Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 03-04.2013 r. kontrolę w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 12 przy ul. Obrońców Stalingradu 21/4 (zw. dalej RDD Nr 12) w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo - księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 08 kwietnia 2013 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 maja 2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD Nr 12 w 2011 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

• brak ewidencji księgowej w RDD Nr 12, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28S, sporządzanych narastająco za okresy od stycznia do grudnia 2011 r.,
• brak obciążenia Dyrektora tytułem użytkowania lokalu mieszkalnego przez osoby inne niż podopieczni i Dyrektor w kwocie 4.873,70 zł,
• zapłata kwoty 130,00 zł na cele nie związane z działalnością jednostki,
• dwukrotne ujęcie tych samych wydatków na kwotę ogółem 277,90 zł,
• dwukrotna zapłata kwoty 172,25 zł tytułem dostawy gazu,
• wypłata kwoty 2.096,00 zł dotyczącej funduszu socjalnego z naruszeniem przepisów o funduszu, o podatku dochodowym od osób fizycznych i o składkach na ubezpieczenie społeczne,
• brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,
• brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było głównie:

• niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość jednostki,
• brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony Dyrektora RDD Nr 12 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów
  i operacji księgowych),
• niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację wymienionych nieprawidłowości.

Według sprawozdania Rb – 28S jednostka zrealizowała w 2011 r. wydatki na ogólną kwotę 249.390,19 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty. Wykonanie wydatków jednostki wyniosłoby 248.772,04 zł, tj. 99,7 % kwoty zaplanowanej po uwzględnieniu kwoty 618,15 zł, na którą składały się: powtórna zapłata kwoty 172,25 zł, nieuzasadniony wydatek w kwocie 130,00 zł, dwukrotnie ujęte wydatki w kwocie 277,90 zł, nadpłacone diety w kwocie 38,00 zł.

Według § 6 Statutu RDD Nr 12, dom był w 2011 r. jednostką budżetową Miasta Szczecin, która powinna prowadzić samodzielną gospodarkę finansową w ramach otrzymanych środków oraz gospodarować mieniem pozostającym w jej posiadaniu. Na obowiązek prowadzenia w placówce rachunkowości wskazywał art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami  o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej ustawie, oraz art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330) zwanej dalej uor, w którym jednostki budżetowe zostały wymienione jako zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli ustalono, że w RDD Nr 12 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu Dyrektor powierzył obowiązki wymienione w art. 54 ust. 1 uofp. Obsługę księgowo – finansową RDD Nr 12 wykonywała w 2011 r. osoba zatrudniona na podstawie umowy – zlecenie zawartej przez Dyrektora w dniu 02.01.2011 r. Wymieniona osoba posługiwała się pieczątką o treści ”Główna księgowa (…)”, mimo że stanowisko takie nie funkcjonowało w kontrolowanej jednostce, jak również nie zostało wymienione w zawartej umowie – zlecenie.

W RDD Nr 12 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 uor. Osoba wykonująca obsługę finansowo - księgową jednostkinie prowadziła ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 13 ust. 1 uor, tj. dziennika, księgi głównej, zestawienia obrotów i sald księgi głównej i sald ksiąg pomocniczych oraz wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie wyciągi bankowe, dowody źródłowe (faktury, rachunki, pokwitowania, noty, deklaracje ZUS, pojedyncze listy płac iinne)iraporty kasowe, które nie były ewidencjonowane. W plikach elektronicznych znajdowały się jedynie zestawienia i pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel,dotyczące m.in. rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe i inne.

W jednostce nie było dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2011 r., a tym samym nie zostały wypełnione wymagania ustawowe zawarte w art. 26 ust. 1 uor, według których jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować
i powiązać z księgami rachunkowymi.

Odpowiedzialność za zaniechanie wymienionych obowiązków ponosi Dyrektor RDD Nr 12 zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD Nr 12 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, czym naruszone zostały zapisy art. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

W RDD Nr 12 nie było opracowanych i wdrożonych żadnych procedur dotyczących gospodarki finansowej, w tym procedur kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Ustalono, że płatności realizowane były w systemie bankowym przez osobę prowadzącą księgowość jednoosobowo, bez wcześniejszej akceptacji Dyrektora. Powyższe było możliwe, ponieważ uprawnienia takie wynikały z bankowej karty wzorów podpisu, według której zarówno Dyrektor jak i wymieniona osoba mogli reprezentować RDD Nr 12 jednoosobowo.

W toku kontroli 363. transakcji jakie zrealizowane zostały w 2011 r. (310 transakcji na rachunkach bankowych i 53 transakcje gotówkowe), w tym 56. transakcji przychodowych na kwotę 330.942,70 zł i 307. transakcji rozchodowych na kwotę 332.502,12 zł, stwierdzono niżej wymienione nieprawidłowości:

1. W dokumentacji RDD Nr 12 nie było faktur / rachunków potwierdzających 4 transakcje zrealizowane z podstawowego rachunku bankowego na kwotę ogółem 2.435,72 zł, w tym: 62,19 zł i 40,53 zł – transakcje kartą płatniczą, 400,00 zł – zapłata za konferencję (zapłata w formie przedpłaty), 1.433,00 zł – umowa zlecenie, 500,00 zł – zapłata za turnus rehabilitacyjny (zapłata w formie przedpłaty).
2. W dokumentacji RDD Nr 12 nie było dokumentów źródłowych (np. polecenie zapłaty lub Pk) potwierdzających transakcje na kwotę ogółem 1.844,70 zł, w tym: 186,70 zł – abonament rtv, 270,00 zł – przedpłata na naradę dyrektorów, 400,00 zł – przedpłata na konferencję, 1.488,00 zł – przedpłaty na turnusy rehabilitacyjne. W dokumentacji nie było ponadto dokumentów źródłowych (wydruki z bankomatu lub bankowy dowód wypłaty) do 17. transakcji wypłaty gotówki z konta bankowego na kwotę ogółem 68.294,00 zł (5 transakcji na kwotę 12.950,00 zł – konto podstawowe i 12 transakcji na kwotę 55.344,00 zł – konto pomocnicze).
3. Płatność tytułem faktury nr 5011369/132 z dnia 08.09.2011 r. na kwotę 172,25 zł uregulowana została dwukrotnie: 16.09.2011 r. na podstawie faktury i powtórnie 06.10.2011 r., bez dokumentu źródłowego.
4. Płatność tytułem faktury nr 5016369/122 z dnia 18.01.2011 r. na kwotę 1.292,08 zł uregulowana została w dniu 25.01.2011 r. w kwocie 1.290,08 zł.
5. W 3. przypadkach zapłacono odsetki ustawowe na kwotę ogółem 0,52 zł, a  w 34. przypadkach płatności uregulowane zostały po terminie płatności (potencjalne odsetki wyniosłyby 63,62 zł).
6. Płatności z tytułu użytkowania lokalu mieszkalnego regulowane były w terminach niezgodnych z §1 ust. 3 i 5 aneksu nr 1 do umowy zawartego w dniu 02.11.2009 r., według którego opłaty związane z przedmiotem użyczenia RDD Nr 12 miał obowiązek opłacać z góry do dnia 10 - go każdego miesiąca; potencjalne odsetki ustawowe wyniosłyby w tym przypadku 41,98 zł,
   tj. 66 % ogólnej kwoty potencjalnych odsetek w kwocie 63,62 zł.
7. Osoba wykonująca czynności księgowe zrealizowała z konta RDD Nr 12 płatności 12. faktur wystawionych imiennie na Dyrektora na kwotę ogółem 2.346,32 zł, bez wystawiania dodatkowego dokumentu wewnętrznego.
8. W 3. przypadkach na kwotę ogółem 24.977,20 zł w dokumentacji RDD Nr 12 nie było notatek służbowych potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku, a których obowiązek sporządzania wynikał z zapisów§ 11 ust. 4  Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zm.
9. Odsetki bankowe naliczone na rachunku pomocniczym w kwocie 50,55 zł (11,60 zł z 2010 r. i 38,95 zł z 2011 r.) przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin w kwocie 38,95 zł, tj. po pomniejszeniu o opłatę za wydanie blankietów czekowych
   w kwocie 10,00 zł oraz o kwotę 1,60 zł, dla której brak jest uzasadnienia.  Zastosowany sposób rozliczenia naliczonych odsetek był niezgodny zart. 11 ust. 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu,
   a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
10. W 2. przypadkach płatności zrealizowane przy pomocy karty płatniczej i zaewidencjonowane w wyciągu bankowym z dnia 29.08.2011 r. i z dnia 03.11.2011 r. ujęte zostały po raz drugi w raportach kasowych: faktura nr 232741 z dnia 14.09.2011 r. tytułem zakupu środków czystości na kwotę ogółem 219,13 zł ujęta została jako rozchód w raporcie kasowym nr 9/09/2011, faktura nr 1794/2011 z dnia 03.11.2011 r.  tytułem zakupu leków na kwotę ogółem 58,77 zł ujęta została jako rozchód
    w raporcie kasowym nr 11/11/2011.
11. W 11. z 12. raportów kasowych wykazany był stan końcowy kasy w kwotach ze znakiem „minus”. W ostatnim raporcie kasowym, tj. nr 12/12/2011 saldo końcowe kasy wynosiło  „minus” 1.543,71 zł. Kwota 1.543,71 zł pobrana przez Dyrektora
    w dniu 30.12.2011 r. (w kwocie 3.639,71 zł) powinna być pomniejszona o wymienioną w pkt. 10 kwotę 219,13 zł oraz kwotę 58,77 zł i powinna wynosić 1.265,81 zł.
12. W dniu 13.06.2011 r. (raport kasowy nr 6/06/2011), na podstawie dowodu sprzedaży z dnia 13.06.2011 r. osoba prowadząca księgowość rozchodowała kwotę 130,00 zł tytułem zakupu fotela biurowego i wentylatora. Według wyjaśnień Dyrektora, nie dokonał on takiego zakupu, nie wiedział o nim, nie akceptował go, a zakupionego wyposażenia nie ma na stanie RDD Nr 12.
13. W raporcie kasowym nr 10/10/2011, po stronie rozchodów dokonano zapisu w kwocie 10,00 zł ze znakiem „minus” z treścią „leki”. Jako dowód źródłowy wskazano korektę. Na podstawie powyższych zapisów i w związku z brakiem dokumentu źródłowego nie można stwierdzić, czego wymieniona korekta dotyczyła.
14. W przypadku 2. z 7. rozliczeń wyjazdu służbowego diety naliczone zostały w nieprawidłowych wysokościach: 66,00 zł zamiast 46,00 zł i 64,00 zł zamiast 46,00 zł (nadpłata 38,00 zł). W pozostałych 5. przypadkach nie można ustalić należności pracownika z uwagi na brak w rozliczeniach elementów dotyczących m.in. czasu podróży. Przy podróżach służbowych odbywanych samochodem prywatnym naliczenie należności pracownika wykonywane było w sposób nietrwały, na karteczkach załączanych do rozliczenia delegacji, nie zawierających danych umożliwiających identyfikację osoby i rozliczenia, którego dotyczyły.   

Wszystkie stwierdzone przypadki braku dokumentu źródłowego wymienione w powyższych pkt 1, 2 i 13 to niewypełnienie zapisów zawartych w art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe).

Żaden z dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych), w tym deklaracje ZUS, listy płac, wyciągi bankowe, raporty kasowe, dotyczących 363. transakcji, z wyjątkiem 12. rachunków wystawionych od umów zleceń przez osobę prowadzącą księgowość, nie zawierał potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz nie był zadekretowany lub zawierał dekret częściowy (w zakresie paragrafów budżetowych) naniesiony w sposób nietrwały (ołówkiem), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez Dyrektora RDD Nr 12.

W toku kontroli ustalono, że w 2011 r. Dyrektor nie był obciążany z tytułu korzystania przez biologiczne dzieci i współmałżonka
z lokalu, w którym mieści się placówka. Na podstawie płatności uregulowanych w 2011 r. związanych z użytkowaniem lokalu ustalono, że odpłatność ogółem za osoby korzystające z lokalu w 2011 r. (poza podopiecznymi i Dyrektorem), powinna wynosić 4.873,70 zł.

W wyniku kontroli dokumentacji kadrowej i poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej dla 2. pracowników etatowych i 3. osób zatrudnionych w 2011 r. na umowę – zlecenie,stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W jednostce nie było akt osobowych 2. pracowników w rozumieniu § 6 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej
   z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, tj. prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika w podziale na część A, B
   i C.
2. W dokumentacji nie było zakresu czynności pracownika etatowego RDD Nr 12 oraz zakresów czynności do umów zleceń (według zapisów umownych zakresy czynności stanowiły załączniki do umów), a według standardu kontroli zarządczej nr 3 zawartego w grupie A – Struktura organizacyjna, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.
3. W dokumentacji RDD Nr 12 znajdował się jedynie wycinek z wyciągu bankowego Dyrektora z nazwą i numerem konta bankowego z dnia 16.09.2009 r., a według zapisów przekazanej Dyrektorowi „Informacji o warunkach zatrudnienia
   i uprawnieniach pracowniczych” m.in. wynagrodzenie wypłacane będzie za pośrednictwem konta osobistego, po uprzednim złożeniu stosownego upoważnienia.
4. Listy płac sporządzane w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie zawierały kolejnego numeru ani żadnej daty, a jedynym elementem wskazującym na ich chronologię była nazwa miesiąca. W dokumentacji jednostki znajdowały się listy płac za: styczeń, marzec oraz od maja do października 2011 r., nie zawierające podpisu sporządzającego i akceptacji Dyrektora oraz kartoteki wynagrodzeń za 2011 r. i ich fragmenty dotyczące poszczególnych miesięcy.
5.  W dokumentacji RDD Nr 12 nie było dokumentacji źródłowej dotyczącej przyznania i wypłaty w październiku 2011 r. rekompensat: dla Dyrektora w kwocie 1.000,00 zł brutto i dla wychowawcy w kwocie 400,00 zł brutto.
6. W grudniu 2011 r. wypłacone zostało wynagrodzenie z tytułu umowy – zlecenie (2 x po 716,50 zł), a w dokumentacji RDD Nr 12 nie było dokumentacji w postaci umowy i rachunku zleceniobiorcy.
7. W grudniu 2011 r. (raport kasowy nr 12/12/2011) wypłacona została wychowawcy nagroda w kwocie 1.518,42 zł (według kartoteki płac 2.112,00 zł brutto), mimo że w dokumentacji RDD Nr 12 nie było żadnego dokumentu potwierdzającego przyznanie nagrody, nie było listy płac, a pod raportem kasowym – żadnego potwierdzenia wypłaty tego wynagrodzenia
   w gotówce.
8. Osoba prowadząca księgowość przekazywała wynagrodzeniana konta bankowe z dużym wyprzedzeniem czasowym bez żadnego uzasadnienia m.in. za:  styczeń - 17.01.2011 r., luty – 17.02.2011 r., sierpień – 17.08.2011 r., wrzesień – 16.09.2011 r., październik – 17.10.2011 r., listopad – 17.11.2011 r., gdy tymczasem, według zapisów § 3 umowy – zlecenie zawartej z tą osobą „Zleceniodawca zobowiązuje się wypłacać wynagrodzenie do dnia 27 każdego miesiąca za dany miesiąc
   i przekazania środków finansowych na wyżej wymienione konto bankowe.”, a według „Informacji o warunkach zatrudnienia
   i uprawnieniach pracowniczych” jaką Dyrektor otrzymał i której przyjęcie potwierdził własnoręcznym podpisem (pismo nr WO.II.AK/1130-24-109 z dnia 15.09.2009 r.), wynagrodzenie wypłacane będzie z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca.

W wyniku kontroli wszystkich zrealizowanych w jednostce transakcji, w tym dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, że:

1. W dniu 30.12.2011 r. wypłacona została Dyrektorowi bez żadnego dokumentu źródłowego m.in. kwota 2.096,00 zł tytułem wczasów pod gruszą (w kwocie ogółem 3.639,71 zł).
2. Kwota 2.096,00 wypłacona Dyrektorowi stanowiła odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych planowany w 2011 r. na 2. pracowników, tj. 1.047,84 zł x 2 osoby, na podstawie kwoty minimalnego odpisu w 2010 r., a w 2011 r. odpis na 1. pracownika wynosił 1.093,93 zł (2.187,86 zł na 2. pracowników).
3. Osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na fundusz socjalny w terminach ustawowych, nie przekazała środków na rachunek bankowy funduszu (RDD Nr 12 nie posiadał odrębnego rachunku) oraz nie dokonała korekty kwoty odpisu, co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwanej dalej ustawą o zfśs, według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku,
   z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
4. Od kwoty wypłaconej na rzecz Dyrektora tytułem funduszu socjalnego nie został naliczony i odprowadzony do Urzędu Skarbowego podatek dochodowy od osób fizycznych. Według art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380,00 zł.
5. Jednostka nie posiadała opracowanego regulaminu przyznawania pracownikom świadczeń z funduszu socjalnego. Według art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu z tego tytułu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Art. 8 ust. 2 wymienionej ustawy stanowi, że zasady
   i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1 oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie funduszu ustalanym zgodnie z art. 27 ust.1 lub z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).
6. Środki funduszu wypłacone zostały Dyrektorowi w pełnej wysokości odpisu przysługującego na 2. pracowników na 2011 r. (obliczonego według stawek obowiązujących w 2010 r.), bez zastosowania zasad wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, a od wypłaconej kwoty nie zostały naliczone i odprowadzone składki ZUS. Według § 2 ust.1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.), podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyłączenie to dokonywane jest jednak ze względu na źródło finansowania, a więc z przedmiotowego wyłączenia nie mogą korzystać świadczenia wypłacane w sposób niezgodny z przepisami ustawy o zfśs.

W toku kontroli rozliczeń RDD Nr 12 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono ponadto, że:

1. Osoba prowadząca w jednostce księgowość nie złożyła deklaracji rocznej na podatek dochodowy od osób fizycznych za
   2011 r. Według wyjaśnień Dyrektora deklaracja została złożona dopiero w 2013 r., na wezwanie Urzędu Skarbowego.
2. W dniu 21.02.2011 r. na konto Pierwszego Urzędu Skarbowego przekazana została kwota 781,00 zł. W dokumentacji jednostki za 2011 r. nie było dokumentów pozwalających na ustalenie, czego dotyczyła wymieniona kwota.
3. Osoba prowadząca księgowość uregulowałapodatek dochodowy od osób fizycznych za styczeń 2011 r. w kwocie 416,00 zł (naliczono 429,00 zł), tj. pomniejszonej o kwotę 13,00 zł tytułem wynagrodzenia płatnika. Wynagrodzenie płatnika wyliczone zostało nieprawidłowo, jako 3% od kwoty 429,00 zł, tj. 12,87 zł i zaokrąglone do 13,00 zł. Według § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa(Dz. U. Nr 240, poz. 2065), płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszącem.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wobec powyższego wynagrodzenie to winno być naliczone w kwocie 1,29 zł, a nie w kwocie 13,00 zł.
4. Potrącone wynagrodzenie płatnika w kwocie 13,00 zł zostało przekazane w dniu 25.01.2011 r. na konto Gminy Miasto Szczecin, a osoba prowadząca księgowość nie dokonała korekty podatku aż do grudnia 2011 r. kiedy to potrąciła jedynie 5,00 zł tytułem rozliczenia wynagrodzenia płatnika za cały 2011 r. w kwocie 18,00 zł.
5. Podatek dochodowy od osób fizycznych za marzec 2011 r. uregulowany został w kwocie 398,00 zł, a podatek do zapłaty wynikający z dokumentacji dotyczącej naliczenia wynagrodzeń wynosił 431,00 zł (niedopłata 33,00 zł). Podatek dochodowy od osób fizycznych za październik 2011 r. uregulowany został w kwocie 477,00 zł, a podatek do zapłaty wynikający z dokumentacji dotyczącej naliczenia wynagrodzeń wynosił 510,00 zł (niedopłata 33,00 zł). Niedopłaty w kwocie ogółem 66,00 zł uregulowane zostały w dniu 30.12.2011 r., wraz z podatkiem za grudzień 2011 r.
6. Wszystkie deklaracje ZUS P DRA znajdujące się w dokumentacji, za wyjątkiem deklaracji za grudzień 2011 r. zawierały podpis sporządzającego, natomiast żadna z deklaracji nie zawierała akceptacji Dyrektora.
7. Składki na ubezpieczenie społeczne za marzec 2011 r. uregulowane zostały w kwocie 1.780,33 zł. Według deklaracji ZUS P DRA nr 01 03.2011 kwota składek do zapłaty wynosiła 1.780,32 zł.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość jednostki, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD Nr 12 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez Dyrektora, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartych w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD Nr 12 powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD Nr 12. Wskutek powyższego, nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Wymieniony sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru, jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD Nr 12 (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane było wdrożenie mechanizmów zarządzania umożliwiających identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD Nr 12 zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane było uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD Nr 12 (w tym, w zakresie powierzonych mu środków finansowych) i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację Dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policji zawiadomienieo możliwości popełnienia przestępstwa przez osobę prowadzącą księgowośćna szkodę RDD 12.  

Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

Dyrektorowi RDD Nr 12:

1. Naliczenie i zapłatę podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS od wypłaty z zfśs na kwotę 2.096,00 zł, dokonanej na rzecz Dyrektora w grudniu 2011 r.
2. Zwrot kwoty 4.873,70 zł tytułem użytkowania lokalu przez osoby inne niż podopieczni i Dyrektor.
3. Zwrot kwot: 219,13 zł i 58,77 zł, ujętych w wyciągu bankowym i raporcie kasowym.
4. Zwrot kwoty 130,00 zł dotyczącej nieuzasadnionego wydatku.

Dyrektorowi WSS: prowadzenie nadzoru nad realizacją zaleceń skierowanych do RDD Nr 12.