Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin we wrześniu 2013 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta” przy ul. Kruczej 17 w Szczecinie (zw. dalej DPS lub jednostką) w zakresie systemu zamówień publicznych w latach 2011 - 2012. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 8.10.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22.10.2013 r.

Kontrola pozytywnie oceniła system zamówień publicznych w DPS pomimo stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, które wynikały z niedostatecznej kontroli zarządczej nad całością procesu udzielania zamówień publicznych (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami).

W DPS w latach 2011-2012 przeprowadzonych zostało 18 postępowań zakończonych wyborem wykonawcy na łączną kwotę 2.572.781,71 zł brutto (zamówienia pow. kwoty 14.000 euro), z których kontroli poddane zostały 3 na łączną kwotę 472.400,00 zł brutto, co stanowi 18,36% ogółu wartości przeprowadzonych postępowań. Kontroli poddano postępowania dot.:

1. wymiany instalacji wodno kanalizacyjnej oraz remontu łazienek – etap III, nr postępowania: 2/2011,
2. sukcesywnej dostawy leków i produktów farmaceutycznych dla mieszkańców DPS, nr postępowania: 6/2012,
3. świadczenia usług pralniczo – dezynfekcyjnych dla DPS, nr postępowania 8/2012.

W toku kontroli postępowania nr 2/2011 pn.: „wymiana instalacji wodno – kanalizacyjnej oraz remont łazienek – etap III” stwierdzono, że Zamawiający dokonał zwrotu wadium wniesionego przez dwóch oferentów pomimo tego, że na wezwanie Zamawiającego
w trybie art.  26 ust. 3 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r., poz. 759 ze zm.)(zw. dalej p.z.p.) nie uzupełnili oni złożonych w postępowaniu ofert. Naruszono tym samym art. 46 ust. 1 pkt 4a p.z.p. według którego Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. Zamawiający w Rozdziale V pkt 2 ppkt 2) SIWZ wymagał spełniania warunku posiadania wiedzy
i doświadczenia poprzez wykazanie, że Wykonawca wykonał należycie (…) minimum 3 roboty budowlane podobne do objętych przedmiotem zamówienia. DPS w dniach 18-19.05.2012 r. przesłał do trzech Wykonawców którzy nie wykazali spełniania ww. warunku wezwanie do uzupełnienia ofert z terminem wyznaczonym na dzień 24.05.2011 r. godz. 11⁰⁰. Do upływu powyższego terminu dwóch Wykonawców nie uzupełniło dokumentów jak i nie udowodniło, że wynikało to z przyczyn nie leżących po ich stronie.

Kontrola wykazała również, że zamawiający nie dotrzymał zapisów umowy nr 14/2011 z dn. 10.06.2011 r. zawartej w wyniku rozstrzygnięcia ww. postępowania w zakresie zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Według § 12 ust. 2 lit. a umowy 70 % kwoty zabezpieczenia należało zwrócić w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane. W dniu 17.10.2011 r. nastąpił odbiór końcowy przedmiotu zamówienia podczas którego nie zostały wykazane żadne usterki. DPS dokonał zwrotu 70 % kwoty zabezpieczenia (powiększonej o należne odsetki bankowe) dopiero w dniu 09.09.2013 r. tj. ponad 22 miesiące po upływie terminu do zwrotu. Zaniechanie zamawiającego naruszyło art. 151 ust. 1 p.z.p. według którego Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

Zamawiający nie obciążył ponadto Wykonawcy kosztami mediów zużytych na realizację ww. zamówienia. Według § 6 ust. 2 pkt 2 umowy nr 14/2011 z dn. 10.06.2011 r. do obowiązków Wykonawcy należało m. in.: „(…) zainstalowanie liczników zużycia wody
i energii oraz ponoszenie kosztów zużycia wody i energii w okresie realizacji robót objętych umową, dokonanie koniecznych uzgodnień”. Z wyjaśnień Zastępcy Dyrektora DPS wynika, że dzięki zastosowanym technologiom i użytym materiałom takim jak np.: skręcane rury polipropylenowe, „włączane na uszczelki” rury PCV, gotowa masa klejąca możliwe było wykonanie prac „praktycznie bez zużycia energii”. W ocenie kontrolującego, żadna technologia ani żadne materiały nie pozwalają na wykonanie robót takich jak: wymiana glazury, terakoty, instalacji wodnej oraz kanalizacyjnej bez konieczności korzystania z energii elektrycznej oraz wody.

W postępowaniu nr 6/2012 pn.: „sukcesywna dostawa leków i produktów farmaceutycznych dla mieszkańców DPS” Zamawiający, nie zamieścił na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty czym naruszył art. 92 ust. 2 p.z.p. według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje, o których mowa w art. 92 ust. 1 pkt 1 p.z.p.,
na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. W siedzibie DPS informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została zamieszczona w dn. 21.09.2012 r. Zgodnie z zasadą jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – która została wyrażona w art. 8 ust. 1 p.z.p. – na zamawiającym ciążą w stosunku do wykonawców określone obowiązki informacyjne. Zamawiający jest zobowiązany informować wykonawców o podejmowanych przez siebie w toku postępowania decyzjach dotyczących wykonawców czy też złożonych przez nich ofert. Pozwala to wykonawcom, z zachowaniem określonych terminów, korzystać ze środków ochrony prawnej i umożliwia efektywną obronę własnych interesów.

Uchybienia formalne dotyczyły błędów w protokołach postępowań. W protokołach postępowań nr 6/2012 oraz 08/2012 w pozycji 23 nie wskazano daty zatwierdzenia protokołów. Ponadto w protokole postępowania nr 08/2012 w pozycji 2 wskazano nieprawidłowa datę ustalenia wartości zamówienia, natomiast w pozycji 19 podana została nieprawidłowa data zawarcia umowy o zamówienie publiczne.

Osobą odpowiedzialną za prawidłowe przygotowanie dokumentów i przebieg postępowań związanych z zamówieniami publicznymi był Zastępca Dyrektora DPS.

Wg standardów kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór i pkt. 14 lit. d – szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a także powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: (…) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W pozostałym zakresie ww. procedury przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy,
a w szczególności:

• sporządzano Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• prawidłowo określano przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym oferty cenowej, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 p.z.p.,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie składania ofert i związania ofertą.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. zatrzymywanie wadium w przypadku o którym mowa w art. 46 ust. 1 pkt 4a p.z.p.,
2. zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminach określonych w art. 151 ust. 1 i 3 p.z.p.
3. przestrzeganie przepisów p.z.p. w zakresie niezwłocznego zamieszczania na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,
4. dotrzymywanie zapisów zawartych umów w zakresie obciążania wykonawców kosztami poboru mediów,
5. rzetelne sporządzanie protokołów postępowań,
6. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących nadzór nad przeprowadzaniem procedur przetargowych oraz realizacją umów o zamówienia publiczne.