzialnej.
4. Załączanie dokumentacji źródłowej dotyczącej dokonanych zapisów księgowych oraz uwzględnianie naliczonych odsetek ustawowych z tytułu nieterminowo regulowanych płatności w rozrachunkach poszczególnych osób.
5. Prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
6. Każdorazowe sporządzanie notatek służbowych dotyczących przeprowadzonych analiz rynku.
7. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów m.in. w zakresie dostarczanej przez Wykonawcę dokumentacji, sposobu
   i terminu płatności, sporządzania protokołów odbioru oraz sposobu dokonywania w nich zmian.
8. Prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający ustalenie rozrachunków według poszczególnych kontrahentów.
9. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki w kwotach wynikających z dokumentacji źródłowej.
10. Ujmowanie odprowadzonych do Urzędu Miasta Szczecin kwot tytułem uzyskanego dochodu płatnika jako zmniejszenie należnych kwot podatku dochodowego od osób fizycznych.
11. Dokonywanie naliczenia należności z tytułu opłat za przedszkole w prawidłowej wysokości m.in. z tytułu zrealizowanych godzin dodatkowych i dni nieobecności zgłoszonych i nie zgłoszonych.  
12. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
13. Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń pracowników dotyczących m.in. dodatków za wieloletnią pracę, godzin ponadwymiarowych, okresu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego.