Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w czerwcu 2013 r., przeprowadził kontrolę w Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I Stopnia ul. B. Śmiałego 42/43 w Szczecinie, zw. dalej OSM, sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych, ujętych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.07.2012 r., po kontroli P/14/12 przeprowadzonej przez WKiAW. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 27.06.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.07.2013 r.

Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych wykazała, że dyrektor OSM podjęła  działania na rzecz zniwelowania większości nieprawidłowości ujawnionych w trakcie kontroli przeprowadzonej w 2012 r. Ustalono jednak, że zrealizowała jedynie 3 z 5. zaleceń pokontrolnych.

W trakcie kontroli ustalono, że dyrektor OSM podjęła starania o zrealizowanie zalecenia dot. uregulowania kwestii wynajmu mieszkania służbowego, które nie doprowadziły jednak finalnie do zawarcia z najemcą stosownej umowy najmu. 

Kontrola 4. umów najmu wybranych z IV kwartału 2012 r. wykazała, że w dalszym ciągu nie są one opiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, podczas gdy taki obowiązek został założony na dyrektorów, głównych księgowych i kierowników administracyjnych jednostek oświatowych pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez Dyrektora Wydziału Oświaty. Ponadto wjednym przypadku kontrahent dokonywał w I kw. 2013 r. płatności gotówką w kasie OSM mimo, że wg § 4 ust. 2 umowy, płatności winny być dokonywane na rachunek bankowy OSM.

Kontrola jedynej umowy najmu, do której w okresie od czerwca 2012 r. do maja 2013 r. został zawarty aneks, nie wykazała nieprawidłowości, w związku z czym zrealizowane zostało zalecenie dotyczące terminowego zawierania aneksów i  zachowania ciągłości trwania zawartych umów.

W ramach realizacji zalecenia dotyczącego przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zwanej dalej uor oraz zarządzeń Prezydenta Miasta, w przyjętej polityce rachunkowości wprowadzone zostały rozwiązania szczególne, dotyczące ewidencjonowania dowodów księgowych wpływających do szkoły po zamknięciu okresu sprawozdawczego oraz zapisów księgowych pod kątem dat (faktury gotówkowe). Realizacja powyższego zalecenia pod kątem: ewidencjonowania dowodów księgowych w koszty miesiąca wystąpienia zdarzenia gospodarczego, także na przełomie roku oraz ujmowania w ewidencji kosztowej dowodów księgowych dot. odpisów na ZFŚS i delegacji, przeprowadzona na podstawie wyrywkowej kontroli 17. dowodów księgowych z  okresu I – IV 2013 r., na łączną kwotę 323.056,31 zł, wykazała jeden przypadek ujęcia faktury (nr 28/2013 z 25.02.2013 r.) w koszty miesiąca następnego po wystąpieniu zdarzenia gospodarczego. Odnośnie realizacji powyższego zalecenia pod kątem przestrzegania § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin ustalono, że w okresie od czerwca 2012 r. (po kontroli P/14/12) do dnia 27.06.2013 r. w OSM nie było wydatku przekraczającego 3.000 zł, który wymagałby przeprowadzenia analizy rynku i sporządzenia stosownej notatki służbowej.

W związku z realizacją zalecenia dotyczącego uregulowania kwestii użyczenia sali gimnastycznej Radzie Osiedla Turzyn dyrektor OSM podjęła decyzję o nieudostępnianiu nieodpłatnie pomieszczeń szkoły ww. podmiotowi.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. Podjąć skuteczne działania w kierunku uregulowania kwestii wynajmu mieszkania służbowego.
2. Każdorazowe opiniowanie umów najmu przez radcę prawnego UM, bądź sporządzenie zaopiniowanego wzoru stosowanych umów.
3. Dostosowania zapisów umów najmu pod kątem realizacji płatności do stanu faktycznego.